Microsoft Teams mặc định sẽ ghi lại lịch sử chat, nhưng không phải ai cũng biết tính năng này. Tính năng này được bật trên tất cả các phiên bản Teams, nên không thể tránh khỏi trừ khi bạn chủ động tắt. Vấn đề là Microsoft không làm cho việc này trở nên đơn giản, nên chúng ta cần dùng một vài "mẹo" để thực hiện.
Tắt lịch sử chat trong Microsoft Teams phiên bản Doanh nghiệp
Như đã nói, không thể tắt trực tiếp tính năng lịch sử chat trong Teams, vì vậy phải thực hiện qua một số bước trung gian. Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn vô hiệu hóa lịch sử chat.
Tắt lịch sử chat thông qua Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365
Cách tiếp cận là sử dụng Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365 (Microsoft 365 Compliance Center) để tắt lịch sử chat. Đây không phải là cách lý tưởng nhất nhưng là giải pháp tốt nhất hiện tại.
- Đăng nhập vào Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365
- Điều hướng đến Retention (Lưu giữ)
- Chọn New retention policy (Chính sách lưu giữ mới)
- Đặt tên cho chính sách lưu giữ
- Chọn loại chính sách lưu giữ
- Chọn vị trí áp dụng chính sách
- Quyết định: lưu giữ nội dung, xóa nó, hoặc cả hai
- Hoàn tất thiết lập
1. Đăng nhập Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365
Truy cập trang web chính thức, nhập thông tin đăng nhập và nhấp Sign In (Đăng nhập).
2. Điều hướng đến Retention
Chọn Policies (Chính sách) ở panel bên trái, sau đó chọn Retention Policies (Chính sách lưu giữ).
3. Tạo chính sách lưu giữ mới
Dưới phần Retention Policies, nhấp nút New retention policy. Tránh nhầm lẫn với các nút khác.
4. Đặt tên chính sách
Nhập tên cho chính sách mới, sau đó nhấp Next (Tiếp theo). Có thể thêm mô tả (Description) nhưng đây là tùy chọn.
5. Chọn loại chính sách lưu giữ
Có 2 lựa chọn: Adaptive (có sẵn với giấy phép Microsoft 365 E5 hoặc tương đương) và Static (Tĩnh). Chọn Static rồi nhấp Next.
6. Chọn vị trí áp dụng chính sách
Đặt trạng thái (Status) của tất cả các vị trí (Locations) thành Off (Tắt), trừ Teams chats. Sau đó quyết định ai được bao gồm (Included) và loại trừ (Excluded) khỏi chính sách. Mặc định: Included: All users (Tất cả người dùng), Excluded: None (Không ai). Thay đổi nếu cần, rồi nhấp Next.
7. Quyết định lưu giữ, xóa hoặc cả hai
Chọn Only delete items when they reach a certain age (Chỉ xóa mục khi đạt đến tuổi nhất định). Tại Delete items older than (Xóa mục cũ hơn), chọn Custom (Tùy chỉnh). Nhập 0 năm (không năm) rồi nhấp Next.
8. Hoàn tất
Sau khi nhấp Next, Microsoft 365 cho phép xem lại thay đổi trước khi xác nhận. Nếu hài lòng, nhấp Submit (Gửi). Lịch sử chat Teams sẽ bị vô hiệu hóa, tuy nhiên có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực.
Tắt lịch sử chat trong phiên bản Cá nhân của Microsoft Teams
Lưu ý: Với phiên bản cá nhân, không thể tắt hoàn toàn lịch sử chat. Tuy nhiên, bạn có thể xóa lịch sử chat của mình, nhưng lưu ý: nó sẽ không bị xóa ở phía người khác tham gia cuộc trò chuyện.
Để xóa lịch sử chat cho chính bạn: mở cuộc trò chuyện, nhấp vào biểu tượng ba chấm (three-dotted icon). Trong menu thả xuống, chọn Delete Chat (Xóa cuộc trò chuyện), xác nhận bằng cách nhấp Yes (Có).
Microsoft Teams có miễn phí không?
Có, Microsoft Teams có phiên bản miễn phí. Nếu bạn không muốn chi tiền hoặc không thuộc doanh nghiệp, phiên bản miễn phí là lựa chọn hoàn hảo.
Phải tải Microsoft Teams không?
Nếu dùng Windows phiên bản cũ, bạn cần tải và cài đặt Teams. Trên Windows 11, Teams có sẵn mặc định. Cũng có phiên bản Teams Web App để dùng trên trình duyệt.
Đọc thêm: Microsoft Teams Web App không hoạt động hoặc không tải được.