Trước khi chúng tôi đi sâu vào tạo cơ sở dữ liệu và các ứng dụng lấy dữ liệu làm trung tâm trong Access, cần thận trọng khi xem qua một số khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Vì đây là nền, bạn sẽ cần để tạo cơ sở dữ liệu chức năng và hữu ích. Bạn cũng sẽ thường xuyên bắt gặp các thuật ngữ và khái niệm này trong các bài báo, hướng dẫn, trang web trực tuyến và tài liệu liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Khái niệm Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS)
Vì vậy, câu hỏi đầu tiên chúng ta cần giải quyết là - cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu khá đơn giản là một bộ sưu tập dữ liệu điện tử, có tổ chức, trong một kho lưu trữ có thể được truy cập, thao tác và truy xuất khi cần thiết. Người ta có thể tạo nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau. Loại cơ sở dữ liệu phổ biến nhất đang được sử dụng hiện nay là cơ sở dữ liệu quan hệ, tuy nhiên, người ta cũng có thể tạo cơ sở dữ liệu không quan hệ, còn được gọi là cơ sở dữ liệu NoSQL.
Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?
Đơn vị cơ bản cấu trúc quan trọng của cơ sở dữ liệu là một bảng. Các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều có liên quan với nhau thông qua việc sử dụng các khóa, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các mối quan hệ. Vì vậy, cơ sở dữ liệu quan hệ được đặt khá đơn giản, một nhóm hoặc tập hợp các bảng có liên quan.
Các bảng được cấu trúc như thế nào trong cơ sở dữ liệu quan hệ?
Các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo thành từ các bản ghi (hàng) và cột (trường). Mỗi bảng phải chứa một trường khóa chính. Do đó, mỗi hàng có thể được xác định bằng một mã định danh duy nhất thông qua việc sử dụng trường khóa chính. Các bảng lưu trữ thông tin về các thực thể đơn lẻ, một chủ đề hoặc ý tưởng. Ví dụ:cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin về một tiệm bánh sẽ có bảng Sản phẩm, bảng Đơn đặt hàng và bảng Khách hàng, trong số những bảng khác. Do đó, bảng Khách hàng sẽ lưu trữ thông tin như tên, địa chỉ và chi tiết thanh toán ưu tiên của khách hàng. Tất cả những điều này sẽ là các trường hoặc tiêu đề cột trong bảng Khách hàng.
Do đó, các mối quan hệ sẽ được tạo ra giữa các bảng này. Nhiều người đã khá quen thuộc với việc tạo bảng trong Excel. Tuy nhiên, trong khi các hàng và cột có một cơ sở dữ liệu quan hệ tương tự về bản ghi và trường. Cơ sở dữ liệu quan hệ rất nghiêm ngặt và giới hạn cũng như chỉ định các kiểu dữ liệu trong các bảng của một người. Các quy tắc chi phối việc tạo bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ nghiêm ngặt hơn so với trong Excel. Các bảng Excel cũng có thể và thường là độc lập - vì chúng không cần liên quan đến các bảng khác trong sổ làm việc.
Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo ra như thế nào?
Các mối quan hệ được tạo ra thông qua việc sử dụng các chìa khóa. Khóa chính trong bảng là trường định danh duy nhất cho phép nhận dạng duy nhất từng hàng trong bảng. Ví dụ:giả sử một người đang tạo một cơ sở dữ liệu nhỏ cho một bác sĩ thú y địa phương, để theo dõi việc tiêm phòng cho những con vật mà anh ta điều trị và các chi tiết liên quan khác. Giả sử một người có bảng Chủ sở hữu lưu trữ ID chủ sở hữu, tên đầy đủ, chi tiết thanh toán ưu tiên như được biểu thị bằng các trường và sau đó có bảng Động vật hoặc Thú cưng phân loại loại động vật, tên động vật, v.v. Chủ sở hữu có thể có nhiều hơn hơn một vật nuôi / động vật. Mỗi vật nuôi sẽ chỉ có một chủ sở hữu tuy nhiên được liệt kê trong cơ sở dữ liệu (vâng, các gia đình có thể sở hữu vật nuôi / động vật và do đó có thể có nhiều hơn một chủ sở hữu theo quan điểm đó nhưng vì mục đích đơn giản hóa - chủ sở hữu, trong trường hợp này, là người chịu trách nhiệm thanh toán ). Bảng Chủ sở hữu sẽ có một cột được gọi là OwnerID, cột này sẽ xác định duy nhất mọi chủ sở hữu trong bảng.
Để tạo mối quan hệ, khóa chính này được đặt trên một bảng khác. Bây giờ nó được coi là một khóa ngoại khi được đặt trên một bảng khác. Nếu trường này được đặt trong một bảng khác, chẳng hạn như bảng Thú cưng / Động vật, thì bây giờ nó sẽ được gọi là khóa ngoại trong bảng Thú cưng / Động vật. Bảng Thú cưng / Động vật sẽ vẫn có cột khóa chính của riêng nó được gọi là PetID hoặc AnimalID sẽ xác định duy nhất mọi thú cưng / động vật trong cơ sở dữ liệu.
Để tạo mối quan hệ giữa hai bảng, người ta điều tra cách chúng được liên kết và sau đó tạo mối quan hệ. Người ta thực hiện điều này bằng cách liên kết trường khóa chính OwnerID trong bảng Chủ sở hữu với trường khóa ngoài OwnerID trong bảng vật nuôi / động vật.
Loại mối quan hệ phổ biến nhất và mối quan hệ mà bạn có khả năng gặp phải nhất khi xem cơ sở dữ liệu do người khác tạo, là loại mối quan hệ được gọi là mối quan hệ một-nhiều.
Đây là kiểu quan hệ trong đó giả sử một người đang đánh giá bảng Nhân viên và mối quan hệ của bảng đó với bảng Khách hàng liên quan, mỗi nhân viên có thể xử lý nhiều khách hàng, nhưng mỗi khách hàng chỉ có một nhân viên giải quyết các vấn đề / khiếu nại / v.v. của họ hoặc được giao cho họ.
Đôi khi bạn cũng có thể gặp một kiểu quan hệ được gọi là một-một, trong kiểu quan hệ này, một bản ghi trong một bảng có một bản ghi liên quan đến nó trong một bảng khác. Đây thường là kiểu quan hệ hiếm hơn và người quản trị cơ sở dữ liệu thường, trong trường hợp này, kết hợp hai bảng thành một bảng duy nhất, trừ khi nó được chỉ định cụ thể rằng vì một số lý do hoặc yêu cầu công nghiệp, cần phải có hai bảng riêng biệt.
Người ta cũng có thể thỉnh thoảng gặp kiểu quan hệ nhiều-nhiều, trong trường hợp này, một hoặc nhiều bản ghi trong một bảng được liên kết với một hoặc nhiều bản ghi trong bảng khác. Cách thông thường để xử lý nhiều tình huống trong cơ sở dữ liệu là tạo một bảng thứ ba liên kết hai bảng kia thông qua mối quan hệ chuẩn một-nhiều.
Toàn vẹn tham chiếu là gì?
Tính toàn vẹn tham chiếu là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả tình huống trong đó mối quan hệ đã được tạo giữa hai bảng và mọi bản ghi trong một bảng này được khớp chính xác với bản ghi liên quan của nó trong bảng kia. Nói cách khác, bảng khóa chính không thể có khóa ngoại không liên quan trong bảng liên quan. Khi bạn đang thực thi tính toàn vẹn tham chiếu, giả sử bạn có mối quan hệ được tạo giữa bảng Nhân viên và bảng Khách hàng trong cơ sở dữ liệu của mình thông qua việc sử dụng EmployeeID - bạn không thể có EmployeeID trong bảng Khách hàng chưa tồn tại trong Bảng Nhân viên. Việc chỉ định tính toàn vẹn tham chiếu trong cơ sở dữ liệu của một người hỗ trợ xác thực mối quan hệ giữa các bảng.
Sơ đồ mối quan hệ-thực thể là gì?
Trong khi xem qua lý thuyết và mô hình cơ sở dữ liệu, bạn sẽ bắt gặp sơ đồ mối quan hệ-thực thể. Khi lập kế hoạch một cơ sở dữ liệu, người quản trị cơ sở dữ liệu xem xét các bảng khác nhau cần thiết hoặc các thực thể. Mỗi thực thể mô tả một chủ đề hoặc ý tưởng trong và của chính nó. Mối quan hệ giữa các thực thể hoặc bảng mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Entities also have attributes – these are the fields in a table that describe the table, for example, an Employees table would have EmployeeID, EmployeeFullName, employee title, job description, etc. Entity-relationship diagrams can be set up on paper or by using the software. When visually representing entity-relationship diagrams in a comprehensive manner, the entities are denoted by rectangles and the relationships are denoted by lines. The primary keys, foreign keys, and other columns should also be identified in a comprehensive entity relationship diagram. However when first planning your database, you may just make a simplified entity-relationship diagram, and then later once you have identified your main entities or tables and the relationships between them, you can design a more comprehensive entity-relationship diagram that further specifies the attributes and primary and foreign keys.
What is a database management system (DBMS)?
A database management system (DBMS) is a program that allows database administrators to create, update and manipulate databases and the data stored in databases. There are many database management systems on the market – some are commercially available while others are open source. Many are industrial level and one only needs to really consider these types of packages for enterprise level transactions or if one is studying to be a database architect.
What is SQL?
SQL or Structured Query Language is the language used by relational databases that allows one to create, update and manipulate data in databases. It is a relatively simple language to learn and through the use of statements incorporating the words:CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, and DELETE you can perform most of the standard operations needed to create and manipulate objects in a relational database. Each vendor has its own version of SQL, which differs slightly in some aspects, however, once you have learned one version, you can easily pick up any other version of SQL.
What is a query?
Well, a query is simply a question that one asks of one’s database or command given to one’s database. A typical simple query could be – select all the customers from a particular region. A more complex query could ask for or request all the customers that have been assigned to a particular employee, in this case, this would rely on the relationships created between the tables in one’s database. The database, should if designed correctly be able to retrieve the answer or information that the query is asking for or execute the command given by the query.
Read More:How to Create a Simple Database in Excel VBA
What are forms?
Forms are database objects that can be created in order to separate front-end users and their data entry requirements from the back-end tables. It’s mostly for this purpose that forms are created, in other words, to allow accessible simplified data entry. Forms allow database administrators to create a graphical user interface that simplifies data entry for the front-end user, and also protects the back-end tables from alteration. One may not want to expose the back-ends tables or relationships to front-end users since they may edit the relationships for example and then queries will not work. So forms resolve this issue. One can also create other types of forms such as navigation forms which are useful for navigating one’s database or through the forms one has created in one’s database.
Read More:How to Create a Database with Form in Excel
What are reports?
Reports contain certain fields and calculations from one’s tables presented in the printable format. You can choose to add only fields or calculations from one table in your report, or you can choose to add fields of interest from multiple tables to your report. You can add calculation summaries such as the average, maximum, and minimum on your reports, as well as a group of your data.
So how does Access fit into the picture?
Microsoft Access is a relational database management system provided by Microsoft. It is the most popular desktop database software package currently in use. It is a good middleman between Microsoft Excel – the popular and widely utilized spreadsheet application and Microsoft SQL Server, the industrial enterprise-level relational database management system. If tables are correctly structured in Excel, Access can import them, and these tables can further be manipulated in Access. You can also link Access to SQL Server and use Access as a front-end to tables created in SQL Server.
In addition, you can create tables, queries, forms, and reports – basically, build a very comprehensive and useful database in Access without ever having to use SQL statements. Access allows one to create tables, queries, forms, and reports via the familiar ribbon interface. When you create queries in the design view, Access automatically generates the SQL for you, and one can access and edit these SQL statements using SQL view in Access. However, despite the fact that you can create perfectly functional databases in Access without ever having to learn SQL if you start looking at creating more advanced data-centric applications in Access for specialized needs, then having knowledge of how to create SQL queries directly is very useful.
You can also enhance your databases through the use of Visual Basic for Applications or VBA and Access programming is a useful skill for advanced or specialized needs or organizations.
You will, however, need to understand and master the concepts associated with basic relational database theory. Ultimately your main goal when creating databases is to create a central repository that efficiently stores data and upon querying returns the correct, needed information.
And there you have it.
Kết luận
When embarking on Microsoft Access or any other relational database learning curve and journey, there are a few concepts and terms that one has to master and be familiar with in order to accurately design relational databases. You will frequently come to certain terms in books, tutorials, and be learning manuals and as you get started creating your database objects you will apply certain methods such as creating relationships frequently. Therefore, in order to not be confused and fully exploit the power of the relational database management system, you need to have a passing familiarity with some relational database theory. Once you have mastered the basics, you can proceed full speed ahead, with the actual practical application of some of the concepts.
Please feel free to comment and tell us if you use Access currently or are thinking of getting started with Access or other relational database management systems.
Các bài viết có liên quan
- How to Create Student Database in Excel (With Easy Steps)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- Maintain Customer Database in Excel
- How to Create Inventory Database in Excel (3 Easy Methods)
- How to Create a Searchable Database in Excel (2 Quick Tricks)