Phần mềm văn phòng hiện đại đã phát triển qua loạt công cụ làm cho nỗ lực tạo tài liệu đơn giản hơn. Nếu bạn mệt mỏi thay đổi kiểu dáng và định dạng mọi đoạn văn, trang, slide, v.v. khi tạo tài liệu, bạn có thể dùng Page Styles để làm công việc dễ dàng hơn. Trong hướng dẫn này, bạn học cách thiết lập Page Styles của bộ soạn thảo LibreOffice.
Lưu ý: LibreOffice miễn phí, mã nguồn mở và đa nền tảng. Hướng dẫn dựa trên LibreOffice 7.
Page Styles là gì
Page Styles cho phép định nghĩa yếu tố như lề (margins), lưới trang cơ bản (underlying page grid) và tab và thụt lề (indents), để áp dụng nhất quán trên các trang. Nó cũng cho phép thêm yếu tố thiết kế như viền (borders), đầu trang (headers), chân trang (footers) và số trang (page numbers) tự động. Và dù cơ bản là ... cơ bản, các kiểu này có thể phức tạp hơn, và bạn chạy nhiều phiên bản – thậm chí thiết lập cách chúng theo sau nhau – khi tạo tài liệu phức tạp hơn.
Lưu ý: khi bạn thành thạo hệ thống Page Styles, bạn có thể tự tin xử lý Paragraph Styles (Kiểu đoạn), vì chúng hoạt động tương tự, chỉ với yếu tố văn bản như thụt lề, khoảng cách dòng và cỡ font thay vì định dạng trang.
Tạo kiểu mới
Cài đặt tiêu chuẩn đi kèm bộ Page Styles bao gồm trang HTML, trang đầu, chân trang, chỉ mục, v.v. Chúng ta bắt đầu từ đầu để khám phá đầy đủ tùy chọn. Sau chúng ta sẽ làm thay đổi động cho các kiểu.
Để bắt đầu, chọn "View -> Styles" (Xem -> Kiểu dáng) từ menu hoặc nhấn F11. Khung Styles (Kiểu dáng) mở ở bên phải tài liệu. Nó có tab cho đoạn văn, ký tự, khung, trang, danh sách và bảng. Chọn biểu tượng Pages (Trang). Bạn thấy danh sách mặc định kiểu trang. Bạn nhấp đúp bất kỳ cái nào để áp dụng cho trang đang xem.
Nhấp chuột phải trong cửa sổ Styles và chọn "New …" để tạo kiểu mới. Sẽ mở cửa sổ Page Styles đầy đủ. Bắt đầu bằng đặt tên mô tả cho kiểu.
Thiết lập trang
Các phần có thể cấu hình sắp xếp trên các tab ở trên, bắt đầu bằng Organizer (Tổ chức). Tab Page (Trang), bạn đặt kích thước trang, lề và xác định bố cục. Nếu viết thư nhiều trang bạn có thể chọn "Right and Left" (Phải và Trái), "Only left" (Chỉ trái) hoặc "Only right" (Chỉ phải). Tất cả tùy chọn này có cùng lề trái và phải. Tuy nhiên, nếu muốn cảm giác sách hoặc sách nhỏ, chọn "Mirror" (Gương) cho phép xác định lề Inner (Trong) và Outer (Ngoài), thường lề ngoài rộng hơn lề trong.
Trên màn hình này bạn cũng đặt kiểu cho số trang và xác định loại baseline grid cho trang, giúp giữ mọi thứ thẳng hàng. Để làm điều sau, chọn "Register-true" và chọn "Text Body" từ danh sách styles. Nếu muốn thấy lưới, chọn "View -> Grid and Helplines … -> Display Grid" (Xem -> Lưới và đường trợ giúp -> Hiển thị lưới). Nó khá mờ nhưng có!
Với lưới thiết lập trên trang, bạn cũng đặt Paragraph Styles snap vào lưới.
Tab tiếp theo, Area (Khu vực), cho bạn đặt nền trang, bao gồm màu, gradient (chuyển màu), bitmap, và mẫu vết nứt (hatch marks).
Tinh chỉnh nền
Tab Transparency (Độ trong suốt) đặt mức trong suốt cho nền vừa đặt. Có thể xác định bằng giá trị đơn hoặc gradient. Nếu chọn Gradient, tùy chọn start và end mặc định 0%, bạn cần điều chỉnh một trong hai để thấy hiệu ứng. Nhấp Apply để thấy thay đổi trên tài liệu.
Header và Footer (Đầu/Chân trang) cho phép xác định không gian đầu và cuối trang cho yếu tố như tiêu đề tài liệu, tên tác giả hoặc số trang. Cả hai chứa cùng công cụ đặt lề độc lập với lề trang.
Khi bạn bật header/footer, vào trang, nhấp đúp vào không gian thích hợp và bắt đầu thêm nội dung.
Viền và cột
Tab Border (Viền) cho phép thiết lập viền quanh bất kỳ hoặc tất cả cạnh khu vực nội dung, với padding (đệm) đảm bảo nội dung không chạm viền và tùy chọn shadow (bóng).
Columns (Cột) cho phép xác định cách văn bản chảy qua trang, bao gồm đặt gutter (khoảng cách) giữa cột và thậm chí xác định chiều rộng cột riêng và thiết lập đường phân cách.
Cuối cùng, tab Footnote (Chú thích cuối trang) cho phép xác định cách chú thích cuối trang định vị trong trang. Ở đây bạn xác định không gian tối đa cho chú thích (Nếu vượt quá, nó tràn vào không gian chú thích trang sau) và dấu phân cách tách nó khỏi tài liệu chính.
Bất kỳ lúc nào trong chỉnh sửa cài đặt này, bạn nhấp Apply để thay đổi phản ánh trong tài liệu hiện tại. Nhấp OK áp dụng thay đổi và đóng cửa sổ.
Thiết lập chuỗi (Chains)
Quay lại tab Organizer, sau khi tạo số kiểu trang, chúng ta thiết lập cách chúng phản ứng lẫn nhau. Ví dụ, nếu bạn có kiểu Title Page (Trang tiêu đề), khả năng bạn muốn nó theo sau kiểu non-Title Page, đây là nơi Next Style selector (Bộ chọn kiểu tiếp theo) hữu ích. Nó tự động đặt trang sau trang tiêu đề với kiểu cụ thể. Điều này thực sự hữu ích trong tài liệu dài.
Bạn chắc chắn đổi Page Style của trang bằng cách nhấp chuột phải bất kỳ đâu trang đang hoạt động, chọn Page Style và chọn kiểu khác. Page Styles của LibreOffice tiết kiệm thời gian và cho tạo tài liệu nhất quán, chuyên nghiệp mà không phải lặn lội cài đặt mỗi trang. Bạn cũng đổi font mặc định tài liệu cho nhất quán hơn.