Microsoft Office Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) do Microsoft cung cấp như một phần của bộ Office Professional hoặc Business, cho phép người dùng tạo và quản trị cơ sở dữ liệu. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về một số ưu điểm của MS Access so với các DBMS khác.
Giờ đây, ai cũng biết rằng nhiều người đã sử dụng Excel, để phân tích và trình bày dữ liệu của họ và những người này có thể tự hỏi tại sao ngoài Excel, người ta nên bắt đầu sử dụng Access (chứ không phải các DBMS khác) để phân tích và tích hợp dữ liệu?
Vì vậy, chúng tôi đã quyết định trả lời câu hỏi đó và biên soạn danh sách mười lý do hàng đầu để bắt đầu sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu và phân tích dữ liệu.
10 Ưu điểm / Lợi ích của MS Access so với các DBMS khác
1) Một cách hiệu quả, dễ dàng và dễ tiếp cận để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ
Microsoft Access cho phép một người tạo cơ sở dữ liệu quan hệ một cách hiệu quả và nhanh chóng. Bắt đầu với Access rất đơn giản và nhanh chóng, một khi người ta đã nắm vững lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ cần thiết để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, người ta chỉ cần mở Access để bắt đầu tạo bảng và mối quan hệ. Không có phần mềm bổ sung, tài nguyên hệ thống hoặc các chuyên gia CNTT cần thiết để trợ giúp cài đặt các thành phần giống như với các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khác.
2) Đường cong học tập không khó đối với Access, như đối với các gói DBMS khác
Có rất nhiều hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu trên thị trường cho phép người ta tạo cơ sở dữ liệu mạnh mẽ. Người ta có thể tìm thấy cả hai hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cấp công nghiệp nguồn mở và có trả phí. Tuy nhiên, đường cong học tập, để sử dụng thành thạo các hệ thống này, có thể khá phức tạp và tốn thời gian. Nếu một người đã quyết định rằng nghề nghiệp như một quản trị viên hoặc nhà phát triển cơ sở dữ liệu là mục tiêu của một người, thì với tư cách là một sinh viên hoặc một người nào đó đang học lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ, Access là một nơi tuyệt vời để bắt đầu và một người có thể dễ dàng nắm vững lý thuyết mà không bị choáng ngợp bởi gói thực tế. chính nó. Khi một người đã thành thạo tất cả các kỹ năng và lý thuyết cần thiết để tạo cơ sở dữ liệu trong Access, người ta có thể thích ứng với các gói cấp công nghiệp hơn vì người đó đã nắm vững các khái niệm cấp nền tảng.
Đọc thêm:Trao đổi (Sao chép, Nhập, Xuất) Dữ liệu giữa Excel và Access
3) Giao diện người dùng là giao diện Office quen thuộc
Thông thường, khi phân phối cơ sở dữ liệu, người dùng cuối có thể bị bỏ rơi hoặc bị xa lánh bởi các giao diện người dùng không quen thuộc. Ưu điểm của việc thiết kế và phân phối cơ sở dữ liệu được phát triển trong Access là người dùng cuối hoặc các nhà phát triển khác muốn làm việc hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu sẽ không bị giao diện xa lánh. Giao diện có tất cả các yếu tố của phần mềm tiêu chuẩn Office cũng như một số phím tắt quen thuộc như CTRL-S để lưu và CTRL-Z để hoàn tác. Thông thường, điều ngăn cản việc chấp nhận và sử dụng các ứng dụng và ứng dụng tập trung vào cơ sở dữ liệu nói chung là giao diện người dùng không quen thuộc, vì vậy với cơ sở dữ liệu Access, người ta khó có thể gặp phải vấn đề cụ thể đó.
4) Khả năng tạo báo cáo và biểu mẫu chức năng
Biểu mẫu là giao diện front-end hấp dẫn mà bạn có thể tạo trong Access để nhập dữ liệu và vô số các mục đích và chức năng khác. Trong hầu hết các trường hợp, chẳng hạn, người ta sẽ không muốn cho phép người dùng cuối truy cập trực tiếp vào các bảng back-end tạo nên các đơn vị cơ bản và quan trọng của cơ sở dữ liệu, vì vậy người ta có thể sử dụng các biểu mẫu nhập dữ liệu front-end cho phép người dùng để chỉ nhập dữ liệu trong các bảng nhất định cho mục đích này. Người ta cũng có thể tạo các biểu mẫu điều hướng và các loại biểu mẫu Access tập trung vào ứng dụng khác. Bạn cũng có thể định dạng các biểu mẫu này khá rộng rãi và thêm định dạng có điều kiện, biểu đồ, hình ảnh, điều khiển trình duyệt web và nhiều tính năng khác vào biểu mẫu bạn tạo.
Mặt khác, báo cáo cho phép hiển thị dữ liệu từ các bảng hoặc trường được tính toán của bạn theo cách có thể in được, như với biểu mẫu, báo cáo có thể được tùy chỉnh và hiển thị theo nhiều cách trong Access. Trên thực tế, việc tạo biểu mẫu, thiết kế và báo cáo trong Access là một chủ đề khá thú vị. Thiết kế biểu mẫu và tạo báo cáo, thực sự là nơi mà lợi thế của việc sử dụng Access để tạo cơ sở dữ liệu dữ liệu và phân tích dữ liệu trở nên khá rõ ràng. Ví dụ:quản trị viên cơ sở dữ liệu có thể sử dụng Báo cáo Access, tạo báo cáo và tài liệu có thể in được để hiển thị việc quản lý những khách hàng, khu vực hàng đầu và số tiền bán hàng từ các bảng của một người hàng tháng.
5) Sử dụng VBA để tạo các ứng dụng hoàn toàn tập trung vào dữ liệu
Visual Basic for Applications (VBA), ngôn ngữ lập trình và môi trường có sẵn cho Access cũng như các ứng dụng Office khác. Do đó, người ta có thể tạo ra các ứng dụng tập trung vào dữ liệu mạnh mẽ bằng cách kết hợp các kỹ thuật lập trình VBA. Các nhà lập trình Access đưa cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn với các bảng, biểu mẫu và báo cáo lên cấp độ tiếp theo và có thể giải quyết các nhu cầu riêng của người dùng mà cơ sở dữ liệu cụ thể của một người có thể cần xử lý thông qua lập trình. Ví dụ:bạn có thể sử dụng các vòng lặp như một phần của mã của mình để lặp qua hàng nghìn bản ghi và trích xuất và xuất các bản ghi quan tâm nhất định.
6) Tạo các ứng dụng Office tích hợp
Giả sử bạn đang làm việc cho một công ty và đồng nghiệp của bạn thích sử dụng Excel hoặc thậm chí Word cho các tác vụ nhất định hoặc để xem dữ liệu nhất định. Bạn có thể dễ dàng tạo Ứng dụng Access phù hợp với đồng nghiệp của mình. Ví dụ:bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu Access được liên kết với các bảng trong Excel, để đồng nghiệp của bạn cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng Excel vẫn có thể sử dụng Excel để nhập dữ liệu. Bạn cũng có thể thông qua xuất VBA và sao chép các phần tử của báo cáo Access sang tài liệu Word. Khi sử dụng đúng cách Excel và Access cùng nhau trong ứng dụng Access / Excel tích hợp, bạn có thể tận dụng các tính năng phân tích dữ liệu của Excel như Bảng Pivot và các tính năng và chức năng thao tác dữ liệu của Access, chẳng hạn như truy vấn và truy vấn SQL cho kết quả đầu ra cuối cùng. Bạn cũng có thể dễ dàng xuất báo cáo Access hoặc các đối tượng khác dưới dạng PDF để xem.
7) Chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn một cách dễ dàng
Access có các tính năng dành cho nhiều người dùng cho phép một người chia sẻ cơ sở dữ liệu của một người với tối đa 40 người cùng một lúc. Khi được đặt ở một vị trí chia sẻ, tối đa 40 người có thể sử dụng cơ sở dữ liệu đồng thời. Điều này có nghĩa là nếu nhiều người dùng hoặc quản trị viên cần cập nhật hoặc tương tác với cùng một cơ sở dữ liệu thì tất cả họ đều có thể thực hiện thay đổi hoặc chỉnh sửa mà các thay đổi đó không bị mất. Các phiên bản Access sau này cũng cho phép người dùng tạo Ứng dụng Web cho phép người dùng chỉnh sửa và thay đổi các khía cạnh nhất định của cùng một cơ sở dữ liệu bằng trình duyệt web. Do tính chất phổ biến của các gói phần mềm Office, người ta cũng có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu mà người ta đã tạo trong Access rất dễ dàng, cũng như các cơ sở dữ liệu độc lập sao chép một lần.
8) Có sẵn các mẫu và trình hướng dẫn tiện dụng
Có nhiều mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn cho Access, tự động hóa hầu hết các chức năng cơ sở dữ liệu phổ biến và người ta có thể tải xuống các ứng dụng cơ sở dữ liệu theo dõi dinh dưỡng cũng như các ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý dự án đã hoàn chỉnh và về cơ bản chỉ cần nhập dữ liệu. Access cũng đi kèm với các trình hướng dẫn giúp chia nhỏ việc tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu như biểu mẫu, truy vấn và báo cáo thành các phần có kích thước nhỏ từng bước, giúp bạn không phải đau đầu khi tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu này từ đầu.
9) Sử dụng Access Runtime để gửi cơ sở dữ liệu của bạn đến những khách hàng không có Quyền truy cập
Giả sử bạn là nhà phát triển / lập trình viên hoặc nhà tư vấn cơ sở dữ liệu Access, người đã thiết kế ứng dụng Access hoặc ứng dụng mẫu mà bạn muốn gửi cho khách hàng và / hoặc khách hàng tiềm năng. Vấn đề duy nhất là máy khách hoặc máy khách tiềm năng không cài đặt Access trên hệ thống của họ. Tuy nhiên, người ta có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng Access Runtime. Microsoft cung cấp Access Runtime dưới dạng bản tải xuống miễn phí. Do đó, người ta có thể thiết kế cơ sở dữ liệu và ứng dụng hoàn chỉnh trong Access và cho phép khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, những người chưa cài đặt Access, xem và tham gia với cơ sở dữ liệu của bạn thông qua Access Runtime. Nó cũng hữu ích khi một người muốn gửi các cơ sở dữ liệu mẫu mà bạn không muốn chỉnh sửa vì các phiên bản Thời gian chạy không có hầu hết các giao diện liên quan đến thiết kế được bật và do đó người dùng cuối không thể tạo các đối tượng của riêng họ hoặc sửa đổi các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn . Vì vậy, thông qua việc sử dụng Runtime, bạn có thể thể hiện khả năng Access của mình bằng cách phân phối cơ sở dữ liệu Access mẫu của bạn cho các khách hàng tiềm năng cũng như cung cấp cơ sở dữ liệu không thể chỉnh sửa cho các khách hàng hiện tại chưa cài đặt Access.
10) Cộng đồng người dùng đang hoạt động và nhiều tài liệu học tập có sẵn cho Access
Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu máy tính để bàn phổ biến nhất toàn cầu và đã tồn tại hơn một thập kỷ. Do đó, có một cộng đồng người dùng tích cực có thể dễ dàng hỗ trợ những người mới sử dụng Access với các câu hỏi liên quan đến Access. Có vô số tài liệu học tập như sách hướng dẫn, trang web và diễn đàn dành riêng cho Access, vì vậy nếu bạn quyết định bắt tay vào hành trình học Access, bạn sẽ không bao giờ bị thất vọng khi được hỗ trợ hoặc hướng dẫn.
Liên quan:MS Access 2016 Master Class:Sơ cấp đến Nâng cao (Liên kết liên kết).
Kết luận
Microsoft Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu đa khía cạnh, dễ sử dụng, cho phép người dùng dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu, truy vấn SQL và các ứng dụng tập trung vào dữ liệu. Mặc dù không được cung cấp năng lượng cao như DBMS công nghiệp nhưng nó rẻ hơn và dễ tiếp cận hơn nhiều. Có nhiều lợi thế hơn khi sử dụng Access làm DBMS và chúng tôi vừa xem xét mười lý do hàng đầu ở đây để áp dụng Quyền truy cập vào DBMS trên máy tính cá nhân hoặc công ty của bạn để xử lý các nhu cầu kinh doanh nhất định.
Hiện tại bạn có sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu không? Vui lòng bình luận trong phần bình luận.
Đọc thêm…
20 hạn chế hàng đầu của Excel có thể khiến bạn thất vọng!
Định dạng có điều kiện cơ bản trong Excel &Access
20 kỹ năng Excel cơ bản nâng cao mà bạn cần biết