Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Ứng Dụng Google

In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Dù thế giới số hóa hơn mỗi năm, thư từ vật lý vẫn là cách giao tiếp quan trọng – đặc biệt đối với doanh nghiệp. Bộ Google Apps có nhiều công cụ và add-on giúp đơn giản hóa quy trình tạo phong bì. Chỉ cần máy in, PC Windows/Mac, truy cập trình duyệt như Chrome, hoặc app iOS/Android.

Đây là cách in phong bì dùng Google Docs.

Cách in phong bì dùng Google Docs

Có vài add-on phong bì cho Google Docs cho phép tạo và in phong bì. Hướng dẫn này dùng add-on Mail Merge.

Lưu ý: Mail Merge cho phép 20 lần merge (hợp nhất) tới 30 hàng trong dùng thử miễn phí.

Bước 1: Mở tài liệu

Mở tài liệu Google Docs: vào web app Google Docs (hoặc app điện thoại) nhấp New Google Doc.

Bước 2: Mở Mail Merge chọn kích thước phong bì

Nếu chưa cài Mail Merge, cài theo bước sau. Đã cài thì bỏ qua đến bước 5.

  1. Nhấp Extensions (Tiện ích mở rộng) thanh công cụ, chọn Add-ons > Get Add-ons (Lấy tiện ích).
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Menu add-ons Google Docs, ô "Search apps" gõ Mail Merge. Chọn Mail Merge từ danh sách.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Nhấp app Mail Merge chọn Install (Cài đặt).
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chọn Continue (Tiếp tục) xác nhận tài khoản và cấp quyền Mail Merge yêu cầu.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Đã cài xong, nhấp Extensions > Mail Merge > Envelopes (Phong bì). Hoặc chọn Mail Merge từ sidebar chọn Envelopes.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chờ popup tải, chọn Envelope Size (Kích thước phong bì) từ dropdown hoặc đặt custom page size. Nhấp Save (Lưu) hoàn tất.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Lưu ý: Nếu không tạo template phong bì cách này, chọn File > Page Setup (Thiết lập trang). Tại đây đặt Orientation (Hướng) và Paper size (Kích thước giấy) trước bước tiếp.

In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Bước 3: Tùy chỉnh phong bì

Bước tiếp: chỉnh sửa tài liệu thêm trường bắt buộc: địa chỉ người nhận và địa chỉ gửi lại. Dùng công cụ chỉnh sửa Google Docs như tài liệu bình thường. Ví dụ:

In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Lưu ý: Thêm font tùy chỉnh, màu, thương hiệu để cá nhân hóa phong bì.

Bước 4: Thêm trường Merge (Hợp nhất)

Nếu in loạt phong bì từ danh sách gửi, thêm trường merge để tăng tốc bằng cách tạo template phong bì Google Docs (thay vì thêm chi tiết riêng cho từng phong bì). Làm như sau:

  1. Nhấp Extensions > Mail Merge > Start.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chọn Open Spreadsheet (Mở bảng tính).
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chọn Google Sheet của bạn. Nếu không hiện dropdown, chọn Google Drive dùng ô tìm kiếm định vị tài liệu. Nếu dùng Microsoft Excel tạo spreadsheet, dễ dàng chuyển sang Google Sheet.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Đặt con trỏ vị trí muốn chèn merge field. Dropdown Merge Field chọn trường muốn thêm (ví dụ: Recipient Name - Tên người nhận). Nhấp Add.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Xong, chọn Letters trong dropdown Merge To. Nhấp Merge.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Mail Merge hiển thị số phong bì sẽ tạo. Nhấp Yes nếu đúng.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Phong bì được tạo theo giá trị từ spreadsheet.

Bước 5: Mở tài liệu mới và in

Hoàn thành quy trình, mở tài liệu phong bì. Hiển thị tất cả phong bì mới tạo dạng danh sách. Kiểm tra kỹ định dạng.

In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Nếu ổn, đến lúc in:

  1. Chọn File > Print (In).
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chọn More Settings (Cài đặt thêm) đảm bảo Paper Size (Kích thước giấy) và cài đặt khác đúng.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước
  1. Chọn Print.
In phong bì với Google Docs: Hướng dẫn từng bước

Gửi thư chưa bao giờ dễ dàng như vậy

Với hướng dẫn này, bạn dễ dàng in bao nhiêu phong bì tùy ý. Chúng tôi dùng Mail Merge vì là add-on Google Docs phổ biến, nổi tiếng. Tuy nhiên, có nhiều lựa chọn miễn phí nếu dùng thử thấy giá cao.