Cách sắp xếp email tốt hơn trong Gmail

Hộp thư đến Gmail của bạn có nhận được một lượng lớn email mỗi ngày không? Nếu đúng như vậy, ý tưởng cố gắng tìm một email có vẻ như là một nhiệm vụ bất khả thi.

Việc đọc lướt từng trang email của bạn không chỉ tốn thời gian mà còn rất mệt mỏi. May mắn thay, chúng tôi có các mẹo mà bạn có thể thử sắp xếp và tìm thấy email của mình ngay lập tức.

Có Email Bỏ qua Hộp thư đến

Nếu có những email bạn không cần xem và có thể lưu trữ được thì mẹo này sẽ rất hữu ích. Bạn có thể tự động gửi email bằng cách đi tới “Cài đặt -> Tạo bộ lọc mới”. Điền thông tin cần thiết để lưu trữ email.

Sau khi bạn đã điền thông tin, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này” và quyết định những gì bạn muốn bộ lọc làm. Chọn hộp có nội dung “Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó).” Ngoài ra còn có một tùy chọn để đánh dấu những email đó là đã đọc nếu không cần xem chúng.

Xem tất cả email từ một người gửi

Bạn nhớ rằng chính Mark đã gửi cho bạn email đó nhưng bạn không biết anh ấy đã gửi nó khi nào. Để tìm email từ một người gửi cụ thể, hãy tìm email mới nhất mà liên hệ đó đã gửi.

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện và khi nó xuất hiện, hãy nhấp vào tùy chọn Email ở dưới cùng. Bạn sẽ được đưa đến một phần của hộp thư đến, nơi bạn sẽ chỉ thấy email từ người này.

Sắp xếp email của bạn theo chủ đề

Bạn sắp có bản trình bày công việc quan trọng và bạn cần tìm tất cả các email liên quan đến bản trình bày. Để xem chúng, hãy nhấp vào menu thả xuống trong thanh tìm kiếm của Google. Điền vào các khu vực "Chủ đề" và "Có từ" với các từ khóa mà email cần phải có.

Nếu bạn muốn giới hạn tìm kiếm chỉ trong những email bạn đã gắn dấu sao hoặc cuộc trò chuyện, chỉ cần nhấp vào trình đơn thả xuống của cửa sổ mới này và chọn tùy chọn bạn cần.

Gửi thư trả lời khi đi nghỉ hoặc vắng mặt tại văn phòng

Cho mọi người biết bạn không có mặt tại văn phòng bằng trả lời tự động cũng là một nhiệm vụ dễ dàng. Đi tới Cài đặt và cuộn xuống hết cỡ cho đến khi bạn thấy phần “Thư trả lời thư”. Điền vào Thông điệp, phạm vi và chủ đề.

Nếu bạn chỉ muốn các liên hệ của mình thấy thư trả lời đi nghỉ của bạn, hãy nhớ chọn hộp đó. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu thay đổi và tin nhắn của bạn sẽ được gửi tự động.

Xóa hàng loạt email trước hoặc sau một ngày nhất định

Để xóa email trước một ngày cụ thể, bạn cần nhập cụm từ before:2017/5/18 trong hộp Tìm kiếm. Rõ ràng là bạn có thể thay đổi ngày đó cho ngày bạn muốn.

Sau khi nhấp vào biểu tượng tìm kiếm, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các email đã gửi / nhận trước ngày đó. Nhấp vào menu thả xuống lựa chọn và chọn tất cả. Nhấp vào biểu tượng Thùng rác và tất cả các email đó sẽ biến mất.

Để xóa Email sau một ngày cụ thể, bạn chỉ cần thay đổi từ “trước” thành “sau” trong cụm từ tìm kiếm. Đảm bảo rằng bạn cũng nhập ngày chính xác, nhưng cũng đảm bảo bạn đọc lướt qua chúng để đảm bảo rằng bạn không xóa bất kỳ điều gì quan trọng.

Cách Thêm Nhãn (Thư mục) vào Email của Bạn

Nhãn là một cách tuyệt vời để sắp xếp email của bạn. Hãy coi chúng như những thư mục sẽ lưu giữ tất cả các email bản trình bày của bạn cũng như tất cả các email bữa tiệc cuối tuần của bạn.

Đầu tiên, nhấp vào email bạn muốn sắp xếp và nhấp vào biểu tượng Thẻ ở trên cùng. Bạn cũng có thể chọn nhiều email khác nhau và dán nhãn giống nhau cho chúng. Nếu bạn không thấy nhãn mình cần, hãy nhấp vào tùy chọn “Tạo mới”.

Toán tử Tìm kiếm Gmail nâng cao

Nếu Email bạn đang tìm kiếm không có từ khóa giúp bạn tìm thấy nó, thì sau đây là một số toán tử tìm kiếm bạn có thể sử dụng:

• Nếu bạn muốn loại trừ các cuộc trò chuyện khỏi tìm kiếm của mình, hãy nhập -label:chats .

• Để tìm kiếm các nhãn cụ thể, bạn cần nhập +label:Label name .
• Để tìm kiếm email giữa một khung thời gian cụ thể, hãy nhập before:yyyy/mm/dd và after:yyyy/mm/dd .
• Để tìm các tệp đính kèm, hãy nhập filename:PDF nếu tệp đính kèm bạn đang tìm kiếm là tệp PDF.
• Nếu email bạn cần nằm trong thùng rác hoặc thư rác vì lý do nào đó, hãy nhập trash (keyword here) hoặc in:spam (keyword here) .

Kết luận

Với những thủ thuật trên, bạn sẽ có thể sắp xếp email của mình trong Gmail tốt hơn. Chúng tôi đang bỏ lỡ mẹo yêu thích của bạn? Hãy cho chúng tôi biết nó là gì trong phần bình luận bên dưới.