Microsoft Teams cho phép người dùng có 3 loại vai trò và quyền hạn khác nhau. Bài viết xem quyền hạn và giới hạn của tất cả vai trò để bạn phân công phù hợp. Cũng xem cách thay đổi quyền cho một nhóm (team).
Có 3 vai trò:
- Chủ sở hữu (Owner)
- Thành viên (Member)
- Khách (Guest)
Quyền hạn và khả năng của Chủ sở hữu (Owner) trong Microsoft Teams
Chủ sở hữu là quản trị viên của nhóm, một nhóm có thể có nhiều chủ sở hữu. Tài khoản chủ sở hữu có tối đa tính năng và quyền hạn. Cụ thể:
- Tạo nhóm và kênh (channel)
- Tham gia trò chuyện riêng và hội thoại kênh
- Cài đặt/gỡ ứng dụng, bot, bộ kết nối
- Chia sẻ file với một số người trong hội thoại
- Chia sẻ file trò chuyện với người khác
- Thêm và xóa bất kỳ Thành viên và Khách nào
- Mời người khác và được mời bởi người khác
- Xóa và chỉnh sửa tin nhắn
- Xem sơ đồ tổ chức
- Thay đổi quyền nhóm
- Tạo tab mới
- Xử lý tất cả đề cập (@name)
- Sử dụng biểu tượng cảm xúc, GIF...
- Lưu trữ nhóm và khôi phục khi có thể
Quyền hạn và khả năng của Thành viên (Member) trong Microsoft Teams
Thành viên có ít tùy chọn hơn chủ sở hữu, nhưng làm được hầu hết nhiệm vụ thiết yếu. Tài khoản thành viên phù hợp cho người trong dự án nhưng không ở vị trí quản trị.
- Tạo nhóm và kênh
- Tham gia trò chuyện riêng và hội thoại kênh
- Chia sẻ tất cả file kênh và file trò chuyện
- Cài đặt ứng dụng, tab, bot...
- Chỉnh sửa và xóa tin nhắn đã đăng
- Tìm và tham gia nhóm công khai
- Xem sơ đồ tổ chức
Quyền hạn và khả năng của Khách (Guest) trong Microsoft Teams
Tài khoản Khách có tùy chọn tối thiểu, phù hợp cho người không thuộc tổ chức nhưng cần trò chuyện. Ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp, người ngoài khác.
- Tạo kênh nhưng không tạo nhóm
- Tham gia trò chuyện riêng và hội thoại kênh
- Chia sẻ file kênh
- Mời qua tài khoản công việc/học đường cho Office 365
- Xóa và chỉnh sửa tin nhắn
Nếu bạn đã tạo nhóm và muốn quản lý quyền cho người khác (Thành viên và Khách), phần sau giúp ích.
Microsoft Teams – Quyền có sẵn cho Thành viên và Khách
Quản trị viên/Chủ sở hữu có thể quản lý quyền sau cho Thành viên và Khách:
- Cho phép thành viên tạo và cập nhật kênh
- Cho phép thành viên tạo kênh riêng tư
- Cho phép thành viên xóa và khôi phục kênh
- Cho phép thành viên thêm và xóa ứng dụng
- Cho phép thành viên tải ứng dụng tùy chỉnh
- Cho phép thành viên tạo, cập nhật, xóa tab
- Cho phép thành viên tạo, cập nhật, xóa bộ kết nối
- Cho phép thành viên xóa tin nhắn của họ
- Cho phép thành viên chỉnh sửa tin nhắn của họ
- Cho phép khách tạo và cập nhật kênh
- Cho phép khách xóa kênh
Nghĩa là ngay cả khi tài khoản Thành viên có khả năng đó, bạn vẫn có thể ngăn họ dùng trong nhóm của bạn.
Cách thay đổi Quyền hạn trong Microsoft Teams
Để thay đổi/quản lý Vai trò, Quyền hạn & Khả năng trong Microsoft Teams:
- Mở cửa sổ Quản lý nhóm (Manage team)
- Đến tab Cài đặt (Settings)
- Mở rộng Quyền thành viên (Member permissions) và Quyền khách (Guest permissions)
- Thêm hoặc bỏ tích khỏi ô kiểm (checkboxes)
Mở ứng dụng Microsoft Teams hoặc trang web chính thức. Chọn một nhóm, nhấp nút ba chấm bên cạnh tên nhóm, chọn Quản lý nhóm (Manage team).
Chuyển tab Cài đặt (Settings), mở rộng Quyền thành viên (Member permissions) và Quyền khách (Guest permissions). Tất cả tùy chọn trên hiện ra.
Thêm hoặc bỏ tích ô kiểm để cho phép/chặn quyền.
Cài đặt này dựa trên từng nhóm. Nghĩa là bạn có thể đặt quyền khác nhau cho các nhóm khác nhau.