Microsoft OneNote tích hợp sẵn công nghệ OCR (Optical Character Recognition - Nhận dạng ký tự quang học) cho phép trích xuất văn bản từ hình ảnh, file in (printout), PDF đã chèn vào ghi chú. Tính năng này cực kỳ hữu ích để số hóa danh thiếp, tài liệu in, chụp màn hình, slide bài giảng, v.v. mà không cần gõ lại.
Trích xuất văn bản từ một hình ảnh đơn lẻ
- Chèn hình ảnh vào OneNote: Insert → Pictures → Chọn file ảnh
- Right-click vào hình ảnh → Chọn Copy Text from Picture
- Đặt con trỏ ở nơi muốn dán → Ctrl+V
Trích xuất văn bản từ file in nhiều trang (PDF, XPS, file in từ ứng dụng khác)
- Mở file PDF/ tài liệu cần trích xuất → In (Ctrl+P) → Chọn máy in Send to OneNote 2016/2013/365 → Print
- OneNote mở ra, hỏi vị trí lưu (Section/Page) → OK 3. OneNote tạo các trang con, mỗi trang là một trang của file in, chứa hình ảnh trang đó 4. Right-click vào bất kỳ trang con nào → Chọn:
- Copy Text from this Page of the Printout (chỉ trang hiện tại)
- Copy Text from All the Pages of the Printout (tất cả trang)
Lưu ý quan trọng về độ chính xác OCR
- Font chữ: Font sans-serif (Arial, Verdana, Calibri, Roboto) nhận dạng tốt. Font serif (Times New Roman), viết tay, nghệ thuật, nhỏ, mờ → độ chính xác thấp
- Chất lượng ảnh: Ảnh chụp điện thoại cần ánh sáng tốt, nét, phẳng, độ phân giải cao. Scan máy quét tốt hơn chụp ảnh
- Bố cục: Văn bản nhiều cột (báo, tạp chí) → OCR đọc theo hàng ngang → Kết quả bị ngắt dòng lúng túng. Cần gộp dòng thủ công sau khi dán
- Ngôn ngữ: OneNote OCR hỗ trợ tốt tiếng Anh. Tiếng Việt (có dấu) nhận dạng kém hơn. Cần kiểm tra kỹ kết quả
- Kết quả: Văn bản được copy chính xác như hiển thị (giữ xuống dòng, khoảng trắng). Không tự động thành bảng
Phiên bản OneNote hỗ trợ
- OneNote for Windows 10 (UWP / Microsoft Store): Có OCR, nhưng menu context menu có thể khác (thường là "Copy Text from Picture" khi right-click ảnh)
- OneNote 2016 / 2013 / Microsoft 365 (Desktop): Hỗ trợ đầy đủ "Copy Text from Picture" và "Copy Text from Printout"
- OneNote trên Mac / Web / Mobile: Hạn chế hoặc không có tính năng OCR cục bộ này
Công cụ OCR thay thế mạnh hơn
Nếu OneNote OCR không đáp ứng (tiếng Việt, bảng biểu, layout phức tạp, hàng loạt file):
- Microsoft Lens (Office Lens) - App mobile quét tài liệu → Xuất Word/PDF có thể tìm kiếm
- PowerToys Text Extractor (Win+Shift+T) - OCR nhanh vùng chọn màn hình, miễn phí, mã nguồn mở
- ShareX - Chụp màn hình + OCR (Tesseract) tự động
- Adobe Acrobat Pro / Online OCR - Chuyển PDF scan thành PDF/Searchable hoặc Word
- Google Drive / Google Docs - Upload ảnh/PDF → Mở bằng Google Docs → Tự động OCR
Đọc thêm: OneNote Copy Text from Picture option is missing (khắc phục mất menu OCR).