Một trong những lợi ích lớn hơn khi làm việc trên tài liệu trên đám mây là khả năng chia sẻ tài liệu đó trong thời gian thực. Bạn không còn phải chuyển qua các chỉnh sửa để cố gắng duy trì một tài liệu mạch lạc; bây giờ mọi người có thể chỉnh sửa trên cùng một tài liệu và thậm chí chỉnh sửa nó cùng một lúc. Mặc dù rất hữu ích nhưng vẫn có những vấn đề tự nhiên phát sinh khi nhiều người cùng chỉnh sửa cùng một tài liệu. Một ngày nào đó, bạn có thể mở tài liệu ra và thấy rằng có rất nhiều chỉnh sửa đã được thực hiện, trong đó có một số chỉnh sửa mà bạn không đồng ý!
Rất may, với bất kỳ phần mềm tốt nào cho phép cộng tác chỉnh sửa, có một cách để tìm ra ai đã thực hiện những thay đổi nào và hoàn nguyên chúng về phiên bản trước. Đây là cách thực hiện trong Google Tài liệu.
Xem các chỉnh sửa
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ phân tích một tài liệu đã trải qua các chỉnh sửa. Ai đó đã cố gắng thêm hình ảnh vào bài viết này về Tutankhamun, nhưng khi làm như vậy họ đã vô tình xóa một đoạn phía trên hình ảnh thảo luận về cuộc sống ban đầu của anh ấy và cha mẹ.
Rất may, chúng tôi vẫn có thể khôi phục đoạn văn, mặc dù đoạn văn đó đã bị xóa. Trước tiên, hãy nhấp vào “Tệp”, sau đó nhấp vào “Xem lịch sử sửa đổi”. Ngoài ra, bạn có thể nhấn phím nóng “Ctrl + Alt + Shift + H”, mặc dù điều này có thể khó nhớ!
Lịch sử sửa đổi sẽ bật lên. Điều đang xảy ra ở đây là Google Tài liệu “ghi nhớ” các trạng thái khác nhau của bài báo khi nó được viết. Nó cũng ghi lại ai đã viết mục nhập nào, vì vậy bạn có thể nhìn lại và xem ai đã chỉnh sửa tài liệu.
Nếu xem qua lịch sử, chúng ta có thể thấy rằng tài liệu của chúng ta đã được chỉnh sửa bởi Paul:
Chúng tôi có thể nhấp vào từng bản sửa đổi để xem những thay đổi đã được thực hiện trong phiên bản lịch sử của tài liệu đó. Lưu ý rằng bạn cần nhấp vào hộp kiểm “Hiển thị các thay đổi” ở cuối lịch sử sửa đổi để xem chúng.
Khi xem xét các thay đổi trong bản sửa đổi, bất kỳ văn bản nào đã được chỉnh sửa sẽ có màu giống với màu của người dùng đã chỉnh sửa. Trong trường hợp này, màu của Paul là màu tím, vì vậy tất cả các chỉnh sửa của anh ấy sẽ hiển thị màu tím. Văn bản có màu với một dòng xuyên qua là nội dung người dùng đã xóa, trong khi văn bản có màu không có dòng qua đó là văn bản được thêm vào.
Xem qua các chỉnh sửa, chúng ta có thể thấy khoảnh khắc Paul vô tình xóa đoạn văn của chúng ta:
Giờ chúng tôi đã biết khi nào bản chỉnh sửa được thực hiện, đã đến lúc khôi phục nó!
Khôi phục bản sửa đổi
Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn bản sửa đổi ngay trước khi đoạn văn bị xóa.
Bây giờ, ở trên cùng bên trái, có một nút được gọi là “Khôi phục bản sửa đổi này”. Nhấp vào đây.
Sau đó, nhấp vào “Khôi phục” trong cửa sổ bật lên xuất hiện.
Tài liệu hiện trở lại trạng thái cũ. Lưu ý rằng mọi bản sửa đổi được thực hiện sau thời điểm của bản sửa đổi cụ thể này vẫn được lưu. Quay lại bản sửa đổi cũ hơn sẽ không tự động xóa hoặc ghi đè lên bất kỳ bản sửa đổi nào sau đó. Chúng tôi có thể sử dụng quyền này để chuyển nội dung được thêm trong các bản sửa đổi mới hơn thành bản này, vì vậy chúng tôi có thể giữ lại đoạn đã xóa đồng thời đảm bảo công việc của cộng tác viên của chúng tôi vẫn còn nguyên vẹn.
Tính năng “Đề xuất” của Google Tài liệu
Trong tương lai, nếu bạn muốn tránh những vấn đề đau đầu này, hãy yêu cầu tác giả của bạn bật “Chế độ đề xuất”. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào hộp ở trên cùng bên phải có nội dung “Chỉnh sửa” và thay đổi thành “Đề xuất”. Tại thời điểm viết bài, không có cách nào để buộc các tác giả sử dụng chế độ này, vì vậy bạn sẽ phải yêu cầu họ làm như vậy theo cách thủ công. Nếu bạn đang chỉnh sửa tệp cùng một lúc, bạn có thể thực hiện việc này qua cuộc trò chuyện của tài liệu.
Khi mọi người chỉnh sửa tài liệu với đề xuất được bật, các thay đổi sẽ hiển thị dưới dạng đề xuất thay vì chỉnh sửa thực tế. Điều này có nghĩa là bạn không thể xóa văn bản về mặt thực tế; nếu bạn cố gắng, Google Tài liệu sẽ chỉ đánh dấu văn bản để xóa. Tương tự như vậy, nếu bạn thêm bất kỳ thứ gì, Google Tài liệu sẽ thêm nó như một bổ sung được đề xuất cho bài viết. Nhật ký của mỗi chỉnh sửa sẽ xuất hiện ở bên phải và cho phép tác giả giải thích các chỉnh sửa của họ nếu họ muốn.
Để những thay đổi trở thành “thực”, chúng phải được chấp nhận hoặc từ chối. Điều này được thực hiện bởi các hộp xuất hiện ở bên phải của bất kỳ thay đổi nào.
Nếu bạn nhấp vào hộp đánh dấu, chỉnh sửa được chấp nhận và triển khai vào tài liệu thích hợp. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng chữ thập, thay đổi sẽ được hoàn nguyên về như ban đầu. Trong ví dụ trên nếu cộng tác viên của chúng tôi đang sử dụng các đề xuất để thực hiện chỉnh sửa của họ, chúng tôi có thể đã chấp nhận yêu cầu bổ sung cho hình ảnh và đoạn văn của họ và từ chối yêu cầu xóa đối với đoạn văn của chúng tôi. Dễ dàng hơn nhiều!
Chỉnh sửa Chỉnh sửa
Khi cộng tác với những người khác, bạn có thể khó chịu khi thấy những phần quan trọng vô tình bị xóa hoặc thay đổi. Với lịch sử sửa đổi, bạn có thể định vị lại trạng thái lý tưởng cuối cùng của tài liệu và hoàn nguyên về nó. Tuyệt vời hơn nữa, khi chế độ “Đề xuất” được bật, bạn có thể thực hiện từng thay đổi và chấp thuận hoặc từ chối thay đổi khi bạn thấy phù hợp.
Bạn có thường xuyên sử dụng Google Documents để cộng tác trên các tài liệu không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!