Nếu bạn dùng Google Docs cho hầu hết công việc, bạn có thể nhận thấy bạn dùng cùng bố cục tài liệu lại và lại. Thay vì sao chép định dạng và phong cách từ tài liệu cũ, dễ dàng hơn nhiều để tạo mẫu cho loại tài liệu cụ thể đó. Cách đó, khi bạn muốn tạo tài liệu mới loại đó, bạn có thể tải mẫu Google Docs và đã xong phần việc đơn điệu.
Lúc trước Google Docs có tính năng tạo mẫu và gửi đến thư viện mẫu. Điều này làm rất dễ dàng thiết lập mẫu dùng lại cho tài liệu mới. Tuy nhiên, Google sau đó đã loại bỏ mẫu tùy chỉnh khỏi Google Docs thường và chuyển sang dịch vụ GSuite, yêu cầu thanh toán định kỳ. Người dùng thường vẫn dùng mẫu có sẵn của Google nhưng không tải lên mẫu của mình. Cho người dùng không muốn trả tiền chỉ để làm mẫu, hãy xem cách thủ công tạo mẫu của riêng bạn.
Thiết lập mẫu
Để đạt được điều này, chúng ta sẽ tạo một tài liệu đóng vai trò mẫu. Nếu bạn muốn xây dựng mẫu từ đầu, tạo tài liệu trắng bằng cách nhấp nút "tài liệu mới" trên trang chính Google Docs.
Nếu bạn đã có tài liệu dùng bố cục bạn muốn dùng, thoải mái dùng đó thay vào đó. Tất nhiên, bạn sẽ muốn xóa tất cả dữ liệu từ nó để dùng cho tài liệu tương lai. Để tránh mất công việc, bạn có thể tạo bản sao tài liệu bằng cách mở nó, sau đó nhấp "Tệp", theo sau "Tạo bản sao...". Điều này sẽ tạo file trùng lặp bạn có thể tự do chỉnh sửa cho mẫu.
Bây giờ chúng ta sẽ xây dựng tài liệu này thành mẫu. Để làm điều này, thiết lập tài liệu để tất cả định dạng cơ bản đã xong, nhưng không có dữ liệu trong các trường. Cách đó, khi dùng mẫu trong tương lai, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhập dữ liệu khi cần. Ví dụ, trong ảnh chụp màn hình dưới, chúng ta làm mẫu cho tài liệu cần chi tiết cá nhân. Chúng ta thiết lập để tất cả trường hiện diện nhưng không có dữ liệu, để điền mỗi khi dùng mẫu.
Nếu nó làm mọi thứ dễ hơn, thoải mái để văn bản placeholder nhắc bạn cái gì đi đâu. Ví dụ, nếu bạn có mẫu thư, bạn có thể muốn chèn văn bản như "<TÊN>" và "<DOANH NGHIỆP>" nhắc mình nhập gì vào phần đó. Bạn cũng có thể định dạng văn bản placeholder cho phù hợp phong cách bạn muốn câu trả lời, vậy mà không có GSuite bạn không phải làm thay đổi thủ công mỗi lần.
Khi bạn đã thiết lập mẫu như ý, đặt tên tài liệu một cái dễ nhớ. Bây giờ nó đã thiết lập, bạn có mẫu dùng cho tài liệu tương lai.
Tìm mẫu
Tuy nhiên, có một vấn đề lớn: tài liệu này gần như giống hệt mọi tài liệu khác trong Google Drive! Nếu bạn tạo nhiều tài liệu, mẫu của bạn có thể bị lạc giữa chúng. Việc phải tìm kiếm qua Google Docs mỗi khi muốn dùng mẫu có thể令人沮丧. Hãy làm cho nó dễ tìm hơn khi cần.
Tạo thư mục
Một cách là tạo thư mục tên "Mẫu" và đặt tài liệu vào đó. Đầu tiên, điều hướng đến Google Drive. Sau đó, nhấp chuột phải vào khoảng trống không bị chiếm bởi tệp hoặc thư mục và nhấp "Thư mục mới".
Đặt tên thư mục này "Mẫu", sau đó nhấp "Tạo".
Bây giờ di chuyển mẫu vào thư mục. Có thể làm bằng cách nhấp kéo vào thư mục hoặc nhấp chuột phải tệp, chọn "Di chuyển đến...", và chọn thư mục mẫu.
Vì thư mục thường nằm trên tài liệu, chúng ta luôn có quyền truy cập rõ ràng đến mẫu bất kể bao nhiêu tài liệu được tạo.
Gán sao cho mẫu
Thay vào đó, bạn có thể gán sao tài liệu để dễ tìm sau. Để gán sao tài liệu, nhấp chuột phải vào nó trong Google Drive và nhấp "Thêm sao".
Khi bạn nhấp danh mục "Đã gán sao" bên trái Google Drive, nó chỉ hiển thị tài liệu bạn đã gán sao. Đây là cách tuyệt vời để truy cập nhanh và dễ dàng các tệp quan trọng.
Sử dụng mẫu
Bây giờ bạn có mẫu thiết lập và ở vị trí dễ tìm, bạn có thể dùng nó để tạo tài liệu dễ dàng hơn. Để dùng, chỉ cần nhấp chuột phải tệp trong Google Drive và nhấp "Tạo bản sao". Nếu bạn ở Google Docs, bạn có thể tạo bản sao tài liệu theo cách tương tự như chúng ta làm trước đó.
Đặt tên bản sao một cái dễ nhớ.
Điều này sẽ tạo bản sao mới của mẫu mà bạn có thể điền như ý. Bây giờ bạn có thể điền các trường bạn thiết lập trước đó trong khi giữ mẫu gốc nguyên vẹn cho tài liệu tương lai.
Mẫu thủ công
Với Google loại bỏ mẫu do người dùng tạo khỏi Google Docs cơ bản, người dùng bây giờ phải thủ công tạo và dùng mẫu của mình. Bây giờ bạn biết cách làm, cách làm cho dễ tìm, và cách dùng nó để tạo tài liệu dễ dàng.
Mẫu có quan trọng cho quy trình làm việc của bạn? Cho chúng tôi biết bên dưới.