Mặc dù các dịch vụ email phổ biến với khả năng truy cập nhiều nền tảng, nhưng email có thể trở nên cồng kềnh khi một nhóm người đang cộng tác trong các dự án, chia sẻ tệp, tổ chức các cuộc thảo luận và quản lý công việc. Ngay cả hệ thống thư mục và nhãn trong Gmail cũng có thể không phải là một giải pháp tốt. Để thay thế cho việc gửi email, Oogwave và Twoodo cung cấp giải pháp mạng và chuỗi thảo luận đơn giản để cộng tác nhóm và quản lý dự án. Những loại công cụ này cũng rất hữu ích cho các cuộc họp trực tuyến.
Cách hoạt động của Oogwave
Oogwave cung cấp ba gói trực tuyến:cơ bản miễn phí cho tối đa 20 thành viên, doanh nghiệp với $ 49 mỗi tháng và doanh nghiệp với hơn 100 thành viên, với $ 3 / người dùng. Tài khoản Oogwave bao gồm một Trang tổng quan nơi nhân viên hoặc thành viên nhóm có thể giao tiếp và cộng tác thông qua những gì được gọi là không gian làm việc Mạng nội bộ. Các mạng bên ngoài cũng có thể được thiết lập để cộng tác với các thành viên không phải là nhân viên.
Các không gian làm việc mạng trực tuyến này rất hữu ích cho các nhóm và phòng ban trong đó các nhân viên làm việc trong hoặc ngoài một địa điểm thực tế. Không gian làm việc có thể được cung cấp cho toàn bộ nhân viên hoặc giới hạn cho các thành viên được chọn.
Máy trạm bao gồm bốn khu vực:hoạt động, tệp và tài liệu được tải lên, chuỗi thảo luận và kế hoạch nhiệm vụ. Kiểu thiết lập này làm cho việc sử dụng Oogwave tốt hơn so với sử dụng email vì nó giảm nhu cầu liên tục tạo và trao đổi email về các dự án và cuộc thảo luận tầm xa. Các mạng riêng lẻ có thể được thiết lập để thông báo cho nhân viên, chia sẻ tệp, kế hoạch dự án, phản hồi và đánh giá nhóm cũng như các cuộc thảo luận chuyên đề khác nhau.
Chủ sở hữu nhóm của một máy trạm có thể giới hạn nội dung của không gian để chia sẻ tệp nhóm, thảo luận hoặc lập kế hoạch nhiệm vụ. Nhân viên có thể nhanh chóng soạn và chia sẻ tin nhắn cho toàn bộ nhân viên, một cách riêng tư với các đồng nghiệp được chọn hoặc với một nhóm / máy trạm đã chọn.
Mặc dù Oogwave không có ứng dụng di động chuyên dụng, nhưng bạn có thể truy cập dịch vụ này trên các thiết bị iOS, Android và BlackBerry thông qua trình duyệt web của chúng.
Oogwave có thể không phải lúc nào cũng có thể truy cập được dưới dạng email, nhưng đó có thể là một điều tốt, vì nó cho phép nhân viên lấy thông tin quan trọng bên ngoài hộp thư đến đông đúc và được sắp xếp hợp lý trong không gian làm việc có thể quản lý được.
Twoodo Beta hoạt động tương tự như Oogwave ở chỗ nó cho phép người dùng thiết lập một mạng cá nhân và thêm nhân viên hoặc cộng tác viên khác vào mạng đó. Twoodo khiến tôi nhớ đến Google+ và Facebook, nhưng không bị phân tâm bởi các liên kết đã đăng và nội dung khác.
Twoodo giống như một bảng tin đơn giản thay thế các email nội bộ. Tương tự như Wunderlist, một ứng dụng danh sách Việc cần làm trên iPhone, Twoodo có thể hữu ích để chia sẻ ghi chú, danh sách việc cần làm, nhiệm vụ được chia sẻ hoặc các cuộc trò chuyện đang diễn ra về các chủ đề khác nhau. Nó chủ yếu được thực hiện trong cái được gọi là "hộp lệnh", trong đó người dùng có thể sử dụng các thẻ giống Twitter để tạo và quản lý các tác vụ, tin nhắn, sự kiện lịch và ghi chú từ một nơi. Về cơ bản, chỉ trong một câu, bạn có thể gửi tin nhắn, cập nhật danh sách công việc, đặt mức độ quan trọng và gắn thẻ tin nhắn của mình. Nó làm giảm nhu cầu mở cửa sổ hoặc điền vào biểu mẫu.
Ngoài các cuộc trò chuyện cơ bản, người dùng có thể tải lên các tệp được liên kết và chỉ định tin nhắn làm mục việc cần làm, câu hỏi hoặc chủ đề sẽ được bình chọn. Các thư "có thể hành động" này được lọc và nhóm lại bên dưới Hộp thư đến cho mỗi người dùng.
Mạng Twoodo cũng có thể bao gồm một nhóm người dùng. Nhóm được tạo bằng cách nhập tên nhóm và thêm ID người dùng của những người bạn muốn mời vào nhóm (ví dụ:+ websiteteam @bakari @tim, @tim). Bạn cũng có thể gửi tin nhắn cho người khác, nhưng họ phải tham gia Twoodo và tạo ID người dùng, giống như việc này được thực hiện trên Twitter, Facebook hoặc Google+.
Twoodo sử dụng hệ thống thẻ để sắp xếp các trao đổi chủ đề. Cách tiếp cận này có nghĩa là khi người dùng nhấp vào một thẻ, nó sẽ hiển thị tất cả các thư có cùng thẻ đó, như thể chúng được đưa vào một thư mục tệp thực sự.
Tin nhắn và hoạt động khác được đăng lên Twoodo có thể được hỗ trợ theo ngày cập nhật, mức độ ưu tiên hoặc ngày tạo gần đây. Twoodo cũng cung cấp quyền truy cập di động thông qua ứng dụng iPhone miễn phí [Không còn khả dụng], phản ánh các chức năng của ứng dụng web trực tuyến.
Nếu bạn khá quan tâm đến việc sử dụng hệ thống hashtag, Twoodo có thể là một cách tiếp cận thay thế gọn gàng cho email. Tuy nhiên, Twoodo có thể không hữu ích cho loại nhu cầu quản lý dự án và cộng tác nhóm mà Oogwave cung cấp.
Lựa chọn thay thế cho Email?
Hầu hết mọi người vẫn sử dụng hệ thống gửi email để cộng tác trong các dự án và giữ liên lạc, nhưng các công cụ trực tuyến như Twoodo và Oogwave khiến bạn đặt câu hỏi liệu email có quá tốn thời gian hay thực sự là phương pháp hiệu quả nhất cho mạng trực tuyến.
Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về những công cụ cộng tác này. Có tính năng nào bạn muốn thấy được thêm vào chúng không? Có những giới hạn nào ngăn bạn và nhóm của bạn sử dụng chúng không? Bạn đề xuất dịch vụ thay thế nào?