Một trong những cách sử dụng phổ biến hơn của Google Docs là tạo biểu mẫu Google Docs. Thật không may, phương pháp phổ biến nhất tạo biểu mẫu bằng cách dùng gạch dưới cho các trường biểu mẫu không hoạt động tốt vì điền biểu mẫu sẽ di chuyển đường gạch và trông kỳ lạ.
May mắn thay, có một số thủ thuật bạn có thể làm với bảng trong tài liệu Google Docs để tạo biểu mẫu hoàn hảo mà mọi người có thể điền trong khi giữ các dòng trong biểu mẫu cố định.
Bạn có thể tạo biểu mẫu Google Docs có thể điền được với nhiều yếu tố khác nhau bằng bảng. Đọc tiếp để tìm hiểu cách làm. Nếu bạn muốn xem thành phẩm cuối cùng, hãy xem biểu mẫu cuối cùng tại đây.
Cách biểu mẫu Google Docs tiêu chuẩn thất bại
Trường biểu mẫu phổ biến nhất mọi người muốn chèn vào biểu mẫu có thể điền là trường văn bản đơn giản. Đây là nhãn bên cạnh một dòng trống mà bạn muốn người dùng điền.
Cách phổ biến nhất mọi người tạo biểu mẫu như vậy là chỉ gõ nhãn cho trường, sau đó dùng phím gạch dưới trên bàn phím để tạo các trường có thể điền.
Trông tuyệt vời, cho đến khi ai đó thực sự cố gắng điền biểu mẫu. Bạn sẽ thấy điền các trường cuối cùng xóa bỏ các đường gạch dưới dưới mỗi mục nhập.
Điều này khiến biểu mẫu đã điền trông rối rắm và kỳ lạ. Sẽ yêu cầu người điền phải gạch dưới văn bản.
Nhưng trông cũng không đúng, vì gạch dưới không căn chỉnh hoàn hảo với các đường trường.
Vấn đề tương tự xảy ra khi mọi người cố tạo biểu mẫu có thể điền bằng Microsoft Word. Tuy nhiên, Word cung cấp một số tính năng đặc biệt cho việc tạo thư mẫu mà Google Docs không có.
Nhưng điều Google Docs làm tốt là biểu mẫu có thể điền bằng bảng.
Tạo trường biểu mẫu có thể điền bằng bảng
Để bắt đầu tạo biểu mẫu Google Docs có thể điền, hãy chèn bảng.
Chọn Chèn từ menu, chọn Bảng, rồi chọn kích thước 2 x 1 cho bảng.
Điều này chèn một bảng trơn trơn với chỉ vài trường. Gõ nhãn cho trường đầu tiên vào ô bên trái, và chọn biểu tượng căn lề phải từ thanh ribbon để căn văn bản về phía bên phải ô đó.
Lúc này, bạn có mọi thứ cần thiết để tạo trường có thể điền đầu tiên đầy đủ trong biểu mẫu.
Trước tiên chọn toàn bộ ô Tên, chọn biểu tượng màu viền từ thanh ribbon, và đổi màu viền thành trắng để tất cả đường viền biến mất.
Bây giờ bạn đã có nhãn không có viền, bạn cần thay đổi ô nhập liệu để chỉ bao gồm dòng dưới. Khi hoàn tất, sẽ trông như một trường "gạch dưới" thông thường để người dùng điền.
Tạo ô chỉ có dòng dưới trong Google Docs hơi khó khăn, vì bạn phải đổi màu đường viền trên và bên sang trắng trong khi giữ dòng dưới không đổi.
Để xử lý đường viền trên, chọn toàn bộ ô, chọn mũi tên nhỏ xuống ở góc trên bên phải ô, và chọn tùy chọn viền chỉ có đường trên.
Với ô trên được chọn, chọn biểu tượng màu viền và chọn trắng cho màu viền trên.
Lặp lại quy trình này cho đường viền bên phải. Khi hoàn tất, bạn nên có trường có thể điền đầu tiên sẵn sàng.
Đối với bất kỳ trường đơn dòng nào khác trong biểu mẫu, bạn không phải lặp lại toàn bộ quy trình này. Bạn chỉ cần sao chép bảng này và dán vào bất kỳ đâu trong biểu mẫu bạn muốn, và thay đổi văn bản nhãn.
Tạo nhiều trường có thể điền bằng bảng
Nếu bạn muốn tạo nhiều trường, như trường địa chỉ, bạn cũng có thể làm điều này với bảng.
Để tạo trường yêu cầu ba dòng để điền, chèn bảng khác nhưng lần này chọn bảng 2 x 3.
Lặp lại quy trình như trên. Thêm nhãn cho ba trường vào ô đầu tiên bên trái. Chọn cả ba ô bên trái và xóa màu viền. Nhớ căn văn bản về phía bên phải ô.
Bạn cũng có thể thay đổi chiều rộng ô để chúng căn chỉnh với bảng phía trên trong biểu mẫu.
Bây giờ, lặp lại quy trình trên với cả ba ô bên phải.
- Đặt đường viền trên và bên phải của ô trên thành trắng
- Đặt đường viền bên phải của ô giữa thành trắng
- Đặt đường viền bên phải của ô dưới thành trắng
Khi hoàn tất, biểu mẫu của bạn trông sẽ như ví dụ dưới đây.
Như bạn thấy, dùng bảng, bạn có thể tạo trường văn bản có thể điền trông bình thường. Cũng rất dễ căn chỉnh tất cả các trường này bằng cách thay đổi kích thước ô bảng theo nhu cầu.
Tạo trường hộp kiểm (Checkbox) bằng bảng
Bạn có thể tạo hộp kiểm chọn cho biểu mẫu bằng bảng. Làm theo quy trình như trên để tạo bảng và định dạng trường.
- Chèn bảng 2 x 1
- Đặt viền ô trái và phải thành tất cả trắng
- Gõ nhãn vào ô trái và căn văn bản về bên phải ô
Tiếp theo, đặt con trỏ vào ô phải. Chèn hộp kiểm bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh biểu tượng gạch đầu dòng và chọn tùy chọn hộp kiểm.
Gõ văn bản mô tả cho mỗi hộp kiểm, và nhấn Enter để thêm bao nhiêu hộp kiểm bạn cần cho phần đó của biểu mẫu có thể điền.
Lưu ý rằng các hộp kiểm này không thể chọn chỉ bằng cách nhấp chuột. Việc chọn yêu cầu người dùng nhấp đúp vào hộp kiểm để chọn chỉ cái đó. Sau đó họ cần nhấp chuột phải và chọn biểu tượng hộp kiểm.
Điều này khá đơn giản, nhưng hơi khác với những gì mọi người quen. Vì vậy hãy cung cấp hướng dẫn cho người dùng, hoặc gõ trực tiếp vào biểu mẫu như mẹo trợ giúp.
Bây giờ bạn đã có hầu hết các thành phần cần thiết cho hầu hết các biểu mẫu có thể điền bạn có thể cần tạo trong Google Docs.
Tạo trường văn bản bằng bảng
Tính năng biểu mẫu có thể điền cuối cùng chúng tôi đề cập là trường văn bản tự do lớn để người dùng gõ bất cứ gì họ thích trong một hộp văn bản lớn.
Điều này không thể thực hiện trong trường đơn dòng hoặc nhiều dòng vì bạn cần nhấn Tab để sang dòng tiếp theo để tiếp tục gõ.
Để tạo trường văn bản lớn, tạo cùng loại bảng bạn tạo cho trường nhiều dòng. Nghĩa là bạn sẽ nhập bảng 2 x 3. Nếu muốn trường văn bản lớn hơn, có thể cân nhắc 2 x 4 hoặc 2 x 5.
Bây giờ nhập văn bản nhãn vào ô trên cùng bên trái, sau đó lặp lại quy trình ở các phần trước để đặt tất cả các trường bên trái với viền trắng.
Sau đó, đối với các trường bên phải, bạn sẽ cần gộp tất cả ô thành một.
Chọn tất cả các trường, nhấp chuột phải bên trong vùng chọn, và chọn Gộp ô.
Tiếp theo, bạn cần tạo viền quanh khu vực văn bản. Lại chọn cả ba ô, và chọn mũi tên thả xuống ở góc trên bên phải ô đã gộp. Chọn biểu tượng hộp 4 cạnh.
Điều này chọn cả bốn cạnh. Tiếp theo, chọn biểu tượng màu viền trong ribbon và chọn đen.
Điều này sẽ tạo đường viền quanh cả bốn cạnh của ô đã gộp để tạo thành một trường nhập văn bản đơn lẻ mà mọi người có thể gõ bất cứ gì vào.
Nhớ thay đổi kích thước ô để nhãn và hộp căn chỉnh với phần còn lại của biểu mẫu.
Sử dụng biểu mẫu Google Docs có thể điền mới của bạn
Bây giờ bạn đã có biểu mẫu đầu tiên sẵn sàng, hãy thử điền tất cả các trường!
Bạn sẽ thấy biểu mẫu đã điền được tổ chức hơn nhiều, tất cả các dòng vẫn ở đúng vị trí, và dễ sử dụng.
Bây giờ chỉ cần tạo bao nhiêu bản sao của biểu mẫu trống bạn cần và chia sẻ với mọi người để bắt đầu điền!
Nếu bạn muốn nâng cao hơn một chút, có các tiện ích bổ sung Google Docs cho phép tạo tài liệu có thể điền với nhiều loại trường hơn.