Xét tuyên bố sau: công việc văn phòng đồng nghĩa với Microsoft Office, không chỉ vì tên. Qua 20 năm qua, đối với hầu hết người lao động ngồi trước màn hình, công cụ nghề, trừ ra lượng lời nói vô nghĩa khác nhau, là bộ chương trình Office, nổi bật nhất Word, Excel, PowerPoint, và Outlook. Cất chúng đi, và thiên hà sụp đổ.
Có đồng ý đây là vì lý do tốt hay không, thực tế vẫn vậy. Tôi quyết định test xem tình huống có thể thay đổi không. Nói cách khác, tôi thử dùng LibreOffice và Google Docs cho công việc nghiêm túc. Mở rộng, có ý nghĩa, nghiêm túc. Không chỉ một hai tài liệu lẻ tẻ, mà dùng và cộng tác với người thật, bạn bè không tồn tại và đồng nghiệp vài tháng. Mặc dù muốn dành bài riêng cho bộ công cụ online của Google, ở đây tôi muốn cho bạn cái nhìn tổng quan về việc ở "trang trại nghỉ" đó. Nếu bạn hiểu quote, bạn hiểu. Vậy có thể bỏ Microsoft Office không? Hay nên bỏ? Bây giờ, bắt đầu.
Baseline (Điểm xuất phát)
Trước hết, cho bạn cái nhìn ngắn gọn về setup "văn phòng" điển hình của tôi. Thông thường, tôi viết tiểu thuyết trong LibreOffice Writer, và nói đến tiểu thuyết là sách và truyện ngắn, không phải nội dung web. Không cần trang trí lớn, chỉ văn bản. Khi cần gửi file cho biên tập viên, agent, chúng được "rửa" qua Microsoft Word 2010 (tốt nhất trong lũ, kể cả version mới hơn).
Công việc phi hư cấu, ví dụ sách kỹ thuật rơi vào 2 nhóm: 1) LaTeX và LyX cho mục tự xuất bản hoàn toàn 2) các cuốn như Problem Solving và System Administration Ethics được làm và hình thành hầu như hoàn toàn trong Microsoft Word, vì cần độ chính xác và tập trung hơn, và cuối cùng, cần dễ dàng truy cập bởi nhà xuất bản. Đây là ràng buộc không chỗ dung nghi. Tôi không thể mất styling khi chuyển đổi format.
Nếu cần đồ họa (kể cả sơ đồ), tôi dùng đủ loại công cụ, kể cả Octave, nhưng cũng PowerPoint, GIMP, và chương trình khác. Phương trình tốt nhất dùng editor tích hợp hoặc LaTeX nêu trên. Đó bao phủ phần viết. Còn cộng tác.
Ở đây, tôi quyết định thử điều táo bạo - một phần của thử nghiệm này. Trên cuốn System Administration Ethics, tôi cộng tác với bạn ở nước khác, nên dùng Internet giao tiếp. Chúng tôi cũng quyết định dùng Google Docs chia sẻ file, comment và edit lẫn nhau. Rồi, tôi mới cấu hình Slimbook Pro2 & Kubuntu, tức Linux, tức không phải Windows. Nghĩa là hệ thống đó không dùng Microsoft software cài local - Microsoft Office Online dựa trên cloud là lựa chọn tuyệt vời, và may mắn nó cũng chạy tốt trên Linux.
Và thế, LibreOffice và Google Docs nhận được sự chú trọng hơn do hạn chế Linux-based, nhưng không chỉ vậy. Cuối cùng, bạn có bối cảnh đầy đủ cho thử nghiệm. Thúc đẩy bởi nhu cầu sử dụng thực tế - và dự án có ý nghĩa, kéo dài nhiều tháng - tôi quyết định xem xét bối cảnh công nghệ, và bạn đang tận hưởng kết quả lao động của tôi. Cũng đáng đọc các báo cáo Slimbook song song.
LibreOffice
Tổng thể, trải nghiệm khá rời rạc. Nhiều thứ không chạy tốt trong LibreOffice, nhưng vấn đề lớn nhất là thiếu nhất quán giữa các chương trình trong bộ. Mặc dù tôi rất thích branch 6.X, mọi thứ chưa hoàn hảo. Bao gồm cả vấn đề chức năng và thẩm mỹ.
Trước hết, trên Slimbook Pro2, màn hình full HD, scaling là vấn đề lúc này (trong KDE). Có một thời, có vấn đề anti-aliasing và ảnh hưởng đến LibreOffice. Tôi cũng nói về làm LibreOffice dễ dùng hơn cũng như cài và cấu hình icon theme mới. Dù có tất cả thay đổi, LibreOffice vẫn còn nhiều rắc rối visual.
Writer khá solid, nhưng Calc cách xa. Ô quá nhỏ, bất kể setting nào chọn. Nút close document nhỏ xíu, một chữ x khó thấy ở góc trên phải dưới window controls. Khó adjust view, và vài thứ vẫn nhỏ bất chấp mọi thứ. Điều này gây sốc, vì có 3-4 nguồn scaling, DPI và font size khác nhau có thể tweak trong hệ thống, mỗi thứ ảnh hưởng một phần giao diện khác, và một số hoàn toàn không ảnh hưởng.
Tôi cũng phải bật notebookbar riêng - và đây không phải setting global mà per-app, thêm cảm giác rời rạc across bộ office. Tốt hơn nhiều nếu có cách nhất quán quản lý mọi thứ.
Thứ hai, vấn đề chức năng khắp nơi. Tôi đã nói notebookbar & styles. Đó giúp. Nhưng Calc không có tùy chọn duplicate sheet, cũng không link tới sheet và dataset từ file khác. Sao? Tại sao không? Bạn cũng không thể tách chart khỏi sheet và paste thành sheet riêng, nên tìm graphic bên trong document, nhất là nếu có bảng dữ liệu khổng lồ, rất tẻ nhạt.
Nếu muốn edit tiêu đề chart, phím tắt chuẩn không chạy cho tôi - phải qua menu right-click, lãng phí click chuột. Rồi F4 không lặp lại hành động cuối như Microsoft Office, thường là huge time saver.
Cuối cùng, LibreOffice Calc dùng single-click navigate folder - mặc định KDE cũ, trong khi desktop tôi config double-click. Nhưng tệ hơn, CHỈ Calc làm vậy. Writer dùng double-click! Sao?
Cuối cùng, chất lượng chuyển đổi file. Không cần tìm xa. Tôi nói về này trong báo cáo usability Slimbook & Kubuntu đầu tiên của 4 báo cáo. Tôi lấy một PowerPoint presentation đơn giản, tự tạo 2014, import vào Impress. Text và hình ảnh bị misaligned. Đây tài liệu đơn giản, không bảng nhúng hay graph, không animation hay transition, không diagram hay text box đặc biệt. Vấn đề lớn là, chúng ta nói về này nhiều năm rồi.
Google Docs
Cũng không phải trải nghiệm nguyên vẹn. Trong Sheets, edit cell có hyperlink là nỗi đau. Double-click cell, nó mở cửa sổ lạ, cho edit riêng hyperlink và text hiển thị. Format trông như JSON, tôi muốn móc mắt ra bằng muỗng kem. Nếu right-click > edit link, bạn có prompt 2 field đẹp. Vậy đây cũng là inconsistency visual trong cách Sheets hoạt động.
Edit date và currency rơi vào cùng category. Lạ. Tôi vật vã với date, đặc biệt. Viết format EU tự chuyển sang format US, dù hover đọc đúng. Lại, nếu dùng calendar function built-in, nó hiển thị date đúng. Inconsistency khác, làm chậm tốc độ và hiệu quả workflow.
Nếu skip một cell trong Sheets, bạn mất auto-complete cho cột đó. Google Docs cũng không nhớ default zoom cho document mở - Word và Writer làm tốt. Không thể copy table từ Excel/Calc vào Google Sheets. Hey, nói đến đó, không thể copy & paste qua file menu trong Firefox! Phải dùng phím tắt!
Rồi, autocorrect hơi... "plebeian" (thô kệch). Nó thực sự muốn gộp "does not" thành "doesn't", mà đó không phải (isn't) điều tôi nghĩ khi viết sách kỹ thuật. Không chỉ không phải typo, đây thực sự là gợi ý hơi harmful. Như tôi note trong bài Gmail interface mới & cũ, cả AI thing cần rework nhiều để useful và meaningful.
Styles, hạn chế
Đây là vấn đề lớn khác. Bạn bị giới hạn số lượng style dùng được. Chỉ có vài template, bạn có thể modify, nhưng vẫn không gì so với sức mạnh và linh hoạt feature này trong Office, hoặc thậm chí LibreOffice.
Nếu bạn upload file tạo local bằng Office hoặc LibreOffice, Google Docs sẽ import những style đó và show, nhưng bạn KHÔNG có khả năng edit chúng. Rất lạ. Vậy là hỗ trợ hybrid kiểu gì đó, bạn dùng style tạo external được nhưng không import. Tại sao?
Vấn đề lớn nhất: tốc độ
Dù code Web nhanh, streamlined, elegant đến đâu, nó đơn giản không thể match tốc độ ứng dụng local. Vì luôn có latency mạng, dù nhỏ. Và bạn cảm thấy. Làm việc với Google Docs ổn, nhưng không bao giờ cảm giác brisk hay snappy như Microsoft Office. Cũng vậy, LibreOffice cũng chậm một chút. Những khác biệt nhỏ tạo nên khác biệt lớn.
Mặt tốt
Không phải tất cả xấu. Việc làm việc với người khác tốt.畢竟, Google toàn dữ liệu, và phần lớn là nối điểm giữa người khác. Vì vậy, nếu muốn chia sẻ, đây là nơi Google Docs tỏa sáng.
Bạn dùng chế độ view/edit/suggest cho tài liệu, để người khác chỉ đọc, thay đổi inline hoặc thêm comment (có tracking). Bạn cũng có lịch sử đầy đủ mọi thay đổi và revision, per editor. Chia sẻ (cộng tác) dễ dàng, thêm nhiều người với quyền khác nhau, plus hạn chế như copy, in, cửa sổ thời gian, v.v.
Google Docs xử lý tốt special characters và symbols. Có lẽ search không categorized như offline suite kinh điển, nhưng nếu dùng text qualifier, bạn tìm được thứ cần. Khá streamlined.
Bây giờ, có chút "cATCH"
Phải nhớ Microsoft Office KHÔNG phải sản phẩm miễn phí, trừ version online, thêm mobile. Tốn tiền, và số lớn. Google Docs miễn phí cho user Google account, LibreOffice miễn phí cho tất cả, no strings attached. Vậy so sánh không straightforward. Vâng, chúng ta CÓ THỂ và NÊN so sánh sản phẩm với Microsoft Office xem chúng có thực sự dùng được cùng level chất lượng và chức năng mà người ta quen với bộ của Microsoft. Nhưng chi phí là cân nhắc quan trọng khác không thể bỏ qua. Nếu bạn không thể hoặc không muốn trả cho Office, lựa chọn khá hạn chế, theo nghĩa đó.
Google có G Suite hướng business, có extra. Nhưng chủ yếu về ecosystem và storage, không phải functionality thuần túy trong chương trình office. Vẫn, sẽ nói riêng. Bottom line, khi nói đến bottom line, oh me love me puns, là có một chiều hoàn toàn khác của việc dùng office suite vượt quá functionality. Đó là giá. Đôi khi justified, và trường hợp Microsoft Office, rất much so.
Kết luận
Đã dùng hầu như mọi office suite và processor, kể cả giải pháp lạ và cũ, kiểu Word 2.0, WordPerfect và thế nữa, tôi tin Microsoft Office cung cấp trải nghiệm hoàn chỉnh, productive nhất cho công việc văn phòng. Không hoàn hảo, nhưng tốt hơn đối thủ. Đôi khi những điều nhỏ tạo ra khác biệt lớn, đôi khi những vấn đề lớn, glaring.
Kỹ thuật, bạn CÓ THỂ sống không Microsoft Office. Cuối cùng, điều quyết định lựa chọn có lẽ là business imperative. Nếu phải làm việc với người khác phụ thuộc vào nó, bạn cũng bị hạn chế tương tự. Nếu không, câu hỏi chi phí và hiệu quả nảy sinh. Tôi thấy being productive là hàng hóa quý giá, đáng trả tiền. Nếu tôi cắt được giây hoặc phút bằng sản phẩm vượt trội, tôi sẽ làm. Nếu tiết kiệm frustration, gấp đôi. Tôi ước có thể nói tôi tỉnh ngộ sau trải nghiệm non-Office, nhưng sự thật đắng ngọt là, cuối ngày, nếu bạn cần usecase non-trivial và high productivity, lúc này, Microsoft Office vẫn là vua ngôi tài liệu. Hy vọng một ngày thay đổi, nhưng đó là Linux saga lặp lại.
Chào.