Mặc định, nếu bạn đăng nhập ứng dụng Office bằng tài khoản Microsoft, ứng dụng sẽ lưu tài liệu của bạn trong bộ nhớ OneDrive. Điều này khuyến khích bạn lưu file trên đám mây để truy cập file đó trên các thiết bị đồng bộ khác.
Tuy nhiên, có lúc bạn muốn lưu file Office vào máy tính. May mắn thay, ứng dụng Office cho phép chuyển vị trí lưu mặc định từ OneDrive sang máy tính. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cách thiết lập Office 365 lưu file cục bộ.
Lưu file Microsoft Office vào máy tính cục bộ theo mặc định
Quy trình thay đổi vị trí lưu mặc định giống nhau cho tất cả ứng dụng Office, bao gồm Word, Excel, và PowerPoint. Ngoài ra, nếu bạn làm một ứng dụng Office lưu file vào máy tính cục bộ, tất cả ứng dụng khác sẽ tự động bắt đầu lưu file cục bộ trên máy của bạn.
Đây là cách làm thay đổi trong Word (sẽ tự động áp dụng cho tất cả ứng dụng Office khác):
- Khởi chạy Microsoft Word trên máy tính.
- Chọn Tùy chọn (Options) từ thanh bên trái. Nếu bạn ở màn hình chỉnh sửa Word, chọn Tệp (File) > Thêm (More) > Tùy chọn (Options) thay vào đó.
- Chọn Lưu (Save) trong thanh bên trái cửa sổ Tùy chọn Word.
- Bật tùy chọn Lưu vào máy tính theo mặc định (Save to Computer by default) trong phần Lưu tài liệu (Save documents) bên phải.
- Lưu thay đổi bằng cách chọn OK ở dưới cùng cửa sổ.
Ứng dụng Office của bạn giờ sẽ lưu file vào máy tính thay vì OneDrive.
Để làm ứng dụng lưu file vào OneDrive lại, bỏ chọn tùy chọn Lưu vào máy tính theo mặc định trên cửa sổ Tùy chọn Word.
Thay đổi vị trí lưu mặc định trong Microsoft Office
Khi bạn chọn máy tính làm vị trí lưu mặc định cho tài liệu Office, bạn sẽ muốn thay đổi thư mục mặc định nơi file được lưu. Như vậy, bạn đảm bảo tài liệu được lưu chính xác trong thư mục bạn muốn.
Khác với phương pháp trên, bạn phải chỉ định thư mục lưu mặc định cho từng ứng dụng Office thủ công.
- Mở ứng dụng Office bạn muốn thay đổi thư mục lưu cục bộ mặc định. Chúng ta mở Word.
- Chọn Tùy chọn (Options) từ thanh bên trái.
- Chọn Lưu (Save) từ thanh bên trái cửa sổ Tùy chọn Word.
- Chọn Duyệt (Browse) bên cạnh Vị trí file cục bộ mặc định (Default local file location) ở ngăn bên phải.
- Điều hướng đến thư mục bạn muốn làm thư mục lưu mặc định và chọn thư mục đó.
- Chọn OK ở dưới cùng cửa sổ Tùy chọn Word để lưu cài đặt.
Từ bây giờ, ứng dụng Office sẽ lưu tài liệu của bạn trong thư mục chỉ định theo mặc định. Bạn có thể thay đổi thư mục mặc định bao nhiêu lần tùy thích.
Chỉ lưu từng tài liệu Office 365 riêng lẻ vào máy tính cục bộ
Nếu bạn chỉ muốn lưu một số tài liệu nhất định vào máy tính cục bộ trong khi phần còn lại lên đám mây, ứng dụng Office có tùy chọn làm điều đó. Cách này, bạn có thể chọn vị trí lưu cho từng tài liệu trong ứng dụng.
Để làm vậy trong Word:
- Mở tài liệu với Microsoft Word trên máy tính.
- Chọn tab Tệp (File) ở trên cùng.
- Chọn Lưu dưới dạng (Save As) từ thanh bên trái.
- Chọn Duyệt (Browse) từ phần Vị trí khác (Other locations) bên phải.
- Bây giờ bạn có thể chọn thư mục cục bộ trên máy tính để lưu tài liệu.
Giả sử bạn lưu một số tài liệu cục bộ trên máy tính khá thường xuyên, nhưng không đủ thường để làm máy tính thành vị trí lưu mặc định. Trong trường hợp đó, bạn có thể ghim nút Lưu dưới dạng vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) để nhanh chóng lưu tài liệu riêng lẻ vào bộ nhớ cục bộ.
Như vậy, bạn chỉ cần nhấn một nút trên Thanh công cụ truy cập nhanh để lưu file trên máy. Đây là cách ghim Lưu dưới dạng vào thanh công cụ trong Word:
- Chọn biểu tượng mũi tên xuống ở đỉnh giao diện Word và chọn Nhiều lệnh hơn (More Commands).
- Chọn Lưu dưới dạng (Save As) từ danh sách tùy chọn bên trái. Sau đó, chọn Thêm (Add).
- Lưu thay đổi bằng cách chọn OK ở dưới cùng cửa sổ.
- Tùy chọn Lưu dưới dạng giờ đã ghim vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Chọn tùy chọn này mỗi khi muốn lưu tài liệu cục bộ.
Sử dụng cửa sổ "Lưu dưới dạng" truyền thống để lưu tài liệu Office cục bộ
Phiên bản Microsoft Office mới hơn hiển thị cửa sổ "Lưu dưới dạng" hiện đại. Nếu bạn nhớ cửa sổ "Lưu dưới dạng" truyền thống giống File Explorer, và muốn nó quay lại ứng dụng Office, bạn có thể làm vậy với một tùy chọn.
- Khởi chạy ứng dụng Office trên máy tính. Chúng ta dùng Word.
- Chọn Tùy chọn (Options) từ thanh bên trái.
- Chọn Lưu (Save) từ thanh bên trái cửa sổ Tùy chọn Word.
- Bật tùy chọn Không hiển thị Backstage khi mở hoặc lưu file bằng phím tắt (Don't show the Backstage when opening or saving files with keyboard shortcuts).
- Chọn OK ở dưới cùng cửa sổ để lưu thay đổi.
Thử lưu tài liệu, bạn sẽ thấy cửa sổ "Lưu dưới dạng" truyền thống cho phép chọn thư mục lưu file.
Làm Office 365 lưu file cục bộ trên máy tính của bạn
Bước di chuyển của Microsoft làm OneDrive thành bộ nhớ mặc định cho tài liệu Office tuyệt vời, nhưng không phải ai cũng muốn dùng. Nếu bạn muốn lưu tài liệu cục bộ trên máy, có tùy chọn làm vậy trong từng ứng dụng Office, như đã chỉ ra ở trên.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này giúp bạn giữ tài liệu "ngoại tuyến" của bạn ở chế độ ngoại tuyến.