Được xuất bản vào ngày 26 tháng 2 năm 2026, 10:31 sáng theo giờ EST
Sau khi loại bỏ được tấm bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài 10 năm, Saikat bắt tay vào phát triển web, kết nối mạng và SAP. Anh ấy là biên tập viên của một số phần MakeUseOf từ năm 2008 đến năm 2024, có mối quan tâm đặc biệt đến AI, phương pháp năng suất và iOS. Trước đây anh đã đóng góp cho các ấn phẩm web hàng đầu như Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech và GoSkills.
Bạn sẽ tìm thấy danh mục đầu tư đầy đủ của anh ấy trên Author.
Tôi thường tự hỏi liệu chúng tôi có mối quan hệ lành mạnh với hộp thư đến Gmail (hoặc bất kỳ loại email nào) hay không. Ngay cả những tin nhắn DM và WhatsApp tức thời này cũng không làm giảm đi cảm giác cấp bách mà chúng ta cảm thấy khi có email mới gửi đến hộp thư đến. Mỗi ping giúp chúng ta chạy trên máy chạy bộ trong ngày. Hoặc trong một cuộc đua để giải quyết vấn đề hộp thư đến số 0 và thoát khỏi tình trạng lộn xộn.
Gần đây, tôi đã quyết định ngừng coi tab Gmail như một cửa sổ trò chuyện tức thì. Sự thay đổi không chỉ đến từ kỷ luật. Đó là từ việc thay đổi một vài cài đặt thông minh trong Gmail. Những điều chỉnh về quy trình làm việc của Gmail này đã giúp tôi trả lời chậm hơn, giảm mức độ khẩn cấp giả tạo và tạo không gian cho công việc sâu sắc thay vì trả lời liên tục.
Công cụ trả lời kỳ nghỉ không chỉ dành cho ngày lễ
Sử dụng tính năng trả lời tự động để đặt kỳ vọng và giảm áp lực phản hồi
Tại sao người trả lời kỳ nghỉ chỉ nên ra ngoài khi đi du lịch? Bạn có thể tái sử dụng nó để gửi thư trả lời tự động cho bất kỳ ai gửi email cho bạn. Trong Gmail, đi tới Cài đặt -> Xem tất cả cài đặt -> Chung -> Trả lời kỳ nghỉ , bật nó lên, đặt ngày bắt đầu và viết một ghi chú bình tĩnh về những phản hồi chậm hơn. Tôi sử dụng nó trong những tuần làm việc sâu để nói rằng tôi kiểm tra email hai lần mỗi ngày.
Tôi cảm thấy kỳ lạ khi kích hoạt nó vào một ngày thường trong tuần. Có vẻ như tôi đang giả vờ không có mặt. Tôi tưởng tượng mọi người sẽ cảm thấy thất vọng trước tin nhắn robot khi họ cần câu trả lời nhanh cho một câu hỏi đơn giản.
Tuy nhiên, tôi nhanh chóng nhận ra rằng giao tiếp rõ ràng sẽ tốt hơn những kỳ vọng sai lầm. Mọi người đánh giá cao việc biết chính xác khi nào tôi sẽ xem lại tin nhắn của họ và tính năng trả lời tự động giúp giảm đáng kể các email tiếp theo. Tất nhiên, hãy đảm bảo tin nhắn trả lời tự động của bạn luôn chuyên nghiệp và đừng quên tắt tính năng này khi không cần thiết.
Đặt trạng thái trò chuyện tùy chỉnh để báo hiệu sự sẵn sàng của bạn
Cho đồng nghiệp biết đừng mong nhận được phản hồi ngay lập tức
Nếu bạn sử dụng Google Chat/Meet cùng với Gmail, hãy nhấp vào menu thả xuống Trạng thái ở phía trên bên phải bên cạnh biểu tượng hồ sơ của bạn. Chọn Đặt trạng thái , viết tin nhắn tùy chỉnh và đặt thời lượng. Bạn thậm chí có thể chọn Đặt làm vắng mặt hoặc Đừng làm phiền . Trạng thái này xuất hiện trên Google Workspace của bạn. Nếu bạn không thấy Google Trò chuyện, hãy bật nó từ Cài đặt -> Xem tất cả cài đặt -> Trò chuyện và gặp gỡ -> Google Trò chuyện .
Lúc đầu, tôi cảm thấy lúng túng khi phát sóng rằng tôi đang “làm việc sâu” hoặc “ngoại tuyến cho đến 3 giờ chiều”. Nó có vẻ tự giác giống như tín hiệu năng suất. Và bằng cách nào đó, nó có vẻ dễ dàng hơn trên kênh Slack so với trong hộp thư đến.
Nhưng thông báo trạng thái giúp làm rõ tính khả dụng của bạn. Đây giống như một hàng rào bảo vệ thời gian của bạn mà không cần phải gửi email phòng thủ sau này, đặc biệt là cho người quản lý hoặc sếp.
Ngăn chặn chuỗi phản hồi ngay lập tức
Khi soạn email, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Gửi và chọn Lên lịch gửi . Chọn thời gian được đề xuất hoặc chọn Chọn ngày và giờ . Bạn cũng có thể xem lại các email đã lên lịch trong phần Đã lên lịch thư mục ở thanh bên trái.
Bạn có thể xử lý hàng loạt email của mình vào buổi tối và gửi mọi thứ vào lúc 9 giờ sáng ngày hôm sau. Tôi thường trả lời ngay khi tôi viết xong. Nó cảm thấy hiệu quả. Nhưng nó cũng mở ra cơ hội trao đổi qua lại mà mọi email đều có vẻ khẩn cấp.
Bây giờ tôi soạn thảo khi thấy phù hợp và gửi trong giờ làm việc. Sự chậm trễ nhỏ đó làm giảm mức độ khẩn cấp của tôi, giúp tôi suy nghĩ thông qua các tin nhắn với cái đầu rõ ràng hơn và giúp tôi luôn ở trong ranh giới lành mạnh hơn.
Đặt thời gian báo lại phù hợp với lịch trình của bạn
Đẩy email vào tương lai
Di chuột qua email và nhấp vào biểu tượng đồng hồ để Tạm ẩn , hoặc mở tin nhắn và chọn Báo lại từ thanh trên cùng. Nếu bạn không thấy nó, hãy đi tới Cài đặt -> Xem tất cả cài đặt -> Chung -> Hành động di chuột -> Bật tác vụ di chuột . Bạn cũng tạm ẩn một loạt email và sử dụng Thao tác vuốt thư để tạm ẩn chúng bằng thao tác vuốt trên điện thoại di động của bạn. Lợi ích phụ của việc sử dụng Tạm ẩn là ít lộn xộn hơn về mặt hình ảnh.
Tôi hầu như không sử dụng tính năng này vì tôi sợ quên trả lời email. Nhưng thời gian báo lại không nhất thiết phải tùy tiện. Bây giờ, tôi thiết lập thời gian tùy chỉnh (ví dụ:khoảng thời gian ít năng lượng vào buổi trưa) khi việc kiểm tra email không ảnh hưởng đến năng suất.
Hãy xem xét việc ghép nối Thời gian tạm ẩn với các tính năng khác của Gmail như Nhắc nhở và Trả lời thông minh để tăng năng suất email của bạn.
Tắt tiếng các chuỗi email thu hút sự chú ý của bạn
Im lặng các chủ đề nhóm ồn ào mà không xóa các tin nhắn thực tế
Mở một cuộc trò chuyện ồn ào, nhấp vào menu ba chấm và chọn Tắt tiếng . Chuỗi này bỏ qua hộp thư đến của bạn và chuyển thẳng tới Tất cả thư . Bạn sẽ vẫn nhận được tin nhắn nhưng chúng sẽ không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức.
Tôi đã từng giữ mọi chủ đề hiển thị trong trường hợp có điều gì đó quan trọng xảy ra. Nỗi sợ bị bỏ lỡ khiến tôi bị trói buộc vào những cuộc trò chuyện không liên quan nhiều đến công việc thực tế của tôi. Tôi nhớ đã đọc ở đâu đó "Sao chép không có nghĩa là phải chịu trách nhiệm"!
Chủ đề bị tắt tiếng vẫn có thể tìm kiếm được. Nếu ai đó rất cần thông tin đầu vào của bạn trên một chuỗi bị tắt tiếng, họ sẽ thêm trực tiếp địa chỉ email của bạn vào dòng "Tới" hoặc "Cc", thao tác này sẽ tự động tắt tiếng cuộc trò chuyện. Với việc chủ động sử dụng tính năng Tắt tiếng, hộp thư đến của bạn sẽ ngừng hoạt động như nguồn cấp dữ liệu thông báo về các ưu tiên của người khác.
Liên quan
Bạn không phải thay đổi mọi cài đặt Gmail cùng một lúc
Sự lo lắng về email là có thật. FOMO cũng đúng như vậy. Nhưng khả năng làm việc thông minh hơn với email nằm trong tay chúng ta. Chúng ta chỉ có thể học được bằng những thí nghiệm nhỏ. Vì vậy, hãy bật tính năng trả lời Kỳ nghỉ trong một hoặc hai ngày, tạm hoãn thay vì gắn dấu sao và lên lịch cho mọi câu trả lời không khẩn cấp. Những câu trả lời gửi đến hộp thư đến của bạn sẽ là câu trả lời cho những thử nghiệm này.