Microsoft Excel là bảng tính của Microsoft cho Windows, macOS, Android, iOS. Tính năng tính toán, công cụ đồ thị, bảng xoay, ngôn ngữ macro Visual Basic for Applications. Rất phổ biến, đặc biệt từ phiên bản 5 năm 1993, thay thế Lotus 1-2-3 thành tiêu chuẩn ngành. Excel là một phần của bộ Microsoft Office.
Thường công thức tự cập nhật khi nhấn Enter hoặc click ra khỏi ô. Tuy nhiên, gần đây nhiều báo cáo chương trình không tự cập nhật công thức và công thức không cập nhật khi kéo thả. Bài viết thảo luận nguyên nhân và giải pháp.
Nguyên nhân công thức không tự cập nhật?
Nguyên nhân khá đơn giản và trực diện:
- Cài đặt công thức (Formula Settings): Đôi khi khi lưu file và thoát ứng dụng, cài đặt công thức bị reset. Khi mở file lại, cài đặt công thức đôi khi được đặt thành cập nhật thủ công. Nghĩa là ô công thức chỉ cập nhật nếu bạn cập nhật thủ công.
- Định dạng (Format): Trong một số trường hợp, nếu định dạng ô của công thức đặt thành Text (Văn bản) thay vì General (Chung) thì công thức sẽ không cập nhật.
- Gõ sai (Mistyping): Nếu có dấu cách ở đầu công thức, chương trình không nhận diện là công thức mà chỉ là văn bản đơn giản, do đó không cập nhật. Cũng có thể có dấu nháy đơn (apostrophe) ở đầu công thức. Dấu này không thấy trừ khi double-click vào ô.
- Nút Show Formula (Hiện công thức): Nếu nút Show Formula được bật trên trang tính hiện tại hoặc bất kỳ trang nào khác, nó sẽ hiển thị công thức thay vì kết quả. Do đó, công thức của bạn không cập nhật.
Đã hiểu bản chất, chuyển sang giải pháp.
Giải pháp 1: Thay đổi cài đặt cập nhật
Đôi khi khi lưu file và thoát, cài đặt công thức bị reset. Khi mở lại, cài đặt bị đặt thành cập nhật thủ công. Ô công thức chỉ cập nhật nếu bạn làm thủ công. Bước này thay đổi cài đặt đó.
- Nhấn vào tab Formulas (Công thức) trên cùng cửa sổ.
- Chọn nút Calculation Options (Tùy chọn tính toán) bên phải.
- Chọn Automatic (Tự động) thay vì Manual (Thủ công).
- Thử cập nhật công thức xem có hoạt động không.
Giải pháp 2: Thay đổi định dạng ô
Trong một số trường hợp, nếu định dạng ô của công thức là Text thay vì General thì công thức không cập nhật. Bước này thay đổi định dạng công thức.
- Chọn ô chứa công thức.
- Nhấn vào tab Home (Trang chủ) trên cùng cửa sổ.
- Trong cài đặt Number Format (Định dạng số) giữa cửa sổ, chọn General thay vì Text.
- Double-click vào ô công thức lại và nhấn Enter để cập nhật tự động.
Giải pháp 3: Kiểm tra lỗi gõ
Nếu có dấu cách ở đầu công thức, chương trình không nhận diện là công thức mà chỉ là văn bản, do đó không cập nhật. Cũng có thể có dấu nháy đơn (apostrophe) ở đầu công thức. Dấu này không thấy trừ khi double-click ô. Bước này đảm bảo không có lỗi gõ.
- Double-click vào ô công thức của bạn.
- Nếu dấu nháy đơn hoặc dấu cách xuất hiện trước công thức, xóa nó.
- Click ra khỏi ô và Double-click vào nó lại.
- Nhấn Enter cập nhật ô.
Giải pháp 4: Tắt cài đặt "Show Formula" (Hiện công thức)
Nếu nút Show Formula được bật trên trang tính hiện tại hoặc bất kỳ trang nào khác, nó sẽ hiển thị công thức thay vì kết quả. Do đó, công thức không cập nhật. Bước này tắt tùy chọn đó.
- Nhấn vào tab Formulas trên cùng trang.
- Trong đó, bên phải sẽ có nút Show Formulas (Hiện công thức).
- Đảm bảo tùy chọn không được bật.
- Góc dưới bên trái, nếu có bất kỳ Sheet nào khác mở thay vì sheet bạn đang làm, đảm bảo nút Show Formulas cũng tắt trên chúng.
- Giờ Double-click vào ô công thức và nhấn Enter.