Ngày nay trong thế giới chuyên nghiệp, có nhiều cách để mọi người giao tiếp với nhau, như trên LinkedIn hoặc Slack. Tuy nhiên, dù là một trong những phương tiện giao tiếp lâu đời nhất trên Internet, email tin cậy vẫn là một trong những cách hàng đầu để các chuyên gia thảo luận về công việc.
Nếu bạn là người dùng Google Docs nhiệt tình, bạn có thể thấy mình muốn gửi tài liệu Google Docs qua email. Nhưng làm thế nào để làm điều đó?
Thực tế, có rất nhiều cách khác nhau bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác. Cách bạn chọn cuối cùng dựa trên cách bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với người khác.
Dưới dạng lời mời
Nếu bạn chỉ muốn gửi lời mời xem Google Doc, nhấp vào nút xanh "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.
Trong hộp thoại "Chia sẻ với người khác", nhập email của những người bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn có họ trong danh bạ, bạn có thể làm qua tên thay vào đó.
Trên biểu tượng bút chì bên phải, bạn có thể chọn mức độ truy cập khán giả sẽ có. Mặc định, điều này sẽ được đặt là "Có thể chỉnh sửa".
Mặc dù điều này hoạt động hoàn hảo để chia sẻ tài liệu, nó không lý tưởng cho mọi tình huống. Điều này là vì bạn sẽ chỉ gửi email mời đến người nhận để xem tài liệu của bạn. Ví dụ, nếu bạn nộp sơ yếu lý lịch hoặc một tài liệu, bạn sẽ muốn có liên kết đến tài liệu bên cạnh thư giới thiệu. Chỉ gửi lời mời có thể làm nhầm lẫn mọi người!
Dưới dạng liên kết
Nếu bạn muốn đặt liên kết trong email, bạn có thể liên kết trực tiếp đến Google Doc để mọi người đọc. Để lấy liên kết, nhấp vào nút xanh "Chia sẻ" như trên, nhưng lần này nhấp vào "Lấy liên kết có thể chia sẻ" ở góc trên bên phải của hộp xuất hiện.
Mặc định, Google Docs sẽ cho bạn một liên kết cho phép mọi người xem tài liệu của bạn. Nếu điều này ổn, nhấp nút "Sao chép liên kết" và dán nó trong email của bạn. Tuy nhiên, từ cài đặt này bạn cũng có thể làm cho những người nhấp vào tài liệu của bạn qua liên kết có thể bình luận hoặc chỉnh sửa nó cũng được. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn cộng tác với ai đó trên tài liệu của bạn.
Để liên kết của bạn trông chuyên nghiệp trong email, hãy thử nhúng nó trong văn bản để nó mượt mà hơn.
Dưới dạng tệp đính kèm
Nếu bạn thích đính kèm một bản sao của tài liệu trong email, bạn có thể làm điều đó trực tiếp từ Google Docs. Nếu bạn đăng nhập Google Docs dưới cùng tài khoản bạn muốn gửi email, bạn không cần tải xuống bất cứ thứ gì — chỉ cần gửi ngay lập tức!
Để làm điều này, nhấp "Tệp" và sau đó "Gửi email dưới dạng tệp đính kèm".
Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu email cũng như chủ đề và nội dung. Lưu ý rằng bạn không thể thêm email bạn muốn gửi từ đây;这是因为 Google Docs giả định bạn muốn gửi từ tài khoản Google bạn đã đăng nhập.
Cũng vậy, bạn có thể chọn định dạng tài liệu từ cửa sổ này.
Khi bạn xong, nhấp "Gửi" và Google Docs sẽ tự động gửi tài liệu của bạn dưới dạng tệp đính kèm đến các email bạn liệt kê.
Trong nội dung email
Theo cách tương tự, nếu bạn muốn gửi toàn bộ bài viết trong thân email chính, bạn cũng có thể làm điều đó qua Google Docs. Vào màn hình "Đính kèm Email" như trên, nhưng khi bạn đi chọn loại tệp, thay vào đó nhấp "Dán mục này vào email". Lại như trên, điều này giả định bạn muốn gửi email từ tài khoản bạn đang đăng nhập.
Google Docs dễ dàng hơn
Khi bạn đang cố chia sẻ Google Doc với người khác, đôi khi bạn sẽ muốn dùng email. Tuy nhiên, đính kèm Google Doc vào email dễ dàng hơn bạn nghĩ! Bây giờ bạn biết tất cả các cách khác nhau để chia sẻ tài liệu bằng email.
Bạn dùng email gửi tài liệu trực tuyến bao nhiêu? Cho chúng tôi biết bên dưới.