Cách ghi lại cuộc họp Microsoft Teams [Cập nhật cho năm 2021]

Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp của Microsoft và ước bạn có một bản ghi âm của nó? Hoặc làm thế nào về việc sử dụng bản ghi cuộc họp Nhóm cho những thứ như podcasting? Đừng lo lắng nữa. Giống như Zoom và các giải pháp phổ biến khác, bạn có thể ghi lại cuộc họp Nhóm chỉ trong một vài bước đơn giản. Tuy nhiên, cũng có một số điều kiện nhất định có thể ngăn cản bạn làm như vậy. Nhưng chúng tôi có sự hỗ trợ của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể ghi lại cuộc họp Microsoft Teams vào năm 2021.

Một số lưu ý quan trọng về bản ghi Microsoft Teams

Trước khi xem hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi có một số lưu ý quan trọng dành cho bạn. Mặc dù tất cả các cuộc họp Nhóm có thể được ghi lại, nhưng quản trị viên CNTT cũng cần bật tính năng ghi cuộc họp và khách không thể ghi lại. Microsoft mô tả những ai có thể và không thể ghi lại cuộc họp trong danh sách trên, vì vậy hãy nhớ đọc trước khi bạn tiếp tục.

Cũng cần lưu ý rằng bất kỳ người tổ chức cuộc họp nào cũng có thể dừng hoặc bắt đầu ghi. Tuy nhiên, với giấy phép Office 365 Enterprise E1, E3 hoặc E5, người tổ chức không tổ chức cuộc họp cũng có thể bắt đầu hoặc dừng ghi.

Về cơ bản, đối với hầu hết mọi người, để ghi lại một cuộc họp nhóm, bạn cần phải là người tổ chức cuộc họp hoặc một người nào đó trong cuộc họp từ cùng một tổ chức. Khách không thể ghi lại các cuộc họp và ai đó từ một tổ chức hoặc công ty khác hoặc một người dùng ẩn danh cũng không được.

Lưu ý cuối cùng của chúng tôi đi kèm với sự thay đổi liên quan đến nơi lưu cuộc họp. Trước đây, các cuộc họp đã ghi sẽ được lưu vào Microsoft Stream, chỉ để truy cập nội bộ và cho người dùng trong tổ chức của riêng bạn. Tuy nhiên, vào tháng 1 năm 2021, Microsoft đã chuyển sang lưu các bản ghi vào OneDrive và SharePoint. Điều này hiện giúp việc tải xuống và chia sẻ các bản ghi cuộc họp dễ dàng hơn, cả trong nội bộ cũng như bên ngoài nếu cần (khi chúng ta đi vào phần sau.)

Bắt đầu ghi cuộc họp Microsoft Teams

Để bắt đầu ghi cuộc họp trong Nhóm, hãy điều hướng đến đầu màn hình đến menu (... Tùy chọn khác). Từ đó, bạn sẽ muốn nhấp vào nút Bắt đầu ghi cái nút. Điều này sau đó sẽ thông báo cho mọi người trong cuộc họp rằng một bản ghi đã được bắt đầu. Bản ghi cuộc họp sẽ bao gồm hoạt động chia sẻ âm thanh, video và màn hình cho mọi người trong cuộc họp.

Ngoài ra, khi bắt đầu ghi cuộc họp, chỉ một người có thể ghi. Quá trình ghi sẽ tiếp tục ngay cả khi người bắt đầu ghi rời đi và quá trình ghi sẽ dừng sau khi mọi người rời khỏi cuộc họp. Cuối cùng, nếu ai đó quên rời cuộc họp, quá trình ghi sẽ tự động kết thúc sau bốn giờ.

Khi bạn đã sẵn sàng dừng ghi cuộc họp, hãy truy cập trình đơn (... Tùy chọn khác) và sau đó nhấp vào Dừng ghi. Thao tác này sẽ ngay lập tức dừng ghi và bắt đầu lưu cuộc họp vào OneDrive hoặc SharePoint. Lưu ý rằng các cuộc họp kênh được lưu vào SharePoint và tất cả các cuộc họp khác được lưu vào OneDrive.

Phát, chia sẻ và xóa các bản ghi Microsoft Teams cuộc họp

Khi quá trình ghi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ thấy một liên kết trong cuộc trò chuyện hoặc kênh nơi cuộc họp vừa diễn ra. Nếu bạn là một phần của cuộc họp đã lên lịch, bạn cũng có thể chuyển đến tab chi tiết của sự kiện cuộc họp trong lịch của mình và chọn bản ghi.

Trong danh sách trò chuyện cuộc họp, bạn cũng có thể chọn Tác vụ khác theo sau là Tùy chọn khác trên bản ghi cuộc họp và chọn Mở trong OneDrive nếu đó là một cuộc họp trò chuyện hoặc Mở trong SharePoint nếu đó là một cuộc họp kênh.

Làm như vậy sẽ đưa bạn đến OneDrive và SharePoint nơi bạn có thể tải xuống hoặc xem trước tệp. Microsoft đã chuyển các bản ghi của Teams đến hai vị trí này, nhưng nếu tổ chức của bạn vẫn đang sử dụng Stream, bạn có thể làm theo các bước cũ hơn của chúng tôi tại đây về cách tải xuống video.

Nếu cuộc họp diễn ra trong một kênh, bản ghi sẽ được lưu trữ trong thư mục Bản ghi trong tab Tệp cho kênh. Chỉ cần nhấp vào thanh trên cùng trong kênh để tìm vị trí này.

Bạn có thể chia sẻ bản ghi âm này với bất kỳ ai khác bất kỳ lúc nào nếu bạn muốn. Chỉ cần nhấp vào nút Chia sẻ ở trên cùng bên trái của màn hình trong OneDrive hoặc SharePoint, sau đó chọn người / nơi bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn cũng có thể xóa toàn bộ bản ghi bằng cách chọn Xóa tùy chọn trên đó, quá.

Việc ghi âm chỉ là bước khởi đầu!

Ghi lại các cuộc họp trong Nhóm chỉ là bước khởi đầu cho những gì có thể và đó là cách chúng tôi chạy Podcast của mình tại đây tại OnMSFT.com. Bạn cũng có thể xem những thứ khác. Trước đây, chúng tôi đã đề cập đến cách bạn có thể thu hút mọi người trong các cuộc họp Nhóm, cách bạn có thể sử dụng hình nền và hơn thế nữa. Tất cả đều là một phần trong phạm vi bảo hiểm Microsoft 365 của chúng tôi tại OnMSFT, vì vậy, hãy thoải mái kiểm tra. OnMSFT là ngôi nhà của bạn cho tất cả các loại Hướng dẫn, cách thực hiện, tin tức, cập nhật và hơn thế nữa về Teams và Microsoft 365.