Đôi khi bạn có nhiều mảnh dữ liệu trong một ô đơn trong Excel. Điều này thường xảy ra khi gộp bảng tính Excel hoặc nhập dữ liệu. Thay vì chỉ chấp nhận, bạn có thể tách ô trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, quy trình không đơn giản như chỉ có tùy chọn tách. Cũng có vài cách khác nhau để đạt cùng kết quả.
Dùng Text to Columns (Văn bản thành cột)
Phương pháp chính thức của Microsoft dùng Text to Columns để tách ô trong Excel. Phương pháp này ghi đè bất kỳ văn bản nào ở ô ngay bên phải ô bạn tách. Để tránh mất dữ liệu, tạo cột trống mới bên cạnh ô bạn tách.
- Chọn ô bạn muốn tách. Bạn có thể chọn nhiều ô cùng lúc nếu muốn.
- Chọn tab Data và chọn tùy chọn "Text to Columns".
- Chọn "Delimited" (Có dấu phân cách) nếu được nhắc.
- Chọn loại dấu phân cách (delimiter) ô bạn dùng. Dùng khung Preview (Xem trước) để xem dữ liệu ô có tách đúng không.
- Nhấp Apply và chọn định dạng dữ liệu cho ô mới. Điều này thường chỉ xuất hiện trong phiên bản desktop. Hầu hết trường hợp, bạn giữ mặc định, giống ô gốc. Nhấp Finish.
Flash Fill (Điền nhanh)
Tùy chọn này hoạt động cho tách đơn giản. Đối với tùy chọn phức tạp hơn, bạn muốn dùng Text to Columns hoặc hàm Excel (phần tiếp theo). Flash Fill giúp tách ô trong Excel bằng cách nhận diện mẫu và tự động điền ô dựa trên mẫu đó.
- Bật Flash Fill nếu chưa. Vào "File -> Options -> Advanced" và cuộn đến khu vực Editing Options. Tích "Automatically Flash Fill" và "Enable AutoComplete for Cell Values". Nhấn OK để lưu.
- Tạo cột mới ngay bên cạnh ô bạn muốn tách. Nó phải ngay bên cạnh, nếu không sẽ không hoạt động.
- Trong cột mới, gõ phần của ô bạn muốn tách. Ví dụ, nếu tách tên, tôi gõ "Crowder" trong ô bên cạnh "Crystal Crowder".
- Tùy phiên bản Excel, có hai phương pháp cho bước tiếp theo. Mở tab Data và xem có tùy chọn Flash Fill không. Nếu có, nhấp ô bạn vừa gõ – "Crowder" cho tôi. Sau đó nhấp Flash Fill. Điều này điền mọi thứ trong cột.
- Kéo góc dưới bên phải ô xuống ô tiếp theo. Bạn sẽ thấy biểu tượng nhỏ hiện ra. Nhấp nó và chọn "Flash Fill". Đảm bảo nó lấy đúng dữ liệu từ ô tiếp theo. Nếu đúng, kéo góc xuống để điền cột trống bao nhiêu cần. Chọn "Flash Fill" để tự động điền cột.
Hàm Excel
Nếu bạn cần thứ vững chắc hơn Text to Columns, có tùy chọn khác. Bạn sẽ cần dùng hàm LEFT, RIGHT, MID, LEN, và SEARCH để tách ô trong Excel.
Công thức chính xác sẽ khác tùy cách bạn tách ô. Ví dụ, nếu tách tên, bạn cần một công thức lấy tên và một lấy họ. Tất nhiên, mọi thứ phức tạp hơn khi xử lý tên giữa và tên có dấu nối.
- Bắt đầu bằng tạo cột mới bên cạnh ô bạn muốn tách (không phải ngay bên cạnh). Bạn cần cột mới cho mỗi mảnh dữ liệu muốn tách. Ví dụ, tách ô thành ba phần, cần ba cột trống.
- Nhấp vào ô trống đầu tiên trong cột đầu tiên bên cạnh ô bạn muốn tách. Để ví dụ dễ dàng, tôi tách tên.
- Công thức lấy tên sẽ trông như (nhấp ô rồi nhấp khu vực công thức/hàm để nhập):
=LEFT(A2, SEARCH(" ",A2,1))
Công thức nhìn phía trái ký tự trong ô bạn tách. (A2 là ô bạn tách.) Phần SEARCH báo cho hàm bắt đầu ở khoảng trắng (dùng dấu phân cách trong ô) và đi trái cho đến ký tự đầu tiên.
Cho họ, bạn cần trừ thứ bạn tìm được ban đầu từ kết quả. Công thức sẽ trông như:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
Hàm LEN giúp đếm vị trí đúng của ký tự trong ô. Giống hàm LEFT, hàm RIGHT bắt đầu từ phải của khoảng trắng hoặc dấu phân cách.
Hàm MID hoạt động để tách dữ liệu từ giữa ô. Điều này giúp lấy thứ như tên giữa.
Vì công thức có thể khác rất nhiều, tốt nhất xem các kịch bản đa dạng từ Microsoft để xem cách tách định dạng khác nhau và thay đổi công thức khi cần.
Nếu công thức giữ nguyên dọc cột, kéo góc dưới bên phải để điền cột.
Cách tách ô Excel yêu thích của bạn là gì? Nếu cần gộp ô, hãy học cách gộp cả ô và cột dễ dàng.