Trước khi đi sâu vào tạo cơ sở dữ liệu và ứng dụng tập trung dữ liệu trong Access, việc xem lại một số khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ là cần thiết. Vì đây là kiến thức nền tảng bạn cần để tạo cơ sở dữ liệu chức năng và hữu ích. Bạn cũng sẽ thường xuyên gặp các thuật ngữ và khái niệm này trong các bài viết, hướng dẫn, trang web và tài liệu liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Khái niệm Hệ thống Quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ (RDBMS)
Vậy câu hỏi đầu tiên cần giải quyết là – cơ sở dữ liệu là gì?
Vâng, cơ sở dữ liệu đơn giản là một tập hợp dữ liệu được tổ chức, điện tử, trong một kho lưu trữ có thể truy cập, thao tác và truy xuất khi cần thiết. Người ta có thể tạo nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau. Loại phổ biến nhất hiện nay là cơ sở dữ liệu quan hệ, tuy nhiên, người ta cũng có thể tạo cơ sở dữ liệu phi quan hệ, còn gọi là cơ sở dữ liệu NoSQL.
Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?
Đơn vị cấu trúc cơ bản của cơ sở dữ liệu là bảng. Các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều liên quan đến nhau thông qua việc sử dụng khóa (keys), giúp tạo ra các mối quan hệ. Vì vậy, cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản là một nhóm hoặc tập hợp các bảng liên quan.
Các bảng được cấu trúc như thế nào trong cơ sở dữ liệu quan hệ?
Các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ được cấu thành từ bản ghi (hàng) và cột (trường). Mỗi bảng phải chứa một trường khóa chính (primary key). Mỗi hàng sau đó có thể được xác định duy nhất bằng cách sử dụng trường khóa chính. Các bảng lưu trữ thông tin về một thực thể, chủ đề hoặc ý tưởng đơn lẻ. Ví dụ, cơ sở dữ liệu lưu thông tin về một tiệm bánh sẽ có bảng Sản phẩm (Products), bảng Đơn hàng (Orders) và bảng Khách hàng (Customers), trong số các bảng khác. Bảng Khách hàng sẽ lưu thông tin như tên khách hàng, địa chỉ và chi tiết thanh toán ưu tiên. Tất cả đây sẽ là các trường hoặc tiêu đề cột trong bảng Khách hàng.
Các mối quan hệ sau đó sẽ được tạo giữa các bảng này. Nhiều người đã khá quen với việc tạo bảng trong Excel. Tuy nhiên, dù hàng và cột có đối ứng trong cơ sở dữ liệu quan hệ về mặt bản ghi và trường. Cơ sở dữ liệu quan hệ rất nghiêm ngặt và giới hạn, chỉ định kiểu dữ liệu trong các bảng. Quy tắc quản lý tạo bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ nghiêm ngặt hơn so với Excel. Bảng Excel cũng có thể và thường là độc lập – tức là chúng không cần liên quan đến các bảng khác trong sổ làm việc.
Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo như thế nào?
Mối quan hệ được tạo thông qua việc sử dụng khóa. Khóa chính (primary key) trong một bảng là trường định danh duy nhất cho phép xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng. Ví dụ, giả sử người ta tạo một cơ sở dữ liệu nhỏ cho một bác sĩ thú y địa phương, để theo dõi tiêm chủng cho động vật ông ta chữa trị và các chi tiết liên quan khác. Giả sử có một bảng Chủ sở hữu (Owners) lưu OwnerID, tên đầy đủ, chi tiết thanh toán ưu tiên như các trường, và một bảng Thú cưng (Animals/Pets) phân loại loại động vật, tên động vật, v.v. Chủ sở hữu có thể có nhiều thú cưng. Mỗi thú cưng chỉ có một chủ sở hữu được liệt kê trong cơ sở dữ liệu (có, gia đình có thể cùng nuôi thú cưng và có thể có nhiều chủ sở hữu từ góc độ đó, nhưng để đơn giản – chủ sở hữu ở đây là người chịu trách nhiệm thanh toán). Bảng Chủ sở hữu sẽ có cột OwnerID, định danh duy nhất cho mỗi chủ sở hữu trong bảng.
Để tạo mối quan hệ, khóa chính này được đặt vào bảng khác. Lúc này nó được gọi là khóa ngoại (foreign key) khi đặt trên bảng khác. Nếu trường này được đặt vào bảng khác như bảng Thú cưng, nó sẽ được gọi là khóa ngoại trong bảng Thú cưng. Bảng Thú cưng vẫn sẽ có cột khóa chính riêng gọi là PetID hoặc AnimalID để định danh duy nhất mỗi thú cưng trong cơ sở dữ liệu.
Để tạo mối quan hệ giữa hai bảng, người ta xem xét cách chúng liên kết, rồi tạo mối quan hệ. Người ta làm điều này bằng cách liên kết trường khóa chính OwnerID trong bảng Chủ sở hữu với trường khóa ngoại OwnerID trong bảng thú cưng.
Loại mối quan hệ phổ biến nhất và loại bạn có nhiều khả năng gặp nhất khi xem cơ sở dữ liệu do người khác tạo, là loại mối quan hệ gọi là quan hệ một-nhiều (one-to-many).
Đây là loại mối quan hệ mà, ví dụ, khi đánh giá bảng Nhân viên (Employees) và mối quan hệ với bảng Khách hàng (Customers) liên quan, mỗi nhân viên có thể xử lý nhiều khách hàng, nhưng mỗi khách hàng chỉ có một nhân viên xử lý vấn đề/khiếu nại/... của họ hoặc được giao cho họ.
Đôi khi bạn cũng có thể gặp loại mối quan hệ gọi là một-một (one-to-one), trong loại này, một bản ghi trong một bảng có một bản ghi liên quan trong bảng khác. Đây thường là loại mối quan hệ hiếm hơn, và quản trị viên cơ sở dữ liệu thường, trong trường hợp này, gộp hai bảng thành một bảng, trừ khi có yêu cầu cụ thể vì lý do nào đó hoặc yêu cầu ngành công nghiệp mà cần hai bảng riêng biệt.
Người ta cũng có thể gặp đôi khi loại mối quan hệ nhiều-nhiều (many-to-many), trong tình huống này, một hoặc nhiều bản ghi trong một bảng liên kết với một hoặc nhiều bản ghi trong bảng khác. Cách thông thường xử lý tình huống nhiều-nhiều trong cơ sở dữ liệu là tạo bảng thứ ba liên kết hai bảng kia qua mối quan hệ một-nhiều chuẩn.
Toàn vẹn tham chiếu (Referential integrity) là gì?
Toàn vẹn tham chiếu là thuật ngữ mô tả tình huống mà một mối quan hệ đã được tạo giữa hai bảng và mọi bản ghi trong bảng này đều khớp chính xác với bản ghi liên quan của nó trong bảng kia. Nói cách khác, bảng khóa chính không thể có khóa ngoại không liên quan trong bảng liên quan. Khi bạn thực thi toàn vẹn tham chiếu, ví dụ bạn có mối quan hệ giữa bảng Nhân viên và bảng Khách hàng qua EmployeeID – bạn không thể có EmployeeID trong bảng Khách hàng mà không tồn tại trong bảng Nhân viên. Việc chỉ định toàn vẹn tham chiếu trong cơ sở dữ liệu giúp xác thực các mối quan hệ giữa các bảng.
Sơ đồ thực thể - mối quan hệ (Entity-relationship diagram) là gì?
Khi xem xét lý thuyết và mô hình cơ sở dữ liệu, bạn sẽ gặp thuật ngữ sơ đồ thực thể - mối quan hệ. Khi lập kế hoạch cơ sở dữ liệu, quản trị viên xem xét các bảng hoặc thực thể cần thiết. Mỗi thực thể mô tả một chủ đề hoặc ý tưởng. Mối quan hệ giữa các thực thể hoặc bảng mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Thực thể cũng có thuộc tính (attributes) – đây là các trường trong bảng mô tả bảng, ví dụ bảng Nhân viên sẽ có EmployeeID, EmployeeFullName, chức danh, mô tả công việc, v.v. Sơ đồ thực thể - mối quan hệ có thể thiết lập trên giấy hoặc dùng phần mềm. Khi biểu diễn trực quan sơ đồ này một cách toàn diện, thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật và mối quan hệ bằng đường kẻ. Khóa chính, khóa ngoại và các cột khác cũng nên được xác định trong sơ đồ toàn diện. Tuy nhiên khi mới lập kế hoạch cơ sở dữ liệu, bạn có thể chỉ làm sơ đồ đơn giản, sau khi xác định thực thể/bảng chính và mối quan hệ, bạn có thể thiết kế sơ đồ toàn diện hơn chỉ rõ thêm thuộc tính, khóa chính và ngoại.
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) là gì?
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) là chương trình cho phép quản trị viên cơ sở dữ liệu tạo, cập nhật và thao tác cơ sở dữ liệu và dữ liệu lưu trong cơ sở dữ liệu. Có nhiều DBMS trên thị trường – một số thương mại, một số mã nguồn mở. Nhiều cấp doanh nghiệp và người ta chỉ cần xem xét các gói này cho giao dịch cấp doanh nghiệp hoặc nếu đang học để thành kiến trúc sư cơ sở dữ liệu.
SQL là gì?
SQL hay Ngôn ngữ Truy vấn Cấu trúc (Structured Query Language) là ngôn ngữ dùng bởi cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép tạo, cập nhật và thao tác dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Đây là ngôn ngữ tương đối dễ học và thông qua các câu lệnh chứa từ: CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, và DELETE, bạn có thể thực hiện hầu hết các thao tác tiêu chuẩn để tạo và thao tác đối tượng trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Mỗi nhà cung cấp có phiên bản SQL riêng, khác nhau một chút, tuy nhiên, khi đã học một phiên bản, bạn dễ dàng nắm bắt các phiên bản khác.
Truy vấn (Query) là gì?
Vâng, truy vấn đơn giản là một câu hỏi đặt cho cơ sở dữ liệu hoặc lệnh đưa ra cho cơ sở dữ liệu. Truy vấn đơn giản điển hình có thể là – chọn tất cả khách hàng từ một khu vực cụ thể. Truy vấn phức tạp hơn có thể yêu cầu tất cả khách hàng được giao cho một nhân viên cụ thể, trường hợp này sẽ dựa vào mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu, nếu thiết kế đúng, sẽ có thể truy xuất câu trả lời hoặc thông tin mà truy vấn yêu cầu hoặc thực thi lệnh của truy vấn.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel VBA
Form (Biểu mẫu) là gì?
Form là đối tượng cơ sở dữ liệu có thể tạo để tách người dùng cuối và yêu cầu nhập liệu của họ khỏi các bảng phía sau (back-end). Chủ yếu vì mục đích này mà form được tạo, nói cách khác, để cho phép nhập liệu dễ dàng, đơn giản. Form cho phép quản trị viên tạo giao diện người dùng đồ họa đơn giản hóa nhập liệu cho người dùng cuối, và cũng bảo vệ bảng back-end khỏi thay đổi. Người ta có thể không muốn phơi bày bảng back-end hoặc mối quan hệ cho người dùng cuối vì họ có thể chỉnh sửa mối quan hệ, ví dụ, và khi đó truy vấn sẽ không hoạt động. Form giải quyết vấn đề này. Người ta cũng có thể tạo các loại form khác như form điều hướng (navigation forms) hữu ích để điều hướng cơ sở dữ liệu hoặc qua các form đã tạo.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu có Form trong Excel
Báo cáo (Report) là gì?
Báo cáo chứa các trường và tính toán từ bảng của bạn trình bày ở định dạng có thể in. Bạn có thể chọn chỉ thêm trường hoặc tính toán từ một bảng vào báo cáo, hoặc chọn thêm trường quan tâm từ nhiều bảng. Bạn có thể thêm tóm tắt tính toán như trung bình, tối đa, tối thiểu vào báo cáo, cũng như nhóm dữ liệu.
Vậy Access phù hợp vào bức tranh như thế nào?
Microsoft Access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft cung cấp. Đây là phần mềm cơ sở dữ liệu máy tính để bàn phổ biến nhất hiện nay. Nó là trung gian tốt giữa Microsoft Excel – ứng dụng bảng tính phổ biến và Microsoft SQL Server, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cấp doanh nghiệp. Nếu bảng được cấu trúc đúng trong Excel, Access có thể nhập chúng, và các bảng này có thể thao tác thêm trong Access. Bạn cũng có thể liên kết Access với SQL Server và dùng Access làm front-end cho các bảng tạo trong SQL Server.
Ngoài ra, bạn có thể tạo bảng, truy vấn, form và báo cáo – cơ bản, xây dựng một cơ sở dữ liệu rất toàn diện và hữu ích trong Access mà không bao giờ phải dùng câu lệnh SQL. Access cho phép tạo bảng, truy vấn, form, báo cáo qua giao diện Ribbon quen thuộc. Khi tạo truy vấn ở chế độ thiết kế (design view), Access tự động tạo SQL cho bạn, và bạn có thể truy cập và chỉnh sửa các câu lệnh SQL này dùng SQL view trong Access. Tuy nhiên, dù bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu hoàn toàn chức năng trong Access mà không cần học SQL, nếu bạn bắt đầu tạo ứng dụng tập trung dữ liệu nâng cao trong Access cho nhu cầu chuyên biệt, kiến thức về cách tạo truy vấn SQL trực tiếp rất hữu ích.
Bạn cũng có thể nâng cao cơ sở dữ liệu bằng Visual Basic for Applications (VBA) và lập trình Access là kỹ năng hữu ích cho nhu cầu nâng cao, chuyên biệt hoặc tổ chức.
Tuy nhiên, bạn sẽ cần hiểu và nắm vững các khái niệm liên quan đến lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ cơ bản. Cuối cùng, mục tiêu chính khi tạo cơ sở dữ liệu là tạo kho lưu trữ trung tâm lưu trữ dữ liệu hiệu quả và khi truy vấn trả về thông tin đúng, cần thiết.
Và bạn đã có nó.
Kết luận
Khi bắt đầu hành trình học Microsoft Access hoặc bất kỳ hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nào khác, có một vài khái niệm và thuật ngữ cần nắm vững và quen thuộc để thiết kế chính xác cơ sở dữ liệu quan hệ. Bạn sẽ thường xuyên gặp các thuật ngữ trong sách, hướng dẫn, tài liệu học tập và khi bắt đầu tạo đối tượng cơ sở dữ liệu, bạn sẽ áp dụng các phương pháp như tạo mối quan hệ thường xuyên. Do đó, để không bị nhầm lẫn và khai thác tối đa sức mạnh của RDBMS, bạn cần có sự quen thuộc với một số lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ. Khi đã nắm vững cơ bản, bạn có thể tiến toàn tốc độ với ứng dụng thực tế của các khái niệm.
Vui lòng bình luận và cho chúng tôi biết nếu bạn đang dùng Access hoặc đang nghĩ bắt đầu với Access hoặc các RDBMS khác.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
- Cách tạo cơ sở dữ liệu kho trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel (2 thủ thuật nhanh)