Microsoft Word trở thành phần mềm đầu choice để tạo tài liệu. Bên cạnh bộ Office truyền thống tải xuống, Microsoft cũng cung cấp phiên bản trực tuyến của Microsoft Word như một phần của gói Microsoft 365. Tính năng bổ sung có sẵn trong phiên bản trực tuyến của Word là chuyển đổi âm thanh (audio transcription). Điều này cho phép chuyển đổi âm thanh trực tiếp thành văn bản. Văn bản thậm chí tách riêng dựa trên người nói (speaker).
Ở đây chúng tôi chỉ cách chuyển đổi âm thanh trong Microsoft Word 365.
Chuyển đổi âm thanh trong Microsoft Word
Trước hết, đảm bảo bạn là người đăng ký cao cấp (premium subscriber) của Microsoft 365. Mở trình duyệt và đăng nhập Microsoft Word trên Microsoft 365.
Mở tab "Home" (Trang chủ). Nhấp mũi tên bên cạnh "Dictate" (Đọc chép) và chọn "Transcribe" (Chuyển đổi) từ menu hiện ra.
Khung "Transcribe" sẽ mở ở bên phải cửa sổ.
Nếu bạn muốn tải âm thanh để chuyển đổi, làm bằng cách nhấp "Upload audio" (Tải âm thanh). Chúng tôi tập trung làm trực tiếp qua "Start Recording" (Bắt đầu ghi âm).
Bạn có thể được yêu cầu cấp quyền Microsoft truy cập microphone.
Ghi âm bắt đầu tự động, kèm bộ đếm thời gian. Đừng lo, không có giới hạn thời gian ghi âm – nó chỉ để bạn biết ghi âm bao lâu. Khuyên nói chậm và rõ ràng để Word dễ hiểu và chuyển đổi mọi thứ bạn nói.
Bạn có thể tạm dừng ghi âm giữa chừng nếu cần nghỉ. Khi xong, nhấp "Save and Transcribe Now" (Lưu và chuyển đổi ngay).
Microsoft Word có thể mất vài phút chuyển đổi âm thanh. Khi xong, bạn thấy bản chép (transcript) hiện trong cùng khung. Mỗi phần cũng có dấu thời gian (timestamp) và tên người nói (bên cạnh văn bản chuyển đổi). Nếu Microsoft phát hiện nhiều người nói, văn bản riêng của từng người sẽ ký hiệu "Speaker 1" (Người nói 1), "Speaker 2" và cứ thế. Nếu chỉ một người nói, ký hiệu "Speaker".
Như mong đợi từ chuyển đổi tự động, có thể có văn bản chuyển đổi không chính xác. Bạn dễ dàng chỉnh sửa phần bản chép bằng cách di chuột qua văn bản sai và nhấp biểu tượng bút chì.
Bạn cũng chỉnh sửa tên người nói. Bạn đổi thành tên thực để dễ sắp xếp văn bản sau. Làm bằng cách sửa tên người nói, và bật tùy chọn bên cạnh "Change All Speaker" (Thay đổi tất cả người nói). Nhấp dấu tích khi xong.
Nếu bạn không chắc nói gì hoặc ai nói gì trong chuyển đổi, chỉ dùng điều khiển phát lại để nghe lại bản ghi âm. Chức năng bao gồm tăng/giảm tốc độ phát lại, quay lại, phát/tạm dừng và tua nhanh.
Khi cuối cùng xong và hài lòng với bản chép, chỉ thêm vào tài liệu bằng cách chọn nút "Add All to Document" (Thêm tất cả vào tài liệu) ở dưới khung.
Điều này thêm cả bản ghi âm và nội dung bản chép vào tài liệu.
Dùng bản ghi âm âm thanh để chuyển đổi
Nếu bạn phản đối ghi âm trực tiếp, bạn cũng dùng file âm thanh để chuyển đổi. Trong menu Transcribe, nhấp "Upload Audio" để chọn âm thanh. Bạn tải các loại file âm thanh:
- WAV
- MP4
- M4A
- MP3
Khi file được chọn, Microsoft bắt đầu chuyển đổi file âm thanh. Bạn chỉnh sửa bản chép khi xong, tương tự cách chỉnh sửa ghi âm trực tiếp.
Nếu tính năng này không hợp ý, có nhiều cách khác chuyển đổi âm thanh thành văn bản.