Bạn có gặp khó khăn trong việc cập nhật cho toàn bộ nhóm của mình về các dự án hiện tại vì mọi người dường như ở ngoài văn phòng nhiều hơn ở trong đó không? Bạn hoàn toàn có thể thay đổi điện thoại Android của mình thành một trung tâm cộng tác vừa với túi của mình.
Nếu bạn cần nhóm của mình làm việc cùng nhau mà không phải ở cùng nhau, bạn cần các ứng dụng cộng tác mạnh mẽ. Chúng nên bao gồm những phần chia sẻ tài liệu, ghi chú và bề mặt bản vẽ. Các hoạt động thiết yếu khác như trò chuyện và quản lý dự án sẽ tạo nên một bộ cộng tác dịch vụ đầy đủ.
Bạn có thể tạo cấu hình ứng dụng tùy chỉnh dựa trên nhu cầu và ngân sách của mình. Nhiều ứng dụng cộng tác trên Android này miễn phí hoặc có sẵn với chi phí thấp.
Chia sẻ tài liệu
Điều đầu tiên bạn nên chọn cho sự cộng tác của mình là một ứng dụng chia sẻ tài liệu. Những cái tốt nhất là những cái cho phép bạn làm việc trên một tài liệu đồng thời với một người khác. Tất nhiên, các ứng dụng chia sẻ tài liệu được sử dụng rộng rãi nhất là Microsoft Office và GSuite.
Microsoft hiện đang tập trung nhiều nguồn lực hơn vào việc làm cho phần mềm của họ tương thích với các thiết bị Android. Ứng dụng Android mới của họ hoạt động tốt hơn nhiều so với các phiên bản cũ hơn mà bạn có thể đã thử trước đây.
Một lựa chọn khác, bên cạnh hai đối thủ chính trên thị trường năng suất, là ONLYOFFICE. Chương trình này hoạt động rất giống những chương trình khác và tích hợp với cả hai. Một tính năng độc đáo là bạn có thể lựa chọn giữa Chế độ nhanh và Chế độ chậm. Ở chế độ nhanh, mọi người có thể làm việc cùng một lúc, điều này tốt, nhưng có thể gây nhầm lẫn. Nếu cảm thấy khó khăn này, bạn có thể sử dụng Chế độ chậm trong đó ONLYOFFICE đợi cho đến khi các thay đổi được lưu trước khi tiết lộ chúng cho mọi người khác.
Cả Microsoft Office và G Suite đều có các ứng dụng khác trong hệ thống của họ để hoàn thành một số nhiệm vụ khác mà chúng tôi sẽ sớm thảo luận, vì vậy nếu muốn, về mặt lý thuyết, bạn có thể sử dụng một hệ thống cho mọi thứ. Nhưng có những tùy chọn khác có sẵn.
Chia sẻ Ghi chú
Khi các thành viên trong nhóm nổi bật và muốn ghi lại nó mà không cần mở tài liệu mới hoặc tìm một bài báo để mang lại lợi ích cho nhóm, bạn muốn có sẵn một ứng dụng chia sẻ ghi chú. Phổ biến nhất là Evernote, và vì một lý do chính đáng. Nó cực kỳ linh hoạt và có các tính năng mạnh mẽ ngay cả với phiên bản miễn phí. Danh sách các tính năng trên ứng dụng này rất phong phú, vì vậy nếu bạn cần thêm thông tin, hãy kiểm tra trang web của ứng dụng.
Google Keep là câu trả lời của Google cho Evernote. Nó cũng miễn phí nhưng thiếu nhiều tính năng của Evernote. Bạn không thể cộng tác chỉnh sửa hoặc tải các tài liệu bên ngoài lên ứng dụng.
Quản lý dự án
Ứng dụng quản lý dự án giúp nhóm của bạn luôn cập nhật tất cả các bộ phận chuyển động trong các dự án hiện tại của bạn. Trello và Asana rất giống nhau và sự lựa chọn của bạn sẽ tùy thuộc vào số lượng dự án khác nhau mà bạn thực hiện cùng một lúc và liệu bạn có lặp lại các quy trình giống nhau cho những tác vụ đó hay không.
Trello là tốt nhất cho các thủ tục lặp lại và Asana tốt hơn cho số lượng lớn các dự án. Cả hai đều có các tùy chọn miễn phí và biểu giá rất giống nhau nếu bạn quyết định nâng cấp.
Trò chuyện
Để trò chuyện với nhóm của bạn, các ứng dụng như Slack và Google Hangouts đều là những lựa chọn tuyệt vời.
Các cuộc hội thoại trong Slack được gọi là kênh. Kênh có thể được thiết lập dựa trên các thành viên trong nhóm, những người làm việc trong cùng một dự án hoặc với cùng một khách hàng hoặc bất kỳ danh mục nào khác mà bạn cần cho nhóm của mình. Các thành viên trong nhóm tránh các chuỗi email dường như vô tận bằng cách chỉ tham gia một kênh khi họ cần.
Google Hangouts gọi chuỗi tin nhắn của họ là Phòng. Chúng chia sẻ nhiều tính năng giống nhau. Tuy nhiên, Hangouts gần đây đã được cập nhật để bao gồm Phản hồi thông minh của Google. Smart Response đề xuất các câu trả lời thích hợp cho các tin nhắn để bạn có thể trả lời bằng một cú nhấp chuột vào câu trả lời bạn chọn.
Bảng trắng ảo
Các ứng dụng kiểu bảng trắng để chia sẻ các hoạt động lập bản đồ tư duy với nhóm của bạn, giúp cho việc động não có thể thực hiện được, ngay cả khi nhóm không ở cùng nhau. Một trong những phổ biến nhất trên thị trường hiện nay là LiveBoard. Một tính năng hữu ích của ứng dụng này là nhận dạng chữ viết tay. Nó biến các đóng góp viết tay của bạn thành văn bản được đánh máy để dễ đọc. LiveBoard cũng cung cấp tính năng nhắn tin tức thì và tùy chọn tải hình ảnh lên bảng của bạn.
Mặc dù có rất nhiều ứng dụng cộng tác Android mà bạn có thể sử dụng, nhưng các công cụ nêu trên là một số công cụ phổ biến mà bạn nên sử dụng, vì chúng thường xuyên được cập nhật các bản sửa lỗi và cập nhật. Nếu công cụ cộng tác yêu thích của bạn không có trong danh sách, hãy cho chúng tôi biết về nó trong phần nhận xét bên dưới.