Nếu bạn đang tìm kiếm một số mẹo bảo mật dành riêng cho Microsoft Excel , thì bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Chúng tôi đã đề cập đến bảo vệ cấp trang tính và bảo vệ cấp sổ làm việc rộng rãi trong một hướng dẫn trước đây. Bây giờ chúng ta sẽ đề cập đến việc bảo mật các tệp Excel của bạn bằng mật khẩu và mã hóa.
Bằng cách sử dụng các mẹo đã nêu của bài viết này, bạn có thể bảo vệ trang tính, sổ làm việc hoặc tệp của mình theo nhu cầu của bạn để không xảy ra bất kỳ thay đổi không mong muốn nào đối với dữ liệu của bạn.
6 Mẹo để Đảm bảo Bảo mật của Microsoft Excel
Tại đây, chúng tôi có sổ làm việc sau chứa 3 trang tính có bản ghi các điểm trong 3 các môn học khác nhau- Vật lý , Hóa học và Toán học . Bằng cách sử dụng sổ làm việc này bao gồm các trang tính, chúng tôi sẽ trình bày các mẹo ngắn và dễ dàng sau đây để đảm bảo bảo mật trong Microsoft Excel.
Chúng tôi đã sử dụng Microsoft Excel 365 phiên bản để tạo bài viết này. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng bất kỳ phiên bản nào khác một cách thuận tiện.
1. Chỉ bảo vệ trang tính cho Microsoft Excel Security
Trang tính Excel thường chứa thông tin hoặc dữ liệu / định dạng / chức năng nhất định mà bạn không muốn người dùng đang xem sổ làm việc chỉnh sửa hoặc thay đổi. Bảo vệ cấp trang tính xảy ra ở cấp ô.
- Đi tới Đánh giá tab>> Bảo vệ nhóm>> Bảo vệ Trang tính .
Sau đó, Bảo vệ trang tính trình hướng dẫn sẽ mở ra.
- Đặt mật khẩu trong Mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính .
Tại đây, hai tùy chọn đầu tiên sẽ được chọn tự động.
Theo mặc định, tất cả các ô trong trang tính của một người đều bị khóa. Bạn có thể mở khóa các ô nhất định hoặc khóa tất cả các ô trong trang tính của mình. Khi bảo vệ trang tính của mình, bạn có thể chọn có đặt mật khẩu bảo vệ trang tính hay không và chính xác những quyền nào bạn sẽ cho phép người dùng của mình có. Bạn cũng có thể chọn bỏ chọn cả Chọn ô bị khóa và tùy chọn Chọn ô đã mở khóa và theo cách này, người dùng thậm chí sẽ không được phép chọn các ô đã khóa hoặc các ô đã mở khóa trong trang tính của bạn. Về cơ bản, họ sẽ chỉ có thể xem dữ liệu trong trang tính.
- Cuối cùng, nhấn OK .
Một lần nữa, bạn sẽ có Xác nhận mật khẩu hộp thoại.
- Nhập lại mật khẩu trong Nhập lại mật khẩu để tiếp tục .
- Nhấn OK .
Để đảm bảo tính bảo vệ của trang tính, bạn có thể thử thay đổi tên của học sinh.
Đổi lại, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau.
Nếu bạn cảm thấy cần thiết để thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính này thì bạn có thể bỏ bảo vệ trang tính này.
- Đi tới Đánh giá tab>> Bảo vệ nhóm>> Bỏ bảo vệ trang tính .
Sau đó, Trang tính bỏ bảo vệ trình hướng dẫn sẽ mở ra.
- Nhập mật khẩu mà bạn đã bảo vệ trang tính của mình và nhấn OK .
2. Mẹo cho Bảo mật Microsoft Excel bằng cách Ẩn bất kỳ Trang tính nào
Để ngăn người dùng xóa trang tính trong sổ làm việc của bạn, xem trang tính ẩn, thêm, di chuyển hoặc đổi tên trang tính - bạn phải bảo vệ sổ làm việc của mình hoặc chính xác hơn là cấu trúc của sổ làm việc. Giả sử bạn không muốn người dùng bình thường xem trang tính này. Bạn có thể ẩn trang tính chứa tất cả các phạm vi đã đặt tên của mình và sau đó bảo vệ sổ làm việc của mình bằng mật khẩu để đảm bảo rằng - người dùng chính thống không thể xem được trang tính cụ thể đó.
Bạn có thể làm theo quy trình dễ dàng này để ẩn trang tính của mình.
- Nhấp chuột phải trên tên trang tính ( Vật lý trang tính) mà bạn muốn ẩn.
- Chọn Ẩn .
Sau đó, trang tính sẽ bị ẩn, nhưng bạn có thể hiển thị lại trang tính này trong tab trang tính này.
- Chỉ cần nhấp chuột phải trên bất kỳ tên trang tính nào và chọn Hiện
- Chọn tên trang tính ẩn và nhấn OK trong Hiện hộp thoại.
Sau đó, Vật lý trang tính sẽ xuất hiện lại.
Nếu bạn muốn Vật lý Không thể hiện trang tính khỏi giao diện người dùng Excel, sau đó đi tới Trình chỉnh sửa Visual Basic cửa sổ.
- Đi tới Nhà phát triển tab>> Visual Basic .
- Trong cửa sổ mới mở, chọn tên trang tính, Vật lý và mở Thuộc tính của nó
- Sử dụng Thuộc tính Cửa sổ thay đổi thành Hiển thị Thuộc tính cho xlSheetVeryHidden .
- Nhấn ALT + F11 để đóng cửa sổ này.
Sau khi trả lại trang tính, bạn sẽ không có Vật lý trang tính.
- Nếu bạn cố gắng hiện trang tính này bằng cách nhấp chuột phải trên bất kỳ trang tính nào, sau đó bạn sẽ thấy rằng nút Bỏ ẩn tùy chọn chuyển sang màu xám.
3. Mẹo cho Bảo mật Microsoft Excel bằng cách sử dụng tính năng công cụ khi lưu sổ làm việc
Chúng tôi sẽ đổi tên sổ làm việc sau trong khi lưu nó dưới dạng sách mới để kích hoạt mật khẩu bảo mật cho trang tính này.
- Sau khi chuyển đến Tệp , chọn tab Lưu dưới dạng và PC này như vị trí.
- Bây giờ, hãy chọn Tên tệp và Loại tệp .
- Nhấp vào Công cụ và sau đó chọn Tùy chọn chung .
Sau đó, Tùy chọn chung hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Nhập mật khẩu để mở và sửa đổi sổ làm việc này, sau đó nhấn OK .
- Trong Xác nhận mật khẩu nhập lại mật khẩu và cuối cùng nhấn OK .
Khi bạn cố gắng mở sổ làm việc này, lời nhắc sau sẽ xuất hiện và bạn phải nhập mật khẩu để mở.
4. Sử dụng Tính năng Protect Workbook để đảm bảo tính bảo mật của Microsoft Excel
Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về các tính năng khác nhau của Bảo vệ sổ làm việc để bảo mật sổ làm việc sau.
- Đi tới Tệp
- Chọn Thông tin để đi tới các tính năng trong Bảo vệ sổ làm việc .
4.1. Luôn mở tùy chọn chỉ đọc
Tại đây, chúng tôi sẽ ngăn chặn bất kỳ thay đổi không mong muốn nào bằng cách thông báo cho người đọc nếu họ thực sự muốn chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nào.
- Chọn Luôn mở chế độ chỉ đọc .
- Đóng sổ làm việc và mở lại.
Sau khi mở sổ làm việc, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo sau.
- Bằng cách nhấn Có , bạn sẽ mở sổ làm việc ở chế độ chỉ đọc.
Sau đó, sổ làm việc sẽ được mở như hình sau.
4.2. Mã hóa bằng tùy chọn mật khẩu
Tại đây, chúng tôi sẽ sử dụng mật khẩu để mở sổ làm việc.
- Chọn Mã hóa bằng mật khẩu .
Sau đó, Mã hóa tài liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Đặt mật khẩu và nhấn OK .
- Trong Xác nhận mật khẩu trình hướng dẫn nhập lại mật khẩu và nhấn OK .
Trong khi mở sổ làm việc này, bạn sẽ nhận được hộp thông báo sau, nơi bạn phải đặt mật khẩu đã tạo của mình để mở sổ làm việc này.
4.3. Bảo vệ tùy chọn cấu trúc sổ làm việc
Tùy chọn thứ ba về cơ bản tương tự như mẹo 1 .
Ở đây, chúng tôi sẽ sửa cấu trúc sổ làm việc để mọi người không thể thay đổi cấu trúc của sổ làm việc này.
- Chọn Bảo vệ cấu trúc sổ làm việc .
- Nhập mật khẩu của bạn và nhấn OK .
- Nhập lại mật khẩu của bạn và nhấn OK trong Xác nhận mật khẩu hộp thoại.
Sau khi sửa cấu trúc, bạn sẽ thấy rằng dấu cộng biểu tượng trong tab trang tính chuyển sang màu xám nên bạn sẽ không thể thêm bất kỳ trang tính nào nữa.
Bạn sẽ không thể xóa , di chuyển hoặc sao chép hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào khác với trang tính nữa.
4.4. Đánh dấu là Lựa chọn cuối cùng
Chúng tôi sẽ thông báo cho mọi người rằng sổ làm việc đã được hoàn thiện, vì vậy bạn không phải thay đổi bất kỳ điều gì.
- Chọn Đánh dấu là cuối cùng .
Sau đó, Excel sẽ gửi một thông báo cảnh báo.
- Nhấn OK
Sau khi đóng sổ làm việc của bạn, khi bạn mở lại, thông báo sau sẽ xuất hiện.
- Nhấn OK .
Bằng cách này, bạn sẽ có thể xem nội dung nhưng không thể thay đổi chúng trừ khi bạn nhấn nút Vẫn chỉnh sửa tùy chọn.
5. Sử dụng hệ thống tệp mã hóa của Windows để bảo mật tệp
Ở đây, chúng tôi sẽ bảo vệ sổ làm việc sau bằng cách sử dụng hệ thống tệp mã hóa tích hợp sẵn trong windows.
- Đóng sổ làm việc và nhấp chuột phải trên biểu tượng của sổ làm việc này.
- Chọn Thuộc tính
Sau đó, Thuộc tính sách bảo mật trình hướng dẫn sẽ xuất hiện.
- Chọn Nâng cao .
- Nhấp vào Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu và nhấn OK .
Bằng cách này, bạn sẽ được đưa đến Thuộc tính sách bảo mật thuật sĩ một lần nữa.
- Nhấp vào Áp dụng .
Sau đó, hộp cảnh báo có tên Cảnh báo mã hóa sẽ mở ra.
- Chọn tùy chọn Mã hóa tệp và thư mục mẹ của nó (được khuyến nghị) .
- Nhấn OK .
Sau đó, Hệ thống tệp mã hóa sẽ nhắc hộp thoại sau để hỏi bạn có muốn tạo bất kỳ bản sao lưu nào hay không.
Vì chúng tôi không muốn, chúng tôi nhấn Hủy .
Sau đó, sổ làm việc của bạn sẽ được bảo vệ và khóa biểu tượng sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng sổ làm việc của bạn.
6. Triển khai ứng dụng 7-Zip
Để bảo mật nhiều sổ làm việc như hai sổ làm việc sau, bạn có thể sử dụng 7-Zip ứng dụng một cách dễ dàng. Bằng cách nhấp vào liên kết này, hãy tải xuống và cài đặt nó trên máy tính của bạn.
- Bây giờ, chọn tệp và Nhấp chuột phải .
- Chọn Hiển thị thêm tuỳ chọn .
- Nhấp vào 7-Zip rồi Thêm vào kho lưu trữ .
Sau đó, Thêm vào kho lưu trữ hộp thoại sẽ mở ra.
- Nhập và nhập lại mật khẩu, sau đó nhấn OK .
Sau đó, các tệp sẽ được nén và bạn phải sử dụng mật khẩu để mở tệp.
Các cuộc tranh luận giữa Bảo vệ cấp bảng tính và bảo vệ cấp sổ làm việc
[ Lưu ý: Cảm ơn nhà bình luận Agnius, người đã thêm các ghi chú sau liên quan đến bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc:“Loại bảo vệ này có thể dễ dàng bị vi phạm bởi VBA và do đó không an toàn theo bất kỳ cách nào. Tuy nhiên, đó là điều mà người ta phải sống chung khi đối mặt với tình huống mà người dùng đầu vào là cần thiết. Cách tốt hơn để lưu các tệp Excel khỏi chỉnh sửa không mong muốn là mã hóa chúng để một người không biết mật khẩu của sổ làm việc thậm chí không thể mở được hoặc chỉ có thể mở dưới dạng tệp chỉ đọc. Loại bảo vệ này không thể bị phá vỡ bởi VBA hoặc bất kỳ phương tiện nào khác. Nó có thể được thực hiện bằng cách truy cập vào Tùy chọn chung trong cửa sổ hộp thoại Lưu dưới dạng ”].
Đúng là sự bảo vệ được cung cấp bởi cấp trang tính và bảo vệ cấp sổ làm việc là cơ bản và thô sơ. Tuy nhiên, điểm phản đối của tôi tại thời điểm đó là nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu bảo mật / chỉnh sửa của bạn. Nếu dữ liệu cần được bảo vệ khỏi quá trình chỉnh sửa không quá nhạy cảm và đó là yêu cầu bảo vệ ở cấp độ bề mặt, mang tính tâm lý hơn là công nghệ, thì cấp trang tính và sổ làm việc là tương đối phù hợp. Tuy nhiên, như đã đề cập, bảo vệ cấp bảng tính và sổ làm việc không được hầu hết các chuyên gia coi là bảo mật thực sự. Vì vậy, hãy đi sâu vào các phương pháp nâng cao hơn để bảo vệ sổ làm việc Excel của bạn.
Đọc thêm: [Đã sửa lỗi!] Bảo vệ sổ làm việc trong Excel Không hoạt động (với Giải pháp nhanh)
Hệ thống phân cấp bảo mật
Việc bảo vệ trang tính và sổ làm việc của một người không được coi là bảo mật thực sự vì loại bảo vệ này dễ bị vi phạm bằng cách sử dụng VBA hoặc phần mềm bẻ khóa mật khẩu. Loại bảo vệ này vẫn cho phép người dùng xem sổ làm việc trong hầu hết các phần. Trên thực tế, đây là bảo vệ ở cấp độ bề mặt chứ không phải là bảo mật thực sự. Tuy nhiên, bạn cần phải có ít nhất một sự quen thuộc với nó, nếu bạn có ý định làm các kỳ thi chứng chỉ và nó được sử dụng để làm gì.
Ngoài ra, nếu bạn quên mật khẩu bạn đã sử dụng để bảo vệ trang tính / sổ làm việc của mình, phần mềm bẻ khóa mật khẩu có sẵn dễ dàng và bạn có thể sử dụng phần mềm này để truy xuất mật khẩu của mình hoặc sử dụng VBA mã số.
Được rồi, đến cấp độ bảo mật thực sự tiếp theo, bạn có thể chỉ định rằng sổ làm việc Excel của bạn chỉ có thể được mở nếu người dùng có mật khẩu được chỉ định bằng cách sử dụng tùy chọn Lưu dưới dạng.
Khi mã hóa tệp Excel thực, người ta cần các kỹ thuật bẻ khóa mật khẩu cấp cao hơn - và mất nhiều thời gian hơn.
Lựa chọn bạn thực sự thực sự phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn đang lưu trữ trong sổ làm việc của mình, đối với dữ liệu không nhạy cảm và trong trường hợp bạn muốn ngăn người dùng vô tình xóa trang tính và bạn muốn ẩn công thức– sử dụng trang tính và cấp sổ làm việc sự bảo vệ. Khi bạn có dữ liệu nhạy cảm như dữ liệu lương - hãy sử dụng tùy chọn mã hóa thay thế. Chỉ nên nhớ rằng nếu bạn mã hóa và quên mật khẩu, bạn cũng sẽ không thể truy cập vào dữ liệu. Ngoài ra, hãy nhớ rằng đối với dữ liệu nhạy cảm cao - chẳng hạn như tất cả các mã bảo mật của một cơ sở an toàn sinh học, Excel sẽ không phải là tùy chọn cần thiết cho các mục đích lưu trữ như vậy.
Phần Xem lại:Kiểm tra sự hiểu biết của bạn
- Nếu bạn muốn ẩn công thức trong một ô nhất định, bạn nên (sau khi đảm bảo rằng tùy chọn ẩn của ô được chọn trong tab Bảo vệ của Hộp thoại Định dạng Ô…), bảo vệ trang tính của bạn hay bảo vệ sổ làm việc của bạn?
- Nếu sổ làm việc của bạn không chứa dữ liệu nhạy cảm nhưng bạn chỉ muốn ngăn người dùng vô tình xóa trang tính - bạn nên sử dụng cấp độ bảo vệ nào?
- Việc đặt thuộc tính hiển thị của trang tính thành xlVeryHidden trong VBE có tác dụng gì?
- Sự khác biệt giữa việc sử dụng phương pháp Lưu dưới dạng để đặt mật khẩu mở sổ làm việc và đặt mật khẩu bằng cách sử dụng mã hóa để mở sổ làm việc của bạn là gì?
- Phương pháp mã hóa được sử dụng có giống nhau cho tất cả các phiên bản Excel không?
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã cố gắng đưa ra 6 đơn giản nhất thủ thuật liên quan đến bảo mật của Microsoft Excel. Hy vọng bạn sẽ thấy nó hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ đề xuất hoặc câu hỏi nào, hãy chia sẻ chúng trong phần bình luận. Bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy để biết thêm các bài viết liên quan đến Excel.
Bài viết liên quan
- Đặt Quyền cho Tệp Chia sẻ trong Excel (3 Cách Tiếp cận Tiện dụng)