Microsoft Office Online có thể đóng vai trò là lựa chọn thay thế MS Office miễn phí, cho phép chỉnh sửa và chia sẻ tệp tạo bằng trình soạn thảo văn bản, bảng tính, trình bày, cũng như truy cập Outlook và OneNote.
Mọi việc qua phiên bản online của Office đều được thực hiện qua trình duyệt web và lưu trực tuyến, nên bạn có thể truy cập tệp từ bất cứ đâu.
Thông tin nhanh
Điểm mạnh
- Không cần tải phần mềm.
- Mở mọi loại tệp mà ứng dụng máy tính để bàn MS Office hỗ trợ.
- Chia sẻ và cộng tác.
- Mẫu miễn phí.
- Tự động lưu công việc.
- Giao diện quen thuộc giống phiên bản máy tính để bàn.
- Kiểm tra chính tả tự động trong Word, OneNote, Lịch và Outlook.
Điểm yếu
- Tệp phải tồn tại trên OneDrive trước khi sử dụng.
- Không kiểm tra lỗi chính tả trong Excel hoặc PowerPoint.
- 2 GB là kích thước tệp lớn nhất hỗ trợ.
- Không luôn lưu lại được định dạng gốc.
Sử dụng Office Online
Khi truy cập Office.com và đăng nhập tài khoản Microsoft, có menu cung cấp quyền truy cập tất cả ứng dụng được cung cấp. Đây là cách bạn truy cập Excel Online, Word, Outlook, v.v.
Khi chọn một ứng dụng, bạn sẽ được đưa đến ngay lập tức, nơi có thể tạo và chỉnh sửa tệp đã có trong tài khoản, và tải tệp mới lên. Ví dụ: Excel Online có nút Tải lên và mở để chọn tệp XLS, XLSX, XLB, CSV hoặc định dạng hỗ trợ khác từ máy tính.
Office Online cũng làm cho việc chia sẻ tệp và làm việc cùng người khác trên tài liệu theo thời gian thực trở nên rất dễ dàng. Các liên kết có thể chia sẻ cho bất kỳ ai có tài khoản Microsoft mở, để cộng tác trên tệp.
Định dạng tệp Microsoft Office Online
Microsoft Office Online hỗ trợ đầy đủ các loại tệp sau, nghĩa là bạn có thể mở và lưu lại vào các định dạng này:
DOCM, DOCX, PPTM, PPTX, XLSM, XLSXCác tệp khác cũng được hỗ trợ, như CSV, nhưng sau khi chỉnh sửa, nếu muốn lưu lại về máy tính, bạn phải chọn XLSX hoặc XLSM.
Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng công cụ xuất cho phép lưu các định dạng như ODT và PDF dưới dạng tài liệu tải xuống. Ngay cả vậy, Office mặc định lưu vào OneDrive và liên kết với phiên bản máy tính để bàn của Office sao cho danh sách tệp gần đây được đồng bộ giữa hai nơi.
Microsoft Office Online so với Microsoft Office
Phiên bản máy tính để bàn tương tự phiên bản online. Mặc dù một số tính năng có thể không có trong công cụ online, nhưng giao diện và cảm giác tổng thể gần như giống hệt. Cả hai đều chứa Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote.
Hạn chế lớn liên quan đến độ đầy đủ của tập tính năng. Ứng dụng máy tính để bàn, nhờ nằm trên ổ cứng với quyền truy cập hệ điều hành, chứa công cụ phong phú hơn cho việc chèn đối tượng phức tạp. Mặc dù Office Online chắc chắn là bộ hiệu suất trực tuyến đầy đủ tính năng, nhưng không có nền tảng chỉ-online nào thường cung cấp cùng khả năng như chương trình cài đặt cục bộ.
Hiện tại chưa có phiên bản online của Access hoặc Publisher.
Nhận xét về Microsoft Office Online
Nếu bạn quen với Office trên máy tính để bàn, sử dụng phiên bản online rất dễ dàng, vì menu và chức năng tương tự, nếu không phải chính xác như nhau.
Các định dạng tệp phổ biến được cho phép và mọi định dạng mà Office hỗ trợ đều được hỗ trợ trong phiên bản online. Tuy nhiên, có sự khác biệt lớn trong cách Office Online sử dụng các tệp này so với phiên bản máy tính để bàn.
Giả sử bạn đang làm việc với người khác trên tệp DOC được tạo trong chương trình như SSuite Office. Nếu tải tệp DOC này vào Office Online và cố gắng chỉnh sửa, tệp sẽ tự động chuyển đổi sang DOCX. Điều này có nghĩa khi bạn lưu và trả lại cho người dùng SSuite, họ không thể chỉnh sửa vì bộ Office đó không cho phép mở tệp DOCX.