Tạo, chỉnh sửa và sao chép tài liệu là điều cần thiết, đặc biệt là đối với công việc, trường học và các giao dịch kinh doanh. Nếu không có chức năng này, quá nhiều thời gian và công sức sẽ bị lãng phí trong việc gõ lại và làm lại những gì đáng lẽ là một nhiệm vụ dễ dàng.
Trước khi sao chép bất kỳ văn bản nào, bạn phải xác định xem bạn có được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu hoặc sao chép văn bản từ PDF hay không.
Nếu tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy nhập mã chính xác hoặc liên hệ với chủ sở hữu tài liệu nếu bạn gặp sự cố.
Với các công cụ thích hợp và một số kiến thức, bạn có thể sao chép văn bản từ tài liệu PDF bằng các chiến lược khác nhau, như được thảo luận bên dưới.
Cách kiểm tra quyền truy cập tài liệu PDF
Để đảm bảo bạn không vi phạm các vấn đề bản quyền, hãy đánh dấu tài liệu bạn muốn sao chép từ đó và nhấp vào “Thuộc tính tài liệu”.
Hành động này sẽ đưa bạn đến tab “Bảo mật”, nơi bạn có thể kiểm tra xem mình có được phép in, sao chép và thực hiện các thay đổi khác đối với tệp hay không.
Tập trung vào “Sao chép nội dung” và các cụm từ kế tiếp có nội dung “Được phép” hay “Không được phép”. Nếu nó cho biết thông báo thứ hai, bạn sẽ không thể tiếp tục các bước sau.
Nếu được phép sao chép nội dung tài liệu, bạn có thể tiếp tục và sao chép văn bản từ PDF thông qua các thao tác sau:
Tùy chọn # 1:Sử dụng trình đọc PDF
Bạn có thể sử dụng ứng dụng này nếu chỉ sao chép một phần tài liệu. Để sao chép một phần của văn bản, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Truy cập tệp PDF thông qua trình đọc PDF
- Nhấp vào nút bên phải của chuột và chọn “ Chọn công cụ ”
- Kéo để đánh dấu văn bản hoặc nhấp vào hình ảnh bạn muốn sao chép
- Nhấp vào nút bên phải một lần nữa và chọn “ Sao chép ”Để gửi nó vào khay nhớ tạm
- Mở ứng dụng mà bạn muốn sao chép, sau đó nhấp vào “ Dán ”
Nếu bạn muốn sao chép toàn bộ tệp mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức, hãy thực hiện các bước sau:
- Mở tài liệu bằng chương trình.
- Nhấp vào “ Chỉnh sửa ”Rồi đến“ Sao chép tệp (vào khay nhớ tạm) ”
- Chọn “ Sao chép ”Rồi đến“ Dán ”Sang một ứng dụng khác
Lưu ý rằng trình đọc PDF chủ yếu hoạt động trên hệ điều hành Windows. Do đó, nếu bạn đang sử dụng Mac OS, tốt nhất bạn nên kiểm tra tính tương thích của phần mềm.
Tùy chọn # 2:Sử dụng bản xem trước cho Mac OS
Chương trình này được tích hợp sẵn cho các thiết bị Mac và hoàn hảo cho những người dùng muốn xem tài liệu hoặc hình ảnh PDF.
Dưới đây là cách truy cập và sao chép văn bản từ PDF.
- Mở Ứng dụng và tìm kiếm ứng dụng Xem trước để truy cập tệp
- Chọn phím chọn văn bản ở phía trên bên trái của màn hình
- Nhấp chuột để chọn văn bản bạn muốn sao chép
- Sao chép văn bản bằng cách nhấp vào “ Chỉnh sửa ”Rồi đến“ Sao chép ”
- Mở ứng dụng nơi bạn có thể dán và chỉnh sửa văn bản
- Dán văn bản từ tài liệu PDF vào tệp mới
Tùy chọn # 3:Sử dụng các công cụ PDF của bên thứ ba
Một số ứng dụng của bên thứ ba có thể được tải xuống hoặc truy cập trực tuyến để sao chép văn bản từ PDF. Một số ứng dụng có các tính năng hạn chế, trong khi những ứng dụng khác có nhiều chức năng toàn diện hơn.
Một số công cụ cung cấp các khuyến mãi giới hạn, bao gồm cả bản dùng thử miễn phí chữ ký điện tử cho người dùng đăng ký và tải xuống. Các chương trình này có thể được phân loại lỏng lẻo thành các loại này.
Trình đọc PDF trực tuyến
Bạn có thể sử dụng trình duyệt của mình để truy cập và sao chép văn bản từ các tệp PDF.
- Nhấp chuột phải vào tệp và chọn “ Mở bằng ”
- Chọn trình duyệt từ bất kỳ tùy chọn nào
- Chọn văn bản bạn muốn sao chép
- Sử dụng “ Sao chép ”Và“ Dán ”Để hoàn thành bài tập
Một số chương trình có sẵn không chỉ có thể giúp bạn sao chép mà còn giúp bạn chỉnh sửa tài liệu PDF. Xem video này để tìm hiểu thêm:
Trình trích xuất PDF
Ngoại tuyến, người dùng có thể sử dụng phần mềm được cài đặt sẵn để chọn văn bản và hình ảnh từ tài liệu PDF có thể được sao chép và sử dụng trong các ứng dụng khác.
Bạn có thể sử dụng phần mềm này nếu bạn định sử dụng nội dung trong càng nhiều ứng dụng không phải PDF càng tốt. Các chương trình này có giao diện người dùng khác nhau nhưng thường trực quan để sử dụng.
Thông thường, ứng dụng của bên thứ ba sẽ yêu cầu người dùng:
- Chuẩn bị (các) tài liệu PDF
- Mở nó trên phần mềm
- Chọn văn bản hoặc hình ảnh để sao chép
- Chuyển văn bản trùng lặp sang một ứng dụng khác
- Làm theo hướng dẫn trên màn hình của bạn (nếu có)
Công cụ chuyển đổi PDF
Phần mềm này cho phép người dùng chuyển đổi bất kỳ tài liệu PDF nào sang định dạng hỗ trợ chỉnh sửa, sao chép và in ấn. Những công cụ này có sẵn để sử dụng trực tuyến hoặc có thể được tải xuống để sử dụng ngoại tuyến.
Người chuyển đổi PDF thường sẽ yêu cầu người dùng:
- Tải lên tệp PDF để được chuyển đổi
- Chọn đầu ra định dạng
Bạn cũng có thể sao chép văn bản từ PDF và sau đó chỉnh sửa nó bằng cách tải xuống tiện ích mở rộng của trình duyệt.
Tùy chọn # 4:Sử dụng công cụ Chụp nhanh
Để sao chép văn bản từ tệp PDF, bạn không định chỉnh sửa mà chuyển đổi thành hình ảnh và sử dụng trong các ứng dụng khác:
- Nhấp vào “Chỉnh sửa”, sau đó chọn “ Chụp nhanh ”
- Sử dụng chuột, nhấp vào vùng bạn muốn sao chép và kéo vùng đó
- Nhả nút khi bạn đã hoàn tất
- Nhấn vào nút “ Escape ”Hoặc“ Esc ”Để thoát khỏi màn hình và mở một ứng dụng khác
- Nhấp vào “ Chỉnh sửa ”Rồi đến“ Dán ”Để tạo một bản sao khác của hình ảnh
Thực hiện các bước trên rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị một thông báo hoặc một phần của tài liệu mà bạn muốn trích dẫn hoặc đánh dấu.
Tùy chọn # 5:Sử dụng công cụ OCR
Công cụ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) hoạt động tương tự như một bộ chuyển đổi.
Đây là một trong những cách dễ dàng nhất để sao chép văn bản từ tài liệu PDF cần được chỉnh sửa hoặc quét hình ảnh, chẳng hạn như chữ ký điện tử, để được sử dụng ở các định dạng tệp khác.
Đây là một tùy chọn hấp dẫn nếu bạn muốn chuyển đổi bất kỳ tệp PDF nào của mình mà không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của chúng.
Có phần mềm OCR của bên thứ ba khác, các công cụ miễn phí và trả phí mà bạn có thể tải xuống. Nếu sử dụng cái cũ, người dùng sẽ phải:
- Mở tệp PDF và nhấp vào “ Chỉnh sửa PDF ”
- Chọn văn bản (hoặc hình ảnh) bạn muốn sao chép
- Nhấp vào “ Chỉnh sửa ”Rồi đến“ Sao chép ”
- Mở ứng dụng bạn sẽ sử dụng để chỉnh sửa nội dung
- Dán văn bản hoặc hình ảnh được sao chép từ tệp PDF
- Chọn “ Tệp ”Rồi đến“ Lưu dưới dạng ”Để lưu tệp
Tùy chọn số 6:Sử dụng Google Drive
Ngoài các ứng dụng trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng Google Drive để sao chép văn bản từ PDF thông qua các bước sau:
- Mở trang web trên trình duyệt của bạn
- Chọn “ Mới ”Rồi Nhấp vào“ Tải lên tệp ”
- Trên tab hoặc cửa sổ mới, hãy nhấp vào tên tệp PDF bạn muốn chuyển đổi
- Nhấp vào “ Mở ”
- Nhấp chuột phải vào tệp PDF đã tải lên
- Chọn “ Mở bằng ”Rồi nhấp vào“ Google Tài liệu ”
- Kiểm tra xem văn bản trong tệp PDF của bạn có được tải lên chính xác hay không và sửa bất kỳ lỗi nào
- Chọn văn bản bạn muốn sao chép
- Nhấp vào “ Sao chép ”Rồi đến“ Dán ”Sang một ứng dụng có thể chỉnh sửa khác
Kết luận
Cho dù trực tuyến hay ngoại tuyến, có một số cách để sao chép văn bản từ PDF, mỗi cách đều có ưu và nhược điểm của nó. Để chọn cái nào hoạt động tốt nhất, hãy xem xét các yêu cầu và nhu cầu của bạn.
Công cụ OCR hoặc phần mềm tích hợp khác có thể được sử dụng cho văn bản và hình ảnh cần được bảo quản.
Các tệp PDF có lợi; do đó, nếu bạn dự định làm nhiều việc hơn là sao chép các trình đọc trên tệp, hãy tìm ứng dụng có các tính năng toàn diện hơn.
Bạn có suy nghĩ gì về điều này không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần nhận xét hoặc chuyển cuộc thảo luận qua Twitter hoặc Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của ban biên tập:
- SwifDoo PDF Converter giúp việc chuyển đổi PDF trở nên dễ dàng
- Ứng dụng máy quét - biến thiết bị của bạn thành máy quét PDF
- 6 lợi ích của việc sử dụng tệp PDF với doanh nghiệp của bạn
- Mọi định dạng tệp đều có lịch sử:Việc tạo PDF