Một số người dùng gặp lỗi "Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ" khi cố gắng tạo bảng Pivot từ một phạm vi trong Excel. Lỗi cụ thể này được báo cáo xảy ra với nhiều phiên bản Excel và Windows - nên vấn đề không chuyên thuộc về hệ điều hành hay phiên bản Excel.
Nguyên nhân gây lỗi "Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ" trong Excel?
Chúng tôi đã điều tra thông báo lỗi cụ thể này bằng cách xem xét các báo cáo người dùng và các bước sửa chữa họ làm theo để giải quyết. Như kết quả, có một số nguyên nhân phổ biến sẽ kích hoạt lỗi này:
- Tên tệp Excel chứa ngoặc vuông – Có một tập hợp các ký tự cấm không được hỗ trợ bởi Bảng Pivot. Một lý do phổ biến bạn có thể thấy lỗi này là nếu tên tệp Excel chứa '[' hoặc ']'. Trong trường hợp này, vấn đề có thể khắc phục bằng cách chỉnh sửa tên tệp và xóa ngoặc vuông.
- Tệp Excel không được lưu trên ổ cục bộ – Bạn có thể thấy lỗi này nếu cố tạo Bảng Pivot từ tệp Excel mở trực tiếp từ trang web hoặc tệp đính kèm email. Trong trường hợp này, tệp sẽ được mở từ thư mục tạm, không có cùng quyền như thư mục thông thường. Nếu áp dụng, bạn có thể khắc phục bằng cách lưu tệp .xlsx trên ổ cục bộ trước.
- Dữ liệu Bảng Pivot tham chiếu đến phạm vi không tồn tại – Phạm vi không được định nghĩa đúng cũng có thể gây ra lỗi này. Nếu bạn cố tạo Bảng Pivot với phạm vi chưa được định nghĩa, bạn sẽ gặp cùng thông báo lỗi. Trong trường hợp này, bạn có thể khắc phục bằng cách định nghĩa phạm vi trước khi tạo Bảng Pivot.
- Nguồn dữ liệu tham chiếu đến phạm vi đặt tên chứa tham chiếu không hợp lệ – Một lý do khác là khi phạm vi được định nghĩa nhưng tham chiếu đến giá trị không hợp lệ. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng Trình quản lý tên để xác định các giá trị được tham chiếu và thực hiện sửa đổi cần thiết.
Nếu bạn đang đấu tranh để khắc phục lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ, bài viết này sẽ cung cấp một số bước khắc phục sự cố giúp bạn xác định vấn đề gây ra thông báo lỗi. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy tập hợp các phương pháp mà những người dùng khác trong tình huống tương tự đã dùng để giải quyết.
Để có kết quả tốt nhất, hãy làm theo các phương pháp theo thứ trình bày. Bạn cuối cùng sẽ tìm thấy sửa chữa hiệu quả trong kịch bản cụ thể của bạn.
Hãy bắt đầu!
Phương pháp 1: Xóa ngoặc vuông khỏi tên tệp
Một trong những lý do phổ biến nhất gây ra lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ là tên tệp Excel không đúng. Nếu báo cáo được tạo bởi hệ thống tự động báo cáo và tên chứa ký tự cấm như ngoặc vuông '[]', bạn sẽ gặp thông báo lỗi này mỗi khi cố tạo Bảng Pivot.
Nếu kịch bản này áp dụng cho tình huống hiện tại của bạn, bạn sẽ khắc phục được bằng cách sửa đổi tên tệp .xlsx để xóa ký tự cấm. Dưới đây là hướng dẫn nhanh cách thực hiện:
- Đóng cửa sổ Excel đang sử dụng tệp. Nếu tệp đang được dùng, bạn không thể đổi tên.
- Dùng File Explorer điều hướng đến vị trí tệp Excel. Khi đến đó, chuột phải vào nó và chọn Đổi tên.
- Tiếp theo, xóa ngoặc vuông khỏi tên tệp vì Bảng Pivot không được cấu hình hỗ trợ chúng.
- Cố gắng tạo lại Bảng Pivot và xem bạn có còn gặp lỗi không.
Nếu bạn vẫn gặp lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ hoặc phương pháp này không áp dụng cho kịch bản cụ thể của bạn, hãy chuyển sang phương pháp tiếp theo.
Phương pháp 2: Lưu tệp trên ổ đĩa cục bộ
Vấn đề này cũng có thể xảy ra nếu bạn đang mở tệp trực tiếp từ trang web hoặc trực tiếp từ tệp đính kèm email. Trong trường hợp này, tệp sẽ được mở từ tệp tạm, dẫn đến lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ.
Nếu kịch bản này áp dụng cho tình huống hiện tại của bạn, bạn sẽ khắc phục được bằng cách lưu tệp Excel lên ổ cục bộ trước. Vì vậy, trước khi cố tạo Bảng Pivot, đi đến Tệp > Lưu dưới dạng và lưu tệp ở vị trí vật lý (trên ổ cục bộ).
Sau khi tệp Excel đã được lưu cục bộ, tạo lại các bước trước đây kích hoạt lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ và xem bạn có thể tạo Bảng Pivot mà không gặp lỗi không.
Nếu phương pháp này không áp dụng cho tình huống hiện tại của bạn, hãy chuyển sang phương pháp tiếp theo.
Phương pháp 3: Đảm bảo phạm vi tồn tại và được định nghĩa
Một lý do khác khiến bạn có thể gặp lỗi "Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ." khi cố chèn Bảng Pivot là phạm vi không tồn tại/không được định nghĩa.
Để bối cảnh rõ hơn, giả sử bạn cố tạo Bảng Pivot. Tự nhiên, bạn đi đến Chèn Bảng Pivot, chọn nút bật tắt liên quan đến Chọn bảng hoặc phạm vi và đặt Bảng/Phạm vi thành 'test'. Bây giờ, nếu bạn dựa trên giá trị phạm vi 'test' và nó không tồn tại, bạn sẽ thấy lỗi "Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ." ngay khi nhấp OK.
Nếu kịch bản này áp dụng, bạn sẽ khắc phục được bằng cách định nghĩa phạm vi trước khi tạo Bảng Pivot. Dưới đây là hướng dẫn nhanh cách thực hiện.
- Nhấp tab Công thức từ thanh ribbon, sau đó nhấp Trình quản lý tên từ danh sách.
- Trong cửa sổ Trình quản lý tên, nhấp Mới và đặt tên cho phạm vi bạn sẽ tạo. Sau đó, dùng hộp Tham chiếu đến để thiết lập ô bạn muốn dùng cho phạm vi. Bạn có thể nhập thủ công hoặc dùng bộ chọn tích hợp.
- Bây giờ phạm vi đã được định nghĩa, bạn có thể tạo thành công Bảng Pivot mà không gặp cùng thông báo lỗi.
Nếu kịch bản này không áp dụng hoặc bạn vẫn gặp lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ ngay sau khi thực hiện các bước trên, hãy chuyển sang phương pháp tiếp theo.
Phương pháp 4: Đảm bảo tham chiếu cho phạm vi đặt tên là hợp lệ
Ngay cả khi bạn đã định nghĩa thành công phạm vi nhưng vẫn thấy lỗi Tham chiếu nguồn dữ liệu không hợp lệ, có thể bạn thấy thông báo vì phạm vi đặt tên tham chiếu đến một số ô có giá trị không hợp lệ.
Để khắc phục, đi đến Công thức > Trình quản lý tên và xem phạm vi có tham chiếu đến các ô bạn muốn phân tích qua Bảng Pivot không. Nếu thấy bất kỳ sự không nhất quán nào, dùng hộp Tham chiếu đến: để chuyển sang giá trị đúng.
Sau khi thực hiện sửa đổi, cố tạo Bảng Pivot lại và xem bạn có còn thấy cùng thông báo lỗi không.