Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đối với mọi doanh nhân, việc sử dụng nhật ký cho các giao dịch hàng ngày của họ là điều phổ biến. Các thực thể này có thể được nhập vào Excel hoặc bất kỳ nền tảng thích hợp nào khác. Bằng cách sử dụng dữ liệu nhật ký chung này, bạn có thể tạo một biểu mẫu tài khoản cụ thể được gọi là sổ cái. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này có nhiều thông tin và có được nhiều kiến ​​thức về dữ liệu nhật ký chung và sổ cái.

Nhật ký chung là gì?

Nhật ký chung là một sổ sách kế toán về giao dịch tài chính của bất kỳ công ty nào. Nó là chủ của tất cả các thực thể công ty. Mỗi giao dịch mà một công ty tạo ra trong năm được ghi vào sổ nhật ký chung. Một sổ nhật ký chung điển hình bao gồm 5 cột khác nhau như cột ngày tháng năm, tài khoản, cột tham chiếu, ghi nợ và ghi có. Một trong những mục đích chính của sổ nhật ký chung là theo dõi tài sản và công nợ. Báo cáo này cũng phân bổ chi phí và chi phí.

Sổ cái là gì?

Sổ cái tổng hợp có thể được sử dụng để theo dõi các loại thu nhập và chi phí cụ thể. Báo cáo này chứa cùng loại thông tin với dữ liệu nhật ký chung. Vì trong hầu hết các trường hợp, sổ cái được lập thông qua số liệu Nhật ký chung. Trong kế toán, sổ cái được sử dụng để tạo ra một số phân nhóm mà thông qua đó, một công ty có thể tạo ra một số dư thử nghiệm hoặc bất kỳ loại bảng cân đối kế toán nào.

Quy trình từng bước để tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung

Để tạo sổ cái tổng hợp trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung, chúng tôi đã tìm ra các quy trình từng bước mà qua đó bạn có thể có một ý tưởng hoàn chỉnh. Lúc đầu, chúng tôi tạo một bảng dữ liệu nhật ký chung, sau đó chúng tôi chuyển nó sang một bảng tổng hợp. Bằng cách sử dụng bảng tổng hợp, chúng tôi tạo sổ cái chung. Tất cả các bước này thực sự dễ sử dụng và nó mang lại một giải pháp thích hợp. Bằng cách sử dụng các bước này, chúng ta có thể dễ dàng lập một sổ cái tổng hợp. Để hiểu đúng quy trình, bạn cần làm theo các bước.

Bước 1:Tạo Dữ liệu Nhật ký Chung

Đầu tiên, chúng ta cần tạo dữ liệu nhật ký chung. Dữ liệu nhật ký chung bao gồm ngày tháng, tài khoản, đối chiếu, ghi nợ và ghi có. Sử dụng các tiêu đề này, chúng tôi sẽ tạo dữ liệu nhật ký chung.

  • Đầu tiên, hãy tạo năm tiêu đề đó trong Excel.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chọn phạm vi ô B4 đến F4 .
  • Sau đó, đi tới Chèn trên dải băng.
  • Sau đó, chọn Bảng từ Bảng nhóm.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Tạo bảng hộp thoại sẽ xuất hiện.
  • Đảm bảo bạn kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề .
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Kết quả là một bảng được tạo bằng cách sử dụng các tiêu đề. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, thêm giao dịch của công ty bạn cùng với ngày cụ thể.
  • Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhận được dữ liệu nhật ký chung sau đây.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chúng tôi cần thêm Tổng của các cột ghi nợ và ghi có.
  • Đầu tiên, hãy chọn bảng, nó sẽ mở ra Thiết kế bảng trên dải băng.
  • Chọn Thiết kế Bảng trên dải băng.
  • Sau đó, chọn Tổng số hàng từ Tùy chọn kiểu bảng nhóm.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ tạo ra tổng số của cột cuối cùng. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, trong cột Ghi nợ, bạn sẽ nhận được nút xác thực dữ liệu.
  • Từ đó, bạn có thể chọn Tổng tùy chọn.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Do đó, nó sẽ tạo ra tổng số của cột ghi nợ. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 2:Tạo bảng tổng hợp

Sau khi tạo dữ liệu nhật ký chung, chúng tôi muốn chuyển đổi bảng thành Bảng tổng hợp . Trong bảng tổng hợp, chúng tôi sẽ tạo sổ cái từ dữ liệu nhật ký chung.

  • Đầu tiên, đi tới Chèn trong ruy-băng.
  • Sau đó, chọn PivotTable từ Bảng nhóm.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Trước tiên, hãy chọn bảng hoặc phạm vi.
  • Sau đó, chọn Trang tính mới nơi bạn muốn đặt PivotTable của mình .
  • Cuối cùng, nhấp vào OK đăng ký.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ mở Trường PivotTable trong trang tính mới.
  • Chọn tất cả các tùy chọn có sẵn.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ tạo một bảng tổng hợp từ dữ liệu nhật ký chung.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)

Bước 3:Sửa đổi Pivot Table

Sau khi tạo bảng tổng hợp, chúng ta cần sửa đổi nó để làm cho nó tốt hơn. Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm một số thay đổi qua đó bảng tổng hợp sẽ trở nên gọn gàng hơn.

  • Trước tiên, chúng tôi cần thay đổi bố cục báo cáo.
  • Để thực hiện việc này, hãy chọn bảng tổng hợp, bảng này sẽ mở ra Thiết kế trên dải băng.
  • Chọn Thiết kế trên dải băng.
  • Sau đó, chọn Hiển thị trong Biểu mẫu Bảng từ Bố cục Báo cáo tùy chọn thả xuống từ Bố cục nhóm.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ đặt bảng tổng hợp ở dạng bảng. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, đi tới hộp thoại Trường PivotTable.
  • Chọn Tài khoản tùy chọn thả xuống.
  • Từ đó, chọn Cài đặt trường .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Do đó, nó sẽ mở ra hộp thoại Cài đặt Trường.
  • Sau đó, chọn Bố cục &In tab.
  • Sau đó, hãy kiểm tra Lặp lại các nhãn mục và Chèn dòng trống sau mỗi nhãn mặt hàng .
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ lặp lại các nhãn mặt hàng và chèn một dòng trống sau mỗi nhãn mặt hàng. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chúng tôi muốn thay đổi định dạng của các cột ghi nợ và tín dụng.
  • Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến Trường PivotTable hộp thoại.
  • Từ đó, chọn Tổng Nợ tùy chọn thả xuống.
  • Sau đó, chọn Cài đặt trường giá trị tùy chọn.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ mở ra Cài đặt trường giá trị hộp thoại.
  • Sau đó, chọn Định dạng số .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Kết quả là Định dạng ô hộp thoại sẽ xuất hiện.
  • Sau đó, chọn Đơn vị tiền tệ từ Danh mục phần.
  • Đặt Vị trí thập phân bằng không.
  • Sau đó, đặt định dạng số âm ưa thích của bạn.
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, nhấp vào OK trong Cài đặt trường giá trị hộp thoại để áp dụng các thay đổi.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ thay đổi định dạng của cột ghi nợ. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, thực hiện các quy trình tương tự để thay đổi định dạng số của cột tín dụng.
  • Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả sau. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách duy trì sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 4:Bật Tab phân tích PivotTable trên ruy-băng

Trước khi thực hiện bất kỳ tính toán nào khác, bạn cần bật Phân tích PivotTable bằng cách tùy chỉnh dải băng.

  • Đầu tiên, nhấp chuột phải vào dải băng.
  • Sau đó, chọn Tùy chỉnh ruy-băng .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Do đó, nó sẽ mở ra tùy chọn Excel hộp thoại.
  • Sau đó, chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
  • Sau đó, chọn Tất cả các tab từ Chọn lệnh từ menu thả xuống.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, cuộn xuống và chọn Phân tích PivotTable tab.
  • Sau đó, nhấp vào Thêm .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, nhấp vào OK để áp dụng thay đổi.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo sổ cái ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)

Bước 5:Tạo sổ cái chung

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trước đó, chúng tôi sẽ tạo sổ cái từ dữ liệu nhật ký chung bằng cách sử dụng tab PivotTable Analyze.

  • Đầu tiên, hãy chọn bảng tổng hợp.
  • Sau đó, chuyển đến Phân tích PivotTable trên dải băng.
  • Chọn Trường, Mục &Bộ tùy chọn thả xuống từ Tính toán nhóm.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chọn Chèn trường được tính toán sau khi nhấp vào Trường được tính toán .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Do đó, nó sẽ mở Chèn trường được tính toán hộp thoại.
  • Sau đó, đặt tên và công thức.
  • Sau đó, nhấp vào Thêm .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Cuối cùng, nhấp vào OK để áp dụng thay đổi.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Do đó, nó sẽ tạo một cột mới bằng cách sử dụng công thức và tên đã cho của bạn. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chuyển đến Phân tích PivotTable trên dải băng một lần nữa.
  • Từ Bộ lọc nhóm, chọn Chèn trình cắt .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, chọn Tài khoản trong Chèn lát hộp thoại.
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Nó sẽ tạo một nhóm phụ cụ thể, nơi bạn chỉ có thể thấy một nhóm giao dịch nhất định khi nhấp vào bất kỳ mục nào.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, nếu chúng tôi chọn tiền mặt trong máy cắt lát, thì máy sẽ hiển thị chi tiết tiền mặt từ dữ liệu nhật ký chung.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Bây giờ, nếu bạn thay đổi giao dịch từ tiền mặt sang mua hàng, bạn sẽ chỉ nhận được giao dịch mua hàng. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

  • Sau đó, thay đổi giao dịch từ mua hàng thành bán hàng. Xem ảnh chụp màn hình.

Tạo Sổ cái chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký chung

Đọc thêm: Cách tạo sổ cái phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)

Những điều cần nhớ

  • Trong khi tạo một sổ cái chung, bạn cần sử dụng bộ cắt từ tab Phân tích PivotTable.
  • Sau khi tạo bảng tổng hợp, chúng tôi chuyển nó thành dạng bảng để dễ hiểu hơn.

Kết luận

Để tạo sổ cái tổng hợp trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung, chúng tôi đã trình bày quy trình từng bước để bạn có thể thực hiện công việc. Tất cả các bước này đều thân thiện với người dùng. Trong bài viết này, chúng tôi sử dụng bảng tổng hợp và tìm ra giải pháp cần thiết. Tôi hy vọng chúng tôi đã bao phủ tất cả các lĩnh vực có thể. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngại hỏi trong khung bình luận. Đừng quên truy cập Exceldemy của chúng tôi trang.

Các bài viết liên quan

  • Cách Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Bên trong Excel
  • Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
  • Cách Xuất Tất cả Sổ cái từ Kiểm đếm trong Excel