Các công ty mới thường bắt đầu với Gmail làm hệ thống email chính của họ, phục vụ cho nhu cầu của các cá nhân và tổ chức ở nhiều quy mô khác nhau. Với sự phát triển kinh doanh, họ sẽ chuyển sang Office 365 sau khi các yêu cầu của họ bắt đầu phức tạp hơn, nhận ra tính phù hợp của Office 365 đối với các mục đích sử dụng cấp doanh nghiệp. Đặc biệt trong thế giới doanh nghiệp, Office 365 là một sản phẩm phù hợp cho năng suất kinh doanh
Có nhiều phương pháp di chuyển khác nhau để di chuyển hộp thư IMAP sang Office 365. Nếu bạn có một ít hộp thư để di chuyển, bạn có thể xuất tệp PST từ Gmail (trong Outlook) sang Office 365 (trong Outlook). Có nhiều công cụ có sẵn để thực hiện việc này hoặc bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ di chuyển Office 365 để thực hiện tác vụ này cho bạn. Ngoài ra còn có một cách khác để di chuyển bằng cách sử dụng Fastrack Specialists từ Microsoft nếu môi trường đủ lớn. Môi trường Google của bạn phải bao gồm các API và SDK quản trị được kích hoạt cho các chức năng mở rộng.
Ngoài ra, người dùng có thể thực hiện di chuyển IMAP thủ công nhưng thông tin danh bạ và lịch sẽ không được di chuyển.
Điều kiện tiên quyết
Dưới đây là một số hạn chế cần xem xét trước khi tiếp tục di chuyển.
- Chỉ các mục trong hộp thư đến của người dùng hoặc thư khác các thư mục sẽ di chuyển . Danh bạ, mục lịch hoặc công việc sẽ không được di chuyển. Mặc dù sau này, bạn có thể nhập / xuất danh bạ / lịch bằng Outlook.
- Số lượng tối đa là 500.000 các mục cho hộp thư của người dùng sẽ được di chuyển. Xin lưu ý rằng các email sẽ được chuyển từ mới nhất sang cũ nhất .
- Email lớn nhất có thể được di chuyển sẽ có dung lượng 35 MB về kích thước.
- Nếu các kết nối đến Gmail của bạn bị hạn chế thì hãy tăng các kết nối này các giới hạn để cải thiện hiệu suất di chuyển. Giới hạn kết nối thường bao gồm tổng số kết nối máy khách / máy chủ, kết nối địa chỉ IP và kết nối mỗi người dùng trên máy chủ / tường lửa.
Các bước cần thiết để chuyển từ Gmail sang Office 365
Các bước chính sau đây sẽ được sử dụng trong quá trình di chuyển.
Bước-1:Chuẩn bị
Bước đầu tiên sẽ là đăng ký Office 365 nếu bạn chưa hoàn thành. Nếu bạn không chắc chắn về việc chọn đăng ký Office 365 nào, hãy sử dụng phiên bản cơ bản nhất nếu phiên bản đó đáp ứng các yêu cầu của bạn và sau đó, bạn có thể thêm những thứ khác trên đó. Để biết chi tiết, bạn có thể so sánh các gói Office 365.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ tạo một tài khoản sẽ là tài khoản quản trị viên. Sau này, nếu muốn, bạn có thể thay đổi tài khoản này thành tài khoản thông thường và tạo một số tài khoản khác với tư cách quản trị viên. Chúng tôi sẽ cần một tài khoản quản trị viên của Office 365 để hoàn tất hoạt động di chuyển.
Gmail xem Outlook là một ứng dụng kém an toàn hơn và do đó người dùng G suite được yêu cầu sử dụng mật khẩu và xác minh 2 bước để kết nối ứng dụng với Office 365. Nếu bạn không sử dụng hộp thư của người dùng với Outlook cho đến khi hoàn tất quá trình di chuyển, thì không cần sử dụng mật khẩu và xác minh 2 bước.
Đối với quá trình di chuyển, ban đầu hộp thư của người dùng sẽ được tạo trong office 365, sau đó được kết nối với các hộp thư Gmail tương ứng. Các email sẽ được đồng bộ hóa liên tục cho đến khi bạn thực hiện bước cắt cuối cùng, điều này sẽ cho phép người dùng gửi và nhận email qua Gmail và quá trình đồng bộ hóa diễn ra trong nền cho đến khi thực hiện xong lần cắt cuối cùng.
Bước-2:Xác minh miền của bạn trong Office 365
Trước tiên, người dùng phải xác minh với Office 365 rằng anh ta sở hữu miền được sử dụng cho Tài khoản Gmail. Nếu bạn có thể đăng nhập thành công vào tài khoản công ty đăng ký tên miền của mình, bạn có thể tạo bản ghi DNS cho tên miền của mình. Điều này là đủ đối với Office 365 mà bạn sở hữu tên miền. Nếu bạn đang gặp sự cố với việc đăng nhập tài khoản công ty đăng ký tên miền, thì bạn có thể chọn sử dụng
companyname.onmicrosoft.com
dưới dạng miền, là một phần của đăng ký Office 365 của họ và sau đó thêm người dùng vào Office 365.
Nếu bạn đã chọn xác minh miền, bạn sẽ được nhắc hoàn thành việc này trong quá trình thiết lập Office 365 bằng cách thêm bản ghi TXT mà trình hướng dẫn thiết lập cung cấp tại nhà cung cấp máy chủ lưu trữ miền của công ty.
- Đăng nhập vào cổng Office 365.
- Bây giờ hãy nhấp vào “ Quản trị viên ”Từ trang chủ và bạn sẽ được chuyển hướng đến“ Trung tâm quản trị ”.
- Một thông báo sẽ hiển thị rằng “ Quá trình thiết lập Office 365 của bạn chưa hoàn tất ”. Nhấp vào “ Đi tới thiết lập ”Từ đây.
- Trong các tùy chọn, hãy chọn “ Thêm miền ”.
- Sau đó, kiểm tra nút radio của “ Tôi đã sở hữu một miền ”Và sau đó nhập trong tên miền của bạn và nhấp vào tiếp theo .
- Xác minh miền :Bây giờ Office 365 sẽ tự động tìm ra ai là nhà cung cấp miền và 2 tùy chọn sau sẽ được hiển thị:
- Đăng nhập vào nhà cung cấp miền :Trong tùy chọn này, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang web của nhà cung cấp miền và bạn chỉ cần đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của nhà cung cấp miền của mình. Điều này sẽ xác nhận với Microsoft rằng bạn sở hữu miền này.
- Xác minh bản ghi TXT :Nếu bạn không thể hoặc không muốn sử dụng tùy chọn trên, thì việc thêm thủ công giá trị TXT do Microsoft cung cấp vào miền sẽ xác minh miền. Bạn sẽ được cấp một tên TXT, giá trị TXT và TTL.
- Nhập các giá trị này trong bản ghi miền của bạn và sau đó quay lại vào trang này và sau đó nhấp vào “ Xác minh ”. Sau đây là một bản ghi TXT mẫu:
Tên TXT:@
Giá trị TXT:MS =ms1234567
TTL:3600
Bước-3:Tạo Hộp thư Người dùng &Chỉ định Giấy phép Office 365
Trước khi tạo người dùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã mua số lượng giấy phép thích hợp cho người dùng. Ví dụ:nếu bạn muốn thêm 20 người dùng, trước tiên hãy lấy giấy phép cho 20 người dùng. Bạn cũng có thể thêm người dùng và chỉ định giấy phép sau này. Nhưng đối với việc bổ sung hàng loạt, bạn nên chỉ định giấy phép ở giai đoạn này, vì bây giờ sẽ dễ dàng hơn.
- Mở “ Trung tâm quản trị ”Của office 365, sau đó nhấp vào“ Thanh toán ”.
- Bây giờ hãy nhấp vào “ Đăng ký ”.
- Và sau đó nhấp vào “ Thêm / xóa giấy phép ”.
- Bây giờ chọn tổng số giấy phép bạn muốn mua.
- Trong “ Trung tâm quản trị ”Nhấp vào“ Người dùng ”
- Sau đó nhấp vào “ Người dùng đang hoạt động ”.
- Bây giờ hãy nhấp vào nút “ Thêm Nút ”
- Nếu bạn chỉ muốn thêm một vài người dùng thì hãy thêm từng người một bằng cách nhấp vào “ Thêm người dùng ”Từ màn hình của bước trước rồi nhập các giá trị theo cách thủ công.
- Bạn cũng sẽ được cung cấp “ Nhập nhiều người dùng ”Bằng cách sử dụng tệp CSV .
- Tạo tệp CSV (một tệp MS Excel) với hàng tiêu đề sau theo cùng một thứ tự:
- Tên người dùng. Ghi nhớ địa chỉ email của người dùng ở định dạng xyz@example.com sẽ được nhập vào “ Tên người dùng ”.
- Tên
- Họ
- Tên hiển thị
- Chức vụ
- Bộ phận
- Số văn phòng
- Điện thoại Văn phòng
- Điện thoại Di động
- Fax
- Địa chỉ
- Thành phố
- Bang hoặc Tỉnh
- Mã ZIP hoặc Mã Bưu điện
- Quốc gia hoặc Khu vực.
- Khi “ Nhập nhiều người dùng ”Được nhấp vào, người dùng được cung cấp tùy chọn tải xuống tệp excel mẫu, tệp này cũng có thể được sử dụng làm tham chiếu để thêm người dùng.
- Bây giờ từ dòng thứ 2 , bắt đầu thêm chi tiết của người dùng trong từng dòng. Ví dụ:nếu bạn muốn thêm 20 người dùng trong Office 365, tệp excel này sẽ có 21 hàng. Hàng đầu tiên là hàng tiêu đề và 20 dòng tiếp theo sẽ chứa thông tin chi tiết của người dùng.
- Bây giờ khi tệp CSV của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào “ Tạo và tải tệp lên ”.
- Bây giờ là “ Duyệt qua ”Để chọn tệp CSV.
- Bây giờ hãy nhấp vào “ Xác minh ”, Sẽ xác nhận rằng định dạng trong tệp CSV là chính xác hay không. Sau khi hoàn tất xác minh, thông báo “ Tệp có vẻ ổn ”Sẽ xuất hiện sau đó nhấp vào“ Tiếp theo ”.
- Bây giờ, đối với những người dùng này, hãy tùy chỉnh các tùy chọn theo yêu cầu của bạn. Sẽ tốt hơn nếu chỉ định giấy phép sản phẩm cho những người dùng này ở giai đoạn này. Bạn có thể chọn không chuyển nhượng giấy phép cho người dùng bằng cách chọn nút “ Tạo người dùng không có giấy phép sản phẩm ”. Nếu bạn đã chọn tùy chọn này, thì bạn sẽ phải chỉ định giấy phép sau đó theo cách thủ công . Sau khi hoàn tất việc tùy chỉnh, hãy nhấp vào “ Tiếp theo ”Để tạo những người dùng này.
Bước-4:Tạo Điểm cuối di chuyển bằng Gmail IMAP
Office 365 thiết lập một kênh giao tiếp đơn giản với Gmail để hoàn tất quá trình di chuyển, được gọi là điểm cuối di chuyển. Sau khi tạo người dùng trong office 365, chúng tôi sẽ tạo “Điểm cuối di chuyển” trong 365 để kết nối điểm với Gmail và sau đó di chuyển email từ Gmail sang 365.
- Trong “ Trung tâm quản trị ”, Nhấp vào“ Trung tâm quản trị ”Ở cuối ngăn bên trái.
- Sau đó, Nhấp vào “Exchange” sẽ mở Trung tâm quản trị Exchange .
- Bây giờ trong bảng điều khiển bên trái của cửa sổ, hãy nhấp vào “ người nhận ”
- Bây giờ hãy nhấp vào nút “ di chuyển ”Nằm trên thanh trên cùng ( cuối cùng tùy chọn).
- Bây giờ hãy nhấp vào Thêm (ba dấu chấm…), sau đó nhấp vào “ Điểm cuối di chuyển ”.
- Bây giờ trong cửa sổ điểm cuối di chuyển, hãy nhấp vào dấu “ + Biểu tượng ”để tạo điểm cuối di chuyển mới
- Bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn về
- Trao đổi từ xa
- Outlook mọi nơi
- IMAP (chọn cái này)
Chọn “ IMAP ”
- Bây giờ, hãy nhập các giá trị sau cho Gmail.
- Máy chủ IMAP:
imap.gmail.com
- Xác thực:
Basic
- Mã hóa:
SSL
- Cổng:
993
Sau đó nhấp vào Tiếp theo .
- Giờ đây, dịch vụ di chuyển sẽ sử dụng các cài đặt này để thiết lập kết nối với Gmail. Nếu kết nối hoạt động hoàn hảo, ‘ Nhập trang thông tin chung 'Sẽ mở.
- Trong “Nhập Trang Thông tin Chung”, hãy nhập tên cho “ Điểm cuối di chuyển này ”Ví dụ:RN-test -igration và không cần nhập bất kỳ giá trị nào vào các trường:
- Số lần di chuyển đồng thời tối đa
- Đồng bộ hóa gia tăng đồng thời tối đa.
Để trống hai trường này.
Bước-5:Tạo danh sách người dùng để di chuyển hàng loạt
Trước khi bắt đầu quá trình di chuyển, trước tiên bạn phải liệt kê mọi hộp thư Gmail phải được di chuyển trong tệp CSV (MS Excel). Bản thân danh sách có thể được di chuyển theo lô hoặc tất cả cùng một lúc, nhưng chỉ 50.000 hộp thư có thể được nhập trong một lô duy nhất. Hơn nữa, kích thước tệp CSV phải nhỏ hơn hoặc bằng 10 MB và dữ liệu của mỗi người dùng phải có hàng .
Trong khi tạo tệp di chuyển, bạn phải biết mật khẩu cho mọi ID Gmail sẽ được di chuyển. Thực tế là không thể biết mọi mật khẩu, sau đó đặt lại mật khẩu của người dùng trong Gmail và gán mật khẩu tạm thời trong quá trình di chuyển cho mọi hộp thư Gmail. Điều này chỉ có thể được thực hiện bởi quản trị viên G Suite .
Xin lưu ý rằng CSV (tệp MS Excel) này sẽ khác với tệp chúng tôi đã sử dụng để tạo người dùng mới trong Trung tâm quản trị của Office 365. Tệp CSV này sẽ chỉ được sử dụng để di chuyển hộp thư từ Gmail sang Office 365 cho những người dùng mà chúng tôi có đã được thêm vào Office 365. Dòng đầu tiên của tệp CSV này sẽ là hàng tiêu đề với ba tiêu đề cột sau:
- Địa chỉ Email :ID Email của Office 365
- Tên người dùng :ID Gmail
- Mật khẩu :Mật khẩu của ID Gmail
Và từ hàng thứ 2, hãy nhập danh sách các hộp thư cần được di chuyển. Trường mật khẩu sẽ chứa mật khẩu Gmail cho hộp thư tương ứng mà chúng tôi đang di chuyển.
- Bây giờ đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên G Suite và chọn ‘ Người dùng '.
- Khi mở bảng điều khiển G Suite, hãy đăng nhập vào Trung tâm quản trị Office 365 .
- Chọn ‘ Người dùng 'Và sau đó là “ Người dùng đang hoạt động ”.
- Giữ Trung tâm Quản trị Office 365 mở và sau đó khởi chạy Excel .
- Trong Excel, hãy gắn nhãn
- A1 là “ Địa chỉ email ”ID hộp thư Office 365
- B1 là “ Tên người dùng ”ID hộp thư Gmail,
- C1 là “ Mật khẩu ”Mật khẩu ứng dụng hộp thư Gmail / mật khẩu tạm thời đặt lại.
- Bây giờ, trong các hàng tiếp theo, enter một hộp thư mỗi hàng ở định dạng như đã thảo luận trong bước trên bằng cách sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên G-Suite và Trung tâm quản trị Office 365. Cả hai địa chỉ email, tức là Office 365 và Gmail đều có thể giống nhau, nhưng môi trường (Từ G Suite đến Office 365) sẽ khác nhau.
- Khi tất cả các ID email được nhập, hãy lưu tệp ở định dạng CSV . Tệp này sẽ được sử dụng trong bước tiếp theo.
Bước-6:Tạo hàng loạt di chuyển để di chuyển hộp thư
Đã đến lúc di chuyển một loạt hộp thư Gmail sang Office 365. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, trước tiên hãy di chuyển một số lượng nhỏ hộp thư dưới dạng lô thử nghiệm. Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn sẽ biết được quá trình di chuyển sẽ mất bao nhiêu thời gian. Sau đó, bạn có thể bắt đầu quá trình di chuyển tất cả cùng một lúc hoặc trong nhiều đợt di chuyển cùng một lúc (được khuyến nghị). Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình di chuyển là kích thước lô, băng thông internet, tốc độ, số lượng kết nối đồng thời được phép tới Gmail.
- Trong “Trung tâm quản trị Exchange”, nhấp vào Người nhận
- Sau đó, nhấp vào tùy chọn cuối cùng của hàng trên cùng “ Di chuyển “, Nhấp vào“ + ”Và sau đó nhấp vào“ Di chuyển sang Exchange Online ”.
- Bây giờ, hãy tạo một “ Lô di chuyển mới ”. 4 tùy chọn sau sẽ được hiển thị.
- Di chuyển di chuyển từ xa
- Di chuyển theo giai đoạn
- Di chuyển cắt ngắn
- Di chuyển IMAP (Chọn Cái này)
Bây giờ hãy chọn “ Di chuyển IMAP ”.
- Bây giờ trong cửa sổ “Chọn người dùng”, hãy nhấp vào “ duyệt qua ”Và chọn tệp CVS được tạo ở bước cuối cùng (có tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản Gmail sẽ được di chuyển). Sau đó nhấp vào “ Tiếp theo ”.
- Sau khi xác thực , Office 365 hiển thị các hộp thư Gmail. Đảm bảo rằng số lượng người dùng Office 365 đang hiển thị là số chính xác mà bạn muốn di chuyển. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo .
- Các giá trị cấu hình di chuyển IMAP mà chúng tôi đã nhập sẽ được hiển thị. Các giá trị sau sẽ được hiển thị:
- Máy chủ IMAP:
imap.gmail.com
- Xác thực:
Basic
- Mã hóa:
SSL
- Cổng:
993
- Nhấp vào “ Tiếp theo ”Và nhập Tên lô di chuyển (không có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt) rồi nhấp vào “ Mới ”, Sẽ tạo ra lô di chuyển. Ngoài ra, hãy cung cấp tên của các thư mục để loại trừ (tức là Email rác, Đã xóa, v.v.). Nhấp vào Thêm (+) biểu tượng để thêm chúng vào danh sách bị loại trừ.
- Sau đó, bắt đầu di chuyển email tự động .
- Trạng thái của lô di chuyển này ban đầu sẽ được hiển thị là “ Đã xếp hàng ”, Sau này sẽ thay đổi thành“ Đồng bộ hóa ”. Và khi quá trình di chuyển hoàn tất, nó sẽ chuyển thành “ Đã đồng bộ hóa ”. Trong quá trình di chuyển, bạn có thể nhấp vào “ Xem chi tiết ”Để kiểm tra xem có bao nhiêu email đã được di chuyển cho mỗi hộp thư.
- Nếu xảy ra lỗi, thông tin cụ thể sẽ nằm trong các báo cáo trạng thái Hộp thư được liên kết
- Nếu mọi thứ hoạt động tốt, thì người dùng có thể đăng nhập với tên người dùng và mật khẩu tạm thời của họ. Họ nên tạo mật khẩu mới và đặt múi giờ chính xác. Cuối cùng, họ sẽ gửi một email thử nghiệm để đảm bảo rằng hộp thư của họ chứa đúng email và thư mục.
- Nhớ thấp hơn thời gian tồn tại cài đặt trong máy chủ DNS để đảm bảo rằng không có sự chậm trễ gửi thư . Bạn có thể thực hiện việc này trong bản ghi trình trao đổi thư / bản ghi MX của hệ thống email trong DNS công khai của công ty. Nó phải được đặt ở 3,600 giây hoặc thấp hơn. Quá trình này sẽ được đặt lại ở thời điểm cao hơn khi quá trình đồng bộ hóa hoàn tất.
Bước-7:Cập nhật DNS &bổ nhiệm bản ghi MX cho Office 365
Hệ thống email triển khai một bản ghi DNS (bản ghi MX) để tìm ra địa chỉ chính xác cho việc gửi email. Tuy nhiên, bản ghi MX đang trỏ đến Gmail. Bây giờ là điểm để thay đổi bản ghi MX để tham chiếu đến Office 365. Sau khi bạn thay đổi bản ghi MX, email được gửi đến Tài khoản Gmail của bạn sẽ được gửi đến hộp thư Office 365.
Bản ghi DNS cần xác minh rằng miền của bạn đã được thay đổi từ Google sang Office 365. Có nhiều hướng dẫn để thay đổi bản ghi MX cho các hệ thống DNS khác nhau. Trước khi dừng đồng bộ hóa với Gmail, bạn cần đợi tối thiểu 72 giờ vì các hệ thống email khác cần nhiều như vậy để nhận ra sự thay đổi của bản ghi MX. Sau 72 giờ, bạn có thể ngừng đồng bộ hóa với Gmail.
- Trong “ Trung tâm quản trị ”, Nhấp vào“ Cài đặt ”.
- Sau đó, nhấp vào “ Miền ”.
- Bây giờ hãy nhấp vào tên miền của bạn. Điều này sẽ cho biết “ Đang thiết lập ”. Bạn cũng có thể thấy một dòng khác ở đây, có nội dung “ Thiết lập đã hoàn tất ”. Ví dụ:nếu tên miền của bạn là example.com
- example.com ( Mặc định ) - Đang thiết lập
- onmicrosoft.com - Đã hoàn tất thiết lập
Bây giờ, hãy nhấp vào mặc định example.com
- Bạn sẽ thấy “ Thiết lập các dịch vụ trực tuyến của bạn ”Với hai tùy chọn sau:
- Thêm hồ sơ cho tôi :Tùy chọn này sẽ được sử dụng để kết nối với miền DNS (Ví dụ:GoDaddy) & tự động cập nhật các bản ghi MX.
- Tôi sẽ quản lý các bản ghi DNS của mình :Tùy chọn này sẽ cung cấp cho bạn danh sách các mục nhập DNS (giá trị bản ghi MX) mà bạn sẽ cần thêm theo cách thủ công trong tài khoản công ty đăng ký tên miền của bạn.
- Chọn tùy chọn thứ hai, để xem các bản ghi MX mà bạn sẽ được yêu cầu thêm vào DNS của mình. Sau đây là ví dụ về các bản ghi:MX, TXT và CNAME. Hãy nhớ điều đó cho miền của bạn , bản ghi MX các giá trị sẽ khác nhau .
- Sau khi cập nhật DNS của mình với các giá trị trên, bạn sẽ bắt đầu nhận được email mới tới Office 365 của chúng tôi.
- Trước khi xóa lô di chuyển và ngừng đồng bộ hóa, hãy đảm bảo rằng tất cả các email đang được chuyển đến Office 365. Để xóa đợt di chuyển, hãy đi tới trung tâm quản trị Exchange và chọn ‘ Người nhận 'Và sau đó nhấp vào ‘ Di chuyển .
- Chọn lô và chọn ‘ Xóa '. Bạn cần kiểm tra xem lô di chuyển không được hiển thị trên trang tổng quan về di chuyển, điều đó có nghĩa là quá trình di chuyển đã hoạt động.
Bước-8:Nhập Danh bạ và Lịch
Sau khi quá trình di chuyển hoàn tất, bạn có thể nhập một cách độc lập Danh bạ và Lịch Google của bạn vào Office 365. Nếu bạn đã cài đặt phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, thì bạn có thể tạo CSV tệp danh bạ Gmail và sau đó nhập tệp đó vào Outlook bằng trình hướng dẫn nhập / xuất. Ngoài ra, Outlook cung cấp một trình hướng dẫn để nhập lịch của Google .
Hy vọng rằng bạn đã chuyển từ Gmail sang Office 365 thành công.