Microsoft Office Sway là công cụ rất hữu ích và dễ sử dụng để tạo biểu đồ, báo cáo, thậm chí nhật ký. Giống như các công cụ Office Online khác, bạn có thể giữ nó riêng tư hoặc công khai. Sway đi kèm với gói Microsoft Office. Tuy nhiên, nếu bạn muốn dùng công cụ này một hoặc hai lần, bạn có thể tận dụng Sway Online mà không tốn một xu. Đi qua hướng dẫn Microsoft Office Sway Online này – nó sẽ giúp bạn bắt đầu tạo báo cáo và bài thuyết trình.
Hướng dẫn Office Sway Online cho người mới bắt đầu
1. Chèn hình ảnh từ Bing & Flickr
Khi tạo báo cáo hoặc bài thuyết trình trên Office Sway, bạn có thể cần chèn một số hình ảnh. Thay vì tải xuống hình ảnh có bản quyền từ Google hoặc Bing, bạn có thể tìm kiếm hình ảnh trên Bing hoặc Flickr ngay từ giao diện Sway Online. Không cần tải xuống hoặc tải lên hình ảnh để thêm vào bài thuyết trình. Ngoài ra, tất cả hình ảnh đều miễn phí bản quyền. Vì vậy, chọn vị trí bạn cần chèn hình ảnh > đi đến tab Insert (Chèn) > chọn nguồn > nhập từ khóa và nhấn Enter. Sau đó, dùng kéo thả (drag & drop) để hiển thị hình ảnh trong tài liệu của bạn.
2. Thêm tác giả hoặc người khác để chỉnh sửa/xem tài liệu
Nếu tài liệu hoặc bài thuyết trình của bạn cần nhiều hơn một tác giả để hoàn thành, bạn có thể mời thêm người cùng làm việc trên một dự án duy nhất. Người đó nên có tài khoản Microsoft để chỉnh sửa bài thuyết trình trên Sway Online. Việc thêm tác giả rất dễ dàng. Trước tiên, mở tài liệu > nhấp vào tùy chọn Authors (Tác giả) hiển thị ở phần trên bên phải. (mặc định nên hiển thị 1. Nghĩa là chỉ có một người chỉnh sửa tài liệu.) Sau khi nhấp vào Authors, bạn sẽ nhận được một liên kết duy nhất. Chia sẻ liên kết với người muốn chỉnh sửa tài liệu.
3. Nhúng vào trang web
Giả sử bạn đã tạo báo cáo marketing mà bạn cần göster cho mọi người thông qua một trang web. Thay vì chia sẻ liên kết chỉ đọc cho tài liệu, bạn có thể nhúng nó vào một trang web. Mặc dù nó không cung cấp tùy chọn đặt kích thước cụ thể, bạn chắc chắn có thể thêm bất kỳ bài thuyết trình nào vào bất kỳ trang HTML nào. Để làm vậy, hoàn tất chỉnh sửa > nhấp nút Share (Chia sẻ) > Get embed code (Lấy mã nhúng) > sao chép mã và dán vào trang web. Bạn cũng sẽ nhận được các tùy chọn sau:
- Viewer can duplicate this Sway (Người xem có thể sao chép Sway này)
- Viewer can change the layout of this Sway (Người xem có thể thay đổi bố cục của Sway này)
Bỏ tích để tắt chúng.
4. Thay đổi hình ảnh nền thành mẫu đặt sẵn (preset templates)
Sway Online cung cấp rất nhiều mẫu để làm cho công việc của bạn trơn tru, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đã chọn một mẫu đặt sẵn nhưng muốn thay đổi nền, hãy làm theo mẹo này. Trước tiên, bạn cần xóa hình ảnh nền hiện có. Để làm vậy, tìm phần hình ảnh nền > nhấp vào Details (Chi tiết) > nhấp vào hình thu nhỏ ảnh > nhấp vào nút "thùng rác" để xóa nó. Bây giờ, bạn sẽ có tùy chọn Add background (Thêm nền). Nhấp vào đó > tìm kiếm hình ảnh trên Bing hoặc Flickr > dùng kéo thả để chọn hình ảnh. Đó là xong!
5. Thêm Tweet vào bài thuyết trình hoặc sơ yếu lý lịch Sway
Nhiều lần chúng ta muốn thêm tweet vào bài thuyết trình để thể hiện trích dẫn của ai đó hoặc một thông báo của công ty. Bạn có thể sao chép liên kết tweet và dán vào tài liệu, nhưng nó sẽ không hiển thị tweet trực quan. Vì vậy, chọn vị trí bạn muốn hiển thị tweet > đi đến tab Insert > chọn Twitter từ danh sách nguồn > tìm kiếm tweet hoặc công ty > chọn một tweet và dùng kéo thả để chèn nó. Bạn có thể bao gồm bao nhiêu tweet tùy thích.
Để bạn biết, bạn có thể dùng cùng thủ thuật để thêm video YouTube cũng được.
6. Xuất ra PDF
Đôi khi, bạn có thể muốn xuất dự án ra Định dạng Tài liệu Di động (Portable Document Format) để in hoặc chia sẻ với ai đó dễ dàng. Có chủ yếu hai cách để xuất dự án Sway ra PDF. Bạn có thể dùng tùy chọn Print (In) và Export (Xuất). Cả hai đều có sẵn trong công cụ trực tuyến, và bạn có thể dùng bất kỳ tùy chọn nào mà không gặp vấn đề. Để bắt đầu, bạn cần hoàn tất chỉnh sửa bài thuyết trình trước. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn tùy chọn Export (Xuất).
Sau đó, bạn có thể chọn tùy chọn PDF để tải xuống câu chuyện ở định dạng PDF.
7. Thay đổi phong cách (style)
Giả sử bạn thích dùng một mẫu, nhưng bạn không thích phông chữ và cấu hình màu được định nghĩa sẵn. Tại thời điểm như vậy, bạn có thể thay đổi phong cách của câu chuyện (storyline) chỉ trong một nhấp chuột. Để làm vậy, mở bảng điều khiển chỉnh sửa trước. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Styles (Phong cách) hiển thị ở góc trên bên phải. Sau đó, bạn cần chọn một phong cách và nhấp vào nó.
8. Chèn siêu liên kết (hyperlink)
Nếu bạn muốn chèn siêu liên kết, có thể dùng bất kỳ văn bản nào làm anchor text (văn bản neo). Để làm vậy, bạn cần nhấp đúp vào bất kỳ văn bản nào để chỉnh sửa. Trong bảng điều khiển chỉnh sửa, bạn có thể tìm thấy tùy chọn gọi là Link (Liên kết). Bạn cần nhấp vào tùy chọn này và nhập URL trong hộp Web Link (Liên kết web). Cuối cùng, nhấp nút OK để lưu thay đổi.
Làm thế nào để học Microsoft Sway?
Có hàng tá tài nguyên để bạn học cách sử dụng Microsoft Sway. Bạn có thể xem các mẹo và thủ thuật aforementioned để bắt đầu với Microsoft Sway cũng được. Tuy nhiên, tất cả những gì bạn cần là có một góc nhìn và thực hành để tạo dự án đầu tiên của bạn trên Microsoft Sway.
Làm thế nào để dùng Sway tạo bài thuyết trình?
Việc dùng Sway tạo bài thuyết trình trực tuyến khá đơn giản. Bạn có thể bắt đầu với một mẫu mà Sway cung cấp cho mọi người dùng. Theo sau đó, bạn có thể chỉnh sửa nền, thay đổi văn bản, thêm siêu liên kết, v.v. Cuối cùng, bạn có thể xuất ra định dạng yêu thích của bạn.
Có rất nhiều điều có thể làm với sự giúp đỡ của Office Sway. Tuy nhiên, hy vọng các mẹo và thủ thuật Microsoft Office Sway Online này hữu ích cho bạn.
Bạn có thể dùng tiện ích Send to Sway để dùng OneNote xuất dữ liệu ra Office Sway.