Microsoft Office và Exchange luôn là xương sống cho nhiều doanh nghiệp. Với Office 365, Microsoft đưa hệ thống desktop/server lên đám mây, cho phép chuyên gia truy cập email, tài liệu quan trọng, danh bạ, lịch từ gần như mọi nơi và thiết bị.
Office 365 không chỉ là Office thông thường trên web. Nó còn bao gồm Outlook, Sharepoint và Lync để truy cập email và cộng tác. Một số người nghĩ Microsoft muộn màng và Google Apps đã chiếm lĩnh. Sai lầm. Sau khi test Office 365, tôi thấy nó vượt trội hơn (ve tính năng và chức năng) và tích hợp tốt hơn với hệ thống desktop/Exchange. Tuy nhiên nó đắt hơn Google Apps, bắt đầu từ 6 USD/người dùng.
Office 365 có vài thành phần: Office web app, Outlook web app, Lync và Team site.
Office Web App
Microsoft đã phát hành Office web app cho người dùng cuối. Đăng nhập Windows Live, bạn có thể xem, chỉnh sửa, tạo tài liệu với Office web app. Trong Office 365, Office Web App cũng có. Ứng dụng hỗ trợ: MS Word, Excel, PowerPoint, OneNote.
Outlook Web App
Outlook web app khá tiện và hoạt động giống phiên bản desktop. Tài khoản email mặc định là office365 (companyname.onmicrosoft.com), nhưng dễ dàng thiết lập đồng bộ với Outlook desktop. Tính năng lịch, danh bạ, task vẫn nguyên vẹn.
Trong phần danh bạ Outlook, bạn cũng có thể chọn liên hệ và ngay lập tức bắt đầu chat. Điều này đưa chúng ta đến tính năng khác của Office 365 - Lync.
Lync (IM)
Microsoft Lync, trước đây gọi là Communications Server, là nền tảng nhắn tin tức thì cho phép gửi tin nhắn, âm thanh, video và VoIP. Bạn có thể cài client desktop (chỉ hỗ trợ Windows) hoặc nhận tin qua giao diện web. Với client desktop, bạn cũng có thể chia sẻ màn hình với người khác trong cuộc họp trực tuyến.
Team Site
Team site là nơi tạo website cho doanh nghiệp và quản lý tài liệu tập trung. Khi tạo tài liệu trong Office web app, tài liệu sẽ lưu ở Team site.
Ưu Điểm Của Office 365
Bộ Office tích hợp tốt, tất cả trên web. Nếu công ty đã dùng Microsoft Exchange, sẽ dễ dàng tương tác và cộng tác hơn.
Cam kết uptime 99.9%. Gần như tiêu chuẩn ngành. Nghĩa là miễn là bạn kết nối web, bạn truy cập được tài liệu và email.
Nhược Điểm Của Office 365
Quá phức tạp - Tất cả trong một giải pháp. Bạn hoặc có tất cả tính năng hoặc không có. Google Apps gắn các module lại nhưng cho phép truy cập từng module riêng lẻ.
Tích hợp quá sâu - Chỉ khai thác hết tiềm năng Office 365 nếu bạn dùng Windows OS và mang Windows Phone 7, hay nói đúng hơn, đắm mình trong môi trường Windows hoàn toàn.
Tóm lại, đối với công ty muốn chuyển lên đám mây và làm việc hiệu quả hơn, Office 365 chắc chắn là lựa chọn tuyệt vời. Dù có ưu nhược điểm, không thể chối cãi chất lượng sản phẩm.