Ngay cả khi thế giới trở nên kỹ thuật số hơn mỗi năm, thư vật lý vẫn là một cách quan trọng để giao tiếp với những người khác - đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Bộ ứng dụng Google có tuyển chọn tuyệt vời các công cụ và tiện ích bổ sung có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình tạo phong bì. Tất cả những gì bạn cần là máy in, PC chạy Windows hoặc Apple và quyền truy cập vào trình duyệt như Google Chrome hoặc các ứng dụng iOS và Android.
Đây là cách bạn có thể in phong bì bằng Google Tài liệu.
Cách In Phong bì Bằng Google Tài liệu
Có một số tiện ích bổ sung cho phong bì dành cho Google Tài liệu cho phép bạn tạo và in phong bì. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng tiện ích bổ sung Kết hợp Thư.
Lưu ý:Kết hợp Thư sẽ cho phép bạn thực hiện 20 kết hợp tối đa 30 hàng trong bản dùng thử miễn phí của chúng.
Bước 1:Mở tài liệu của bạn
Mở tài liệu Google Tài liệu bằng cách truy cập ứng dụng web Google Tài liệu (hoặc ứng dụng dành cho điện thoại thông minh) và nhấp vào Tài liệu Google mới.
Bước 2:Mở Kết hợp Thư và Chọn Kích thước Phong bì
Nếu bạn chưa có tiện ích bổ sung Kết hợp Thư, bạn có thể cài đặt nó bằng các bước sau. Nếu nó đã được cài đặt, hãy chuyển sang bước 5.
- Nhấp vào Tiện ích mở rộng trong thanh công cụ, sau đó chọn Tiện ích bổ sung> Tải xuống tiện ích bổ sung.
- Trong trình đơn tiện ích bổ sung của Google Tài liệu, nơi có thông báo “Ứng dụng tìm kiếm”, hãy nhập Kết hợp Thư. Chọn Kết hợp Thư từ danh sách.
- Nhấp vào ứng dụng Kết hợp Thư và chọn Cài đặt.
- Chọn Tiếp tục, sau đó xác nhận tài khoản của bạn và cấp cho Mail Merge các quyền mà nó yêu cầu.
- Sau khi cài đặt, hãy nhấp vào Tiện ích mở rộng> Kết hợp Thư> Phong bì. Ngoài ra, hãy chọn Kết hợp Thư từ thanh bên và chọn Phong bì.
- Chờ cửa sổ bật lên tải, sau đó chọn Kích thước phong bì của bạn từ trình đơn thả xuống hoặc đặt kích thước trang tùy chỉnh. Nhấp vào Lưu để hoàn tất.
Lưu ý:Nếu bạn không thể tạo mẫu phong bì theo cách này, hãy chọn Tệp> Thiết lập trang. Tại đây, bạn có thể đặt Hướng và Khổ giấy trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 3:Tùy chỉnh phong bì của bạn
Bước tiếp theo là chỉnh sửa tài liệu của bạn để thêm các trường bắt buộc, bao gồm địa chỉ người nhận và địa chỉ trả hàng của bạn. Để làm như vậy, hãy sử dụng các công cụ chỉnh sửa của Google Tài liệu như bạn làm trong tài liệu thông thường. Ví dụ:
Lưu ý:Thêm phông chữ, màu sắc và nhãn hiệu tùy chỉnh để cá nhân hóa phong bì của bạn.
Bước 4:Thêm các trường hợp nhất
Nếu bạn đang in một loạt phong bì từ danh sách gửi thư, bạn có thể thêm các trường hợp nhất để tăng tốc quá trình bằng cách tạo mẫu phong bì trên Google Tài liệu (thay vì thêm các chi tiết riêng lẻ vào từng phong bì). Để làm như vậy:
- Nhấp vào Tiện ích mở rộng> Kết hợp Thư> Bắt đầu.
- Chọn Mở bảng tính.
- Chọn Google Trang tính của bạn. Nếu nó không xuất hiện trong menu thả xuống, hãy chọn Google Drive và sử dụng hộp tìm kiếm để định vị tài liệu. Nếu đã sử dụng Microsoft Excel để tạo bảng tính, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bảng tính này thành Google Trang tính.
- Đặt con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn chèn trường hợp nhất. Trong menu thả xuống Trường hợp nhất, hãy chọn trường bạn muốn thêm (ví dụ:Tên người nhận). Nhấp vào Thêm.
- Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Chữ cái trong hộp thả xuống Hợp nhất thành. Sau đó, nhấp vào Hợp nhất.
- Kết hợp Thư sẽ hiển thị số lượng phong bì bạn muốn tạo. Nhấp vào Có nếu điều này chính xác.
- Các phong bì của bạn sẽ được tạo theo các giá trị từ bảng tính của bạn.
Bước 5:Mở Tài liệu Mới và In
Khi quá trình hoàn tất, hãy mở tài liệu phong bì. Thao tác này sẽ hiển thị tất cả các phong bì mới được tạo của bạn trong một danh sách. Kiểm tra kỹ xem mọi thứ đã được định dạng đúng chưa.
Nếu vậy, đã đến lúc in:
- Chọn Tệp> In.
- Chọn Cài đặt khác và đảm bảo rằng Khổ giấy và các cài đặt khác là chính xác.
- Chọn In.
Gửi thư chưa bao giờ dễ dàng hơn
Với hướng dẫn này, bạn sẽ có thể dễ dàng in bao nhiêu phong bì tùy thích. Chúng tôi đã sử dụng Mail Merge vì đây là một trong những tiện ích bổ sung Google Documents nổi tiếng và phổ biến nhất. Tuy nhiên, có rất nhiều lựa chọn miễn phí nếu bạn sử dụng bản dùng thử miễn phí và thấy giá quá cao.