Trong các bài trước, chúng ta đã thấy cách sử dụng và tạo bài thuyết trình PowerPoint cho khán giả để tạo tác động mạnh mẽ. Bây giờ, trong bài này, chúng ta sẽ xem cách in bài thuyết trình PowerPoint. Trong PowerPoint, bạn có thể in slide, ghi chú người trình bày (speaker notes), dàn ý (outline), cũng như tạo handouts (tài liệu phát cho khán giả).
In Slide, Ghi chú và Handouts PowerPoint
Mở bài thuyết trình PowerPoint bạn muốn in.
Ở góc trên bên trái Ribbon, nhấp tùy chọn 'File'.
Như thấy trong hình, Menu với các cài đặt và lệnh khác nhau sẽ xuất hiện ở ngăn bên trái. Nhấp 'Print'. Bạn sẽ thấy tùy chọn Máy in, số bản sao, và các cài đặt khác như số slide in, bố cục, tùy chọn màu, v.v.
Máy in (Printer)
Dưới 'Printer', nhấp mũi tên thả xuống chọn máy in bạn muốn in. Nếu máy in bạn tìm không có hoặc không hiển thị trong danh sách, bạn chọn tùy chọn 'Add Printer' để thêm máy in chọn.
Cũng chọn số copies (bản sao) bạn muốn in.
Cài đặt (Settings)
Dưới 'Settings', chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống. Với Slides, chọn in tất cả slide, in lựa chọn, in slide hiện tại, hoặc phạm vi tùy chỉnh, tùy ý thích. Nghĩa là bạn có thể in toàn bộ bài thuyết trình, hoặc vài slide chọn, hoặc chỉ slide hiện tại.
Hoặc, trong hộp 'Slides', bạn gõ phạm vi slide hoặc số slide cần in, cách nhau bằng dấu phẩy.
Tiếp theo, chọn Print Layout (Bố cục in) bạn thích. Có thể in chỉ slide, chỉ ghi chú người trình bày, chỉ dàn ý, hoặc handouts. Nếu muốn in 1 slide mỗi trang, chọn 'Full Page Slides'.
Để in slide kèm ghi chú, chọn 'Notes Pages'.
Lưu ý: Tùy chọn Notes Pages hiển thị slide và ghi chú người trình bày liên quan bên dưới.
Để chỉ in dàn ý văn bản, chọn tùy chọn 'Outline'.
Lưu ý: Outline chỉ in văn bản trong slide, không có hình ảnh.
Dưới 'Handouts', bạn thấy nhiều bố cục in Handouts, dọc và ngang. Một số slide từ 1 đến 9 có thể in trên một trang. Chọn bố cục phù hợp nếu cần không gian ghi chú.
Ví dụ bố cục Handouts lý tưởng cho ghi chú
Trong ví dụ trên, tôi chọn tùy chọn '3 Slides' mỗi trang theo hướng Portrait (Dọc) cho Handouts và bạn thấy bố cục trông tuyệt vời, cho phép khán giả ghi chú trước mỗi slide. Bạn có thể chọn hướng Portrait Orientation (Dọc) hoặc Landscape Orientation (Ngang).
Dưới 'Collated', chọn bạn muốn trang được sắp xếp (collated) hay không (uncollated), tức là thứ tự trang như thế nào.
Cài đặt tiếp theo liên quan đến 'Color' (Màu). Từ menu thả xuống, chọn 'Color' (Màu), 'Grayscale' (Xám), hoặc 'Pure Black and White' (Đen trắng thuần túy).
Chỉnh sửa Header & Footer
Cuối cùng của Settings, bạn thấy liên kết 'Edit Header & Footer'. Trong tùy chọn này, chọn bạn có muốn đề cập ngày giờ, số slide, và footer trên bản in. Nhấp 'Apply to All' để tiếp tục.
Khi tất cả cài đặt đã chọn, nhấp 'Print'. Số bản sao yêu cầu với slide, bố cục, cài đặt màu đã chọn sẽ in ra sẵn sàng cho khán giả.