Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Hệ Thống >> Windows

Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng

Tiếp nối việc học Microsoft Word 2016 ở phần trước, bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về Backstage View trong MS Word 2016. Backstage view dùng để tạo tài liệu Word mới, mở tài liệu hiện có, lưu, in, chia sẻ, v.v.

Bắt Đầu Với Backstage View

Bây giờ, chúng ta bắt đầu với Backstage View trong MS Word 2016. Ở Phần 1 chúng ta học cách vào tài liệu Word trong backstage view. Tuy nhiên, nếu bạn lỡ Phần 1, chúng ta sẽ thảo luận thêm trong hướng dẫn này.

  • Tạo Tài Liệu Trống

Để tạo tài liệu mới, cần bắt đầu với tài liệu trống. Để vào backstage view, làm theo các bước sau:

  1. Nhấp vào File tab (Thẻ File) ở góc trên bên trái của Ribbon (Dải công cụ) để truy cập Backstage view.
    Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng
  2. Bây giờ nhấp vào tùy chọn New (Mới) và sau đó nhấp Blank document (Tài liệu trống).
    Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng
  3. Một tài liệu trống mới sẽ được tạo.

  • Tạo Sơ Yếu Lý Lịch Từ Mẫu

Mẫu (Template) dùng để tạo tài liệu định sẵn như Sơ yếu lý lịch, Báo cáo, Thư, v.v. nhanh chóng. Mẫu tiết kiệm nhiều thời gian khi tạo tài liệu như vậy. Để tạo sơ yếu lý lịch từ mẫu, làm theo các bước sau.

  1. Nhấp vào File tab ở góc trên bên trái Ribbon để truy cập Backstage view.
  2. Bây giờ nhấp vào tùy chọn New và ở đây bạn sẽ thấy nhiều mẫu định sẵn.
  3. Bây giờ, tìm Resume (Sơ yếu lý lịch) trong thanh tìm kiếm.
    Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng
  4. Khi tìm thấy định dạng Resume mong muốn, chọn mẫu Resume để xem trước.
  5. Bản xem trước (preview) của mẫu Resume sẽ hiện ra. Nhấp vào tùy chọn Create (Tạo) ở ngăn bên phải.
    Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng
  6. Tài liệu mới sẽ được tạo với mẫu Resume đã chọn.

  • Mở Tài Liệu Đã Có

Nếu muốn mở tài liệu đã lưu trước, chỉ cần vào backstage view. Nhấp vào Open (Mở). Tại đây, chọn tùy chọn như This PC (Máy tính này) hoặc nhấp Browse (Duyệt) để lấy tài liệu hiện có. Từ đó, mở tài liệu. Bạn cũng có thể mở tài liệu nếu nó lưu trên Microsoft OneDrive. Nhưng chắc chắn bạn đã đăng nhập Tài khoản Microsoft.

  • Ghim Tài Liệu Gần Đây

Nếu muốn chỉnh sửa cùng tài liệu bạn đã chỉnh trước. Bạn có tùy chọn Pin (Ghim). Để ghim tài liệu gần đây. Chỉ vào backstage view, nhấp Open, sau đó nhấp Recent (Gần đây). Ở ngăn bên phải, bạn sẽ thấy danh sách tài liệu đã chỉnh trước. Chỉ di chuột qua tài liệu đã chỉnh bạn muốn ghim. Sau đó nhấp vào biểu tượng ghim. Nếu muốn bỏ ghim sau, nhấp lại biểu tượng ghim đó.

Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng

  • Chế Độ Tương Thích (Compatibility Mode)

Nếu mở tài liệu Word được tạo trong phiên bản MS Word cũ hơn như 2007 hoặc 2010. Thì tài liệu sẽ mở ở Chế độ Tương thích. Trong MS Word 2016, nó vô hiệu hóa một số tính năng của phiên bản tài liệu cũ hơn. Vì vậy, ở Chế độ Tương thích, bạn chỉ truy cập lệnh được dùng trong phiên bản cũ đó. Nếu muốn đổi chế độ sang phiên bản hiện tại để dùng tính năng Word 2016, cần chuyển đổi tài liệu sang phiên bản hiện tại. Để chuyển đổi, chỉ vào backstage view của tài liệu và nhấp nút convert (chuyển đổi). Bây giờ nó sẽ yêu cầu nâng cấp loại file.

Lưu ý: Chuyển đổi tài liệu có thể thay đổi bố cục tài liệu gốc.

  • Tính Năng Save Và Save As

MS Word cung cấp ba cách lưu file: Save (Lưu), Save As (Lưu dưới tên khác) và Ctrl+S.

Save: Nếu bạn đang làm việc trên tài liệu đã mở và tên tài liệu cùng vị trí đã xác định, để lưu tài liệu đó chỉ cần nhấn Ctrl+S hoặc đơn giản nhấp nút Save trên Backstage view.

Save As: Nếu muốn lưu bản sao tài liệu đó, nhấp nút Save As để đặt tên và vị trí khác lưu bản sao.

  • Tính Năng AutoRecover (Tự Động Khôi Phục)

Tính năng Autorecover giúp khôi phục file, nếu bạn quên lưu tài liệu hoặc file Word bị lỗi.

Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng

  • Tính Năng In (Print Feature)

Tính năng này dùng để in tài liệu. Để dùng, chọn số bản in. Cần chọn loại máy in và một số Settings (Cài đặt) khác theo yêu cầu.

  • Tính Năng Chia Sẻ (Share Feature)

Nếu muốn chia sẻ file đã tạo, dùng tính năng này để chia sẻ. Chỉ cần nhấp nút Share (Chia sẻ), ở đây bạn thấy các cách chia sẻ tài liệu như Share with People (Chia sẻ với mọi người), Email, Present Online (Trình bày trực tuyến), Post to Blog (Đăng lên Blog).

Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng

  • Tính Năng Xuất (Export Feature)

Tính năng Export dùng để đổi loại file. Nếu muốn đổi loại file sang .PDF hoặc Word 97-2003 document thì tính năng này giúp. Tính năng cung cấp nhiều loại file. Nếu muốn xuất tài liệu ra pdf, vào backstage view của file, nhấp Export -> Create PDF/XPS Document. Từ ngăn bên phải nhấp nút create. Tuy nhiên, nếu muốn lưu file định dạng khác, nhấp change file type (thay đổi loại file) và lưu tài liệu theo loại file bạn yêu cầu.

Thành Thạo Backstage View MS Word 2016 – Tạo, Mở, Lưu, In & Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng

  • Tính Năng Đóng (Close Feature)

Dùng để đóng tài liệu đang mở.

  • Tính Năng Info (Info Feature)

Tính năng này hiển thị thông tin tài liệu đang mở. Ở ngăn bên phải, nó hiển thị các tính năng khác như Protect Document (Bảo vệ tài liệu), Inspects Document (Kiểm tra tài liệu), và Manage Document (Quản lý tài liệu).

Một số tính năng khác có sẵn như Accounts (Tài khoản), Feedback (Phản hồi), và Option (Tùy chọn). Account giúp xem thông tin tài khoản đã đăng nhập. Từ feedback gửi phản hồi đến Microsoft và Options cho vào các tùy chọn tùy chỉnh tài liệu.

Xong! Bây giờ bạn đã học về Backstage View trong MS Word 2016. Hãy xem phần 3 để tìm hiểu thêm về Microsoft Word 2016.