Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Outlook trên PC chạy Windows của bạn , bạn có thể đột nhiên bắt gặp một cửa sổ bật lên hỏi bạn có muốn lưu trữ email của mình không. Mặc dù Outlook sẽ nhắc bạn định kỳ làm như vậy, nhưng trong bài đăng này, chúng tôi sẽ thấy cách bạn có thể sử dụng Tự động lưu trữ các mục cũ của mình như email, nhiệm vụ, ghi chú, danh bạ, v.v., trong Microsoft Outlook 2021/19 để cải thiện hiệu suất Outlook trong Windows 11/10/8/7 theo yêu cầu.
Tự động lưu trữ tính năng của Outlook giúp quản lý không gian trong hộp thư của bạn hoặc trên máy chủ email mà bạn đang sử dụng bằng cách tự động lưu trữ và di chuyển các mục cũ đến vị trí sau và lưu trữ ở định dạng .pst:
C:\ Users \ UserName \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst
Mặc dù bạn luôn có thể chuyển các mục cũ sang tệp lưu trữ theo cách thủ công bằng cách nhấp vào Lưu trữ trên Tệp , bạn cũng có thể tự động chuyển các mục cũ bằng tính năng Tự động lưu trữ.
Tự động lưu trữ các mục cũ trong Outlook
Để thực hiện việc này, hãy mở Outlook và nhấp vào Tệp> Tùy chọn để có cửa sổ sau. Tiếp theo, nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái.
Tại đây bạn sẽ thấy cài đặt Tự động lưu trữ. Nhấp vào nút Cài đặt Tự động Lưu trữ để mở cửa sổ sau.
Để bật hoặc tắt Tự động lưu trữ trong Outlook, bạn sẽ phải chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn Chạy Tự động lưu trữ… ngày một lần hộp kiểm.
Tại đây, bạn cũng sẽ thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive cho phù hợp với sở thích của mình.
Bạn có thể:
- Chọn tần suất Tự động lưu trữ chạy
- Nếu bạn muốn được nhắc trước
- Quyết định thời kỳ lão hóa
- Nếu bạn muốn xóa các mục cũ hoặc di chuyển chúng
- Và như vậy.
Khi bạn đã thiết lập chúng, hãy nhấp vào OK và thoát.
Khoảng thời gian cũ mặc định cho từng mục như sau, nhưng bạn luôn có thể thay đổi nó:
| Thư mục | Thời kỳ lão hóa |
| Hộp thư đến và Thư nháp | 6 tháng |
| Các mục đã Gửi và các Mục đã Xóa | 2 tháng |
| Hộp thư đi | 3 tháng |
| Lịch | 6 tháng |
| Nhiệm vụ | 6 tháng |
| Ghi chú | 6 tháng |
| Tạp chí | 6 tháng |
Lưu trữ các mục cũ cũng sẽ giúp tăng tốc và cải thiện hiệu suất của Outlook.
Lưu trữ Outlook hoạt động như thế nào?
Khi Outlook được đặt thành lưu trữ, nó sẽ di chuyển các email vào một thư mục được chỉ định, vì vậy bạn không nhìn thấy chúng nữa. Nó gần giống như một bộ lọc nhưng được đánh dấu để chuyển vào một thư mục dựa trên các tiêu chí. Đó là một cách tuyệt vời để ngăn các email vô tình bị xóa khi bạn đang dọn dẹp email và việc đó hàng loạt. Nó cũng giúp bạn làm sáng Hộp thư đến.
