Người dùng Outlook thường phải đối mặt với nhu cầu lưu thư của họ dưới dạng HTML. Quá trình này không đơn giản như họ muốn. Thật không may, mất dữ liệu là kết quả phổ biến của các nỗ lực thủ công. Dưới đây là tổng quan về các phương pháp được sử dụng ngày nay.
Giải pháp tốt nhất cho bất kỳ tác vụ chuyển đổi nào là sử dụng các tiện ích chuyên dụng. Với một công cụ chuyển đổi Outlook sang HTML đặc biệt, người dùng đạt được kết quả trong một vài cú nhấp chuột. Nếu không, bạn cần phải trải qua quá trình chuyển đổi nhiều bước phức tạp mà không có gì đảm bảo. Tuy nhiên, nếu bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro, đây là những gì bạn có thể làm.
Tại sao chọn định dạng tệp này
Đầu tiên, điều quan trọng là phải hiểu bản chất của định dạng đích. HTML được sử dụng cho hầu hết các trang web và nó cũng là định dạng thư mặc định trong ứng dụng thư. Người dùng cần tạo tài liệu với các phông chữ, danh sách và màu sắc khác nhau thường chọn nó do tính linh hoạt.
Đây cũng là lựa chọn ưu tiên nhất khi bạn cần chèn hình ảnh vào nội dung email của mình. Tất cả các tệp có phần mở rộng này có thể được mở qua trình duyệt. Cuối cùng, nó được sử dụng để sao lưu.
Cách thực hiện theo cách thủ công
Mở ứng dụng thư và làm theo các bước sau. Xin lưu ý rằng không thể đảm bảo độ chính xác. Tạo một bản sao lưu các tin nhắn của bạn trước khi tiếp tục.
- Mở thư bạn muốn xuất.
- Đi tới “Tệp” - “Lưu dưới dạng”.
- Trong cửa sổ xuất hiện, hãy duyệt đến vị trí mong muốn.
- Xác nhận hoặc chỉnh sửa thông tin trong hộp "Tên tệp"
- Chọn HTML từ các tùy chọn.
- Bắt đầu quá trình bằng cách nhấp vào Lưu.
Điều này có thể trông đơn giản nhưng hãy nhớ về nhược điểm. Đầu tiên, bạn có thể chuyển đổi các email riêng biệt theo cách này. Nếu bạn có một nhóm thư, bạn có thể mất hàng giờ để chuyển đổi chúng. Ngoài ra, vì có thể bị mất dữ liệu, bạn cần tạo một bản sao lưu của tất cả các dữ liệu có giá trị. Do đó, để tránh kết quả đáng thất vọng, hãy chọn giải pháp tự động.
Cách thực hiện tự động
Các tiện ích chuyển đổi tốt nhất là các giải pháp toàn diện. Ngoài HTML, bạn có thể chuyển nội dung trong hộp thư đến của mình thành * .pdf, * .txt, * .doc và các định dạng khác. Ngay cả chuyển đổi hàng loạt cũng mất vài giây. Tất cả các tệp đính kèm vẫn còn nguyên vẹn, đây là một thách thức lớn đối với các phương pháp thủ công. Cho đến nay, không ai trong số họ có thể cung cấp độ chính xác và tốc độ tương tự.
Nhanh chóng và Chính xác
Các công cụ tự động để chuyển đổi Outlook có thể chuyển đổi email của bạn thành nhiều định dạng. Họ cũng dễ dàng đối phó với khối lượng dữ liệu. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà độ chính xác cũng được đảm bảo. Nếu email của bạn có giá trị (tại sao bạn vẫn chuyển đổi dữ liệu không quan trọng?), Phần mềm này rất đáng đồng tiền. Nếu bạn không muốn làm mọi thứ một mình, ít nhất hãy sao lưu dữ liệu của bạn.
Bạn có suy nghĩ gì về điều này không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần bình luận hoặc chuyển cuộc thảo luận qua Twitter hoặc Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của ban biên tập:
- You’ve Got Spam là một tiện ích email sẽ phá hủy các hộp thư đến email trên khắp thế giới
- DoNotPay Email sẽ quét email cho bạn để bạn không bao giờ phải cầm túi khi dùng thử miễn phí
- Cuối cùng, bạn có thể làm cho một ứng dụng của bên thứ ba xử lý email trên iPhone của bạn
- Tại sao nên sử dụng fax thay vì email