Làm chủ mối quan hệ bảng Excel: Hướng dẫn từng bước

Nếu bạn tìm thủ thuật đặc biệt học cách quản lý mối quan hệ trong Excel, bạn đến đúng nơi. Bài viết này thảo luận mọi bước quản lý mối quan hệ trong Excel. Hãy làm theo hướng dẫn hoàn chỉnh để học tất cả.

Mối quan hệ trong Excel là gì?

Khi hai bảng riêng biệt được kết hợp, mối quan hệ được tạo:

Bạn phải xác định cột được chia sẻ bởi cả hai bảng. Các cột không cần cùng tên. Cột mới chỉ chứa các mục duy nhất. Cơ sở dữ liệu quan hệ có nhiều bảng tạo loại kết nối này. Dùng tùy chọn Mô hình dữ liệu (Data Model) của Excel, bạn tạo cấu trúc quan hệ cơ bản. Ví dụ, cột Date được chia sẻ bởi cả bảng dữ liệu Đơn hàng sản phẩm (Product Order) và bảng dữ liệu Bán hàng sản phẩm (Product Sales). Bạn không được thêm cột đó vào bảng mới vì cả hai bảng có dữ liệu giống nhau ở cột đó. Cột Date phải bỏ qua.

Tại sao tạo mối quan hệ trong Excel quan trọng?

Biết tầm quan trọng giúp hiểu tại sao nên dùng. Dữ liệu cần tạo báo cáo không nằm trong một bảng dữ liệu duy nhất. Thường xảy ra ở nhiều tình huống, đó là lý do bảng mối quan hệ Excel cần thiết.

Dùng kịch bản trên, khó mà báo cáo về người ký đơn hàng sản phẩm được thêm vào bảng dữ liệu Bán hàng sản phẩm. Để tạo mối quan hệ giữa bảng Đơn hàng sản phẩm và Bán hàng sản phẩm, chỉ cần Mã đơn hàng sản phẩm (Product Order ID) để trích xuất tên bảng dùng trong báo cáo Bán hàng.

Quy trình từng bước quản lý mối quan hệ trong Excel

Trong phần sau, dùng một phương pháp hiệu quả và thủ thuật quản lý mối quan hệ trong Excel. Tạo mối quan hệ trong Excel là bước đầu, sau đó học quản lý chúng, bao gồm chỉnh sửa tự động sửa lỗi và thêm/xóa mối quan hệ. Phần này cung cấp chi tiết về phương pháp này. Bạn nên học và áp dụng để cải thiện tư duy và kiến thức Excel. Dùng phiên bản Microsoft Office 365 ở đây, nhưng bạn dùng bất kỳ phiên bản nào tùy ý.

Bước 1: Chuẩn bị tập dữ liệu

Ở đây, minh họa cách quản lý mối quan hệ trong Excel. Bước đầu tạo mối quan hệ, sau đó chỉ cách quản lý, bao gồm chỉnh sửa tự động sửa lỗi và thêm/xóa mối quan hệ. Để tạo mối quan hệ trong Excel, tuân theo quy tắc cụ thể. Đầu tiên, tạo tập dữ liệu. Làm theo các quy tắc sau.

• Đầu tiên, viết 'Quản lý mối quan hệ' (Managing Relationships) trong ô gộp với cỡ chữ lớn, làm tiêu đề đẹp mắt. Sau đó, gõ các trường tiêu đề cần thiết cho dữ liệu. Nhấp đây xem ảnh minh họa giao diện các trường.
• Sau khi xong phần tiêu đề, nhập ID khách hàng, Món bán (Item Sold), Quy trình bán (Sales Process), Ngày (Date), Số lượng (Quantity), Đơn giá (Per Unit Price), và Tổng giá (Total Price).
• Ở cột ID, nhập số ID khách hàng.
• Ở cột Món bán nhập tên món, ở cột Quy trình bán mô tả cách bán sản phẩm.
• Nhân đơn giá với số lượng, được cột Tổng giá.
• Do đó, bảng đầu trông như sau.

• Hoàn thành bảng hai với ID khách hàng, tên, và quốc gia.

• Tiếp theo, đổi tên bảng.
• Chọn ô bất kỳ từ phạm vi bảng.
• Vào tab Table Design (Thiết kế bảng) và gõ tên trong trường Product_Order. Đặt tên bảng Product_Order. Bạn chọn tên tùy theo dữ liệu. Dùng tên này tham chiếu khi tạo mối quan hệ.

• Tiếp theo, đổi tên bảng hai.
• Chọn ô bất kỳ từ phạm vi bảng.
• Vào tab Table Design và gõ tên trong trường Identity_1. Đặt tên bảng Identity_1. Bạn chọn tên tùy theo dữ liệu. Dùng tên này tham chiếu khi tạo mối quan hệ.

Bước 2: Tạo mối quan hệ

Ở bước này, minh họa cách tạo mối quan hệ trong Excel. Làm theo quy trình sau.

• Đầu tiên, vào tab Insert (Chèn), chọn Pivot Table (Bảng Pivot), cuối cùng chọn From Table/Range (Từ bảng/phạm vi).

• Cửa sổ PivotTable form table or range xuất hiện.
• Nhập bảng Product_Order vào hộp Table/Range.
• Chọn New worksheet (Trang tính mới) ở tùy chọn Choose where you want the PivotTable to be placed.
• Tích chọn Add this data to the Data Model (Thêm dữ liệu này vào Mô hình dữ liệu).
• Nhấp OK.

• PivotTable Fields (Các trường Bảng Pivot) xuất hiện ở trang tính mới.
• Tạo Bảng Pivot.
• Chọn trường Name (Tên) từ bảng Product_Order kéo thả vào trường Rows (Hàng). Nhấp mũi tên cạnh tên bảng mở rộng xem các trường.
• Chọn Total Price (Tổng giá) từ bảng Identity_1 kéo thả vào trường Values (Giá trị).

• Danh sách trường đi kèm thông báo có thể cần mối quan hệ giữa các bảng. Nếu chọn Auto-Detect (Tự động phát hiện), Excel tạo mối quan hệ. Nếu chọn Create (Tạo), tự tạo bảng theo ý muốn.

• Ví dụ, chọn Auto-detect, cửa sổ Auto-Detect Relationships (Tự động phát hiện mối quan hệ) hiện ra.
• Nhấp Close (Đóng).

• Nếu chọn Create trong PivotTable Fields, cửa sổ sau hiện ra.
• Ở đây, tạo mối quan hệ theo sở thích.
• Chọn bảng Product_Order ở tùy chọn Table.
• Chọn bảng Identity_1 ở tùy chọn Related Table (Bảng liên quan).
• Chọn ID ở Column (Foreign) (Cột khóa ngoại).
• Chọn ID ở Related Column (Primary) (Cột liên quan khóa chính).
• Nhấp OK.

• Kết quả, nhận được Bảng Pivot sau.

Bước 3: Quản lý mối quan hệ

Ở bước này, chỉ cách quản lý mối quan hệ trong Excel. Làm theo quy trình sau.

• Đầu tiên, chọn ô bất kỳ từ phạm vi bảng.
• Vào tab Data (Dữ liệu) chọn tùy chọn Relationships (Mối quan hệ) từ Data Tools (Công cụ dữ liệu).

• Cửa sổ Manage Relationships (Quản lý mối quan hệ) xuất hiện.
• Ở đây, tùy chỉnh bảng mối quan hệ theo sở thích.
• Cũng tạo mối quan hệ mới từ bảng Product_Order và Identity_1 nhấp New (Mới).
• Chọn Edit (Sửa) để sửa bảng mối quan hệ hiện tại.
• Chọn Delete (Xóa) để xóa bảng mối quan hệ hiện tại.
• Chọn Deactivate (Vô hiệu hóa) cho mục đích tùy chỉnh.
• Sau khi xong tùy chỉnh, nhấp Close.
• Đây là cách quản lý mối quan hệ trong Excel.

Kết luận

Đó là kết thúc phiên hôm nay. Tôi tin chắc từ bây giờ bạn quản lý được mối quan hệ trong Excel. Nếu có thắc mắc hoặc đề xuất, chia sẻ ở phần bình luận.

Đừng quên truy cập trang web Exceldemy.com cho các vấn đề và giải pháp Excel. Hãy học phương pháp mới và phát triển!