Excel: 3 cách hiệu quả tô màu dòng xen kẽ cho bảng tính rõ ràng

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách tô sáng từng dòng xen kẽ trong Excel. Các kỹ thuật có sẵn bao gồm áp dụng định dạng có điều kiện, sử dụng các kiểu bảng khác nhau, và áp dụng mã VBA Excel. Việc tô sáng các dòng khác nhau trong Excel là thói quen tốt để dễ đọc hơn. Việc tô sáng thủ công khá dễ dàng với bảng nhỏ. Nhưng khi xử lý bảng lớn trong bảng tính, bạn cần cách tiếp cận khác.

3 cách phù hợp để tô sáng từng dòng xen kẽ trong Excel

Giả sử chúng ta có một bảng tính Excel lớn chứa thông tin về một số nhân viên bán hàng của Tập đoàn Armani. Tên Sản phẩm và Mã sản phẩm được đưa ra ở cột D và C tương ứng. Chúng ta sẽ tô sáng từng dòng xen kẽ trong Excel bằng lệnh Định dạng có điều kiện, các hàm ISEVEN, ISODD, MOD, ROW, và mã VBA. Dưới đây là tổng quan tập dữ liệu cho bài học hôm nay.

1. Áp dụng kiểu bảng để tô sáng từng dòng xen kẽ

Để áp dụng tô bóng dòng khác nhau trong Excel, bạn có thể dùng các kiểu bảng khác nhau. Đây là cách tiếp cận dễ dàng và nhanh nhất để tô sáng các dòng. Tính năng lọc tự động và dải màu mặc định giúp tô sáng các dòng khác nhau trong Excel dễ dàng. Bạn cần chọn phạm vi dữ liệu và chuyển đổi nó thành bảng để thực hiện tô sáng dòng.

Có rất nhiều dải màu sọc cho việc tô sáng hàng và cột trong tùy chọn định dạng thành bảng. Tô bóng dòng có thể thực hiện theo quy trình dưới đây cho các dải màu khác nhau. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để tìm hiểu!

Bước 1:

• Trước hết, chọn phạm vi dữ liệu B4 đến E16.
• Sau đó, từ tab Insert (Chèn), vào,

Insert → Table

• Kết quả, hộp thoại Create Table (Tạo bảng) sẽ hiện ra. Từ hộp thoại này, nhấn OK.

• Sau đó, bạn sẽ tạo được một bảng với tô màu mặc định.

Bước 2:

• Excel tạo bảng mẫu xanh dương và trắng theo mặc định. Nếu bạn muốn tạo mẫu màu riêng cho bảng, bạn cũng có thể làm được. Để làm vậy, bạn cần định dạng bảng. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Format as Table (Định dạng thành bảng) từ nhóm Styles (Kiểu) dưới tab Home. Bạn sẽ tìm thấy thêm nhiều mẫu và màu sắc.

• Kết quả, bạn sẽ có thể thay đổi màu tô sáng mặc định của bảng đã tạo. Bạn cũng có thể dùng tùy chọn Design (Thiết kế) ở trên cùng của bảng tính, nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn màu với tùy chọn kiểu bảng.

2. Sử dụng Định dạng có điều kiện để tô sáng từng dòng xen kẽ

Định dạng có điều kiện là thói quen tốt để tô sáng hoặc tô bóng một dòng cụ thể. Với sự giúp đỡ của định dạng có điều kiện, bạn có thể tô sáng các dòng khác nhau theo ý muốn. Ở đây, chúng ta sẽ thấy việc sử dụng hai công thức trong định dạng có điều kiện để tô sáng các dòng.

2.1 Áp dụng hàm ISEVEN

Sử dụng hàm ISEVEN trong định dạng có điều kiện, bạn có thể tô sáng các dòng chẵn trong một phạm vi cụ thể. Ví dụ, nếu bạn muốn tô sáng các dòng chẵn từ phạm vi A1:D9, chọn toàn bộ phạm vi và chọn New Rule (Quy tắc mới) dưới Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) và dùng công thức =ISEVEN(ROW()). Quy trình như sau.

Các bước:

• Đầu tiên, chọn ô từ B5 đến B16 để áp dụng định dạng có điều kiện. Sau đó, từ tab Home, vào,

Home → Styles → Conditional Formatting → New Rule

• Một hộp thoại tên New Formatting Rule (Quy tắc định dạng mới) sẽ xuất hiện. Làm theo các bước cho hộp thoại này. Trước tiên, chọn Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng công thức xác định ô cần định dạng) từ Select a Rule Type: (Chọn loại quy tắc). Thứ hai, viết công thức dưới đây vào ô Format values where this formula is true: (Định dạng giá trị nơi công thức này đúng). Hàm ISEVEN là:

• Sau đó, nhấn tùy chọn Format (Định dạng).

• Sau khi nhấp vào tùy chọn Format, hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) sẽ hiện ra. Từ hộp thoại này, trước tiên chọn tab Fill (Tô). Thứ hai, chọn bất kỳ màu nào từ menu Background Color (Màu nền). Chúng tôi chọn vàng đậm. Cuối cùng, nhấp OK.

• Kết quả, bạn sẽ quay lại hộp thoại New Formatting Rule. Cuối cùng, bạn phải nhấp OK.

• Cuối cùng, bạn sẽ có thể tô sáng từng dòng xen kẽ như ảnh chụp màn hình dưới đây.

2.2 Sử dụng hàm ISODD để tô sáng các dòng lẻ

Sử dụng hàm ISODD trong định dạng có điều kiện, bạn có thể tô sáng các dòng lẻ trong một phạm vi cụ thể. Ví dụ, nếu bạn muốn tô sáng các dòng lẻ từ phạm vi B5:E16, chọn toàn bộ phạm vi và chọn New Rule dưới Conditional Formatting và dùng công thức =ISODD(ROW()). Quy trình như sau.

Các bước:

• Đầu tiên, chọn ô từ B5 đến B16 để áp dụng định dạng có điều kiện. Sau đó, từ tab Home, vào,

Home → Styles → Conditional Formatting → New Rule

• Một hộp thoại tên New Formatting Rule sẽ xuất hiện. Làm theo các bước cho hộp thoại này. Trước tiên, chọn Use a formula to determine which cells to format từ Select a Rule Type: Thứ hai, viết công thức dưới đây vào ô Format values where this formula is true:. Hàm ISODD là:

• Sau đó, nhấn tùy chọn Format.

• Sau khi nhấp vào tùy chọn Format, hộp thoại Format Cells sẽ hiện ra. Từ hộp thoại này, trước tiên chọn tab Fill. Thứ hai, chọn bất kỳ màu nào từ menu Background Color. Chúng tôi chọn màu xanh lá. Cuối cùng, nhấp OK.

• Kết quả, bạn sẽ quay lại hộp thoại New Formatting Rule. Cuối cùng, bạn phải nhấp OK.

• Cuối cùng, bạn sẽ có thể tô sáng các dòng lẻ như ảnh chụp màn hình dưới đây.

2.3 Định dạng theo nhóm sử dụng nhiều hàm trong một công thức

Giả sử bạn cần tô sáng từng dòng xen kẽ trong một nhóm. Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện với công thức dựa trên các hàm ISEVEN/ISODD, CEILING và ROW để thực hiện việc tô sáng này. Để làm vậy, chỉ cần lặp lại phương pháp con 1. Bạn chỉ cần thay đổi công thức dưới đây trong hộp thoại New Formatting Rule để tô sáng từng dòng xen kẽ,

Phân tích công thức:

Công thức đầu tiên chuẩn hóa số dòng bắt đầu từ 1 bằng hàm ROW và một độ lệch. Ở đây, chúng ta dùng độ lệch là 1. Kết quả sau đó đi đến hàm CEILING, làm tròn kết quả bằng cách nhân 2. Sau đó nó được chia cho 2 để đếm như một nhóm 2, bắt đầu từ 1. Cuối cùng, để hiển thị kết quả TRUE cho các nhóm dòng chẵn, hàm ISEVEN được đưa vào công thức. Chúng ta cũng có thể dùng hàm ISODD thay vì ISEVEN. Dựa trên công thức và số trong công thức, kết quả sẽ khác nhau.

• Các hình ảnh dưới đây cho thấy kết quả chúng ta đã thảo luận trong ví dụ này.

2.4 Kết hợp hàm MOD và ROW để tô sáng các dòng

Thay vì hàm ISEVEN/ISODD, chúng ta cũng có thể dùng hàm MOD để tô sáng các dòng khác nhau. Giống như hàm ISEVEN/ISODD, công thức này cũng xác định xem một dòng là số chẵn hay lẻ, sau đó áp dụng tô bóng tương ứng. Để tô sáng các dòng chẵn, chỉ cần lặp lại phương pháp con 1. Bạn chỉ cần thay đổi công thức dưới đây trong hộp thoại New Formatting Rule để tô sáng các dòng chẵn,

Phân tích công thức:

Hàm MOD nhận một số với một bộ chia và trả về một số làm phần dư. Ở đây, số được cung cấp bởi hàm ROW sau đó chia cho 2. Nếu số là chẵn, MOD trả về 0.

• Các hình ảnh sau cho thấy các dòng chẵn được tô sáng.

• Nếu bạn muốn tô sáng các dòng lẻ dùng cùng công thức, bạn chỉ cần dùng 1 thay vì 0 trong công thức trên. Kết quả và công thức nêu trong định dạng có điều kiện được hiển thị trong hình ảnh dưới đây.

• Sau đó, chọn tùy chọn Format để tô sáng các dòng lẻ. Chúng ta sẽ tô sáng các dòng lẻ với màu Đỏ.

Lưu ý:

Bộ chia không thể là không hoặc một. Nếu dùng không làm bộ chia, không sẽ tìm thấy tô bóng trong phạm vi, và nếu dùng một làm bộ chia, toàn bộ phạm vi sẽ được tô bóng.

Nếu bạn muốn tô sáng mỗi 2 dòng bắt đầu từ nhóm 1, công thức sẽ là =MOD(ROW()-2,4)+1<=2

Lại nếu bạn muốn tô sáng mỗi 2 dòng bắt đầu từ nhóm 2, công thức sẽ là =MOD(ROW()-2,4)>=2, và để tô sáng mỗi 3 dòng bắt đầu từ nhóm 2, công thức sẽ là =MOD(ROW()-3,6)>=3.

3. Chạy mã VBA để tô sáng từng dòng xen kẽ

Để tô sáng các dòng khác nhau trong Excel, chúng ta cũng có thể dùng mã VBA. Ở đây trong ví dụ này, chúng ta dùng một mã VBA tô sáng các dòng chẵn. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để tô sáng các dòng chẵn!

Bước 1:

• Trước hết, mở một Module, để làm vậy, trước tiên, từ tab Developer của bạn, vào,

Developer → Visual Basic

• Sau khi nhấp vào Ribbon Visual Basic, một cửa sổ tên Microsoft Visual Basic for Applications – Highlight Every Other Row.xlsm sẽ ngay lập tức xuất hiện trước bạn. Từ cửa sổ đó, chúng ta sẽ chèn một module để áp dụng mã VBA của mình. Để làm vậy, vào,

Insert → Module

Bước 2:

• Kết quả, module Highlight Every Other Row (Tô sáng từng dòng xen kẽ) hiện ra. Trong module này, viết mã VBA dưới đây:

Sub Highlight_Every_Other_Row() 
Dim R As Range, x 
On Error Resume Next 
Set R = Application.InputBox("Select Range", Type:=8) 
For x = 1 To R.Rows.Count 
If x Mod 2 = 0 Then 
R.Rows(x).Interior.ColorIndex = 15 
End If 
Next 
End Sub

• Kết quả, chạy VBA. Để làm vậy, vào,

Run → Run Sub/UserForm

• Sau khi chạy mã VBA, một hộp thoại Input (Đầu vào) hiện ra. Từ hộp thoại Input, làm như ảnh chụp màn hình dưới đây.

• Cuối cùng, bạn sẽ có thể tô sáng các dòng chẵn như ảnh chụp màn hình dưới đây.

Chọn từng dòng xen kẽ trong Excel

Trong phần này, chúng ta sẽ học cách chọn từng dòng xen kẽ trong Excel. Cách dễ dàng và ngắn gọn nhất để chọn từng dòng xen kẽ là sử dụng bàn phím và chuột. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để học!

Các bước:

• Đầu tiên, chọn số dòng rồi nhấp đúp vào số dòng bằng phím chuột phải.

• Sau đó, nó sẽ chọn Toàn bộ dòng (Entire Row).

• Giờ, giữ phím CTRL và chọn các dòng còn lại theo ý thích bằng phím chuột phải.

Điều cần nhớ

👉 Bạn cũng có thể bật cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications bằng cách nhấn Alt + F11 đồng thời trên bàn phím.

👉 Nếu tab Developer không hiển thị trên Ribbon, bạn có thể làm cho nó hiển thị. Để làm vậy, vào,

File → Option → Customize Ribbon

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta thấy các phương pháp khác nhau để tô sáng từng dòng xen kẽ trong Excel. Tô bóng/tô sáng các dòng khác nhau trong Excel cải thiện khả năng đọc và dễ nhìn. Khi làm việc trên bảng tính lớn, tốt hơn nên tô sáng các dòng.

Hy vọng từ bây giờ bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi áp dụng dải màu cho các dòng khác nhau trong Excel. Bài viết này có thể giúp bạn trả lời câu hỏi làm thế nào để tô sáng từng dòng xen kẽ trong Excel. Nếu bạn đã áp dụng cách tiếp cận nào khác để tô sáng các dòng, đừng ngần ngại để lại bình luận.

Các bài viết liên quan

• Kỹ thuật dọn dẹp dữ liệu trong Excel: Xáo trộn các hàng
• Cách xóa hàng trống trong Excel (6 cách)
• Tô sáng hàng nếu ô chứa bất kỳ văn bản nào
• Cách tô sáng hàng nếu ô không trống (4 phương pháp)