Excel là một trong những ứng dụng nằm trong bộ Office hữu ích như nhau ở nơi làm việc và tại nhà hay văn phòng tại nhà. Excel có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin; đôi khi thông tin đó trở nên quá khó sử dụng khiến việc sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong trang tính Excel ngày càng trở nên phức tạp hơn theo thời gian khi tệp phát triển.
Được sử dụng thường xuyên hơn trong cài đặt thương mại, người dùng gia đình thường không biết rằng bạn có thể nhóm và thu gọn cả hàng và cột trong trang tính Excel để ẩn thông tin cho đến khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn sử dụng công thức trong bảng tính để tóm tắt thông tin và bạn chỉ quan tâm đến những tóm tắt đó hầu hết thời gian.
Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel
Giả sử bạn có một trang tính Excel giống như hình bên dưới. Lưu ý rằng có một số ô chứa dữ liệu và mỗi tập dữ liệu được tóm tắt trong một ô riêng biệt (B6, B13 và B20).
Rắc rối bạn đang gặp phải là dữ liệu trong các ô (B1 đến B5, B8 đến B12 và B15 đến B19) không hữu ích cho bạn một cách thường xuyên; bạn chỉ quan tâm đến giá trị tổng cộng, giá trị trung bình và giá trị tối đa cho từng bộ dữ liệu tương ứng.
Sử dụng Nhóm của Excel , bạn có thể nhóm các dữ liệu này lại với nhau một cách riêng biệt và thu gọn chúng ra khỏi chế độ xem. Khi cần xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể mở rộng các nhóm và làm việc lại với chúng.
Ví dụ:hãy nhóm các hàng từ 8 đến 12 lại với nhau, thu gọn chúng và chỉ để lại mức Trung bình ở hàng 13 hiển thị. Bắt đầu bằng cách chọn các hàng từ 8 đến 12 bằng chuột của bạn. Nhấp vào Dữ liệu trên tab Ruy-băng và định vị một phần của Ruy-băng được gắn nhãn Đường viền . Nhấp vào nút có nhãn Nhóm và chọn Nhóm từ menu.
Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy một thay đổi đối với trang tính Excel mà bạn có thể chưa từng thấy trước đây. Bên cạnh các hàng từ 8 đến 12, có một đường nối các hàng này ở bên trái và có một dấu trừ bên cạnh hàng 13. Điều này cho biết rằng các ô từ 8 đến 12 là một phần của một nhóm hiện đang được mở rộng.
Nếu bạn nhấp vào dấu trừ bên cạnh hàng 13, các hàng từ 8 đến 12 sẽ thu gọn và dấu trừ chuyển thành dấu cộng. Điều này cũng biểu thị rằng các hàng từ 8 đến 12 là một phần của nhóm và nhóm hiện đang bị thu gọn.
Nhấp vào dấu cộng sẽ mở rộng nhóm một lần nữa. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng khi thu gọn, các hàng trong trang tính sẽ đi từ hàng 7 đến hàng 13, một dấu hiệu chắc chắn rằng một số hàng trong trang tính đã được nhóm lại và hiện đang được thu gọn.
Nếu chúng ta làm tương tự cho các hàng từ 1 đến 5 và từ 15 đến 19, chúng ta thấy rằng khi các hàng này được nhóm lại và thu gọn, dữ liệu ban đầu sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem, làm cho các ô quan trọng dễ dàng tìm thấy hơn. Lưu ý rằng ba dấu cộng trong rãnh bên trái của trang tính cho biết rằng hiện có ba nhóm hàng được thu gọn.
Nhóm và thu gọn ô trong Excel không giới hạn ở các hàng; bạn cũng có thể nhóm và thu gọn các cột. Thậm chí có thể tạo các nhóm trong các nhóm để tổ chức tốt hơn dữ liệu vốn đã trở nên khó làm việc trong một trang tính Excel cồng kềnh.