SharePoint là giải pháp của Microsoft để các nhóm làm việc cùng nhau trên các tệp tin chung. Tuy nhiên, đôi khi có những vấn đề ảnh hưởng đến tài liệu bạn đang xử lý. Một trong số đó xảy ra khi bạn chỉnh sửa tài liệu trên ứng dụng máy tính để bàn của MS Word — cụ thể là khi tải tài liệu về máy và mở bằng ứng dụng Word.
Vấn đề là tài liệu có thể không tải/hiển thị đầy đủ các trang mà bạn nhìn thấy trên phiên bản trực tuyến. Nghĩa là bạn chỉ thấy một phần trang chứ không phải toàn bộ tài liệu. Nguyên nhân có thể do nhiều lý do như phiên bản không tương thích, v.v. Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết các nguyên nhân bên dưới.
Các nguyên nhân tiềm ẩn
- Phiên bản không tương thích — Một trong những nguyên nhân đầu tiên là phiên bản Word không tương thích. Điều này xảy ra khi bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trên phiên bản mới hơn, sau đó mở bằng phiên bản Word cũ hơn (cài đặt lỗi thời). Sự không tương thích phiên bản này cũng được báo cáo bởi người dùng Mac. Trong trường hợp này, cập nhật Word lên phiên bản mới nhất có sẵn sẽ khắc phục sự cố.
- Theo dõi thay đổi (Track Changes) — Một nguyên nhân tiềm ẩn khác là tính năng Theo dõi thay đổi. Vấn đề dường như do thông tin đánh dấu (markup) được lưu trữ bởi tính năng này, khiến bạn không đọc được toàn bộ tài liệu. Nếu áp dụng cho bạn, chỉ cần xóa toàn bộ thông tin đánh dấu là giải quyết được.
Sau khi nắm rõ các nguyên nhân, hãy cùng xem qua các phương pháp khắc phục.
Phương pháp 1: Chuyển đổi sang định dạng .docx
Một cách khắc phục là thay đổi phần mở rộng tệp tin. Nếu tệp gặp sự cố là định dạng .doc, hãy đổi thành .docx. Cả hai đều dùng cho Microsoft Word, nhưng .docx hiệu quả hơn vì là định dạng kế thừa. Cách làm khá đơn giản:
- Đảm bảo hiển thị phần mở rộng tệp tin. Mở Windows Explorer (File Explorer) → tab View (Xem).
- Chọn ô File name extensions (Phần mở rộng tên tệp).
- Tìm đến tài liệu gặp sự cố.
- Chuột phải → Rename (Đổi tên), thay .doc thành .docx.
- Nhấn Yes trên hộp thoại xác nhận.
- Kiểm tra xem sự cố đã được khắc phục chưa.
Phương pháp 2: Xóa thông tin đánh dấu (Markup)
Tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) rất tiện khi làm việc nhóm, lưu lại mọi thay đổi của từng người. Tuy nhiên, nếu bật tính năng này, thông tin đánh dấu lưu trữ có thể gây ra sự cố. Cách khắc phục: xóa thông tin đánh dấu dưới tab Review (Xem lại).
- Mở tài liệu Word.
- Chuyển đến tab Review.
- Đảm bảo chọn All Markup (Tất cả đánh dấu) từ menu thả xuống.
- Bạn có thể duyệt từng nhận xét/thay đổi và chọn Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối).
- Hoặc chấp nhận/từ chối tất cả thay đổi cùng lúc: nhấp vào mũi tên nhỏ dưới nút Accept hoặc Reject → chọn Accept/Reject all changes and Stop Tracking.
- Kiểm tra lại sự cố.
Phương pháp 3: Cập nhật Microsoft Word
Không tương thích phiên bản cũng gây ra sự cố. Bạn cần đảm bảo phiên bản dùng để tạo tài liệu giống hoặc thấp hơn phiên bản đang chỉnh sửa. Nếu tạo trên phiên bản cao hơn mà chỉnh sửa trên phiên bản thấp hơn, sẽ không xem được toàn bộ nội dung. Điều này thường xảy ra trên macOS. Cách cập nhật:
- Mở một tài liệu Word bất kỳ.
- Vào File > Account (Tệp > Tài khoản).
- Dưới Product Information, nhấp Update options → Update Now.
- Sau khi cập nhật xong, khởi động lại Word và kiểm tra.
Phương pháp 4: Thay đổi tài khoản người dùng
Một người dùng bị ảnh hưởng cho biết sự cố do hồ sơ người dùng (user profile) trên máy. Chuyển sang tài khoản khác đã khắc phục được. Nguyên nhân chính xác chưa rõ, nhưng đáng để thử nếu máy có nhiều tài khoản.
Nếu trên tài khoản khác không gặp sự cố, nghĩa là tài khoản của bạn đang gây ra vấn đề. Lúc này hãy sao lưu dữ liệu quan trọng, xóa hồ sơ cũ và tạo tài khoản mới để xem sự cố có tái diễn không.