Hộp thư Gmail của bạn có nhận lượng email khổng lồ mỗi ngày không? Nếu có, việc tìm một email có thể giống như nhiệm vụ bất khả thi.
Lướt email trang bằng trang không chỉ tốn thời gian mà còn mệt mỏi. May mắn thay, chúng tôi có mẹo giúp bạn tổ chức và tìm email trong tích tắc.
Cho Email Bỏ Qua Hộp Thư Đến (Skip Inbox)
Nếu có email bạn không cần xem và có thể lưu trữ (archive), mẹo này sẽ hữu ích. Bạn có thể tự động phân loại email bằng cách vào "Settings -> Create a new filter" (Cài đặt -> Tạo bộ lọc mới). Điền thông tin cần thiết để email được lưu trữ.
Sau khi điền xong, nhấn "Create a filter with this search" (Tạo bộ lọc với tìm kiếm này) và quyết định bộ lọc làm gì. Tích ô "Skip the Inbox (Archive it)" (Bỏ qua hộp thư đến - Lưu trữ). Cũng có tùy chọn đánh dấu email đó đã đọc nếu không cần xem.
Xem Tất Cả Email Từ Một Người Gửi
Bạn nhớ là Mark gửi email đó nhưng không nhớ khi nào. Để tìm email từ người gửi cụ thể, tìm email mới nhất người liên lạc đó gửi.
Cửa sổ mới xuất hiện, khi đó nhấn tùy chọn "Emails" ở dưới cùng. Bạn sẽ được đưa đến phần hộp thư chỉ hiển thị email từ người này.
Tổ Chức Email Theo Chủ Đề
Bạn có buổi trình bày quan trọng sắp tới, cần tìm tất cả email liên quan. Để xem, nhấn menu thả xuống trong thanh tìm kiếm Google. Điền "Subject" (Chủ đề) và "Has the words" (Có từ) với từ khóa email cần có.
Nếu muốn giới hạn tìm kiếm chỉ email đã gắn sao (starred) hoặc chat, chỉ cần nhấn menu thả xuống của cửa sổ mới và chọn tùy chọn cần thiết.
Gửi Phản Hồi Tự Động Khi Nghỉ Phép Hoặc Vắng Mặt
Thông báo cho mọi người bạn vắng mặt bằng auto-reply cũng dễ dàng. Vào Settings và cuộn xuống dưới cùng đến mục "Vacation Responder" (Phản hồi nghỉ phép). Điền Message (Nội dung), range (khoảng thời gian), và subject (chủ đề).
Nếu chỉ muốn người trong danh bạ thấy phản hồi nghỉ phép, hãy chắc chắn tích ô đó. Xong rồi, nhấn "Save Changes" (Lưu thay đổi), tin nhắn sẽ tự động gửi.
Xóa Hàng Loạt Email Trước Hoặc Sau Ngày Cụ Thể
Để xóa email trước ngày cụ thể, gõ cụm từ before:2017/5/18 vào ô Search. Bạn có thể đổi ngày cho ngày bạn muốn.
Sau khi nhấn biểu tượng tìm kiếm, bạn thấy danh sách tất cả email gửi/nhận trước ngày đó. Nhấn menu chọn (selection dropdown) và chọn all (tất cả). Nhấn biểu tượng Thùng rác (Trash), tất cả email đó sẽ biến mất.
Để xóa email sau ngày cụ thể, chỉ cần đổi từ "before" thành "after" trong cụm tìm kiếm. Chắc chắn nhập đúng ngày, nhưng cũng lướt qua để chắc chắn không xóa nhầm thứ quan trọng.
Cách Thêm Nhãn (Labels) Cho Email
Nhãn (Labels) là cách tuyệt vời tổ chức email. Hãy coi chúng như thư mục (folders) giữ tất cả email trình bày cùng nhau cũng như email tiệc cuối tuần.
Trước tiên, nhấn vào email muốn tổ chức và nhấn biểu tượng Tag (Nhãn) ở trên. Bạn cũng có thể chọn nhiều email và gán cùng một nhãn. Nếu không thấy nhãn cần, nhấn "Create new" (Tạo mới).
Toán Tử Tìm Kiếm Nâng Cao Gmail
Nếu email bạn tìm không có từ khóa giúp tìm, dưới đây là một số toán tử tìm kiếm:
- Muốn loại trừ chat khỏi tìm kiếm, gõ
-label:chats.
- Tìm nhãn cụ thể, gõ
+label:Tên nhãn. - Tìm email trong khung thời gian cụ thể, gõ
before:yyyy/mm/ddvàafter:yyyy/mm/dd. - Tìm file đính kèm, gõ
filename:PDFnếu file đính kèm là PDF. - Nếu email cần ở trong Thùng rác hoặc Spam, gõ
trash (từ khóa)hoặcin:spam (từ khóa).
Kết Luận
Với các mẹo trên, bạn sẽ tổ chức email Gmail tốt hơn. Chúng tôi có bỏ lỡ mẹo yêu thích của bạn? Hãy cho chúng tôi biết đó là gì trong bình luận bên dưới.