Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đối với mọi doanh nhân, dùng nhật ký cho giao dịch hàng ngày là điều phổ biến. Các thực thể này nhập vào Excel hoặc nền tảng ưa thích. Dùng dữ liệu nhật ký chung, tạo mẫu tài khoản cụ thể gọi là sổ cái chung. Bài viết này trình bày cách tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung. Hy vọng bài viết hữu ích và cung cấp nhiều kiến thức về nhật ký chung và sổ cái chung.

Nhật ký chung (General Journal) là gì?

Nhật ký chung là bản ghi kế toán giao dịch tài chính của công ty. Là bản gốc của tất cả thực thể công ty. Mỗi giao dịch công ty tạo ra trong năm được ghi trong nhật ký chung. Nhật ký chung điển hình gồm 5 cột: ngày, tài khoản, tham chiếu, nợ, và có. Mục đích chính: theo dõi tài sản và nợ phải trả. Báo cáo này cũng phân bổ chi phí và chi tiêu.

Sổ cái chung (General Ledger) là gì?

Sổ cái chung dùng theo dõi các loại thu nhập và chi phí cụ thể. Báo cáo chứa cùng loại thông tin như dữ liệu nhật ký chung. Vì trong hầu hết trường hợp, sổ cái chung tạo từ dữ liệu nhật ký chung. Trong kế toán, sổ cái chung tạo các nhóm con để công ty lập cân đối thử hoặc bất kỳ loại bảng cân đối nào.

Quy trình từng bước tạo Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Để tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung, tìm ra quy trình từng bước để nắm rõ. Đầu tiên tạo bảng dữ liệu nhật ký chung, sau chuyển sang bảng Pivot. Dùng bảng Pivot tạo sổ cái chung. Tất cả bước dễ thực hiện và cho giải pháp đúng đắn. Dùng các bước này dễ dàng tạo sổ cái chung. Để hiểu rõ, làm theo các bước.

Bước 1: Tạo dữ liệu Nhật ký chung

Đầu tiên tạo dữ liệu nhật ký chung. Dữ liệu nhật ký chung gồm ngày, tài khoản, tham chiếu, nợ, có. Dùng các tiêu đề này tạo dữ liệu nhật ký chung.

  • Đầu tiên, tạo năm tiêu đề đó trong Excel.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Chọn phạm vi ô B4 đến F4.
  • Vào tab Insert trên Ribbon.
  • Chọn Table (Bảng) từ nhóm Tables.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Create Table xuất hiện.
  • Đảm bảo tích chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề).
  • Nhấn OK.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Kết quả: bảng tạo từ tiêu đề. Xem ảnh chụp.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Thêm giao dịch công ty kèm ngày cụ thể.
  • Cuối cùng nhận được dữ liệu nhật ký chung sau.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Thêm tổng cột Nợ và Có.
  • Chọn bảng, tab Table Design mở ra.
  • Chọn tab Table Design.
  • Chọn Total Row (Hàng tổng) từ nhóm Table Style Options.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Tạo tổng cột cuối. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Ở cột Nợ, có nút xác thực dữ liệu.
  • Chọn tùy chọn Sum (Tổng).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Kết quả: tạo tổng cột Nợ. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 2: Tạo Pivot Table (Bảng Pivot)

Sau khi tạo dữ liệu nhật ký chung, chuyển bảng thành Pivot Table. Trong Pivot Table, tạo sổ cái chung từ dữ liệu nhật ký chung.

  • Vào tab Insert trên Ribbon.
  • Chọn PivotTable từ nhóm Tables.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Chọn bảng hoặc phạm vi.
  • Chọn New Worksheet (Trang tính mới) nơi đặt PivotTable.
  • Nhấn OK áp dụng.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại PivotTable Fields mở ra ở trang mới.
  • Chọn tất cả tùy chọn có sẵn.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Tạo Pivot Table từ dữ liệu nhật ký chung.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Sổ tiết kiệm trong Excel (2 ví dụ hữu ích)

Bước 3: Sửa đổi Pivot Table

Sau tạo Pivot Table, sửa đổi để tốt hơn. Bước này thêm thay đổi để Pivot Table gọn gàng hơn.

  • Đầu tiên, thay đổi bố cục báo cáo (report layouts).
  • Chọn Pivot Table, tab Design mở ra.
  • Chọn tab Design.
  • Chọn Show in Tabular Form (Hiển thị dạng bảng) từ thả xuống Report Layout ở nhóm Layout.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Đặt Pivot Table dạng bảng. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Đến hộp thoại PivotTable Fields.
  • Chọn thả xuống Account (Tài khoản).
  • Chọn Field Settings (Cài đặt trường).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Field Settings mở ra.
  • Chọn tab Layout & Print.
  • Tích chọn Repeat item labels (Lặp lại nhãn mục) và Insert blank line after each item label (Chèn dòng trống sau mỗi nhãn).
  • Nhấn OK.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Lặp lại nhãn mục và chèn dòng trống. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Muốn đổi định dạng cột Nợ và Có.
  • Đến hộp thoại PivotTable Fields.
  • Chọn thả xuống Sum of Debit (Tổng Nợ).
  • Chọn Value Field Settings (Cài đặt trường giá trị).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Value Field Settings mở ra.
  • Chọn Number Format (Định dạng số).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) xuất hiện.
  • Chọn Currency (Tiền tệ) từ phần Category (Danh mục).
  • Đặt Decimal places (Số chữ số thập phân) bằng 0.
  • Đặt định dạng số âm ưa thích.
  • Nhấn OK.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Nhấn OK trong hộp thoại Value Field Settings áp dụng thay đổi.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Đổi định dạng cột Nợ. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Làm tương tự đổi định dạng số cột Có.
  • Cuối cùng nhận kết quả sau. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách duy trì Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 4: Bật tab PivotTable Analyze trên Ribbon

Trước khi tính toán thêm, cần bật tab PivotTable Analyze bằng tùy chỉnh Ribbon.

  • Nhấp chuột phải Ribbon.
  • Chọn Customize the Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Excel options mở ra.
  • Chọn Customize Ribbon.
  • Chọn All Tabs từ thả xuống Choose commands from.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Cuộn xuống chọn tab PivotTable Analyze.
  • Nhấn Add (Thêm).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Nhấn OK áp dụng.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 5: Tạo Sổ cái chung

Sau hoàn tất các bước trước, tạo sổ cái chung từ dữ liệu nhật ký chung dùng tab PivotTable Analyze.

  • Chọn Pivot Table.
  • Vào tab PivotTable Analyze.
  • Chọn thả xuống Fields, Items & Sets từ nhóm Calculations.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Chọn Insert Calculated Field (Chèn trường tính toán) sau nhấp Calculated Field.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Hộp thoại Insert Calculated Field mở ra.
  • Đặt tên và công thức.
  • Nhấn Add (Thêm).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Nhấn OK áp dụng.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Tạo cột mới dùng công thức và tên bạn đưa ra. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Vào tab PivotTable Analyze lần nữa.
  • Từ nhóm Filter, chọn Insert Slicer (Chèn Slicer).

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Chọn Account (Tài khoản) trong hộp thoại Insert Slicers.
  • Nhấn OK.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Tạo nhóm con cụ thể: chỉ thấy nhóm giao dịch nhất định khi nhấp mục bất kỳ.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Chọn Cash (Tiền mặt) trong slicer, hiển thị chi tiết tiền mặt từ nhật ký chung.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Đổi từ tiền mặt sang Purchase (Mua hàng), chỉ thấy giao dịch mua. Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

  • Đổi từ mua hàng sang Sales (Bán hàng). Xem ảnh.

Xây dựng Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)

Lưu ý

  • Khi tạo sổ cái chung, cần dùng Slicer từ tab PivotTable Analyze.
  • Sau tạo Pivot Table, chuyển sang dạng bảng (tabular) để dễ hiểu hơn.

Kết luận

Để tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung, đã trình bày quy trình từng bước. Tất cả bước thân thiện. Bài viết tận dụng Pivot Table tìm giải pháp. Hy vọng bao quát mọi khía cạnh. Thắc mắc thêm hãy hỏi ở hộp bình luận. Đừng quên truy cập trang ExcelDemy.

Các bài viết liên quan

  • Cách tạo định dạng Đối soát Sổ cái Đối tác trong Excel
  • Tạo định dạng Đối soát Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
  • Cách xuất tất cả Sổ cái từ Tally sang Excel