Outlook đi kèm với nhiều bảng điều khiển (pane) mà bạn có thể sử dụng để làm cho việc điều hướng trở nên thoải mái và tùy chỉnh theo sở thích. Một số bảng hiển thị mặc định như Navigation Pane (Bảng điều hướng), cho phép bạn truy cập Hộp thư đến, Đã gửi, Bản nháp và Đã xóa. Tuy nhiên, có các bảng khác có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Một trong số đó là People Pane (Bảng người) và To-Do Bar (Thanh công việc).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tùy chỉnh To-Do Bar.
Cách Kích Hoạt To-Do Bar
Bạn sẽ không thấy To-Do Bar khi mới mở Outlook. Để tìm thấy nó, bạn cần nhấp vào tab View (Xem), nó sẽ mở rộng tất cả các tùy chọn có sẵn. Trong phần Layout (Bố cục), bạn sẽ thấy Folder Pane, People Pane, Reading Pane và To-Do Bar (hoặc To Do Pane).
Sau khi tìm thấy To-Do Bar, nhấp vào nó và bạn sẽ thấy các tùy chọn: Calendar (Lịch), Tasks (Nhiệm vụ), People (Người) và Off (Tắt).
- Nhấp Calendar, bạn sẽ thấy tháng hiện tại cùng với các cuộc hẹn sắp tới.
- Nhấp People để xem các liên hệ bạn đã đánh dấu Favorites (Yêu thích).
- Nhấp Tasks để xem các nhiệm vụ Outlook được sắp xếp theo Due Date (Hạn chót).
Bạn có thể nhấp chọn bất kỳ hai hoặc ba tùy chọn nào để hiển thị.
Các thành phần sẽ hiển thị theo thứ tự bạn kích hoạt chúng từ ngăn To-Do Bar.
Bạn cũng có thể ẩn bất kỳ thành phần nào bằng cách vào View > To-Do Bar và nhấp vào tên thành phần đó (ví dụ: People) để tắt nó.
Nếu bạn muốn ẩn hoàn toàn To-Do Bar, vào View > To-Do Bar > chọn Off hoặc bỏ chọn tất cả các tùy chọn đang bật.
Cách Tùy Chỉnh To-Do Pane
Bạn không thể thay đổi các yếu tố People và Calendar trong To-Do Bar. Chúng hiển thị danh sách yêu thích và các cuộc hẹn sắp tới tương ứng. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm liên hệ dưới People.
Ngược lại, phần Tasks cung cấp không gian để tùy chỉnh. Nó trông giống như một thư mục email, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh nó tương tự như bất kỳ thư mục nào khác. Các nhiệm vụ mặc định được sắp xếp theo Due Date (Hạn chót) theo thứ tự tăng dần.
Bạn có thể sắp xếp theo "Today" (Hôm nay) bằng cách nhấp vào mũi tên đen hướng xuống. Nhấp lại lần nữa để đảo ngược thứ tự.
Nếu muốn thêm tùy chọn tùy chỉnh, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột. Bạn sẽ thấy menu ngữ cảnh với tất cả các tùy chọn.
Menu ngữ cảnh bao gồm: All Mail, Unread Mail, Mentioned Mail, Arrange By (Sắp xếp theo), Reverse Sort (Đảo ngược sắp xếp), Show in Groups (Hiển thị theo nhóm), và View Settings (Cài đặt xem). Bạn có thể nhấp Arrange By và sắp xếp danh sách theo Categories (Danh mục), Start Date (Ngày bắt đầu), Due Date (Ngày đến hạn), Folder (Thư mục), Type (Loại) và Importance (Độ quan trọng).
- Chọn Categories nếu muốn sắp xếp nhiệm vụ theo chữ cái theo danh mục bạn đã chỉ định.
- Chọn Start Date để sắp xếp theo ngày bắt đầu.
- Chọn Due Date để sắp xếp theo ngày hoàn thành dự kiến.
- Chọn Folder nếu muốn sắp xếp theo tên thư mục. Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ trong một thư mục.
- Muốn sắp xếp theo email hoặc nhiệm vụ. Bạn cũng có thể kéo thả email vào Tasks để thêm vào Danh sách Cần Làm.
- Sắp xếp theo độ quan trọng của cờ: Low (Thấp), Normal (Bình thường) hoặc High (Cao).
Tiếp theo trên menu ngữ cảnh là Reverse Sort. Mũi tên đen và Reverse Sort có chức năng giống nhau. Bạn có thể nhấp vào mũi tên hoặc chọn Reverse Sort để thay đổi thứ tự hiển thị nhiệm vụ. Với Show in Groups, bạn thấy nhiệm vụ theo nhóm. Tính năng này được bật mặc định. Nếu muốn xem dưới dạng danh sách đơn giản, nhấp vào Show in Groups để bỏ dấu tích.
Tùy chọn cuối cùng trên menu ngữ cảnh là View Settings. Khi nhấp vào, bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced View Settings - To-Do List. Tại đây bạn có thể thay đổi: Columns (Cột), Group By (Nhóm theo), Sort (Sắp xếp), Filter (Lọc), Other Settings (Cài đặt khác), Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện), Format Columns (Định dạng cột) và Reset Current View (Khôi phục xem mặc định).
Bạn có thể thay đổi danh sách nhiệm vụ bằng Columns, Group By, Sort, Filter, Other Settings, Conditional Formatting, Format Columns. Nếu không thích thay đổi, nhấp Reset Current View để quay lại cài đặt mặc định.
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng và tùy chỉnh To-Do Bar trong Outlook. Hãy tạo nhiệm vụ, thêm cuộc hẹn và liên hệ bên cạnh email và tổ chức công việc hiệu quả nhé!