Một trong những tính năng có giá trị nhất trong Google Documents là khả năng có toàn bộ cuộc hội thoại theo chuỗi trong phần nhận xét của tài liệu.
Nhiều người muốn có thể in các chuỗi nhận xét này cùng với chính tài liệu. Ví dụ, điều này có thể là để lưu trữ quá trình sửa đổi tài liệu. Nhưng vấn đề là khi bạn in một tài liệu Google, các nhận xét sẽ biến mất trên bản in.
Rất may, có một số cách sáng tạo để in tài liệu Google có nhận xét.
Xuất tài liệu Google sang Microsoft Word
Cách dễ nhất để in Google Tài liệu có nhận xét là trước tiên xuất nó dưới dạng tệp Word (.docx).
Để thực hiện việc này, khi tài liệu Google Documents của bạn đang mở, hãy chọn Tệp từ trình đơn, chọn Tải xuống , rồi chọn Microsoft Word (.docx) .
Lưu tài liệu vào máy tính của bạn. Bây giờ, khi bạn mở tệp trong Microsoft Word, bạn sẽ thấy rằng các nhận xét được bao gồm.
Nếu bạn không thấy nhận xét, hãy chọn Đánh giá từ trình đơn Word, chọn Nhận xét từ ruy-băng và chọn Hiển thị nhận xét .
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để in. Chỉ cần chọn Tệp từ trình đơn, rồi đến In. Bạn sẽ thấy các nhận xét xuất hiện trong bản xem trước ở bên phải. Nhấn nút In để gửi tài liệu đến máy in.
Nếu bạn không thấy nhận xét trong bản xem trước khi in, hãy chọn In tất cả các trang trong Cài đặt và đảm bảo Đánh dấu bản in đã được chọn.
Điều này sẽ làm cho các nhận xét hiển thị trên bản in.
Nếu bạn có Microsoft Word trên máy tính của mình, đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để in Google Tài liệu có nhận xét.
Xuất tài liệu Google sang OpenOffice
Nếu bạn không có bản sao Microsoft Word được cấp phép, một tùy chọn khác là xuất tài liệu dưới dạng tệp OpenDocument (.odt). Bạn có thể mở tệp này bằng một số chương trình tương thích với OpenDocument như Apache OpenOffice, LibreOffice và hơn thế nữa.
Để thực hiện việc này, bên trong Google Tài liệu, bạn có thể xuất sang ODT bằng cách chọn Tệp từ trình đơn, chọn Tải xuống và chọn Định dạng tài liệu mở (.odt) .
Lưu tệp ODT vào máy tính của bạn.
Bạn có thể mở tệp trong bất kỳ tệp OpenDocument nào bằng chương trình ưa thích của mình như OpenOffice Writer. Bạn sẽ thấy trong tài liệu này rằng tất cả các nhận xét đều được đưa vào lề phải.
Bạn có thể in tài liệu (có nhận xét) bằng cách chọn Tệp từ trình đơn và chọn In .
Bạn có thể không thấy các nhận xét trong bản xem trước khi in. Nếu đúng như vậy, hãy chọn Nhận xét thả xuống và chọn Đặt ở cuối tài liệu hoặc Đặt ở cuối trang .
Các nhận xét sẽ được in ở cuối tài liệu hoặc ở cuối các trang riêng lẻ có các nhận xét đó.
Tải xuống tài liệu Google dưới dạng trang web
Nếu bạn không muốn sử dụng ứng dụng bên ngoài để in tài liệu Google có nhận xét, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang tệp HTML và sử dụng tính năng in của Chrome để in tài liệu kèm theo nhận xét.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Tệp từ trình đơn, chọn Tải xuống và chọn Trang Web (.html, nén) .
Thao tác này sẽ lưu một tệp đã nén vào máy tính của bạn. Giải nén tệp rồi mở tệp HTML bằng Chrome.
Bạn sẽ thấy các nhận xét được ghi chú trên mỗi dòng nơi nhận xét tồn tại trong Google Tài liệu dưới dạng một lá thư. Ở cuối tài liệu, bạn sẽ thấy tất cả các nhận xét bên cạnh ký hiệu chữ cái của họ.
Để in tài liệu, chỉ cần nhấn vào biểu tượng menu ba chấm ở góc trên bên phải của cửa sổ Chrome và chọn In .
Chọn máy in mà bạn muốn in và chọn In . Toàn bộ tài liệu kèm theo các nhận xét của bạn sẽ được in ra tại máy in bạn đã chọn.
Sử dụng Tiện ích mở rộng Chrome Chụp màn hình Toàn trang
Nếu bạn thích sử dụng trình duyệt Chrome của mình nhưng không thích định dạng của tính năng xuất sang HTML, thay vào đó, bạn có thể cài đặt tiện ích Chrome Chụp màn hình toàn trang.
Tính năng này chèn một biểu tượng máy ảnh nhỏ ở đầu trình duyệt Chrome của bạn mà bạn có thể nhấp để chụp ảnh màn hình của toàn bộ tài liệu Google Documents của mình.
Khi bạn đã cài đặt tiện ích và sẵn sàng chụp tài liệu của mình, hãy nhấn vào biểu tượng máy ảnh.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với tiêu đề Chụp màn hình toàn trang, với toàn bộ tài liệu được hiển thị, bao gồm cả nhận xét.
Để in, chỉ cần chọn biểu tượng PDF ở trên cùng để tải xuống tài liệu ở định dạng PDF và in từ máy tính của bạn.
Sử dụng Tài liệu Google với Tiện ích mở rộng Chrome dành cho Máy in Nhận xét
Một tiện ích mở rộng tuyệt vời khác hoạt động để in tài liệu Google có nhận xét là tiện ích mở rộng Google Document with Comments Printer của Chrome.
Khi bạn cài đặt tiện ích mở rộng này, biểu tượng máy in sẽ xuất hiện ở đầu trình duyệt Chrome của bạn. Tiện ích mở rộng này thực sự thêm chức năng cho Google Tài liệu để in tài liệu Google Tài liệu của bạn kèm theo nhận xét.
Khi bạn chọn biểu tượng, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cung cấp cho bạn khả năng chọn xem bạn có muốn đưa các nhận xét vào bản in hay không và cách bạn muốn các nhận xét đó được định dạng.
Bạn có thể chọn chỉ in các nhận xét hoặc toàn bộ tài liệu có kèm theo các nhận xét. Bạn cũng có thể có các đường kẻ mở rộng giữa các nhận xét nếu bạn muốn.
Trước khi tiện ích mở rộng in tài liệu, bạn sẽ có tùy chọn để chọn máy in mà bạn muốn gửi tài liệu đến. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy bản xem trước khi in, với các nhận xét được hiển thị ở bên phải của mỗi trang mà chúng đang ở trên đó.
In Nhận xét trên Google Tài liệu
Như bạn có thể thấy, mặc dù bạn không thể in tài liệu Google có nhận xét vì tính năng đó không có trong Google Tài liệu, nhưng vẫn có rất nhiều cách giải quyết.
Cho dù bạn chọn một ứng dụng bên ngoài như Microsoft Word, bản in HTML hay một trong các tiện ích mở rộng của Chrome, thực sự phụ thuộc vào sở thích cá nhân. Mỗi tùy chọn đơn giản và dễ dàng như tùy chọn tiếp theo.