Một số người dùng báo lỗi “server responded: 421 cannot connect to SMT / SMTP server” khi gửi email trong Outlook. Thường do cài đặt SMTP/SMT sai, nhưng cũng có nguyên nhân khác.
Lỗi thường gặp với tài khoản Gmail cấu hình trên Outlook.
Phân loại nguyên nhân SMTP/ SMT lỗi trên Outlook
- Sai cấu hình Outlook – nguyên nhân phổ biến nhất, chỉ áp dụng nếu lỗi xuất hiện ngay khi mới cấu hình tài khoản.
- Vấn đề tường lửa – Tường lửa Windows không gây ra, nhưng firewall/ antivirus bên thứ ba có thể chặn dải IP chứa mail server.
- Lọc lưu lượng cổng 25 – ISP thường chặn cổng 25 để giảm spam tự động. Hiệu quả chống spam nhưng gây lỗi 421 Cannot connect to SMTP server cho người dùng cuối.
- Can thiệp của VPN – Một số VPN (đặc biệt các sản phẩm mới) chưa whitelist mail server bạn dùng, gây lỗi “server responded 421 cannot connect to SMT server”.
Tùy nguyên nhân mà áp dụng giải pháp phù hợp. Dưới đây là các phương pháp đã được người dùng áp dụng thành công.
Lưu ý: Trước khi troubleshoot, đảm bảo cài đặt Outlook không bị hỏng. Cài lại Outlook và kiểm tra lỗi còn không.
- Nếu mới cấu hình tài khoản → bắt đầu từ Phương pháp 1 (kiểm tra cấu hình).
- Nếu trước đây gửi được → bắt đầu từ Phương pháp 2.
- Nếu không chắc nguyên nhân → thử lần lượt từng phương pháp cho đến khi khắc phục.
Phương pháp 1: Khắc phục sai cấu hình Outlook
Nếu mới cấu hình, lỗi thường do gõ sai tên mail server hoặc cổng sai. Hãy thử xóa tài khoản và để Outlook tự cấu hình lại (Auto Account Setup). Thường Outlook tự chọn đúng cổng.
- Mở Outlook → File > Account Settings, chọn tài khoản lỗi → Remove.
- Click New → chọn Email account → nhập lại thông tin → Next. Chờ Outlook tự cấu hình và gửi mail test.
- Nếu mail test gửi thành công → tài khoản đã cấu hình đúng.
Nếu vẫn lỗi → sang Phương pháp 2.
Phương pháp 2: Thay đổi cổng SMTP
Nếu mail test vẫn lỗi, nguyên nhân thường do ISP chặn cổng 25 (SMTP mặc định). Lưu ý: Chỉ áp dụng nếu Outgoing server (SMTP) dùng SSL.
Thử đổi cổng SMTP từ 25 sang 465 xem có khắc phục không:
- File > Account Settings → chọn tài khoản lỗi → Change.
- Wizard Change Account → More Settings → tab Advanced.
Nhập 465 vào ô Outgoing server (SMTP) và đảm bảo Encrypted connection = SSL.
Nếu chưa xong → Phương pháp 3.
Phương pháp 3: Kiểm tra can thiệp của Firewall/ Antivirus
Firewall bảo vệ nhưng đôi khi chặn nhầm IP mail server. Avast nổi tiếng gây xung đột với Outlook.
- Tắt firewall/ antivirus bên thứ ba → gửi mail test qua Outlook.
- Nếu gửi thành công → tìm trong cài đặt antivirus cách thêm mail server vào Exclusion list (vị trí tùy từng phần mềm).
- Nếu dùng add-in Outlook: File > Options > Add-Ins → kiểm tra add-in antivirus (ví dụ Avast! Add-in). Click Go cạnh Manage COM Add-ins → bỏ tích plugin đó.
Phương pháp 4: Kiểm tra can thiệp của VPN
Nếu dùng VPN, hãy tắt VPN và gửi mail test. Nếu thành công → VPN là nguyên nhân. Hai lựa chọn: liên hệ support VPN yêu cầu whitelist mail server, hoặc đổi nhà cung cấp VPN khác.