Ngày nay, trong thế giới chuyên nghiệp, có rất nhiều cách để mọi người giao tiếp với nhau, chẳng hạn như trên LinkedIn hoặc Slack. Tuy nhiên, mặc dù là một trong những phương tiện giao tiếp lâu đời nhất trên Internet, email đáng tin cậy vẫn là một trong những cách hàng đầu để các chuyên gia thảo luận vấn đề.
Nếu bạn là một người thích sử dụng Google Tài liệu, bạn có thể thấy mình muốn gửi một tài liệu Google Tài liệu qua email. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó?
Trên thực tế, có vô số cách khác nhau để bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác. Cái nào bạn chọn cuối cùng dựa trên cách bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với người khác.
Như một lời mời
Nếu bạn chỉ muốn gửi lời mời xem Google Tài liệu, hãy nhấp vào nút “Chia sẻ” màu xanh lam ở trên cùng bên phải.
Trong hộp thoại “Chia sẻ với người khác”, hãy nhập email của những người bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn có chúng trong danh bạ của mình, bạn có thể thực hiện việc đó thông qua tên.
Trên biểu tượng bút chì ở bên phải, bạn có thể chọn cấp độ tiếp cận mà khán giả của bạn sẽ có. Theo mặc định, điều này sẽ được đặt thành “Có thể chỉnh sửa”.
Mặc dù điều này hoàn toàn phù hợp để chia sẻ tài liệu, nhưng nó không phải là lý tưởng cho mọi tình huống. Điều này là do bạn sẽ chỉ gửi một email mời đến người nhận để xem tài liệu của bạn. Ví dụ:nếu bạn đang gửi sơ yếu lý lịch hoặc một tài liệu, bạn sẽ muốn có liên kết đến tài liệu đó cùng với thư xin việc. Chỉ gửi một lời mời có thể khiến mọi người bối rối!
Dưới dạng một liên kết
Nếu bạn muốn đặt một liên kết trong email, bạn có thể liên kết trực tiếp đến Google Tài liệu để mọi người đọc. Để nhận liên kết, hãy nhấp vào nút “Chia sẻ” màu xanh lam như trên, nhưng lần này hãy nhấp vào “Nhận liên kết có thể chia sẻ” ở trên cùng bên phải của hộp xuất hiện.
Theo mặc định, Google Documents sẽ cung cấp cho bạn một liên kết cho phép mọi người xem tài liệu của bạn. Nếu điều này ổn, hãy nhấp vào nút “Sao chép liên kết” và dán nó vào email của bạn. Tuy nhiên, từ cài đặt này, bạn cũng có thể đặt nó để những người nhấp vào tài liệu của bạn qua liên kết cũng có thể nhận xét hoặc chỉnh sửa nó. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn cộng tác với ai đó trên tài liệu của mình.
Để làm cho liên kết của bạn trông chuyên nghiệp trong email của bạn, hãy thử nhúng nó vào trong văn bản để liên kết trôi chảy tự nhiên hơn.
Dưới dạng tệp đính kèm
Nếu bạn muốn đính kèm bản sao của tài liệu trong email, bạn có thể thực hiện việc đó ngay từ Google Tài liệu. Nếu bạn đã đăng nhập vào Google Documents bằng cùng một tài khoản mà bạn muốn gửi email từ đó, bạn không cần tải xuống bất kỳ thứ gì - chỉ cần gửi ngay lập tức!
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Tệp” và sau đó nhấp vào “Gửi email dưới dạng tệp đính kèm.”
Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu email cũng như chủ đề và nội dung. Lưu ý rằng bạn không thể thêm email bạn muốn gửi từ đây; điều này là do Google Documents giả định rằng bạn muốn gửi nó từ tài khoản Google mà bạn đã đăng nhập.
Ngoài ra, bạn có thể chọn định dạng của tài liệu từ cửa sổ này.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào “Gửi” và Google Tài liệu sẽ tự động gửi tài liệu của bạn dưới dạng tệp đính kèm cho các email bạn đã liệt kê.
Trong nội dung email
Theo cách tương tự, nếu bạn muốn gửi toàn bộ bài viết trong nội dung của chính email đó, bạn cũng có thể thực hiện việc này qua Google Tài liệu. Vào màn hình “Tệp đính kèm email” như trên, nhưng khi bạn chọn loại tệp, thay vào đó hãy nhấp vào “Dán chính mục đó vào email”. Một lần nữa, giống như ở trên, điều này giả sử bạn muốn gửi email từ tài khoản mà bạn hiện đang đăng nhập.
Tài liệu Hoàn tất Dễ dàng hơn
Khi bạn đang cố gắng chia sẻ Tài liệu Google với những người khác, đôi khi bạn sẽ muốn sử dụng email. Tuy nhiên, việc đính kèm Tài liệu Google vào email dễ hơn bạn nghĩ! Giờ đây, bạn đã biết tất cả các cách khác nhau để chia sẻ tài liệu bằng email.
Bạn sử dụng email bao nhiêu để gửi tài liệu trực tuyến? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới.