Excel là ứng dụng trong bộ Office hữu ích như nhau ở nơi làm việc và gia đình. Excel lưu trữ lượng lớn thông tin; đôi khi thông tin trở nên khó kiểm soát, làm việc với dữ liệu trong worksheet Excel trở nên rắc rối hơn theo thời gian khi file lớn dần.
Dùng nhiều trong môi trường thương mại, người dùng gia đình thường không biết có thể nhóm và thu gọn (collapse) cả hàng và cột trong worksheet Excel để ẩn thông tin cho đến khi cần. Đặc biệt hữu ích khi dùng công thức tóm tắt thông tin và chỉ quan tâm tóm tắt đó hầu hết thời gian.
Nhóm Hàng Và Cột Trong Worksheet Excel
Giả sử worksheet Excel như hình dưới. Lưu ý: nhiều ô chứa dữ liệu, mỗi tập dữ liệu tóm tắt ở ô riêng (B6, B13, B20).
Vấn đề: dữ liệu ô (B1-B5, B8-B12, B15-B19) không dùng thường xuyên; chỉ quan tâm tổng, trung bình, max cho từng tập dữ liệu.
Dùng Nhóm (Group) của Excel, gộp dữ liệu này riêng biệt và thu gọn khỏi tầm mắt. Khi cần xem/sửa, mở rộng nhóm làm việc lại.
Ví dụ: nhóm hàng 8-12, thu gọn, chỉ để trung bình hàng 13 hiển thị. Bắt đầu: chọn hàng 8-12 chuột. Tab Dữ liệu (Data) trên Ribbon > khu vực Đánh dấu (Outline) > nút Nhóm (Group) > chọn Nhóm từ menu.
Ngay lập tức thấy thay đổi worksheet: bên cạnh hàng 8-12 có đường nối sang trái và dấu trừ bên cạnh hàng 13. Nghĩa là ô 8-12 thuộc nhóm đang mở rộng.
Click dấu trừ bên cạnh hàng 13, hàng 8-12 thu gọn, dấu trừ thành dấu cộng. Cũng nghĩa là hàng 8-12 thuộc nhóm đang thu gọn.
Click dấu cộng mở rộng nhóm lại. Lưu ý: khi thu gọn, số thứ tự hàng nhảy từ 7 đến 13, dấu chắc chắn hàng đã nhóm và thu gọn.
Làm tương tự hàng 1-5 và 15-19, khi nhóm và thu gọn, dữ liệu gốc ẩn, ô quan trọng dễ tìm hơn. 3 dấu cộng bên lề trái worksheet chỉ 3 nhóm hàng đang thu gọn.
Nhóm và thu gọn không giới hạn hàng; nhóm và thu gọn cột cũng được. Thậm chí tạo nhóm trong nhóm (nested groups) tổ chức dữ liệu tốt hơn trong worksheet Excel phình to.