LibreOffice, bộ office mã nguồn mở, vừa cập nhật lên Phiên bản 7, và trong số các bổ sung là hàng loạt tính năng truy cập mới, bao gồm công cụ đánh giá tài liệu và khả năng tạo PDF truy cập từ Writer. Ở đây chúng tôi chỉ cách tạo tài liệu truy cập trong LibreOffice.
Bắt đầu
Nếu bạn đã cài LibreOffice, đảm bảo nó chạy phiên bản 7 (hoặc cao hơn). Kiểm tra phiên bản bằng "Help -> About LibreOffice" (Trợ giúp -> Giới thiệu LibreOffice).
Thay vào đó, bạn tải và cài phiên bản mới từ trang web.
Cập nhật LibreOffice trong Ubuntu
LibreOffice 7 đủ mới mà chưa có gói tiêu chuẩn tích hợp trong trình quản lý phần mềm Ubuntu. May mắn thay, nâng cấp không quá khó, nhưng lúc này cần dùng Terminal.
Để thêm kho LibreOffice 7, mở terminal và gõ:
sudo apt install libreoffice sudo add-apt-repository ppa:libreoffice/libreoffice-7-0 sudo apt update
Sẽ có thông báo thứ sẽ cập nhật, nên là tất cả ứng dụng cơ bản. Chọn Y và, sau nghỉ ngắn, phiên bản mới sẽ cài đặt.
Trong khi bạn hứng thú cập nhật, có thể là lúc cập nhật Ubuntu lên phiên bản hỗ trợ dài hạn (LTS) mới.
Thiết lập truy cập (Accessibility setup)
Công cụ này thử nghiệm (experimental) trong LibreOffice, nên đi kèm cảnh báo thường về khả năng không ổn định. Trong kiểm tra, phiên bản Linux kém ổn định nhất, thường crash khi truy cập tab Advanced, nhưng phiên bản Windows dường như khá chắc chắn.
Để bật công cụ, mở bất kỳ tài liệu nào và vào "Tools -> Options" (Công cụ -> Tùy chọn) và chọn "Advanced" (Nâng cao) từ menu trái. Chọn "Enable experimental features" (Bật tính năng thử nghiệm) và nhấp Apply. Ứng dụng cần tải lại cho thay đổi có hiệu lực, nên đảm bảo bạn đã lưu tất cả tài liệu mở trước khi tiến.
Kiểm tra tài liệu (Check your docs)
Sau khi tải lại và mở tài liệu, bạn kiểm tra trạng thái bằng "Tools -> Accessibility check" (Công cụ -> Kiểm tra truy cập). Bên cạnh mỗi vấn đề, bạn tìm thấy nút "Go to issue" (Đi đến vấn đề) làm nổi bật phần vi phạm.
Nếu không thấy nút này (chúng tôi thấy vấn đề này trên Windows), dùng thanh cuộn cuộn phải, chúng sẽ hiện ra.
Sửa vấn đề (Fix the problems)
Vấn đề thường gặp phần mềm xác định bao gồm: không có tiêu đề tài liệu đúng (vào "File -> Properties" thêm tiêu đề dưới tab Description), thiếu alt text hoặc mô tả trên hình ảnh (nhấp đúp hình ảnh, kiểm tra tab Options thêm yếu tố này), và định dạng văn bản, như in đậm dùng cho phụ đề thay vì dùng cấp độ heading truyền đạt ý nghĩa thêm. Nó cũng làm nổi bật vùng văn bản thiếu tương phản (contrast) và khó đọc cho người khiếm thị một phần.
Sau khi qua tất cả vùng liên quan, làm lại kiểm tra cho bill of health sạch (clean bill of health).
Đầu ra truy cập (Accessible output)
Chọn "File -> Export as PDF" (File -> Xuất ra PDF) bắt đầu quá trình xuất. Sẽ đưa ra hộp thoại xuất chuẩn, nhưng có bổ sung mới trong tùy chọn Universal Accessibility (PDF/UA), chọn cái này. Khi nhấp Export, kiểm tra truy cập chạy lại trước xuất cuối.
PDF truy cập định dạng tốt nên có thứ tự đọc logic – xác định bởi heading đúng và thẻ thích hợp trên bảng/bảng danh sách – alt text cho tất cả hình ảnh có ý nghĩa và cài đặt bảo mật không cản trở screen readers (trình đọc màn hình).
Tạo tài liệu truy cập không làm thiệt thòi phần lớn khán giả là phép lịch sự và có thể là nghĩa vụ pháp lý. Bạn cũng có thể đổi font mặc định LibreOffice để dễ đọc hơn.