Mặc dù dịch vụ email phổ biến với truy cập đa nền tảng, email trở nên rườm rà khi một nhóm người cộng tác dự án, chia sẻ tệp, thảo luận, và quản lý nhiệm vụ. Ngay cả hệ thống thư mục và nhãn trong Gmail có thể không phải giải pháp tốt. Là phương án thay thế cho email, Oogwave và Twoodo cung cấp giải pháp mạng đơn giản và luồng thảo luận cho hợp tác nhóm và quản lý dự án. Các công cụ này cũng rất hữu ích cho họp trực tuyến.
Cách Oogwave Hoạt Động
Oogwave cung cấp ba gói trực tuyến: cơ bản miễn phí cho tối đa 20 thành viên, doanh nghiệp $49/tháng, và doanh nghiệp lớn 100+ thành viên, $3/người. Tài khoản Oogwave bao gồm một Bảng điều khiển (Dashboard) duy nhất nơi nhân viên hoặc thành viên nhóm giao tiếp và cộng tác qua các không gian làm việc Mạng nội bộ (Internal Network workspaces). Mạng bên ngoài cũng có thể thiết lập để cộng tác với thành viên không phải nhân viên.
Các không gian làm việc mạng trực tuyến này hữu ích cho các nhóm và phòng ban mà nhân viên làm việc tại hoặc ngoài địa điểm vật lý. Không gian làm việc có thể cung cấp cho toàn bộ nhân viên hoặc giới hạn cho thành viên chọn lọc.
Trạm làm việc bao gồm bốn khu vực: hoạt động, tệp và tài liệu tải lên, luồng thảo luận, và kế hoạch nhiệm vụ. Cách thiết lập này làm cho Oogwave tốt hơn email vì giảm thiểu việc liên tục tạo và trao đổi email cho dự án và thảo luận dài hạn. Mạng riêng có thể thiết lập cho thông báo nhân viên, chia sẻ tệp, kế hoạch dự án, phản hồi và đánh giá nhóm, và các thảo luận theo chủ đề.
Chủ sở hữu nhóm của một trạm làm việc có thể giới hạn nội dung không gian cho chia sẻ tệp nhóm, thảo luận hoặc lập kế hoạch nhiệm vụ. Nhân viên có thể nhanh chóng soạn thảo và chia sẻ tin nhắn cho toàn bộ nhân viên, riêng tư với đồng nghiệp chọn lọc, hoặc đến nhóm/trạm làm việc chọn lọc.
Mặc dù Oogwave không có ứng dụng di động riêng, dịch vụ có thể truy cập trên iOS, Android, và BlackBerry qua trình duyệt web.
Oogwave có thể không luôn dễ truy cập như email, nhưng đó có thể là điều tốt, vì nó cho phép nhân viên lấy thông tin quan trọng ngoài hộp thư chồng chất và hợp lý hóa trong các không gian làm việc dễ quản lý.
Twoodo Beta hoạt động tương tự Oogwave ở chỗ nó cho phép người dùng thiết lập mạng riêng và thêm nhân viên hoặc cộng tác viên khác vào đó. Twoodo nhắc nhớ tôi về Google+ và Facebook, nhưng không có những sự phân tâm từ liên kết đăng bài và nội dung khác.
Twoodo giống hơn một bảng tin nhắn thẳng thắn thay thế email nội bộ. Tương tự Wunderlist, ứng dụng danh sách việc cần làm iPhone, Twoodo hữu ích cho chia sẻ ghi chú, danh sách việc, nhiệm vụ chung, hoặc trò chuyện liên tục về các chủ đề. Hầu hết được thực hiện trong "hộp lệnh" (command box), nơi người dùng dùng thẻ giống Twitter để tạo và quản lý nhiệm vụ, tin nhắn, sự kiện lịch và ghi chú từ một nơi. Cơ bản, trong một câu đơn, bạn có thể gửi tin nhắn, cập nhật danh sách việc, đặt mức độ quan trọng và gắn thẻ cho tin nhắn. Nó giảm thiểu việc mở cửa sổ hoặc điền biểu mẫu.
Ngoài hội thoại cơ bản, người dùng có thể tải lên tệp liên kết, và chỉ định tin nhắn là mục việc cần làm, một câu hỏi, hoặc chủ đề bỏ phiếu. Những tin nhắn "có thể hành động" này được lọc và nhóm dưới Hộp thư đến cho mỗi người dùng.
Mạng Twoodo cũng có thể bao gồm một nhóm người dùng. Nhóm được tạo bằng cách gõ tên nhóm và thêm ID người dùng của những người bạn muốn mời (ví dụ: +websiteteam @bakari @tim, @tim). Bạn cũng có thể gửi tin nhắn cho người khác, nhưng họ phải tham gia Twoodo và tạo ID người dùng, như trên Twitter, Facebook, hoặc Google+.
Twoodo dùng hệ thống thẻ để sắp xếp trao đổi luồng. Cách này có nghĩa là khi người dùng nhấp vào thẻ, nó sẽ trình bày tất cả tin nhắn với cùng thẻ đó, như thể chúng được đặt vào một thư mục thực tế.
Tin nhắn và hoạt động khác đăng lên Twoodo có thể được hỗ trợ bởi ngày cập nhật gần đây, ưu tiên, hoặc ngày tạo. Twoodo cũng cung cấp truy cập di động qua ứng dụng iPhone miễn phí [Không còn có sẵn], phản chiếu chức năng của ứng dụng web trực tuyến.
Nếu bạn khá thích hệ thống hashtag, Twoodo có thể là cách tiếp cận thay thế thú vị cho email. Tuy nhiên, Twoodo có thể không hữu ích bằng Oogwave cho loại quản lý dự án và hợp tác nhóm.
Các Phương Án Thay Thế Cho Email?
Hầu hết mọi người vẫn dùng hệ thống email để cộng tác dự án và giữ liên lạc, nhưng các công cụ trực tuyến như Twoodo và Oogwave khiến bạn đặt câu hỏi: email có quá tốn thời gian hoặc thực sự là phương pháp hiệu quả nhất cho mạng lưới trực tuyến không?
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về các công cụ cộng tác này. Có tính năng nào bạn muốn thấy được thêm vào? Có giới hạn nào ngăn cản bạn và nhóm dùng chúng? Bạn khuyến nghị dịch vụ thay thế nào?