Bạn có bao giờ ngồi qua cuộc họp Microsoft và ước gì có bản ghi âm? Hoặc dùng bản ghi âm Teams cho podcast? Đừng lo. Giống như Zoom và các giải pháp phổ biến khác, có thể ghi âm cuộc họp Teams chỉ trong vài bước đơn giản. Tuy nhiên, có điều kiện nhất định có thể ngăn bạn làm vậy. Nhưng chúng tôi có bạn. Đây là cách ghi âm cuộc họp Microsoft Teams năm 2021.
Một Số Lưu Ý Quan Trọng Về Ghi Âm Microsoft Teams
Trước khi vào hướng dẫn, chúng tôi có một số lưu ý quan trọng. Mặc dù tất cả cuộc họp Teams có thể ghi âm, ghi âm cuộc họp cũng cần được bật bởi IT admin, và khách không thể ghi âm. Microsoft mô tả ai có thể/không thể ghi âm trong danh sách trên, hãy đọc kỹ trước khi tiếp tục.
Cũng đáng lưu ý: bất kỳ người tổ chức cuộc họp nào cũng có thể dừng/bắt đầu ghi âm. Tuy nhiên, với giấy phép Office 365 Enterprise E1, E3, hoặc E5, người không phải tổ chức cuộc họp cũng có thể bắt đầu/dừng ghi âm.
Tóm lại, đối với hầu hết mọi người, để ghi âm cuộc họp Teams, bạn cần là người tổ chức cuộc họp hoặc người trong cuộc họp từ cùng tổ chức. Khách không thể ghi âm, người từ tổ chức/công ty khác hoặc người ẩn danh cũng không thể.
Lưu ý cuối cùng về thay đổi nơi lưu bản ghi âm. Trước đây, bản ghi âm lưu vào Microsoft Stream, chỉ truy cập nội bộ cho người dùng trong tổ chức của bạn. Tháng 1/2021, Microsoft chuyển sang lưu vào OneDrive và SharePoint. Điều này khiến việc tải xuống và chia sẻ bản ghi âm dễ dàng hơn, cả nội bộ lẫn bên ngoài (như chúng ta sẽ thấy sau).
Bắt Đầu Ghi Âm Cuộc Họp Microsoft Teams
Để bắt đầu ghi âm trong Teams, điều hướng đến đầu màn hình menu ( . . . more options). Từ đó, nhấp nút Start recording. Điều này sẽ thông báo cho mọi người trong cuộc họp rằng ghi âm đã bắt đầu. Bản ghi âm sẽ bao gồm âm thanh, video, và hoạt động chia sẻ màn hình của mọi người trong cuộc họp.
Ngoài ra, khi ghi âm bắt đầu, chỉ một người có thể ghi âm. Ghi âm tiếp tục ngay cả khi người bắt đầu ghi âm rời đi, và dừng khi tất cả mọi người rời cuộc họp. Cuối cùng, nếu ai đó quên rời cuộc họp, ghi âm tự động kết thúc sau 4 giờ.
Khi bạn sẵn sàng dừng ghi âm, vào menu ( . . . more options) và nhấp Stop recording. Điều này dừng ghi âm ngay lập tức và bắt đầu lưu cuộc họp vào OneDrive hoặc SharePoint. Lưu ý: cuộc họp kênh (channel meetings) lưu vào SharePoint, tất cả các cuộc họp khác lưu vào OneDrive.
Phát, Chia Sẻ, Và Xóa Bản Ghi Âm Microsoft Teams
Khi ghi âm kết thúc, bạn sẽ thấy link trong chat hoặc kênh nơi cuộc họp vừa diễn ra. Nếu bạn tham gia cuộc họp đã lên lịch, bạn cũng có thể vào tab details của sự kiện cuộc họp trong lịch và chọn bản ghi âm.
Trong danh sách chat cuộc họp, bạn cũng có thể chọn More actions theo sau bởi nút More options trên bản ghi âm cuộc họp và chọn Open in OneDrive nếu là cuộc họp chat, hoặc Open in SharePoint nếu là cuộc họp kênh.
Việc này đưa bạn đến OneDrive và SharePoint nơi bạn có thể tải xuống hoặc xem trước file. Microsoft đã chuyển bản ghi âm Teams sang hai vị trí này, nhưng nếu tổ chức của bạn vẫn dùng Stream, bạn có thể làm theo các bước cũ tại đây để tải video xuống.
Nếu cuộc họp ở kênh, bản ghi âm sẽ lưu trong thư mục Recordings trong tab Files của kênh. Chỉ cần nhấp vào thanh trên cùng trong kênh để tìm vị trí này.
Bạn có thể chia sẻ bản ghi âm này với bất kỳ ai bất kỳ lúc nào. Chỉ cần nhấp link Share ở góc trên bên trái màn hình trong OneDrive hoặc SharePoint, rồi chọn ai/nơi bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn cũng có thể xóa toàn bộ bản ghi âm bằng cách chọn tùy chọn Delete ở đó.
Bản Ghi Chỉ Là Khởi Đầu!
Ghi âm cuộc họp trong Teams chỉ là khởi đầu của những gì có thể, và đó là cách chúng tôi chạy Podcast tại OnMSFT.com. Bạn cũng có thể xem các điều khác. Chúng tôi trước đây đã bao gồm cách spotlight người trong cuộc họp Teams, cách dùng background, và nhiều hơn nữa. Tất cả là một phần trong bao phủ Microsoft 365 tại OnMSFT, hãy thoải mái xem. OnMSFT là nơi chứa mọi loại hướng dẫn, how-to, tin tức, cập nhật về Teams và Microsoft 365.