Google Drive đã nổi lên như một trong những cách tốt nhất và phổ biến nhất để chia sẻ tệp giữa khách hàng, đồng nghiệp và bạn bè mà không yêu cầu họ tải xuống trực tiếp.
Một thập kỷ trước, bạn sẽ gửi những tệp này dưới dạng tệp đính kèm email hoặc liên kết từ một trang web như Megaupload hoặc MediaFire. Tất cả chúng ta hãy vui mừng vì những ngày đó đã ở phía sau chúng ta.
Một tính năng phổ biến trên các trang web cũ đã được chuyển sang các trang web chia sẻ phổ biến ngày nay, như Pastebin, là khả năng làm mất hiệu lực liên kết của bạn hoặc ngừng chia sẻ tệp của bạn sau một khoảng thời gian nhất định. Đây không phải là điều chúng tôi có thể làm qua email. Tuy nhiên, đó là một tính năng mà nhiều người không biết trong Google Drive.
Một số tệp nhạy cảm sẽ không tồn tại mãi mãi trên Internet. Trong bài viết này, hãy nói về cách bạn có thể đặt ngày hết hạn trên quyền truy cập tệp được chia sẻ của mình trong Google Drive.
Hạn chế của Quyền truy cập Tệp Chia sẻ Hết hạn trong Google Drive
Điều quan trọng cần biết là tính năng này chỉ khả dụng cho các tài khoản thuộc tổ chức G Suite trả phí. Điều này có nghĩa là tài khoản Google tiêu chuẩn hoặc tài khoản sử dụng phiên bản kế thừa miễn phí của G Suitecan không sử dụng hết hạn truy cập tệp được chia sẻ.
Người dùng không thuộc Tổ chức G Suite trả phí vẫn có thể chia sẻ tệp với họ khi hết hạn, nhưng yêu cầu này phải được đáp ứng để đặt thời hạn truy cập tệp được chia sẻ trong GoogleDrive. Nếu bạn làm việc cho một công ty chỉ định cho bạn tài khoản email của riêng bạn thông qua miền Gmail tùy chỉnh, thì rất có thể bạn có quyền truy cập vào toàn bộ tính năng này thông qua tài khoản đó.
Cách thiết lập quyền truy cập tệp được chia sẻ hết hạn trong Google Drive
Đương nhiên, bước đầu tiên của quá trình này là thực sự chia sẻ tệp với ai đó. Để chia sẻ một trong các tệp của bạn trong GoogleDrive, cách dễ nhất là truy cập tệp, sau đó tìm ô trên cùng bên phải để tìm chữ Chia sẻ lớn màu xanh lam nút — bạn không thể bỏ lỡ nó.
Nhấp vào nó và một hộp đèn sẽ bật lên cho phép bạn nhập danh sách địa chỉ email để chia sẻ tệp của bạn.
Nhấp vào nút OK để gửi (các) lời mời chia sẻ tệp của bạn khi bạn đã sẵn sàng. Sau đó, bạn sẽ muốn mở lại cùng một tệp này và nhấp lại vào nút Chia sẻ màu xanh lam hoặc nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Chia sẻ. Lần này, nhấp vào Nâng cao ở góc dưới cùng bên phải của hộp đèn.
Tại đây, nếu bạn di chuột qua hàng của bất kỳ người dùng nào mà bạn đang chia sẻ tệp, biểu tượng bộ hẹn giờ sẽ xuất hiện có nội dung “ Đặt thời hạn ”Khi bạn di chuột nó. Nếu bạn không thấy biểu tượng này, điều đó có nghĩa là bạn đang không sử dụng tài khoản trong một tổ chức G Suite tương thích. Nếu bạn làm vậy, hãy nhấp vào nó.
Một lý do khác mà bạn có thể không nhìn thấy nó là do Google đã cập nhật giao diện GUI cho Google Drive. Thay vào đó, bạn có thể phải nhấp vào menu thả xuống nhỏ bên cạnh tên của họ, sau đó nhấp vào Cấp quyền truy cập tạm thời .
Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ giống như hai cửa sổ bên dưới. Hình ảnh trên cùng là phiên bản Google Drive mới hơn và rất có thể là những gì bạn sẽ gặp phải.
Điều này sẽ làm xuất hiện các khái niệm về quyền truy cập. Nhấp vào trình đơn thả xuống sẽ hiển thị các ngày phổ biến là 7 ngày và 30 ngày hoặc bạn có thể nhấp vào Ngày tùy chỉnh… để đặt ngày hết hạn của riêng bạn.
Đặt ngày tùy chỉnh sẽ cho phép bạn chọn một ngày từ chế độ xem lịch. Vấn đề duy nhất là bạn không thể chọn giờ, chỉ chọn ngày — tệp sẽ hết hạn một phút trước nửa đêm vào bất kỳ ngày nào mà bạn chọn.
Khi bạn hài lòng với cách bạn đã định cấu hình và hết hạn truy cập tệp được chia sẻ của mình, hãy nhấp vào Lưu thay đổi và sau đó Hoàn tất . Thế là xong!
Một điều quan trọng cần lưu ý là người dùng vẫn có thể giữ tệp của bạn quá ngày hết hạn một cách hiệu quả bằng cách tải xuống. Để tránh điều này, bạn sẽ muốn đặt quyền truy cập của họ để chỉ cho phép họ xem tệp (không chỉnh sửa tệp) và bật tùy chọn “ Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép cho người nhận xét và người xem ”Tùy chọn.
Nếu bạn có tài khoản thuộc tổ chức GSuite không kế thừa, thì việc hết hạn quyền truy cập tệp được chia sẻ là một trong nhiều cách sử dụng ít mà bạn có thể tận dụng. Quá trình này chỉ diễn ra trong vài giây, vì vậy đừng để những tệp nhạy cảm đó tồn tại mãi mãi!
Trong trường hợp G Suite không đủ an toàn hoặc không đáp ứng được các tiêu chuẩn của bạn, thì chúng tôi cũng có một hướng dẫn tuyệt vời về cách thiết lập bộ nhớ đám mây cá nhân của riêng bạn. Kiểm tra nó để kiểm soát hoàn toàn việc chia sẻ trên đám mây của bạn.