Có hai phiên bản Skype khác nhau có sẵn để sử dụng – Skype, chương trình giao tiếp dành cho cá nhân cung cấp nhắn tin tức thì, gọi âm thanh và video, và dịch vụ truyền tệp, và Skype for Business (trước đây gọi là Microsoft Lync Server), công cụ cộng tác cho doanh nghiệp cung cấp mọi thứ Skype có, nhưng với các tính năng bổ sung cho phép cộng tác liền mạch và hiệu quả trong các nhóm và tổ chức.
Mặc dù Skype for Business còn chưa hoàn hảo, bộ tính năng và dịch vụ cộng tác chưa từng có mà nó cung cấp đã nhanh chóng khiến nó trở thành nền tảng giao tiếp lựa chọn cho các nơi làm việc trên toàn cầu. Tuy nhiên, mọi chuyện tốt đẹp đều phải kết thúc – Microsoft gần đây đã công bố ngày 31 tháng 7 năm 2021 là ngày chính thức End of Life (Kết thúc vòng đời) cho Skype for Business.
Vào ngày 31 tháng 7 năm 2021, Skype for Business Online sẽ không còn khả dụng, và Microsoft sẽ kết thúc hỗ trợ cho client desktop. Thay thế cho Skype for Business là Microsoft Teams – một phần mềm nhóm (groupware) chuyên dụng có tất cả các chức năng giống Skype for Business nhưng cũng mở rộng khả năng của nó bằng cách thêm các tính năng như tích hợp ứng dụng và lưu trữ tệp nội bộ.
Mặc dù sự chấm dứt của Skype for Business có vẻ còn xa, nhưng ngày của nó chắc chắn đã được đếm ngược. Việc chuyển đổi từ Skype for Business sang Microsoft Teams không chỉ đơn giản là gỡ cài đặt Skype for Business trên máy tính của mọi nhân viên và cài đặt Microsoft Teams. Vì vậy, nếu bạn là quản trị viên IT hoặc chịu trách nhiệm quản lý Skype for Business trong nơi làm việc, bây giờ là lúc để bạn thực hiện kế hoạch chuyển nơi làm việc từ Skype for Business sang Microsoft Teams.
Giai đoạn 1: Thông báo cho nơi làm việc về sự chuyển đổi sắp tới
Trước khi bạn thực sự chuyển nhân viên sang Microsoft Teams, trước tiên bạn phải làm cho nơi làm việc và mọi người trong đó nhận thức được sự chuyển đổi sắp tới và tầm quan trọng của nó. Skype for Business và Microsoft Teams có thể, hiện tại, được sử dụng đồng thời khi Microsoft hoàn thiện Microsoft Teams và các doanh nghiệp chuyển đổi chậm rãi các nhóm và bộ phận từ cái cũ sang cái mới. Hãy tận dụng điều này để làm cho mọi người trong nơi làm việc quen thuộc với Microsoft Teams và cách nó hoạt động; dù cả hai đều là chương trình tạo điều kiện cộng tác trong nơi làm việc, Microsoft Teams là một môi trường mới và khác biệt.
Hãy chắc chắn thông báo cho mọi nhân viên về cách các tính năng cơ bản nhất của Microsoft Teams hoạt động và tại sao việc nơi làm việc chuyển đổi là quan trọng. Khi điều đó đã xong, bạn có thể bắt đầu thực sự chuyển người sang Microsoft Teams khi nhân viên khám phá chương trình tự mình và học cách sử dụng.
Giai đoạn 2: Chuyển người dùng sang Microsoft Teams sử dụng Skype for Business Control Panel
Lưu ý: Để thực sự chuyển người dùng từ Skype for Business sang Microsoft Teams, bạn cần phụ trách quản lý Skype for Business trong nơi làm việc và/hoặc có thông tin đăng nhập cần thiết để truy cập Skype for Business Control Panel.
- Khởi chạy trình duyệt internet tùy chọn, gõ sau đây vào Address Bar (Thanh địa chỉ) (thay thế <your pool FQDN> bằng pool Fully Qualified Domain Name cho nơi làm việc của bạn), và nhấn Enter:
https://<your pool FQDN>/macp
- Đăng nhập vào Skype for Business Control Panel với thông tin đăng nhập quản trị. Tài khoản của bạn phải được bật SIP và có đặc quyền vai trò CsAdministrator để bạn có thể truy cập Skype for Business Control Panel.
- Trong khung bên trái của Skype for Business Control Panel, nhấp vào Users (Người dùng).
- Một bằng một, xác định và chọn người dùng bạn muốn chuyển sang Microsoft Teams.
- Khi tất cả người dùng đã được chọn, nhấp vào Action (Hành động) trên danh sách người dùng.
- Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, nhấp vào Move selected users to Teams (Di chuyển người dùng đã chọn sang Teams).
- Một trình hướng dẫn di chuyển (migration wizard) sẽ khởi chạy. Nhấp vào Next (Tiếp theo) trong trình hướng dẫn.
- Nếu bạn được nhắc đăng nhập Office 365, hãy đăng nhập bằng tài khoản có tất cả quyền cần thiết và kết thúc bằng .onmicrosoft.com. Nếu bạn không gặp nhắc nhở như vậy, chỉ cần bỏ qua bước này.
- Nhấp vào Next.
- Nhấp vào Next một lần nữa để di chuyển tất cả người dùng đã chọn từ Skype for Business sang Microsoft Teams và đóng trình hướng dẫn.
Giai đoạn 3: Thông báo cho người dùng về nâng cấp sắp tới và khiến họ bắt đầu sử dụng Teams
Khi bạn đã chuyển người dùng Skype for Business sang Microsoft Teams, bạn có thể sử dụng Microsoft Teams Admin Center để làm cho mỗi khi người dùng này đăng nhập vào client Skype for Business, họ thấy thông báo báo cho họ biết về việc nâng cấp sắp tới sang Teams và khuyến khích họ thử chương trình.
- Đi đến Microsoft Teams Admin Center.
- Đăng nhập với thông tin đăng nhập quản trị.
- Trong ngăn điều hướng bên trái màn hình, nhấp vào Org-wide settings (Cài đặt toàn tổ chức) > Teams upgrade (Nâng cấp Teams).
- Trên trang Teams upgrade, tìm tùy chọn Notify Skype for Business users that Teams is available for upgrade (Thông báo cho người dùng Skype for Business rằng Teams có sẵn để nâng cấp) và bật (enable) nó.
- Nhấp vào Save (Lưu) để lưu các thay đổi bạn đã làm và đóng Microsoft Teams Admin Center.
Với tùy chọn Notify Skype for Business users that Teams is available for upgrade được bật, người dùng đã được chuyển sang Teams sẽ thấy thông báo sau trong client Skype for Business của họ:
Khi người dùng nhấp vào nút Try it (Thử ngay), máy tính của họ sẽ khởi chạy client Microsoft Teams (nếu đã cài đặt) hoặc khởi chạy trình duyệt internet và đưa họ đến Microsoft Teams web client (nếu client desktop chưa cài đặt). Trong trường hợp client desktop Teams chưa được cài đặt trên máy tính của người dùng, Skype for Business sẽ tiến hành tải xuống client Teams im lặng ở nền, cài đặt nó và áp dụng tất cả các cài đặt và tùy chọn toàn tổ chức bạn đã cấu hình cho nó. Kể từ đó, người dùng chỉ cần sử dụng Microsoft Teams cho nhu cầu giao tiếp và cộng tác của họ bên cạnh Skype for Business khi các người dùng khác trải qua cùng quá trình nâng cấp. Khi toàn bộ nơi làm việc của bạn đã nâng cấp sang Teams và quen thuộc với nó, bạn có thể, từ Microsoft Teams Admin Center, tắt Skype for Business cho tất cả người dùng nội bộ và hoàn tất việc di chuyển sang Microsoft Teams.