Một trong những lợi ích lớn khi làm việc trên tài liệu đám mây là khả năng chia sẻ theo thời gian thực. Không còn phải truyền chỉnh sửa qua lại để duy trì tài liệu liên mạch; bây giờ mọi người có thể đóng góp vào cùng một tài liệu và thậm chí chỉnh sửa cùng lúc. Mặc dù rất hữu ích, nhưng những vấn đề tự nhiên nảy sinh khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu. Suốt một ngày nào đó bạn có thể mở tài liệu thấy rất nhiều chỉnh sửa đã diễn ra, một số bạn không đồng ý!
May mắn thay, với bất kỳ phần mềm tốt nào cho phép chỉnh sửa cộng tác, đều có cách để biết ai làm thay đổi gì và khôi phục về phiên bản trước. Đây là cách làm trên Google Docs.
Xem Các Chỉnh Sửa
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ phân tích một tài liệu đã trải qua chỉnh sửa. Ai đó cố gắng thêm hình ảnh vào bài viết về Tutankhamun, nhưng khi làm vậy họ vô tình xóa một đoạn văn trên hình ảnh thảo luận về cuộc sống sớm và cha mẹ của ông.
May mắn thay, chúng ta vẫn có thể khôi phục đoạn văn, dù nó đã bị xóa. Trước tiên, click "File" (Tệp), sau đó "Xem lịch sử chỉnh sửa" (See revision history). Bạn cũng có thể nhấn phím tắt "Ctrl + Alt + Shift + H", dù có thể khó nhớ!
Lịch sử chỉnh sửa sẽ hiện ra. Điều đang xảy ra là Google Docs "nhớ" các trạng thái khác nhau của bài viết khi nó được viết. Nó cũng ghi lại ai viết mục gì, nên bạn có thể nhìn lại và xem ai đã chỉnh sửa tài liệu.
Nếu chúng ta duyệt qua lịch sử, có thể thấy tài liệu của chúng ta đã được chỉnh sửa bởi Paul:
Chúng ta có thể click vào mỗi phiên bản để xem các thay đổi được thực hiện trong phiên bản lịch sử đó. Lưu ý bạn cần click vào ô tick "Hiển thị thay đổi" (Show changes) ở dưới cùng của lịch sử chỉnh sửa để thấy chúng.
Khi xem thay đổi trong một phiên bản, bất kỳ văn bản nào được chỉnh sửa sẽ được tô màu giống màu của người dùng đã chỉnh sửa. Trong trường hợp này, màu của Paul là tím, nên tất cả chỉnh sửa của ông sẽ hiện tím. Văn bản có màu và gạch ngang là nội dung người dùng xóa, văn bản có màu không gạch ngang là nội dung được thêm vào.
Duyệt qua các chỉnh sửa, chúng ta thấy lúc Paul vô tình xóa đoạn văn của chúng ta:
Bây giờ chúng ta biết khi nào chỉnh sửa được thực hiện, đã đến lúc khôi phục!
Khôi Phục Phiên Bản
Trước tiên, chúng ta sẽ chọn phiên bản ngay trước khi đoạn văn bị xóa.
Bây giờ, ở góc trên bên trái, có nút "Khôi phục phiên bản này" (Restore This Revision). Click vào nút này.
Sau đó, click "Khôi phục" (Restore) trong cửa sổ bật lên.
Tài liệu giờ quay về trạng thái cũ. Lưu ý rằng bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện sau thời điểm của phiên bản cụ thể này vẫn được lưu. Quay về phiên bản cũ hơn sẽ không tự động xóa hoặc ghi đè các phiên bản sau đó. Chúng ta có thể dùng điều này để chuyển nội dung thêm trong các phiên bản mới hơn vào phiên bản này, để vừa giữ đoạn văn bị xóa vừa đảm bảo công việc của cộng tác viên vẫn còn nguyên vẹn.
Tính Năng "Đề Xuất" (Suggestion) Của Google Docs
Trong tương lai, nếu bạn muốn tránh những đau đầu này, hãy yêu cầu tác giả bật "Chế độ đề xuất" (Suggesting mode). Bạn làm bằng cách click vào hộp ở góc trên bên phải ghi "Chỉnh sửa" (Editing) và đổi thành "Đề xuất" (Suggesting). Tại thời điểm viết bài, không có cách ép tác giả dùng chế độ này, nên bạn phải nhờ họ làm thủ công. Nếu bạn cùng chỉnh sửa file cùng lúc, có thể làm qua chat của tài liệu.
Khi mọi người chỉnh sửa tài liệu với đề xuất bật, thay đổi sẽ hiện lên như đề xuất thay vì chỉnh sửa thực tế. Điều này nghĩa là bạn không thể xóa văn bản vật lý; nếu thử, Google Docs chỉ đánh dấu văn bản để xóa. Tương tự, nếu bạn thêm gì, Google Docs sẽ thêm như đề xuất thêm vào bài viết. Nhật ký mỗi chỉnh sửa sẽ hiện bên phải và cho phép tác giả giải thích chỉnh sửa nếu muốn.
Để thay đổi trở nên "thực", chúng phải được chấp nhận hoặc từ chối. Việc này làm bằng các hộp hiện bên phải của bất kỳ thay đổi nào.
Nếu click vào hộp tích, chỉnh sửa được chấp nhận và triển khai vào tài liệu chính. Nếu click vào dấu chéo, thay đổi bị khôi phục về bản gốc. Trong ví dụ trên, nếu cộng tác viên dùng đề xuất để chỉnh sửa, chúng ta có thể chấp nhận yêu cầu thêm hình ảnh và đoạn văn của họ và từ chối yêu cầu xóa đoạn văn của chúng ta. Dễ dàng hơn nhiều!
Chỉnh Sửa Các Chỉnh Sửa
Khi cộng tác với người khác, có thể bực bội thấy phần quan trọng bị xóa hoặc thay đổi vô tình. Với lịch sử chỉnh sửa, bạn có thể định vị trạng thái lý tưởng cuối cùng của tài liệu và khôi phục lại nó. Tốt hơn, với chế độ "Đề xuất" bật, bạn có thể duyệt qua từng thay đổi và chấp nhận hoặc từ chối theo ý muốn.
Bạn có thường dùng Google Docs cộng tác tài liệu không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!