Một số người dùng Microsoft Excel báo cáo gặp vấn đề nhận thông báo lỗi 'Document not Saved'. Chúng cũng trải nghiệm việc tài liệu không được lưu mặc dù đã thử mọi cách. Microsoft đã chính thức xác nhận vấn đề này trên trang web chính thức.
Dù Microsoft phát biểu, chúng tôi tìm thấy một số lý do khác tại sao vấn đề xảy ra và các giải pháp thay thế. Hãy làm theo giải pháp từ đầu và đi xuống dần. Giả định bạn có bản Microsoft Office đã kích hoạt và là administrator.
Nguyên nhân gây thông báo lỗi 'Document not Saved', 'Document not completely saved', và 'Document not Saved. Any previous saved copy has been deleted'?
Sau khi phân tích báo cáo người dùng và kết hợp nghiên cứu, kết luận có một số lý do khác nhau tại sao vấn đề xảy ra. Một số lý do bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Quá trình bị ngắt quãng: Quá trình lưu bị ngắt do bạn vô tình hoặc cố ý (nhấn ESC hoặc click nút đóng góc trên phải cửa sổ).
- Vấn đề mạng: Nếu lưu file Excel qua mạng, có thể do kết nối kém, chia sẻ file bị ngắt, nhận lỗi. Kiểm tra mạng sẽ giúp.
- Vấn đề phần cứng: Lưu file Excel vào phần cứng ngoài như USB/ổ cứng. Nếu phần cứng gây sự cố hoặc file không ghi được, sẽ gặp lỗi.
- Vấn đề quyền限: Tìm thấy trường hợp lưu file Excel vào thư mục hệ thống không có quyền. Nếu không có quyền, người dùng không lưu được và lỗi xuất hiện.
Trước khi đến giải pháp, chúng ta sẽ thử lưu file Excel đang mở bằng file giả. Điều này lưu nội dung file phòng trường hợp xấu rồi mới khắc phục lỗi. Đảm bảo đăng nhập với quyền administrator.
- Mở file Excel mới. Quay lại file gây lỗi và nhấn Ctrl + C. Sao chép toàn bộ nội dung file Excel.
- Quay lại file Excel giả vừa tạo. Click ô góc trên trái rồi nhấn Ctrl + V. Sao chép toàn bộ nội dung bao gồm công thức sang file mới.
- Click File > Save As chọn vị trí local trên ổ cứng vật lý máy tính.
Sau khi lưu file, chuyển sang các phương pháp khắc phục:
Giải pháp 1: Kiểm tra sự ngắt quãng
Có trường hợp Excel bị ngắt khi lưu file. Điều này xảy ra khi bạn vô tình nhấn ESC hoặc phần mềm/tiến trình khác ngăn lưu tiếp tục.
Hãy quay lại tab lưu và thử lưu lại không nhấn phím khác. Nếu không được, nhấn Windows + R, gõ "taskmgr" nhấn Enter. Task Manager mở. Kiểm tra dịch vụ tiềm năng 방해 lưu. Nếu thấy, kết thúc tiến trình và thử lưu lại.
Giải pháp 2: Kiểm tra kết nối mạng
Nhiều trường hợp lưu file Excel đến vị trí mạng qua mạng cục bộ (ví dụ tổ chức, nhân viên lưu file từ xa đến vị trí file khác qua mạng). Trong trường hợp này, mạng không nên có độ trễ cao và phải ổn định.
Theo Microsoft, nếu mạng công việc có gián đoạn thường xuyên và độ trễ cao, có khả năng không lưu được tài liệu. Chúng tôi cũng kiểm tra trên hệ thống riêng và xác nhận.
Nếu dùng mạng tổ chức, thử gửi file từ máy đồng nghiệp (đang dùng cùng mạng). Nếu cùng vấn đề, nghĩa là thuộc tính kết nối mạng có vấn đề, liên hệ IT.
Giải pháp 3: Kiểm tra thành phần phần cứng
Điều khác cần kiểm tra trước khi đến quyền限 là đảm bảo phần cứng hoạt động tốt. Nếu lưu vào USB/ổ cứng ngoài, đảm bảo kết nối đúng và liền mạch. Dù hỏng vật lý nhỏ trên ổ ngoài cũng gây lỗi.
Phần cứng cũng bao gồm ổ đĩa. Nếu đầu đọc đĩa không hoạt động tốt, sẽ gặp vấn đề truy cập/ghi file. Thử lưu file khác bằng Word xem có lỗi không. Nếu không, vấn đề ở vị trí file hoặc Excel. Nếu cũng lỗi, kiểm tra sâu ổ cứng.
Lưu ý: Có thể chạy kiểm tra ổ đĩa (disk check) xem lỗi.
Giải pháp 4: Kiểm tra quyền限
Nếu lưu file Excel vào vị trí tài khoản hiện tại không có quyền限, sẽ gặp lỗi. Mỗi ổ/thư mục có quyền限 riêng thường cấp cho administrator (cùng với quyền sở hữu). Tuy nhiên, thư mục hệ thống có thể giới hạn cho một user hoặc admin chính (cũng như thư mục tùy chỉnh đã thay đổi quyền限 cố ý). Ở giải pháp này, điều hướng thư mục và thay đổi quyền限.
Lưu ý: Đảm bảo đăng nhập bằng tài khoản administrator bình thường. Nếu không, đăng nhập với tài khoản đó vì không thể thay đổi trên tài khoản thường.
- Nhấn Windows + E điều hướng thư mục bạn muốn lưu file. Lùi một bước mở thư mục chứa thư mục đó.
- Click chuột phải thư mục chọn Properties.
- Chuyển tab Security click Advanced gần dưới màn hình. Sẽ thấy không có quyền限 đúng cho tài khoản.
- Click nút Change màn hình trước. Nằm ngay trước giá trị owner. Đổi chủ sở hữu thư mục thành tài khoản máy tính.
- Click Advanced, cửa sổ mới hiện ra, click Find Now. Danh sách hiển thị dưới cùng gồm mọi nhóm user máy tính. Chọn tài khoản bạn nhấn OK. Quay lại cửa sổ nhỏ, nhấn OK lại.
- Tích dòng Replace owner on sub containers and objects. Đảm bảo mọi thư mục/file con cũng đổi chủ sở hữu. Không phải làm lại cho thư mục con. Có thể tích Replace all child object permission entries with inheritable permission entries from this object tùy ý.
- Đóng Properties sau khi click Apply, mở lại sau. Tab security click Advanced.
- Cửa sổ quyền限, click Add gần dưới màn hình.
- Click Select principle. Cửa sổ tương tự bước 4 hiện ra. Lặp lại bước 4.
- Tích tất cả quyền限 (full control) nhấn OK.
- Tích dòng Replace all child object permission entries with inheritable permission entries from this object nhấn Apply.
- Bây giờ bạn có kiểm soát độc quyền thư mục muốn lưu file Excel. Thử lưu lại xem còn lỗi không.
Giải pháp 5: Chạy Excel ở Safe Mode
Nếu các phương pháp trên không hiệu quả, thử chạy Office Suite ở Safe mode. Khi chạy ứng dụng Office ở safe mode, nó vô hiệu hóa tất cả plugin chạy trong ứng dụng và chỉ chạy editor cơ bản. Có thể giúp khắc phục vấn đề do plugin xấu gây ra. Đảm bảo là administrator.
- Nhấn Windows + R mở Run, gõ:
excel /safe
- Nhấn Enter. Excel chạy ở safe mode. Thử sao chép dữ liệu vào và lưu ở safe mode. Khắc phục xem vấn đề có do plugin không.
Lưu ý: Nếu chẩn đoán plugin gây sự cố, vào menu plugin vô hiệu hóa nó.
Nếu phương pháp trên không được, thử khởi động Windows ở Safe mode. Giúp chẩn đoán xem ứng dụng nào gây vấn đề. Nếu editor hoạt động bình thường, bật từng ứng dụng một để xác định. Có thể tham khảo:
How to: Start Windows 10 in Safe Mode
How to Enter Safe Mode in Window 7, Vista & XP