Có một chữ ký mạnh mẽ, rõ ràng và ngắn gọn trong email của bạn là cực kỳ quan trọng. Là một nhà văn tự do hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực trực tuyến, tôi thấy chữ ký email của mình có vai trò giống như danh thiếp vào những năm 90.
Để thêm chữ ký trong Gmail khá đơn giản:chỉ cần đi tới Cài đặt trong Gmail, cuộn xuống Chữ ký và nhập một chữ ký vào. Nhưng các tùy chọn ở đây bị hạn chế, vì nó khá hạn chế về vị trí chữ ký trước hoặc sau văn bản được trích dẫn, và bạn cần đi tới Cài đặt mỗi khi bạn muốn bật hoặc tắt nó.
Sau đây, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ “Câu trả lời soạn trước” để tạo nhiều chữ ký và có thể dễ dàng chọn chữ ký bạn muốn sử dụng (nếu có) mỗi khi bạn gửi email.
Trước tiên, bạn cần bật Trả lời soạn trước trong Gmail Labs (nơi bạn sẽ tìm thấy tất cả các loại tiện ích bổ sung tuyệt vời của Gmail).
1. Trong hộp thư đến Gmail của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, Cài đặt, sau đó nhấp vào tab Lab.
2. Trong hộp “Tìm kiếm phòng thí nghiệm”, nhập canned responses sau đó nhấn Enter. Câu trả lời soạn trước sẽ xuất hiện trong “Phòng thí nghiệm có sẵn”. (Bỏ qua phần nó nói là dành cho những người lười biếng - chúng tôi đang sử dụng nó cho mục đích gì đó hiệu quả hơn là trả lời tự động!) Nhấp vào “Bật”, sau đó “Lưu thay đổi”.
Bạn hiện đã bật Câu trả lời soạn trước, vì vậy đã đến lúc tạo (các) chữ ký của bạn.
1. Nhấp vào “Soạn” trong Gmail như thể bạn đang viết một email mới.
2. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Thư mới -> Câu trả lời soạn trước -> Câu trả lời soạn trước mới.
3. Nhập tên mà bạn sẽ nhớ cho chữ ký của mình vào hộp văn bản xuất hiện, sau đó nhấp vào OK.
4. Tiếp theo, chuyển đến Câu trả lời soạn trước trong cửa sổ Thư mới của bạn và nhấp vào tên chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ “Chèn”. Sau đó, tên bạn đã chọn cho chữ ký của mình sẽ xuất hiện trong dòng "Chủ đề" trong email của bạn.
5. Bây giờ, chỉ cần nhập nội dung bạn muốn chữ ký của mình vào phần “nội dung” của email (khu vực bạn thường nhập thông điệp email của mình).
Làm cho chữ ký của bạn trông đẹp mắt
Tôi muốn viết đầu chữ ký của mình bằng hai dấu gạch ngang, ngăn cách nó một cách gọn gàng với phần còn lại của email. Sau đó, tôi viết tên của tôi ở dòng đầu tiên, chức danh của tôi ở dòng sau, sau đó là logo của công ty hoặc các công ty tôi làm việc hoặc viết cho trên dòng thứ ba. Rõ ràng, nếu bạn muốn nhập danh sách điều khiển Twitter, số điện thoại, v.v. của mình, thì bạn cũng có thể làm điều đó - suy cho cùng thì đó chính là chữ ký của bạn!
Nếu bạn muốn sử dụng biểu trưng của một trang web hoặc công ty, thì bạn thường có thể lấy nó bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng trên trang web, sau đó nhấp vào “Lưu hình ảnh thành…” Nếu không thành công, bạn có thể sử dụng Công cụ Cắt của Windows (Tìm kiếm trong menu Bắt đầu.) để cắt biểu trưng và lưu nó dưới dạng hình ảnh.
Sau khi bạn đã lưu biểu trưng, hãy kéo biểu trưng từ vị trí đã lưu biểu trưng vào cửa sổ Gmail nơi bạn đang tạo chữ ký của mình. Theo mặc định, biểu trưng sẽ xuất hiện trong chữ ký của bạn ở kích thước “Vừa vặn nhất”, nhưng bạn có thể thay đổi kích thước của nó bằng cách kéo các góc của biểu trưng.
Sau khi bạn đã nhập chữ ký của mình, đã đến lúc lưu nó để sử dụng trong tương lai. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở dưới cùng bên phải -> Câu trả lời soạn trước, sau đó chọn tên cho chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ “Lưu”.
Bạn hiện đã tạo chữ ký đầu tiên của mình! Mỗi lần muốn sử dụng nó trong email, bạn chỉ cần soạn email, sau đó khi muốn chèn chữ ký, hãy nhấp vào mũi tên ở góc dưới cùng bên phải -> Câu trả lời soạn trước. Sau đó, chọn chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ “Chèn”.
Bạn có thể tạo toàn bộ danh sách chữ ký bằng cách sử dụng phương pháp trên, sẵn sàng chọn và chọn riêng cho từng email bạn gửi. Nếu bạn muốn chỉnh sửa một trong các chữ ký của mình, hãy nhấp vào “Soạn” trong Gmail, chèn chữ ký đó bằng phương pháp trong đoạn cuối, sau đó chỉnh sửa nó theo ý bạn.
Khi bạn chỉnh sửa xong, hãy lưu chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở dưới cùng bên phải -> Câu trả lời soạn trước, sau đó chọn nó trong tiêu đề phụ “Lưu”.
Vấn đề duy nhất với phương pháp Chữ ký phản hồi soạn trước này là nó chủ yếu áp dụng cho máy tính để bàn. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động, bạn sẽ không có quyền truy cập nhanh vào câu trả lời soạn trước của mình, điều này khiến phương pháp này trở nên vô dụng.
Kết luận
Tôi luôn đấu tranh với các tùy chọn chữ ký mặc định của Gmail và rất ngạc nhiên khi thấy rằng tính năng ẩn này, thường được sử dụng cho các phản hồi tự động, sẽ rất hoàn hảo để tạo và quản lý bộ sưu tập chữ ký của riêng tôi. Nó cho thấy rằng đôi khi một tính năng hoặc ứng dụng có thể được sử dụng cho một mục đích hoàn toàn khác với mục đích mà nó có vẻ dành cho.