Tất cả chúng tôi đều đã nhận được chúng - những email đáng sợ đó. Có lẽ chúng thậm chí không xứng đáng được coi là "email". Chúng còn tệ hơn không chỉ là một email, chúng là một chuyển tiếp ! Không! Được rồi, có lẽ tôi đang kịch tính hóa chúng chỉ một chút thôi, nhưng không nhiều lắm, bạn có đồng ý không?
Email được chuyển tiếp là một nỗi đau. Bạn có thể nghĩ rằng hơi khắc nghiệt khi xếp chúng vào cùng một danh mục với thư rác (đề cập đến hình ảnh giới thiệu), nhưng thành thật mà nói thì thực tế là - không về mặt kỹ thuật , nhưng đối với những gì chúng tôi xem là quan trọng trong hộp thư đến của mình, chúng cũng có thể là thư rác.
Nếu bạn bị nguyền rủa với nhiều người chuyển tiếp kinh niên (những người liên hệ chuyển tiếp mọi thứ ), hộp thư đến của bạn có thể bị quá tải với những email mà bạn không bao giờ có ý định đọc. Chắc chắn bạn có thể yêu cầu người đó (hoặc những người) không gửi cho bạn chuyển tiếp, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu họ khó xử lý hoặc có thể tiếp tục chuyển tiếp họ cho bạn ngay cả sau khi bạn đã yêu cầu họ dừng lại? Rất may, có nhiều cách để bạn giải quyết vấn đề này thay vì dựa vào thói quen của người khác để thay đổi.
Thiết lập Thư mục &Bộ lọc
Điều kỳ diệu trong việc giữ cho các chuyển tiếp ra khỏi hộp thư đến của bạn nằm ở các bộ lọc và thư mục, mà hầu hết các ứng dụng email đều có. Chúng tôi có một bài viết trình bày sâu rộng về cách thực hiện việc này trong Gmail, Hotmail (hiện được gọi là Outlook.com) và Yahoo Mail. Bài viết này là người bạn tốt nhất của bạn nếu bạn có bất kỳ hoặc kết hợp các tài khoản web mail này.
Bây giờ thì sao nếu bạn không có Gmail, Outlook.com (không nên nhầm lẫn với chương trình máy tính để bàn) hoặc Yahoo Mail? Có lẽ bạn có AOL hoặc một số tài khoản webmail khác? Nếu vậy, có nhiều cách để tạo các thư mục và bộ lọc trong các thư mục này. Tuy nhiên tôi rất khuyên bạn nên xem Gmail hoặc Outlook.com như một giải pháp thay thế. Với cả Gmail và Outlook.com, bạn thực sự có thể nhập email từ một tài khoản khác mà không cần phải thay đổi email của mình (mặc dù bạn cũng có thể làm điều đó nếu email của bạn giống như [email protected] ).
Chúng tôi đã trình bày cách thực hiện việc này với Hotmail và Gmail, nhưng nếu bạn có tài khoản khác với tài khoản Outlook.com, thì quy trình trong Gmail sẽ tương tự đối với bất kỳ ứng dụng webmail nào. Cá nhân tôi cũng đã viết một bài báo trên MakeUseOf về Hotmail / Outlook.com và cách kiểm soát hộp thư đến của bạn. Điều này bao gồm tạo bộ lọc, thư mục và cập nhật thư mới. Bài báo gọi nó là Hotmail, nhưng các tính năng không thay đổi về mặt đó.
Đối với khách hàng máy tính để bàn, có nhiều cách để làm điều này với họ. Dưới đây là hai liên kết của các ứng dụng khách phổ biến hơn - Microsoft Outlook và Thunderbird.
- Mẹo MS Outlook- Cách tự động sắp xếp các email đến
- Cách thiết lập bộ lọc tin nhắn trong Thunderbird
Cái nào Tốt hơn cho Lọc Chuyển tiếp? Outlook.com Hay Gmail?
Bây giờ chúng tôi đã thiết lập rằng việc tạo bộ lọc là cách hiệu quả nhất để quản lý chuyển tiếp, hãy xem ứng dụng webmail nào cho phép bạn thực hiện điều này dễ dàng nhất - Outlook.com hoặc Gmail. Gmail từ lâu đã là ứng dụng email hàng đầu để thiết lập bộ lọc và tổ chức email thông qua các nhãn và gần đây họ đã làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn một chút.
Trên đây là tất cả những gì bạn phải làm để tạo một bộ lọc. Sau khi bạn điền cách bạn muốn Gmail phát hiện bộ lọc, hãy nhấp vào " Tạo bộ lọc với tìm kiếm này" và chọn những gì Gmail thực hiện với các email.
Bây giờ có một cách khác để làm điều này, được giải thích trong bài viết trước đây tôi đã liên kết về việc thiết lập bộ lọc trong Gmail, Hotmail và Yahoo. Điều này đã được xuất bản trước khi Gmail thực hiện thay đổi này, nhưng vẫn có liên quan và bạn cũng có thể tạo bộ lọc theo cách đó.
Để lọc theo cụm từ như "Fwd" hoặc "Fw" trong Outlook.com, bạn phải đi tới Tùy chọn , rồi đến Cài đặt thư khác. Trong Tùy chỉnh Outlook , nhấp vào Quy tắc sắp xếp thư mới. Nhấp vào Mới . Nếu bạn muốn lọc ra các chuyển tiếp, bạn có thể thay đổi trình đơn thả xuống ở Bước 1 thành Chủ đề và menu thả xuống bên cạnh chứa sau đó nhập fwd trong trường văn bản bên dưới nó.
Trong bước 2, việc quyết định xem bạn muốn sử dụng thư mục mới hay trước đó sẽ quyết định bạn sử dụng tùy chọn nào. Nếu bạn đã tạo một thư mục mà bạn muốn chuyển tiếp của mình được gửi đến, hãy chọn nó từ trình đơn thả xuống nơi " Di chuyển tới Hộp thư đến "là. Nếu bạn chưa tạo, hãy nhập tên của thư mục vào" Di chuyển đến thư mục mới "trường văn bản.
Outlook.com có một số tùy chọn khác cho phép bạn dễ dàng lọc ra người gửi. Trên thực tế, đây là một điểm mạnh trong Outlook và khá ấn tượng về mức độ dễ dàng quản lý email hiện nay với Dọn dẹp, Danh mục, Thư mục và Cờ.
Cả hai đều có các tùy chọn khác cho phép bạn xóa tin nhắn trước khi nó đến hộp thư đến của bạn. Nếu bạn là 100%, và ý tôi là một trăm phần trăm , tích cực là bạn sẽ không bao giờ cần đọc bất kỳ phần chuyển tiếp nào, đây không phải là một lựa chọn tồi, nhưng "chặn" có thể nguy hiểm vì nó làm mất quyền quyết định của bạn. Tôi thực sự khuyên bạn nên chọn cài đặt để bỏ qua hộp thư đến và gửi đến một thư mục. Điều này cho phép bạn vẫn giữ được email, nhưng cũng không phải lo lắng về việc nó làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
Điểm mấu chốt là bạn nên sử dụng cái nào bạn cảm thấy thoải mái nhất. Nếu bạn sử dụng Gmail và muốn dùng thử Outlook.com (hoặc ngược lại), bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó. Ngoài ra, xin lưu ý rằng tôi không có thành kiến với Outlook.com hoặc Gmail, tôi chỉ đơn giản cảm thấy rằng tôi sẽ làm hại bạn bằng cách giới thiệu Yahoo Mail, AOL hoặc bất kỳ ứng dụng thư web nào khác thấp hơn nhiều so với mức bình thường và điều đó khiến Gmail và Outlook .com là hai tùy chọn tốt nhất để quản lý không chỉ các email được chuyển tiếp của bạn mà còn cho các email nói chung.
Kết luận
Thực sự, lọc ra tiền đạo khá đơn giản. Và không chỉ chuyển tiếp mà bạn có thể lọc ra - chúng tôi nhận được vô số graymail cần được loại bỏ và lọc ra. James đã viết một bài báo xuất sắc về cách loại bỏ và quản lý graymail. Và trên thực tế, Outlook.com đã làm rất tốt điều này. Tôi thậm chí còn muốn nói rằng nó giúp xử lý dễ dàng hơn Gmail.
Vì vậy, hãy cho chúng tôi biết, ai là người luôn gửi bạn về phía trước? Và bạn nghĩ sao về việc chặn những email này so với bỏ qua hộp thư đến? Mong các bạn suy nghĩ trong phần bình luận!