Việc tạo danh mục tham khảo và cung cấp trích dẫn trong văn bản có thể cực kỳ tẻ nhạt. Xưa kia, bạn phải làm thủ công từng cái một. Các thế hệ sau dựa vào các công cụ như "Son of Citation Machine" để tự động tạo trích dẫn, nhưng họ vẫn phải chèn thủ công vào tài liệu.
May mắn thay, các phiên bản Microsoft Word hiện đại (2007 trở lên) đã khiến tất cả các phương pháp đó trở nên lỗi thời. Word có thể xử lý tất cả các định dạng trích dẫn chính bao gồm cả những định dạng ít phổ biến.
Thêm Nguồn
Để bắt đầu, hãy mở Microsoft Word. Tại bất kỳ thời điểm nào (dù bạn có thể muốn đợi đến khi cần chèn trích dẫn đầu tiên), hãy di chuột lên thanh menu và nhấp vào tab "References" (Tham khảo). Ở đây bạn sẽ thấy một nút có nhãn "Insert Citation" (Chèn trích dẫn). Hãy nhấp vào đó. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện liệt kê một vài tùy chọn. Chọn tùy chọn "Add New Source" (Thêm nguồn mới). Thao tác này sẽ mở một cửa sổ có nhãn "Create Source" (Tạo nguồn). Tại đây bạn có thể nhập tất cả thông tin sẽ được dùng để tạo trích dẫn trong văn bản cho nguồn của bạn.
Mặc định, Microsoft Word sử dụng định dạng APA. Nếu bạn sẽ sử dụng định dạng khác (MLA, v.v.), hãy tích vào ô "Show all bibliography fields" (Hiển thị tất cả các trường danh mục tham khảo) nằm ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Việc này sẽ cho phép bạn nhập thông tin bổ sung cần thiết cho các kiểu trích dẫn khác.
Hơn nữa, hãy chú ý đặc biệt đến hộp thả xuống ở đầu cửa sổ có nhãn "Type of Source" (Loại nguồn). Bạn sẽ nhận thấy mặc định là "Book" (Sách), vì vậy bạn cần thay đổi nếu bạn đang sử dụng loại nguồn khác, như tạp chí học thuật, trang web, v.v. Khi đã điền xong tất cả thông tin, nhấp "OK" và nguồn đã được thêm. Bạn có thể lặp lại các bước này để thêm bao nhiêu nguồn tùy ý.
Chèn Trích Dẫn
Word sẽ tự động chèn trích dẫn đó vào tài liệu của bạn. Ngoài ra, bất kỳ khi nào bạn cần trích dẫn nguồn đó lại, bạn chỉ cần nhấp nút "Insert Citation" một lần nữa. Thao tác này sẽ đưa ra danh sách thả xuống cho phép bạn chọn nguồn phù hợp (nếu bạn đã thêm nhiều hơn một nguồn).
Cuối cùng, hãy đảm bảo định dạng phù hợp được chọn trong tab References. Như đã đề cập, Word sử dụng APA theo mặc định. Nếu bạn cần sử dụng định dạng khác, bạn sẽ phải thay đổi thủ công. Để làm như vậy, hãy tìm menu thả xuống "Style" (Kiểu dáng). Nó nằm bên phải nút "Insert Citation". Nhấp vào menu thả xuống này sẽ liệt kê tất cả các kiểu định dạng bạn có thể sử dụng trong tài liệu. Chỉ cần chọn kiểu bạn muốn sử dụng, và các trích dẫn trong văn bản của bạn sẽ tự động được định dạng theo kiểu đó.
Tạo Danh Mục Tham Khảo
Khi bạn đã hoàn thành tài liệu, bạn sẽ muốn thêm một danh mục tham khảo liệt kê tất cả nguồn của bạn ở một nơi. Tạo một trang mới ở cuối tài liệu và quay lại tab "References". Tìm nút "Bibliography" (Danh mục tham khảo) (bên cạnh nút "Insert Citation"), và nhấp vào nó.
Lúc này bạn sẽ được tùy chọn chọn các kiểu danh mục tham khảo khác nhau nếu muốn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn thứ gì đó tiêu chuẩn để làm việc, hãy nhấp "Insert Bibliography" (Chèn danh mục tham khảo). Word sẽ tạo một danh mục tham khảo cho tất cả các tác phẩm bạn đã trích dẫn trong tài liệu theo đúng định dạng.
Sử Dụng Nguồn Cũ Cho Tài Liệu Mới
Bạn có viết các bài báo về chủ đề tương tự và thấy mình sử dụng cùng các nguồn lặp đi lặp lại? Nếu có, bạn sẽ vui biết rằng Word duy trì một "master source list" (danh sách nguồn chính). Đây là danh sách chứa tất cả các nguồn bạn đã tạo trong quá khứ. Điều này cho phép bạn lấy các nguồn đã tạo cho tài liệu cũ và chèn vào tài liệu mới. Điều này giúp bạn tránh phiền toái phải tạo nguồn dư thừa mỗi khi tạo tài liệu Word mới.
Để kéo lên và truy xuất nguồn cũ của bạn, hãy điều hướng đến tab "References" trong Word. Tiếp theo, bạn sẽ muốn nhấp vào nút "Manage Sources" (Quản lý nguồn) bên cạnh nút "Insert Citation". Một cửa sổ sẽ bật lên liệt kê tất cả các nguồn bạn đã tạo trong các tài liệu quá khứ ở cột bên trái có nhãn "Master List". Để sử dụng một trong các nguồn cũ trong tài liệu hiện tại, chỉ cần đánh dấu và nhấp nút "Copy" (Sao chép). Nguồn đó bây giờ sẽ xuất hiện ở cột bên phải có nhãn "Current" (Hiện tại). Lặp lại cho tất cả các nguồn bạn cần. Xong! Trích dẫn trong văn bản và danh mục tham khảo dễ dàng nhờ Microsoft Word.
Bạn xử lý trích dẫn và danh mục tham khảo như thế nào? Bạn có sử dụng công cụ giúp tự động hóa quy trình, hay vẫn làm theo cách thủ công truyền thống? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận!