Bạn có khó khăn cập nhật dự án cho toàn đội vì mọi người thường vắng mặt hơn ở văn phòng? Hoàn toàn có thể biến điện thoại Android thành trung tâm hợp tác gọn gàng trong túi áo.
Nếu cần đội làm việc cùng nhau mà không cần gặp mặt, bạn cần ứng dụng hợp tác mạnh. Chúng phải chia sẻ tài liệu, ghi chú, bảng vẽ. Hoạt động thiết yếu như chat và quản lý dự án sẽ hoàn thiện bộ công cụ hợp tác đầy đủ.
Bạn có thể tạo cấu hình ứng dụng tùy chỉnh theo nhu cầu và ngân sách. Nhiều ứng dụng hợp tác Android này miễn phí hoặc giá thấp.
Chia Sẻ Tài Liệu
Điều đầu tiên cho hợp tác là ứng dụng chia sẻ tài liệu. Tốt nhất là cho phép làm việc cùng lúc trên một tài liệu. Ứng dụng phổ biến nhất đương nhiên là Microsoft Office và G Suite.
Microsoft hiện tập trung nguồn lực làm phần mềm tương thích Android. Ứng dụng Android mới của họ hoạt động tốt hơn phiên bản cũ.
Lựa chọn khác ngoài hai ông lớn là ONLYOFFICE. Chương trình hoạt động giống nhau và tích hợp với cả hai. Tính năng độc đáo: lựa chọn giữa Fast Mode và Slow Mode. Fast mode cho phép mọi người làm việc cùng lúc – tốt nhưng dễ nhầm lẫn. Nếu khó khăn, dùng Slow mode: ONLYOFFICE chờ lưu thay đổi trước khi hiển thị cho người khác.
Cả Microsoft Office và G Suite đều có ứng dụng khác trong hệ sinh thái để làm các việc chúng ta sẽ bàn sau, nên lý thuyết bạn có thể dùng một hệ thống cho mọi thứ. Nhưng vẫn có lựa chọn khác.
Chia Sẻ Ghi Chú
Khi thành viên đội có ý tưởng chớp nhoáng muốn ghi lại mà không mở tài liệu mới hoặc tìm bài viết hữu ích cho đội, bạn cần ứng dụng chia sẻ ghi chú. Phổ biến nhất là Evernote, xứng đáng. Rất linh hoạt, tính năng mạnh ngay cả bản miễn phí. Danh sách tính năng rộng lớn, xem trang web ứng dụng để biết thêm.
Google Keep là đáp án của Google cho Evernote. Cũng miễn phí nhưng thiếu nhiều tính năng của Evernote. Không chỉnh sửa cộng tác hoặc tải tài liệu ngoài vào ứng dụng.
Quản Lý Dự Án
Ứng dụng quản lý dự án giữ đội nắm vững mọi chi tiết dự án. Trello và Asana rất giống, lựa chọn phụ thuộc vào số dự án chạy cùng lúc và bạn có lặp quy trình cho các tác vụ hay không.
Trello tốt cho quy trình lặp lại, Asana tốt cho nhiều dự án lớn. Cả hai đều có bản miễn phí và giá nâng cấp tương tự.
Trò Chuyện
Để chat với đội, Slack và Google Hangouts đều tuyệt vời.
Cuộc trò chuyện trong Slack gọi là channels. Channels có thể thiết lập theo thành viên đội, người làm cùng dự án hoặc khách hàng, hoặc bất kỳ nhóm nào bạn cần. Thành viên tránh chuỗi email vô tận bằng cách chỉ tham gia channel khi cần.
Google Hangouts gọi chuỗi tin nhắn là Rooms. Chia sẻ nhiều tính năng tương tự. Tuy nhiên, Hangouts vừa cập nhật thêm Smart Response của Google. Smart Response gợi ý trả lời phù hợp để bạn trả lời một cú nhấp chuột.
Bảng Trắng Ảo
Ứng dụng kiểu bảng trắng chia sẻ mind-mapping với nhóm giúp brainstorming khi đội không cùng chỗ. Phổ biến nhất hiện nay là LiveBoard. Tính năng hữu ích: nhận dạng viết tay. Chuyển đóng góp viết tay thành văn bản gõ để dễ đọc. LiveBoard cũng cung cấp nhắn tin tức thì và tùy chọn tải hình lên bảng.
Mặc dù có nhiều ứng dụng hợp tác Android, các công cụ trên là phổ biến, thường xuyên cập nhật sửa lỗi và tính năng mới. Nếu công cụ yêu thích của bạn không có trong danh sách, hãy chia sẻ ở bình luận dưới đây.