Microsoft Office Access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) do Microsoft cung cấp như một phần của bộ Office Professional hoặc Business, cho phép tạo và quản trị cơ sở dữ liệu. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận một số ưu điểm của MS Access so với các DBMS khác.
Bây giờ, ai cũng biết nhiều người đang dùng Excel để phân tích và trình bày dữ liệu, và những người này có thể tự hỏi: ngoài Excel, tại sao phải bắt đầu dùng Access (không phải DBMS khác) cho phân tích và tích hợp dữ liệu?
Vì vậy, chúng tôi quyết định trả lời câu hỏi đó và tổng hợp danh sách 10 lý do hàng đầu để bắt đầu dùng Microsoft Access cho tạo cơ sở dữ liệu và phân tích dữ liệu.
10 Ưu điểm/Lợi ích của MS Access so với các DBMS khác
1) Cách hiệu quả, dễ dàng và dễ tiếp cận để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ
Microsoft Access cho phép tạo cơ sở dữ liệu quan hệ một cách hiệu quả và nhanh chóng. Bắt đầu với Access rất đơn giản và nhanh, khi đã nắm vững lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ cần thiết để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, người ta chỉ cần mở Access để bắt đầu tạo bảng và mối quan hệ. Không cần phần mềm bổ sung, tài nguyên hệ thống, hoặc chuyên gia IT giúp cài đặt thành phần như các DBMS khác.
2) Đường cong học tập không khó khăn như các gói DBMS khác
Có nhiều DBMS trên thị trường cho phép tạo cơ sở dữ liệu mạnh mẽ. Có cả mã nguồn mở và trả phí cấp doanh nghiệp. Tuy nhiên, đường cong học tập để thành thạo các hệ thống này có thể khá phức tạp và tốn thời gian. Nếu đã quyết định mục tiêu nghề nghiệp là quản trị viên hoặc nhà phát triển cơ sở dữ liệu, thì với tư cách sinh viên hoặc người học lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ, Access là nơi tuyệt vời để bắt đầu và có thể dễ dàng nắm vững lý thuyết mà không bị choáng ngợp bởi chính gói phần mềm. Khi đã nắm vững mọi kỹ năng và lý thuyết cần thiết để tạo cơ sở dữ liệu trong Access, người ta có thể thích nghi với các gói cấp công nghiệp vì đã nắm vững khái niệm cơ bản.
Đọc thêm: Trao đổi (Sao chép, Nhập, Xuất) Dữ liệu giữa Excel và Access
3) Giao diện người dùng là giao diện Office quen thuộc
Thường khi phân phối cơ sở dữ liệu, người dùng cuối có thể bị e ngại hoặc xa lạ bởi giao diện không quen thuộc. Ưu điểm của việc thiết kế và phân phối cơ sở dữ liệu phát triển trong Access là người dùng cuối hoặc nhà phát triển khác muốn làm việc trên hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu, sẽ không bị xa lạ bởi giao diện. Giao diện có tất cả yếu tố của phần mềm Office tiêu chuẩn cũng như một số phím tắt quen thuộc như CTRL-S để lưu và CTRL-Z để hoàn tác. Thường thì điều ngăn cản việc áp dụng và sử dụng ứng dụng tập trung cơ sở dữ liệu và ứng dụng nói chung, là giao diện người dùng không quen thuộc, nên với cơ sở dữ liệu Access, người ta khó gặp vấn đề đó.
4) Khả năng tạo Form và Báo cáo chức năng
Form là giao diện front-end đẹp mắt bạn có thể tạo trong Access cho nhập liệu và nhiều mục đích, chức năng khác. Trong hầu hết trường hợp, ví dụ, người ta không muốn cho phép người dùng cuối truy cập trực tiếp vào bảng back-end tạo nên đơn vị cơ bản và quan trọng của cơ sở dữ liệu, vì vậy có thể dùng form nhập liệu front-end chỉ cho phép nhập dữ liệu vào một số bảng cho mục đích này. Người ta cũng có thể tạo form điều hướng và các loại form tập trung ứng dụng khác trong Access. Bạn cũng có thể định dạng các form khá rộng rãi và thêm định dạng có điều kiện, biểu đồ, hình ảnh, điều khiển trình duyệt web, và nhiều tính năng khác vào form bạn tạo.
Báo cáo, mặt khác, cho phép hiển thị dữ liệu từ bảng hoặc trường tính toán theo cách có thể in. Giống như form, báo cáo có thể tùy chỉnh và hiển thị theo nhiều cách trong Access. Thực tế, thiết kế form và tạo báo cáo trong Access là chủ đề khá hấp dẫn riêng. Thiết kế form và tạo báo cáo, chính là nơi ưu điểm của dùng Access cho tạo cơ sở dữ liệu và phân tích dữ liệu thể hiện rõ rệt. Quản trị viên cơ sở dữ liệu có thể, ví dụ, dùng Báo cáo Access, tạo báo cáo và tài liệu có thể in để chỉ cho quản lý thấy khách hàng hàng đầu, khu vực và số tiền bán hàng từ bảng theo tháng.
5) Tận dụng VBA để tạo ứng dụng tập trung dữ liệu đầy đủ
Visual Basic for Applications (VBA), ngôn ngữ lập trình và môi trường, có sẵn cho Access cũng như các ứng dụng Office khác. Do đó, người ta có thể tạo ứng dụng tập trung dữ liệu mạnh mẽ bằng cách kết hợp kỹ thuật lập trình VBA. Lập trình viên Access đưa cơ sở dữ liệu chuẩn với bảng, form, báo cáo lên tầm cao mới và có thể xử lý nhu cầu người dùng độc đáo mà cơ sở dữ liệu cụ thể cần xử lý qua lập trình. Ví dụ, bạn có thể dùng vòng lặp trong mã để lặp qua hàng nghìn bản ghi và trích xuất, xuất các bản ghi quan tâm.
6) Tạo Ứng dụng Office tích hợp
Giả sử bạn làm việc cho một công ty và đồng nghiệp thích dùng Excel hoặc thậm chí Word cho một số nhiệm vụ hoặc xem dữ liệu. Bạn dễ dàng tạo ứng dụng Access đáp ứng đồng nghiệp. Ví dụ, tạo cơ sở dữ liệu Access liên kết với bảng trong Excel, để đồng nghiệp thoải mái dùng Excel vẫn có thể dùng Excel nhập liệu. Bạn cũng có thể qua VBA xuất và sao chép yếu tố báo cáo Access sang tài liệu Word. Khi dùng Excel và Access đúng cách cùng nhau trong ứng dụng Access/Excel tích hợp, bạn tận dụng được tính năng phân tích dữ liệu của Excel như Pivot Table và tính năng thao tác dữ liệu, chức năng của Access như truy vấn và truy vấn SQL cho đầu ra cuối. Bạn cũng dễ dàng xuất báo cáo Access hoặc đối tượng khác thành PDF để xem.
7) Chia sẻ cơ sở dữ liệu dễ dàng
Access có tính năng đa người dùng cho phép chia sẻ cơ sở dữ liệu với tới 40 người cùng lúc. Khi đặt ở vị trí chia sẻ, tới 40 người có thể dùng cơ sở dữ liệu đồng thời. Điều này có nghĩa là nếu nhiều người dùng hoặc admin cần cập nhật hoặc tương tác cùng cơ sở dữ liệu, tất cả có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa mà không mất thay đổi. Các phiên bản Access mới cũng cho phép tạo Ứng dụng Web cho phép người dùng chỉnh sửa và thay đổi khía cạnh cơ sở dữ liệu dùng trình duyệt web. Do tính phổ biến của gói phần mềm Office, người ta cũng dễ dàng chia sẻ cơ sở dữ liệu tạo trong Access, như cơ sở dữ liệu độc lập bản sao đơn lẻ.
8) Mẫu và Wizard tiện lợi có sẵn
Có nhiều mẫu cơ sở dữ liệu cho Access, tự động hóa hầu hết chức năng phổ biến và người ta có thể tải xuống ứng dụng cơ sở dữ liệu theo dõi dinh dưỡng cũng như ứng dụng quản lý dự án đã hoàn chỉnh, chỉ cần nhập liệu. Access cũng đi kèm các Wizard (Phép thuật) chia việc tạo đối tượng cơ sở dữ liệu như form, truy vấn, báo cáo thành các bước nhỏ, dễ nắm, giúp loại bỏ đau đầu khi tạo các đối tượng này từ đầu.
9) Dùng Access Runtime gửi cơ sở dữ liệu cho khách hàng không có Access
Giả sử bạn là lập trình viên/nhà phát triển Access hoặc tư vấn viên cơ sở dữ liệu đã thiết kế ứng dụng Access hoặc mẫu ứng dụng muốn gửi cho khách hàng và/hoặc khách hàng tiềm năng. Vấn đề duy nhất là khách hàng hoặc tiềm năng không cài Access trên hệ thống. Tuy nhiên, người ta dễ dàng khắc phục vấn đề này, bằng cách dùng Access Runtime. Microsoft cung cấp Access Runtime tải miễn phí. Do đó, người ta có thể thiết kế cơ sở dữ liệu và ứng dụng đầy đủ trong Access và cho phép khách hàng hoặc tiềm năng, không cài Access, xem và tương tác với cơ sở dữ liệu qua Access Runtime. Nó cũng hữu ích khi muốn gửi cơ sở dữ liệu mẫu bạn không muốn bị chỉnh sửa vì phiên bản Runtime không bật hầu hết giao diện liên quan thiết kế, nên người dùng cuối không thể tạo đối tượng riêng hoặc sửa đổi đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn. Vì vậy, qua Runtime, bạn có thể trình bày khả năng Access bằng cách phân phối cơ sở dữ liệu mẫu Access cho khách hàng tiềm năng cũng như giao cơ sở dữ liệu không thể chỉnh sửa cho khách hàng hiện tại, không cài Access.
10) Cộng đồng người dùng hoạt động và nhiều tài liệu học tập cho Access
Access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu máy tính để bàn phổ biến nhất toàn cầu và đã có hơn một thập kỷ. Do đó, có cộng đồng người dùng hoạt động sẵn sàng hỗ trợ người mới với câu hỏi liên quan Access. Có vô số tài liệu học tập như sách, trang web, diễn đàn dành riêng cho Access, nên nếu bạn quyết định bắt đầu hành trình học Access, bạn sẽ không bao giờ thiếu hỗ trợ hoặc hướng dẫn.
Liên quan: MS Access 2016 Master Class: Beginner to Advanced (Affiliate Link).
Kết luận
Microsoft Access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu đa mặt, dễ có được, cho phép tạo cơ sở dữ liệu, truy vấn SQL, và ứng dụng tập trung dữ liệu dễ dàng. Mặc dù không mạnh như DBMS cấp công nghiệp – nhưng rẻ hơn và dễ tiếp cận hơn. Còn nhiều ưu điểm khác của dùng Access làm DBMS và chúng tôi vừa xem 10 lý do hàng đầu để áp dụng Access cho DBMS máy tính để bàn cá nhân hoặc công ty xử lý nhu cầu kinh doanh nhất định.
Bạn có dùng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu hiện tại? Vui lòng bình luận ở phần bình luận.
Đọc thêm…
Top 20 hạn chế của Excel có thể khiến bạn bực bội!
Định dạng có điều kiện cơ bản trong Excel & Access
Top 20 kỹ năng Excel nâng cao thiết yếu bạn cần biết