Google Drive đã nổi lên như một trong cách tốt và phổ biến nhất chia sẻ file giữa khách hàng, đồng nghiệp, bạn bè không yêu cầu tải xuống trực tiếp.
Một thập kỷ trước, bạn gửi file qua đính kèm email hoặc liên kết từ trang như Megaupload hay MediaFire. Hãy cùng vui mừng những ngày đó đã qua.
Hạn Chế Của Hết Hạn Truy Cập File Chia Sẻ Trong Google Drive
Quan trọng biết tính năng này chỉ dành cho tài khoản dưới tổ chức G Suite trả phí. Nghĩa là tài khoản Google tiêu chuẩn hoặc dùng phiên bản G Suite miễn phí cũ không dùng được hết hạn truy cập file chia sẻ.
Người dùng không dưới tổ chức G Suite trả phí vẫn có file chia sẻ cho họ với hạn sử dụng, nhưng yêu cầu trên phải đáp ứng để đặt hạn sử dụng truy cập file chia sẻ trong Google Drive. Nếu bạn làm việc cho công ty gán email riêng qua tên miền Gmail tùy chỉnh, có khả năng lớn bạn có tính năng này qua tài khoản đó.
Cách Thiết Lập Hết Hạn Truy Cập File Chia Sẻ Trong Google Drive
Tự nhiên, bước đầu là thực sự chia sẻ file với ai đó. Để chia sẻ file trong Google Drive, cách dễ nhất là truy cập file và nhìn góc trên bên phải tìm nút Share (Chia sẻ) xanh lớn—bạn không thể bỏ lỡ.
Nhấp vào nó và hộp sáng (lightbox) hiện ra cho phép gõ danh sách email chia sẻ file.
Nhấp nút OK gửi lời mời chia sẻ file khi sẵn sàng. Sau đó, mở lại file này và lại nhấp nút Share xanh hoặc chuột phải file nhấp Share. Lần này, nhấp Advanced (Nâng cao) góc dưới bên phải hộp sáng.
Ở đây, nếu di chuột qua hàng của người dùng bạn chia sẻ file, biểu tượng đồng hồ sẽ hiện ghi "Set expiration" (Đặt hạn) khi di chuột. Nếu không thấy biểu tượng, có nghĩa bạn không dùng tài khoản dưới tổ chức G Suite tương thích. Nếu có, nhấp vào nó.
Lý do khác bạn không thấy nó là Google cập nhật giao diện Google Drive. Thay vào đó, bạn có thể nhấp mũi tên thả xuống nhỏ bên cạnh tên họ rồi nhấp Give temporary access (Cấp truy cập tạm thời).
Bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ như hai ảnh dưới. Ảnh trên là phiên bản Google Drive mới hơn và khả năng lớn bạn sẽ gặp.
Điều này làm tùy chọn hết hạn truy cập xuất hiện. Nhấp menu thả xuống sẽ hiện ngày thường见 7 ngày và 30 ngày, hoặc nhấp Custom date… (Ngày tùy chỉnh…) đặt hạn riêng.
Đặt ngày tùy chỉnh cho phép chọn ngày từ lịch. Chỉ có điều bạn không chọn giờ, chỉ ngày—file sẽ hết hạn một phút trước nửa đêm ngày bạn chọn.
Khi hài lòng cấu hình hết hạn truy cập file chia sẻ, nhấp Save changes (Lưu thay đổi) rồi Done (Xong). Đó là tất cả!
Điều quan trọng nhớ là người dùng vẫn có thể giữ file qua hạn bằng cách tải xuống. Để ngăn chặn, đặt quyền truy cập chỉ cho phép xem (không chỉnh sửa) và bật tùy chọn "Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers" (Vô hiệu hóa tùy chọn tải, in, sao chép cho người bình luận và người xem).
Nếu bạn có tài khoản dưới tổ chức G Suite không phải legacy, hết hạn truy cập file chia sẻ là một trong nhiều ưu đãi ít dùng mà bạn dùng tốt. Chỉ mất vài giây, đừng để file nhạy cảm lơ lửng mãi!
Trường hợp G Suite không đủ an toàn hoặc không đạt chuẩn, chúng tôi có hướng dẫn thiết lập lưu trữ đám mây cá nhân. Xem để kiểm soát hoàn toàn chia sẻ đám mây.