Nếu dùng Microsoft Outlook trên Windows PC, bạn có thể gặp cửa sổ bật lên hỏi có muốn lưu trữ email không. Outlook nhắc nhở định kỳ, nhưng bài viết này hướng dẫn dùng Tự động lưu trữ mục cũ (Auto Archive) như email, nhiệm vụ, ghi chú, liên hệ... trong Outlook 2021/19 để cải thiện hiệu năng trên Windows 11/10/8/7, theo yêu cầu.
Tính năng AutoArchive giúp quản lý dung lượng hộp thư hoặc máy chủ email bằng cách tự động lưu trữ và di chuyển mục cũ đến vị trí sau và lưu dạng .pst:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Bạn có thể thủ công chuyển mục cũ bằng cách nhấp Archive menu File, hoặc dùng AutoArchive tự động.
Tự động lưu trữ mục cũ trong Outlook
Mở Outlook → File > Options → cửa sổ hiện ra. Nhấp Advanced bên trái.
Thấy cài đặt AutoArchive. Nhấp nút AutoArchive Settings mở cửa sổ tiếp.
Để bật/tắt Auto Archive: tích/bỏ tích ô Run AutoArchive every … days.
Cũng có thể thay đổi cài đặt AutoArchive theo ý:
- Chọn tần suất AutoArchive chạy
- Có muốn được nhắc trước không
- Quy định kỳ hạn cũ (aging period)
- Xóa mục cũ hay di chuyển
- V.v.
Xong, nhấn OK thoát.
Kỳ hạn cũ mặc định cho từng mục (có thể thay đổi):
| Thư mục | Kỳ hạn cũ |
| Inbox và Drafts | 6 tháng |
| Sent Items và Deleted Items | 2 tháng |
| Outbox | 3 tháng |
| Calendar | 6 tháng |
| Tasks | 6 tháng |
| Notes | 6 tháng |
| Journal | 6 tháng |
Lưu trữ mục cũ cũng giúp tăng tốc & cải thiện hiệu năng Outlook.
Outlook Archive hoạt động như thế nào?
Khi Outlook thiết lập lưu trữ, nó di chuyển email vào thư mục chỉ định, bạn không thấy nữa. Giống bộ lọc nhưng dựa trên tiêu chí di chuyển vào thư mục. Cách tuyệt vời lưu email tránh xóa nhầm khi dọn hộp thư hàng loạt. Giúp Inbox gọn nhẹ.