Tính mạch lạc và chất lượng viết của bạn có thể bị giảm sút và làm phiền người đọc khi sử dụng từ ngữ phức tạp, trừu tượng một cách không cần thiết. Cách sắp xếp từ đó không bao giờ truyền đạt được ý nghĩa mong muốn. Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365, việc thêm các tính năng được tăng cường bởi đám mây có thể giúp bạn tạo ra kết quả tốt hơn. Đó chính là vai trò của Microsoft Editor.
Cách sử dụng Microsoft Editor
Microsoft Editor giúp bạn cải thiện văn bản trong Word và Outlook trên web bằng cách xác định các từ và cụm từ có thể cần chú ý thêm. Công cụ này đóng vai trò như một trợ lý viết thông minh bằng cách phân tích văn bản khi bạn gõ và đề xuất thay đổi khi phát hiện từ sai chính tả hoặc nơi cần cải thiện cú pháp.
Nếu bạn sử dụng đăng ký Microsoft 365 Personal và Family, bạn sẽ có quyền truy cập vào các cải tiến ngữ pháp và phong cách nâng cao. Nó bao gồm rõ ràng, súc tích, ngôn ngữ trang trọng, gợi ý từ vựng và nhiều hơn nữa. Có ba cách để truy cập Microsoft Editor:
- Tài liệu Microsoft Office (Word trên web và máy tính để bàn)
- Outlook.com và Outlook Client cho Email
- Mọi nơi khác thông qua tiện ích mở rộng trình duyệt.
Bạn có thể sử dụng Microsoft Editor dưới dạng:
- Tiện ích trình duyệt (Browser Plugin)
- Tiện ích bổ sung Microsoft Word
Vì vậy,无论您是在撰写Word文档、撰写电子邮件，还是在LinkedIn或Facebook等网站上发帖，都可以受益于Microsoft Editor的实用功能。Microsoft Editor的一项显著功能是它可以用20多种语言清晰地交流。每种语言和市场都是独特的。因此，Microsoft与母语人士和当地语言学家合作，为每种语言提供建议。
1. Microsoft Editor dưới dạng tiện ích trình duyệt
Tiện ích mở rộng Editor cho trình duyệt kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả. Nó cũng đưa ra gợi ý để tinh chỉnh văn bản của bạn, như giải quyết ngữ bị động hoặc sự lắt léo.
Trước khi cài đặt Microsoft Editor làm tiện ích mở rộng trình duyệt, chúng tôi khuyên bạn nên tắt các tiện ích mở rộng kiểm tra ngữ pháp khác. Việc này sẽ giúp Editor hoạt động tốt nhất! Vì vậy, hãy vào cài đặt tiện ích mở rộng của trình duyệt và tắt các tiện ích mở rộng khác kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn.
Trong Edge, chọn menu "Cài đặt và thêm" (ba chấm), sau đó chọn "Tiện ích mở rộng".
Đối với Chrome, vào menu ba chấm "Tùy chỉnh và kiểm soát Google Chrome", sau đó chọn "Cài đặt" > "Tiện ích mở rộng".
Khi xong, hãy thêm Microsoft Editor làm tiện ích mở rộng trên Edge hoặc Chrome. Bạn có thể dễ dàng lấy nó từ cửa hàng ứng dụng của trình duyệt.
Sau khi thêm, một biểu tượng Editor mờ sẽ được thêm vào thanh công cụ của trình duyệt. Nhấp vào biểu tượng và đăng nhập bằng tài khoản bạn dùng cho Office hoặc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft miễn phí.
Khi bạn chọn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft miễn phí, Editor sẽ giới hạn bạn chỉ sửa lỗi chính tả và ngữ pháp cơ bản. Các tính năng tinh chỉnh và kiểm tra ngữ pháp nâng cao chỉ được bật khi bạn đăng nhập vào Editor bằng tài khoản đăng ký Office 365 hoặc Microsoft 365.
Cài đặt của Editor cho phép bạn chọn những gì Editor kiểm tra, và bạn có thể tắt Editor cho các trang web mà bạn không muốn dịch vụ này hoạt động.
CẬP NHẬT: Microsoft Editor hiện đã được tích hợp sẵn vào trình duyệt Edge.
2. Tiện ích bổ sung Microsoft Editor cho Word
Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung Microsoft Editor cho Word, nó sẽ được thêm vào menu Ribbon và hiển thị dễ dàng dưới tab Trang chủ của ứng dụng.
Bắt đầu viết. Nếu công cụ phát hiện bất kỳ lỗi nào, nó sẽ gắn cờ. Ví dụ, Editor gắn cờ:
- Lỗi chính tả với gạch chân đỏ lượn sóng
- Lỗi ngữ pháp với gạch chân kép xanh dương
- Vấn đề phong cách với gạch nối tím
Nhấp vào từ được gạch chân để xem danh sách các sửa đổi được đề xuất.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, chỉ cần mở ngăn Editor bằng cách nhấp vào biểu tượng bút trong Ribbon. Editor sẽ nhanh chóng phân tích văn bản của bạn và cung cấp thống kê về:
- Độ dễ đọc
- Sử dụng từ vựng riêng biệt
- Thời gian cần để đọc tài liệu
Microsoft Editor hứa hẹn sẽ nâng cao tính hữu ích hơn nữa bằng cách giới thiệu một số tính năng quan trọng hơn trong tương lai. Chúng bao gồm:
Trình kiểm tra độ tương đồng (Similarity Checker)
Việc xác minh và trích dẫn đúng cách là cả thách thức và tốn thời gian cho mọi tác giả, do lượng tài liệu tham khảo khổng lồ. Hiểu điều này, tính năng "Trình kiểm tra độ tương đồng" trong Editor sẽ giúp người dùng xác định nội dung có khả năng không phải là gốc và giúp dễ dàng chèn các trích dẫn liên quan. Chúng ta có thể sẽ thấy tính năng này trong các tháng tới trong Word cho web.
Gợi ý viết lại (Rewrite suggestions)
Gợi ý viết lại sẽ giúp người dùng Microsoft Editor dễ dàng tối ưu hóa văn bản của họ cho sự mượt mà, súc tích hoặc dễ đọc. Chúng tôi đã đề cập chi tiết tính năng này trong bài viết trước – Cách sử dụng Gợi ý viết lại. Tuy nhiên, tính năng này chỉ giới hạn trong ứng dụng Word cho web.
Lời kết
Trong quá trình sử dụng, chúng tôi thấy Microsoft Editor không chỉ nhanh chóng phát hiện lỗi mà còn giúp bạn viết với sự tự tin.