Nếu bạn đang tìm kiếm một số mẹo bảo mật độc quyền cho Microsoft Excel, bài viết này sẽ hữu ích. Chúng tôi đã bao quát kỹ bảo vệ cấp bảng tính và bảo vệ cấp sổ làm việc trong hướng dẫn trước. Giờ chúng ta sẽ bao quát bảo mật tệp Excel bằng mật khẩu và mã hóa.
Bằng cách dùng các mẹo nêu trong bài, bạn có thể bảo vệ bảng tính, sổ làm việc, hoặc tệp theo nhu cầu để bất kỳ thay đổi không mong muốn nào không xảy ra với dữ liệu.
6 mẹo đảm bảo bảo mật Microsoft Excel
Ở đây, chúng ta có sổ làm việc sau chứa 3 bảng tính có bản ghi điểm 3 môn khác nhau- Vật lý, Hóa học, và Toán. Bằng cách dùng sổ làm việc này bao gồm các bảng tính, chúng ta sẽ demo các mẹo ngắn gọn, dễ dàng sau để đảm bảo bảo mật trong Microsoft Excel.
Chúng tôi dùng phiên bản Microsoft Excel 365 để tạo bài viết. Tuy nhiên, bạn có thể dùng phiên bản khác tùy ý.
1. Chỉ bảo vệ Bảng tính cho bảo mật Microsoft Excel
Bảng tính Excel thường chứa thông tin hoặc dữ liệu/định dạng/hàm mà bạn không muốn người xem sổ làm việc chỉnh sửa hoặc thay đổi. Bảo vệ cấp bảng tính xảy ra ở cấp ô.
- Vào tab Review (Xem xét) >> nhóm Protect (Bảo vệ) >> Protect Sheet (Bảo vệ trang tính).
Sau đó, trình hướng dẫn Protect Sheet sẽ mở ra.
- Đặt mật khẩu trong Password to unprotect sheet (Mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính).
Ở đây, hai tùy chọn đầu tiên sẽ được chọn tự động.
Theo mặc định, tất cả ô trong trang tính đều bị khóa. Bạn có thể mở khóa ô cụ thể hoặc giữ tất cả ô khóa. Khi bảo vệ trang tính, bạn có thể chọn có hay không bảo vệ bằng mật khẩu, và chính xác quyền nào bạn cho phép người dùng. Bạn cũng có thể chọn bỏ tích cả Select locked cells (Chọn ô khóa) và Select unlocked cells (Chọn ô mở khóa) và như vậy, người dùng sẽ không được phép thậm chí chọn ô khóa hoặc mở khóa trong trang tính. Chỉ có thể xem dữ liệu.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Lại, bạn sẽ có hộp thoại Confirm Password (Xác nhận mật khẩu).
- Nhập lại mật khẩu trong Reenter password to proceed (Nhập lại mật khẩu để tiếp tục).
- Nhấn OK.
Để đảm bảo bảo vệ trang tính, bạn có thể thử đổi tên sinh viên.
Đổi lại, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau.
Nếu bạn thấy cần thiết phải thay đổi trang tính này, bạn có thể bỏ bảo vệ.
- Vào tab Review >> nhóm Protect >> Unprotect Sheet (Bỏ bảo vệ trang tính).
Sau đó, trình hướng dẫn Unprotect Sheet sẽ mở ra.
- Nhập mật khẩu bạn dùng bảo vệ trang tính và nhấn OK.
2. Mẹo bảo mật Microsoft Excel bằng cách Ẩn bất kỳ Bảng tính nào
Để ngăn người dùng xóa bảng tính trong sổ làm việc, xem bảng ẩn, thêm, di chuyển, hoặc đổi tên trang tính – bạn phải bảo vệ sổ làm việc hoặc chính xác hơn là cấu trúc sổ làm việc. Giả sử bạn không muốn người dùng trung bình xem trang tính này. Bạn có thể ẩn trang tính chứa tất cả phạm vi đã đặt tên và sau đó bảo vệ sổ làm việc bằng mật khẩu để đảm bảo – trang tính cụ thể đó không thể xem bởi người dùng đại chúng.
Bạn có thể làm theo quy trình dễ dàng này để ẩn trang tính.
- Nhấp chuột phải vào tên trang tính (Vật lý) bạn muốn ẩn.
- Chọn Hide (Ẩn).
Sau đó, trang tính sẽ ẩn, nhưng bạn có thể đưa trang tính này lại vào tab trang tính.
- Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ tên trang tính nào và chọn Unhide (Hiện).
- Chọn tên trang tính ẩn và nhấn OK trong hộp thoại Unhide.
Sau đó, trang tính Vật lý sẽ xuất hiện lại.
Nếu bạn muốn trang tính Vật lý không thể hiện từ giao diện người dùng Excel, vào cửa sổ Visual Basic Editor.
- Vào tab Developer (Nhà phát triển) >> Visual Basic.
- Trong cửa sổ mới mở, chọn tên trang tính, Vật lý, và mở Properties (Thuộc tính).
- Dùng cửa sổ Properties đổi thuộc tính Visible thành xlSheetVeryHidden.
- Nhấn ALT+F11 để đóng cửa sổ này.
Sau khi quay lại, bạn sẽ không thấy trang tính Vật lý.
- Nếu bạn thử hiện trang tính bằng nhấp chuột phải vào bất kỳ trang tính nào, bạn sẽ thấy tùy chọn Unhide bị xám (greyed out).
3. Mẹo bảo mật Microsoft Excel dùng tính năng Tools khi lưu Sổ làm việc
Chúng ta sẽ đổi tên sổ làm việc sau khi lưu như tệp mới để bật mật khẩu bảo mật cho trang tính này.
- Sau khi vào tab File, chọn tùy chọn Save As (Lưu dưới) và This PC (Máy tính này) làm vị trí.
- Giờ, chọn File name (Tên tệp), và File type (Loại tệp).
- Nhấp vào Tools (Công cụ) rồi chọn General Options (Tùy chọn chung).
Sau đó, hộp thoại General Options sẽ xuất hiện.
- Nhập mật khẩu để mở và sửa đổi sổ làm việc rồi nhấn OK.
- Trong hộp thoại Confirm Password, nhập lại mật khẩu, cuối cùng nhấn OK.
Khi bạn thử mở sổ làm việc này, lời nhắc sau sẽ xuất hiện và bạn phải nhập mật khẩu để mở.
4. Dùng tính năng Protect Workbook để đảm bảo bảo mật Microsoft Excel
Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận các tính năng khác nhau của Protect Workbook (Bảo vệ sổ làm việc) để bảo mật sổ làm việc sau.
- Vào tab File
- Chọn tùy chọn Info (Thông tin) để đến các tính năng dưới Protect Workbook.
4.1. Tùy chọn Luôn mở Chỉ đọc (Always Open Read-Only)
Ở đây, chúng ta sẽ ngăn thay đổi không mong muốn bằng cách thông báo cho người đọc nếu họ thực sự muốn chỉnh sửa dữ liệu.
- Chọn Always Open Read-Only.
- Đóng sổ làm việc và mở lại.
Sau khi mở sổ làm việc, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo sau.
- Bằng cách nhấn Yes, bạn sẽ mở sổ làm việc ở chế độ chỉ đọc.
Sau đó, sổ làm việc sẽ mở như hình sau.
4.2. Tùy chọn Mã hóa bằng mật khẩu (Encrypt with Password)
Ở đây, chúng ta sẽ dùng mật khẩu để mở sổ làm việc.
- Chọn Encrypt with Password.
Sau đó, hộp thoại Encrypt Document (Mã hóa tài liệu) sẽ xuất hiện.
- Đặt mật khẩu và nhấn OK.
- Trong trình hướng dẫn Confirm Password, nhập lại mật khẩu và nhấn OK.
Khi mở sổ làm việc này, bạn sẽ nhận được hộp thoại sau, nơi bạn phải đặt mật khẩu đã tạo để mở sổ làm việc.
4.3. Tùy chọn Bảo vệ cấu trúc Sổ làm việc (Protect Workbook Structure)
Tùy chọn thứ ba về cơ bản tương tự mẹo 1.
Ở đây, chúng ta sẽ cố định cấu trúc sổ làm việc, để không ai thay đổi cấu trúc.
- Chọn Protect Workbook Structure.
- Nhập mật khẩu và nhấn OK.
- Nhập lại mật khẩu và nhấn OK trong hộp thoại Confirm Password.
Sau khi cố định cấu trúc, bạn sẽ thấy biểu tượng cộng (plus) ở tab trang tính bị xám nên không thể thêm trang tính.
Bạn không thể xóa, di chuyển hoặc sao chép, hoặc làm bất kỳ nhiệm vụ nào với các trang tính nữa.
4.4. Tùy chọn Đánh dấu là Hoàn tất (Mark as Final)
Chúng ta sẽ thông báo cho mọi người sổ làm việc đã hoàn tất, nên không cần thay đổi gì.
- Chọn Mark as Final.
Sau đó, Excel sẽ gửi thông báo cảnh báo.
- Nhấn OK
Sau khi đóng sổ làm việc, khi mở lại, thông báo sau sẽ xuất hiện.
- Nhấn OK.
Bằng cách này, bạn sẽ thấy nội dung nhưng không thể thay đổi trừ khi nhấn tùy chọn Edit Anyway (Chỉnh sửa tuy nhiên).
5. Tận dụng Hệ thống tệp mã hóa Windows (Windows Encrypting File System) để bảo mật tệp
Ở đây, chúng ta sẽ bảo vệ sổ làm việc sau bằng hệ thống mã hóa tệp tích hợp sẵn của Windows.
- Đóng sổ làm việc và nhấp chuột phải vào biểu tượng sổ làm việc này.
- Chọn Properties (Thuộc tính).
Sau đó, trình hướng dẫn Secure book Properties sẽ xuất hiện.
- Chọn Advanced (Nâng cao).
- Nhấp vào tùy chọn Encrypt contents to secure data (Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu) và nhấn OK.
Bằng cách này, bạn sẽ được đưa đến trình hướng dẫn Secure book Properties lại.
- Nhấp vào Apply (Áp dụng).
Sau đó, hộp cảnh báo Encryption Warning (Cảnh báo mã hóa) sẽ mở ra.
- Chọn tùy chọn Encrypt the file and its parent folder (recommended) (Mã hóa tệp và thư mục cha - khuyến nghị).
- Nhấn OK.
Sau đó, Hệ thống tệp mã hóa (Encryption File System) sẽ nhắc hộp thoại sau hỏi bạn có muốn tạo bản sao lưu hay không.
Vì không muốn, chúng ta nhấn Cancel (Hủy).
Sau đó, sổ làm việc sẽ được bảo vệ và biểu tượng khóa (lock) sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng sổ làm việc.
6. Triển khai ứng dụng 7-Zip
Để bảo mật nhiều sổ làm việc như hai sổ làm việc sau, bạn có thể dùng ứng dụng 7-Zip dễ dàng. Bấm vào liên kết này tải xuống và cài đặt trên máy tính.
- Giờ, chọn các tệp và Nhấp chuột phải.
- Chọn Show more options (Hiện thêm tùy chọn).
- Nhấp vào 7-Zip rồi Add to archive (Thêm vào kho lưu trữ).
Sau đó, hộp thoại Add to Archive sẽ mở ra.
- Nhập và nhập lại mật khẩu rồi nhấn OK.
Sau đó, tệp sẽ được nén và bạn phải dùng mật khẩu để mở tệp.
Thảo luận giữa Bảo vệ cấp Bảng tính và Bảo vệ cấp Sổ làm việc
[Lưu ý: Cảm ơn người bình luận Agnius đã thêm ghi chú sau về bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc:"Loại bảo vệ này dễ dàng bị phá vỡ bằng VBA và do đó không an toàn theo bất kỳ cách nào. Tuy nhiên, đó là điều phải chấp nhận khi đối mặt tình huống cần đầu vào người dùng. Cách tốt hơn lưu file Excel khỏi chỉnh sửa không mong muốn là mã hóa chúng để người không biết mật khẩu sổ làm việc không thể mở, hoặc chỉ mở được ở chế độ chỉ đọc. Loại bảo vệ này không thể phá vỡ bằng VBA hoặc cách nào khác. Có thể làm bằng cách truy cập Tùy chọn chung (General Options) trong cửa sổ Lưu dưới (Save As)".
Thực tế, bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc là sơ cấp và cơ bản. Tuy nhiên, quan điểm đối lập của tôi lúc đó là nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu bảo mật/chỉnh sửa của bạn. Nếu dữ liệu cần bảo vệ khỏi chỉnh sửa không quá nhạy cảm và chỉ cần bảo vệ bề mặt, mang tính tâm lý hơn là công nghệ, thì bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc khá đầy đủ. Tuy nhiên, như đã nêu, bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc không được coi là bảo mật thực sự bởi hầu hết chuyên gia. Vì vậy, hãy đi sâu vào các phương pháp nâng cao hơn để bảo vệ sổ làm việc Excel.
Đọc thêm: [Đã khắc phục!] Bảo vệ sổ làm việc trong Excel không hoạt động (với giải pháp nhanh)
Thứ bậc bảo mật (Security Hierarchy)
Bảo vệ bảng tính và sổ làm việc không được coi là bảo mật thực sự vì loại bảo vệ này dễ bị phá vỡ bằng VBA hoặc phần mềm bẻ khóa mật khẩu. Loại bảo vệ này vẫn cho phép người dùng xem sổ làm việc phần lớn. Thực tế, đây là bảo vệ bề mặt hơn là bảo mật thực. Tuy nhiên, bạn cần ít nhất quen thuộc với nó, nếu định làm bài thi chứng chỉ và hiểu nó dùng để làm gì.
Ngoài ra, nếu bạn quên mật khẩu dùng bảo vệ bảng tính/sổ làm việc, phần mềm bẻ khóa mật khẩu dễ dàng có sẵn và bạn có thể dùng để lấy lại mật khẩu hoặc dùng mã VBA.
Tiếp theo là cấp bảo mật thực sự, bạn có thể chỉ định sổ làm việc Excel chỉ mở được nếu người dùng có mật khẩu – được chỉ định bằng tùy chọn Lưu dưới (Save As).
Khi mã hóa thực tế tệp Excel, cần kỹ thuật bẻ khóa mật khẩu cấp cao hơn – và mất nhiều thời gian hơn.
Lựa chọn thực sự phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn lưu trong sổ làm việc, với dữ liệu không nhạy cảm, và trường hợp muốn ngăn người dùng vô tình xóa trang tính và ẩn công thức – dùng bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc. Khi có dữ liệu nhạy cảm như dữ liệu lương – dùng tùy chọn mã hóa. Chỉ nhớ nếu mã hóa và quên mật khẩu, bạn cũng không truy cập được dữ liệu. Cũng nhớ, cho dữ liệu cực kỳ nhạy cảm – như mọi mã bảo mật cơ sở sinh học, Excel không phải lựa chọn lưu trữ.
Phần ôn tập: Kiểm tra hiểu biết
- Nếu muốn ẩn công thức trong ô cụ thể, bạn nên (sau khi đảm bảo tùy chọn hidden của ô được tích trong tab Protection của hộp thoại Format Cells…), bảo vệ bảng tính hay bảo vệ sổ làm việc?
- Nếu sổ làm việc không chứa dữ liệu nhạy cảm nhưng chỉ muốn ngăn người dùng vô tình xóa trang tính – nên dùng cấp bảo vệ nào?
- Đặt thuộc tính visible của trang tính thành xlVeryHidden trong VBE làm gì?
- Sự khác biệt giữa dùng phương pháp Save As đặt mật khẩu mở sổ làm việc, và đặt mật khẩu dùng mã hóa để mở sổ làm việc là gì?
- Phương pháp mã hóa dùng có giống nhau cho mọi phiên bản Excel không?
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã cố gắng đưa ra 6 mẹo dễ dàng nhất liên quan đến bảo mật Microsoft Excel. Hy vọng bạn thấy hữu ích. Nếu có gợi ý hoặc câu hỏi, thoải mái chia sẻ ở phần bình luận. Bạn có thể ghé trang web Exceldemy để xem thêm bài viết liên quan Excel.
Bài viết liên quan
- Thiết lập quyền cho tệp chia sẻ trong Excel (3 cách tiện lợi)