Trong thế giới nhanh chóng này và với sự ra đời của các phương thức giao tiếp mới, email vẫn là một trong những phương tiện lớn nhất. Nhiều email client như iPhone Mail hoặc Microsoft Outlook hiển thị lỗi sau cho một số tin nhắn:
Vấn đề chủ yếu được báo cáo trên hệ sinh thái Apple (iPhone, iPad, Mac) và một số trường hợp trên Windows với Microsoft Outlook. Đối với một số người dùng, sự cố xảy ra sau cập nhật OS, còn khác báo gặp khi di chuyển email giữa các thư mục. Vấn đề không giới hạn ở nhà cung cấp email cụ thể (Gmail, Yahoo, v.v.).
Ứng dụng Mail có thể hiển thị vấn đề tải tin nhắn chủ yếu do các lý do sau:
- Hệ điều hành thiết bị lỗi thời: Nếu OS thiết bị cũ, có thể không tương thích với email server, gây sự cố.
- Xóa bản sao khỏi Server: Nếu bất kỳ email client nào được cấu hình xóa bản sao email khỏi server và nó lấy/xóa email trước client khác, các client khác có thể không tải được tin nhắn từ server.
- Lọc Anti-Spam: Nếu ứng dụng lọc anti-spam (như GFI MailEssentials) chỉnh sửa header email, làm email không tương thích với ứng dụng mail, ứng dụng Mail có thể báo lỗi.
- Cài đặt Mail App bị hỏng: Nếu cài đặt ứng dụng Mail bị hỏng, có thể không giao tiếp đúng với server và không tải được một số email.
Khởi động lại Mail App sau khi buộc đóng
Lỗi tạm thời giữa Mail app của iPhone và email server có thể gây sự cố tải tin nhắn. Khởi động lại Mail app sau khi buộc đóng có thể khắc phục.
- Mở iPhone's Mail app, mở email trước đây báo "This Message has not been downloaded from the server"
- Giữ nút Home iPhone khoảng 7-10 giây cho đến khi Mail app đóng và màn hình Home hiện ra
- Mở lại Mail app, kiểm tra hoạt động bình thường
- Nếu không, buộc đóng Mail app lại và tắt Wi-Fi trong Settings
- Khởi động lại điện thoại và bật Dữ liệu di động
- Mở Mail app, kiểm tra sự cố đã khắc phục chưa
Cập nhật iOS lên bản mới nhất
Nếu iOS không cập nhật bản mới nhất, có thể xung đột tương thích với email server. Cập nhật iOS lên bản mới nhất có thể khắc phục. Trước khi cập nhật, hãy sao lưu iPhone (tr phòng cập nhật gặp sự cố).
- Đặt iPhone sạc và kết nối Wi-Fi (nếu lo dung lượng tải cập nhật)
- Mở iPhone Settings, chọn General
- Mở Software Update, kiểm tra cập nhật iOS
- Nếu có, tải xuống và cài đặt cập nhật iOS
- Sau khi cài đặt, khởi động lại iPhone, kiểm tra email đã khắc phục sự cố tải tin nhắn chưa
Đặt xem trước Mail thành 5 dòng
Nhiều Mail app chỉ tải header email, khi mở email thì tải phần còn lại. Nếu do lỗi, app không tải đúng header hoặc tin nhắn, có thể kích hoạt sự cố tải tin nhắn. Đặt xem trước Mail thành 5 dòng có thể buộc app tải header và tin nhắn cùng lúc, khắc phục sự cố.
- Mở iPhone Settings, chọn Mail
- Trong phần Message List, nhấp Preview, chọn 5 Lines
- Khởi động lại iPhone, kiểm tra sự cố tải tin nhắn mail đã khắc phục chưa
- Nếu không khắc phục được và bạn sắp xếp email trong thư mục tùy chỉnh, kiểm tra xem xóa ký tự đặc biệt như dấu ngã ~ (nếu có) khỏi tên thư mục có khắc phục được không
Bật Fetch trong cài đặt điện thoại
Email được gửi đến thiết bị qua phương thức Push hoặc Fetch. Push: server thông báo email mới cho client. Fetch: client liên tục yêu cầu server kiểm tra email mới.
Mặc định iPhone dùng Push nhưng server email có thể gặp sự cố khi push email đến thiết bị. Chuyển sang phương thức Fetch có thể khắc phục.
- Mở iPhone Settings, chọn Passwords & Accounts
- Chọn Fetch New Data, tắt công tắc Push sang vị trí off
- Bật Fetch (nếu không tự động bật) và đặt Fetch thành Automatically. Một số trường hợp phải nhấp vào tài khoản gặp sự cố và chọn Fetch
- Đặt tất cả tài khoản khác hiển thị Push sang Fetch và khởi động lại iPhone
- Sau khởi động, kiểm tra iPhone đã khắc phục sự cố tải tin nhắn chưa
Bật Download Complete trong cài đặt Send/Receive Group
Nếu Mail client được cấu hình chỉ tải một phần tin nhắn (ví dụ: không có đính kèm), có thể không tải hoàn toàn tin nhắn. Bật tải hoàn toàn email trong cài đặt Send/Receive Group có thể khắc phục.
- Mở Outlook, vào menu File
- Chuyển đến tab Options, trong cửa sổ kết quả mở tab Advanced
- Trong phần Send/Receive, nhấp nút Send/Receive, chọn All Accounts hoặc tài khoản gặp sự cố
- Nhấp nút Edit, trong khung trái chọn tài khoản gặp sự cố
- Dưới Receive Mail Items, tích chọn Download Complete Items Including Attachments for Subscribed Folders
- Áp dụng thay đổi và khởi động lại hệ thống
- Sau khởi động, kiểm tra sự cố tải tin nhắn đã khắc phục chưa
Bật 'Recent Mode' của Gmail
Nếu thiết lập nhiều email client như MS Outlook trên PC và Mail trên iPhone, mỗi client kiểm tra Gmail server mỗi 15 phút. Client nào kiểm tra email trước có thể ẩn email khỏi client khác, gây sự cố tải tin nhắn.
Bật Recent Mode của Gmail có thể khắc phục vì ở chế độ này, Gmail server đẩy email 30 ngày gần nhất đến tất cả client kết nối, bất kể email đã được tải trước đó bởi client nào.
- Mở Account Settings của Gmail trong email client (ví dụ: Outlook), trong tab Email, double-click vào địa chỉ Gmail
- Trong hộp Account Name, thêm "recent:" trước tên tài khoản. Ví dụ: testuser@gmail.com thành recent:testuser@gmail.com
- Nhấp nút Next, khi Settings cập nhật, nhấp Done
- Khởi động lại hệ thống, kiểm tra sự cố "message not downloaded" đã khắc phục chưa. Lưu ý một số người dùng iPhone có thể phải bật Use Recent Mode trong Settings >> Mail >> Gmail
- Nếu không khắc phục, kiểm tra xem vô hiệu hóa IMAP trên trang web Gmail có giải quyết được không
Bật cài đặt 'Keep the Copy on the Server'
Gần như mọi email client đều cho phép xóa bản sao tin nhắn khỏi server sau khi lấy tin. Nếu có nhiều client (iPhone và iMac) nhưng một client được cấu hình xóa tin nhắn khỏi server sau khi lấy, có thể gây sự cố tải tin nhắn trên thiết bị khác. Bật tùy chọn giữ bản sao tin nhắn trên server có thể khắc phục. Minh họa bằng cách vô hiệu hóa cài đặt này trên Mac.
- Mở ứng dụng Mail, mở Preferences
- Chuyển đến tab Accounts, chọn tài khoản gặp sự cố
- Điều hướng đến tab Advanced, bỏ tích Remove Copy from Server After Retrieving the Message. Một số thiết bị hiển thị "never delete from the server" hoặc "leave a copy on the server"
- Đóng cửa sổ Mail Preferences và khởi động lại hệ thống
- Lặp lại trên tất cả email client khác trên mọi thiết bị, sau đó kiểm tra sự cố tải tin nhắn đã khắc phục chưa
Lưu ý: Sau khi bật cài đặt này, nếu bạn xóa tin nhắn từ thư mục Delete trên điện thoại hoặc máy tính, email đó có thể bị xóa trên thiết bị khác. Nếu cố truy cập tin nhắn đó trên thiết bị khác, có thể gây sự cố tải tin nhắn.
Vô hiệu hóa sản phẩm Anti-Spam của thiết bị
Nhiều email client trước tải header, sau đó tải tin nhắn khi cần. Nếu sản phẩm anti-spam/bảo mật lọc header email không tương thích với email client, client có thể báo sự cố tải tin nhắn. Vô hiệu hóa sản phẩm anti-spam/bảo mật có thể khắc phục. Minh họa bằng quy trình vô hiệu hóa GFI MailEssentials.
Cảnh báo: Tự chịu rủi ro vì vô hiệu hóa anti-spam/bảo mật có thể khiến hệ thống bị đe dọa bởi virus, trojan, v.v.
- Mở GFI MailEssentials Switchboard, chuyển đến tab Troubleshooting
- Trong Enable/Disable Email Processing, nhấp nút Disable và Yes trong hộp thoại Service Restart Required
- Mở email client, kiểm tra sự cố tải tin nhắn từ server đã khắc phục chưa
Thêm lại tài khoản Email vào Mail App
Mail app có thể không tải tin nhắn từ email server do lỗi giao tiếp tạm thời hoặc hỏng tài khoản email trên thiết bị. Tắt/bật email hoặc thêm lại tài khoản vào Mail app có thể khắc phục.
Tắt và bật tài khoản Email
- Mở iPhone Settings, chọn Mail, Contacts, Calendars
- Nhấp vào tài khoản gặp sự cố, tắt công tắc Mail sang vị trí off
- Đợi cho đến khi email của tài khoản không còn hiển thị trong Mail client
- Khởi động lại iPhone, sau khởi động bật tài khoản email
- Đợi đồng bộ email, kiểm tra sự cố tải tin nhắn đã khắc phục chưa
Thêm lại tài khoản Email
- Mở iPhone Settings, chọn Mail (hoặc Passwords and Accounts)
- Nhấp Accounts, chọn tài khoản email gặp sự cố
- Nhấp Delete Account, xác nhận xóa bằng Delete from My iPhone
- Khởi động lại iPhone, sau khởi động thêm lại tài khoản (trường hợp Gmail, dùng loại khác, không dùng POP3) vào Mail app, kiểm tra hoạt động
- Nếu không khắc phục và tài khoản dùng 2 Factor Authentication, kiểm tra xem tắt 2FA có giải quyết không
- Nếu vẫn gặp sự cố, kiểm tra xem chuyển đổi giữa POP3 hoặc IMAP cho tài khoản email có khắc phục không
Cài đặt lại Mail App
Mail app có thể báo sự cố tải tin nhắn nếu cài đặt hoặc cấu hình Mail app bị hỏng. Cài đặt lại Mail app có thể khắc phục.
- Mở menu iPhone, nhấn/giữ ứng dụng Mail cho đến khi menu pop-up xuất hiện
- Trong menu pop-up, chọn Delete App, xác nhận xóa Mail app
- Khởi động lại iPhone, sau khởi động mở Apple App Store
- Tìm kiếm Mail và cài đặt iPhone Mail app
- Mở Mail app và cấu hình theo yêu cầu
- Kiểm tra Mail app có tải được tin nhắn từ server không
Nếu không cách nào khắc phục và bạn dùng Exchange server, kiểm tra xem bật Active Sync trên server có giải quyết không. Đảm bảo cài đặt Accepted Domain trong Exchange server được cấu hình đúng. Nếu dùng wildcard (*) trong trường accepted domain, có thể gây sự cố, xóa nó có thể khắc phục.
Đối với người dùng phổ thông, nếu sự cố vẫn còn, có thể phải dùng ứng dụng bên thứ 3 (như Outlook trên iPhone) hoặc khôi phục thiết bị về mặc định.
Các giải pháp thay thế
Nếu không muốn dùng ứng dụng bên thứ 3 hoặc khôi phục thiết bị, kiểm tra xem các giải pháp thay thế sau có khắc phục tạm thời không:
- Mở email gặp sự cố, khi hiển thị lỗi tải, mở email mới (bằng cách nhấp mũi tên lên/xuống). Sau đó quay lại email gặp sự cố kiểm tra tin nhắn đã tải thành công chưa
- Chuyển tiếp email, khi được yêu cầu Download the rest of the message, chọn yes, kiểm tra sự cố
- Kiểm tra xem chuyển tiếp email POP3 sang tài khoản IMAP hoặc ngược lại có khắc phục không
- Kiểm tra xem xóa thư mục trash qua trang web email provider (như Yahoo Mail) có khắc phục không. Cũng lưu ý khi xóa email từ điện thoại, hãy xóa một tin nhắn mỗi lần, nếu không có thể gây sự cố