Mặc dù dễ dàng cut, copy, paste văn bản trên tài liệu Word, với file PDF, bạn cần áp dụng vài điều chỉnh để tự do sắp xếp lại văn bản. Ở đây chỉ những cách tốt nhất dùng các hàm cut, copy, paste để di chuyển văn bản trong PDF, như thể nó là trình soạn thảo văn bản phong phú.
Lưu ý: các phương pháp này không hoạt động nếu PDF được quét (scanned), hoặc hàm copy-paste bị tắt bởi người tạo PDF.
1. Bằng "Chèn văn bản" (Inserting Text) trong PDF Reader
Tất cả PDF reader miễn phí có tùy chọn chèn văn bản inline nếu tùy chọn đó chưa bị tắt trước. Đối với dùng Adobe Acrobat Reader, nó cho chọn và copy bất kỳ khối văn bản nào. Để dán trong tài liệu, nhấp chuột phải và chọn "Insert Text at Cursor" (Chèn văn bản tại con trỏ).
Ngoài khối văn bản, Adobe Acrobat Reader cũng cho thêm chữ ký trên bất kỳ trang hoặc dòng cụ thể.
Trong các công cụ xem PDF miễn phí, Foxit Reader cho kết quả tốt hơn nhiều chèn văn bản so với Adobe Acrobat Reader. Văn bản mới chèn tự do dưới văn bản hiện có mà không có hộp gợn sóng khó chịu. Công cụ thêm văn bản gọi là "Typewriter" (Máy gõ), truy cập từ menu "Comment" (Bình luận). Copy-paste dễ dàng với tính năng giá trị này.
2. Dùng phần mềm chỉnh sửa PDF (PDF Edit Software)
Nhược điểm duy nhất với các free PDF reader trên là không dùng lệnh cut (Ctrl + X). Cũng không khớp văn bản mới với font PDF hiện có. Nếu muốn môi trường chỉnh sửa tài liệu chuyên nghiệp hơn, cần bộ tính năng đầy đủ của trình chỉnh sửa PDF. Với Adobe Acrobat, tính năng "edit text & images" (chỉnh sửa văn bản & hình ảnh) truy cập từ menu "Edit".
Soda PDF là công cụ tuyệt vời cho chỉnh sửa chuyên nghiệp tài liệu PDF. Mất vài phút tải và cài phần mềm.
Khi mở file PDF trong Soda PDF, bạn dễ dàng chọn bất kỳ khối văn bản nào.
Ngay khi nhấp "Edit", tùy chọn "Cut, Copy, and Paste" hiển thị nổi bật. Font style được sao chép chính xác, và khi in PDF mới, khó nhận ra thêm văn bản mới.
3. Chỉnh sửa PDF trong trình duyệt (Browser)
Có nhiều công cụ chỉnh sửa tài liệu PDF trong trình duyệt như Sejda. Bạn chỉ tải tài liệu PDF lên cửa sổ chỉnh sửa và trực tiếp chuyển đến chọn văn bản. Điều này kích hoạt vùng làm nổi bật nơi bạn tự do dùng Cut, Copy, Paste. Nhấp "Apply changes" (Áp dụng thay đổi) khi xong.
4. Dùng bộ chuyển đổi PDF sang Doc (PDF to Doc Converter)
Bạn chuyển PDF thành tài liệu Word và sau chuyển lại PDF khi xong chỉnh sửa. Có nhiều công cụ như PDF Wiz. Miễn phí và hiệu suất ấn tượng chuyển PDF sang nhiều định dạng bao gồm .doc, .docx, và .txt.
Cách khác dùng Google Docs. Tải PDF lên Google Drive và mở tài liệu với Google Docs.
Tất cả văn bản PDF giờ sẵn sàng chỉnh sửa. Bạn lưu thay đổi trong file PDF gốc. Và, tất nhiên, bạn dùng Cut, Copy, Paste tùy chọn không rắc rối.
Bây giờ bạn biết cách cut, copy, paste văn bản trong file PDF, bạn cũng học cách lưu file thành PDF trong Windows 10 hoặc gộp nhiều file PDF với công cụ dòng lệnh pdftk.