Nếu bạn sử dụng Google Documents cho phần lớn công việc của mình, bạn có thể nhận thấy rằng bạn sử dụng lặp đi lặp lại cùng một bố cục tài liệu. Thay vì sao chép định dạng và kiểu từ các tài liệu cũ, việc tạo mẫu cho loại tài liệu cụ thể đó sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bằng cách đó, khi bạn muốn tạo một tài liệu mới thuộc loại đó, bạn có thể tải lên mẫu Google Tài liệu và có những công việc bình thường đã được thực hiện cho bạn.
Có một thời, Google Tài liệu đã từng có một tính năng mà bạn có thể tạo một mẫu và gửi nó đến một thư viện mẫu. Điều này giúp bạn dễ dàng thiết lập một mẫu để sử dụng nhiều lần cho các tài liệu mới. Tuy nhiên, Google kể từ đó đã loại bỏ các mẫu tùy chỉnh khỏi Google Tài liệu thông thường và chuyển nó sang dịch vụ GSuite của họ, dịch vụ này yêu cầu thanh toán thường xuyên để sử dụng. Người dùng thông thường vẫn có thể sử dụng các mẫu tạo sẵn của Google nhưng không thể tải lên các mẫu của riêng họ. Đối với những người dùng không muốn trả tiền chỉ để tạo mẫu, hãy xem cách tự tạo mẫu theo cách thủ công.
Thiết lập mẫu
Để đạt được điều này, chúng tôi sẽ tạo một tài liệu hoạt động như một khuôn mẫu của chúng tôi. Nếu bạn muốn tạo một mẫu từ đầu, hãy tạo một tài liệu trống bằng cách nhấp vào nút “tài liệu mới” trên trang chính của Google Documents.
Nếu bạn đã có một tài liệu sử dụng bố cục bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng nó để thay thế. Tất nhiên, bạn sẽ muốn xóa tất cả dữ liệu khỏi nó để bạn có thể sử dụng nó cho các tài liệu sau này. Để tránh mất công, bạn có thể tạo một bản sao của tài liệu bằng cách mở nó, sau đó nhấp vào “Tệp”, tiếp theo là “Tạo bản sao…” Thao tác này sẽ tạo một tệp trùng lặp mà bạn có thể tự do chỉnh sửa cho mẫu của mình.
Bây giờ chúng tôi sẽ xây dựng tài liệu này dưới dạng mẫu. Để thực hiện việc này, hãy thiết lập tài liệu để tất cả các định dạng cơ bản được thực hiện, nhưng không có dữ liệu trong các trường. Bằng cách đó, khi chúng ta sử dụng mẫu trong tương lai, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhập dữ liệu khi cần. Ví dụ:trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi đang tạo mẫu cho một tài liệu cần thông tin chi tiết cá nhân của bạn. Chúng tôi thiết lập nó để tất cả các trường đều hiển thị nhưng không có dữ liệu trong đó, vì vậy chúng tôi có thể điền chúng vào mỗi khi chúng tôi sử dụng mẫu.
Nếu nó giúp mọi thứ dễ dàng hơn, vui lòng để lại văn bản giữ chỗ để nhắc bạn về những gì sẽ xảy ra ở đâu. Ví dụ:nếu bạn có một mẫu thư, bạn có thể muốn chèn văn bản như “
Khi bạn đã thiết lập mẫu của mình theo cách bạn muốn, hãy đặt tên cho tài liệu là gì đó đáng nhớ. Bây giờ nó đã được thiết lập, bạn có một mẫu để sử dụng cho các tài liệu sau này.
Tìm mẫu
Tuy nhiên, có một vấn đề lớn:tài liệu này hầu như giống với mọi tài liệu khác trong Google Drive của bạn! Nếu bạn đang tạo nhiều tài liệu, mẫu của bạn có thể sẽ bị mất trong số đó. Có thể khó chịu khi phải tìm kiếm trong Google Tài liệu mỗi khi bạn muốn sử dụng mẫu của mình. Hãy làm cho việc tìm thấy mẫu của chúng ta dễ dàng hơn một chút khi chúng ta cần.
Tạo một thư mục
Một cách để làm điều đó là tạo một thư mục có tên "Mẫu" và đặt tài liệu của bạn vào đó. Đầu tiên, điều hướng đến Google Drive. Sau đó, nhấp chuột phải vào không gian không bị chiếm bởi tệp hoặc thư mục và nhấp vào “Thư mục mới”.
Gọi thư mục này là “Mẫu”, sau đó nhấp vào “Tạo”.
Bây giờ di chuyển mẫu vào thư mục. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp và kéo nó vào thư mục hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào tệp, chọn “Di chuyển đến…”, sau đó chọn thư mục mẫu.
Bởi vì các thư mục thường nằm phía trên tài liệu, chúng tôi sẽ luôn có quyền truy cập rõ ràng vào các mẫu của mình cho dù có bao nhiêu tài liệu được tạo.
Gắn dấu sao cho Mẫu
Ngoài ra, bạn có thể gắn dấu sao tài liệu để định vị dễ dàng hơn sau này. Để gắn dấu sao cho một tài liệu, hãy nhấp chuột phải vào tài liệu đó trong Google Drive và nhấp vào “Thêm dấu sao”.
Khi bạn nhấp vào danh mục “Được gắn dấu sao” ở bên trái của Google Drive, nó chỉ hiển thị các tài liệu bạn đã gắn dấu sao. Đây là một cách tuyệt vời để truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các tệp quan trọng.
Sử dụng Mẫu
Bây giờ bạn đã thiết lập một mẫu và ở một vị trí dễ tìm, bạn có thể sử dụng nó để tạo tài liệu dễ dàng hơn. Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp trong Google Drive và nhấp vào “Tạo bản sao”. Nếu bạn đang sử dụng Google Tài liệu, bạn có thể tạo một bản sao của tài liệu theo cách giống như cách chúng tôi đã làm trước đó trong bài viết này.
Đặt tên dễ nhớ cho bản sao.
Thao tác này sẽ tạo một bản sao mới của mẫu mà bạn có thể điền vào khi thấy phù hợp. Bây giờ, bạn có thể điền vào các trường bạn đã thiết lập trước đó trong khi vẫn giữ nguyên mẫu ban đầu cho các tài liệu sau này.
Mẫu khó hiểu
Với việc Google xóa các mẫu do người dùng tạo khỏi Google Tài liệu cơ sở, người dùng giờ đây phải tạo và sử dụng các mẫu của riêng họ theo cách thủ công. Giờ bạn đã biết cách tạo một tài liệu, cách làm cho nó dễ tìm và cách sử dụng nó để tạo tài liệu dễ dàng hơn.
Các mẫu có quan trọng đối với quy trình làm việc của bạn không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới.