Việc có một chữ ký súc tích, rõ ràng và ấn tượng trong email cực kỳ quan trọng. Là một nhà văn tự do hoạt động chủ yếu trực tuyến, tôi xem chữ ký email của mình có vai trò giống như tấm danh thiếp năm 90.
Việc thêm chữ ký trong Gmail khá đơn giản: vào Cài Đặt (Settings) trong Gmail, cuộn xuống Chữ Ký (Signature), và gõ một cái. Nhưng tùy chọn ở đây hạn chế, vì nó khá hạn chế về việc định vị chữ ký trước hoặc sau văn bản trích dẫn, và bạn phải vào Cài Đặt mỗi lần muốn bật/tắt nó.
Ở đây, tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng công cụ "Phản Hồi Có Sẵn" (Canned Responses) để tạo nhiều chữ ký và dễ dàng chọn cái bạn muốn dùng (nếu có) mỗi lần gửi email.
Trước tiên, bạn cần bật Phản Hồi Có Sẵn trong Gmail Labs (nơi bạn tìm thấy mọi loại tiện ích mở rộng Gmail tuyệt vời).
1. Trong hộp thư Gmail, nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, Cài Đặt (Settings), sau đó nhấp tab Labs.
2. Trong hộp "Tìm Kiếm Lab" (Search for a lab), gõ canned responses rồi Enter. Phản Hồi Có Sẵn sẽ xuất hiện dưới "Lab Có Sẵn" (Available Labs). (Bỏ qua phần nói nó dành cho người lười – chúng ta dùng nó cho việc hiệu quả hơn phản hồi tự động!) Nhấp "Bật" (Enable), sau đó "Lưu Thay Đổi" (Save Changes).
Bây giờ bạn đã bật Phản Hồi Có Sẵn, đã đến lúc tạo chữ ký.
1. Nhấp "Soạn Thảo" (Compose) trong Gmail như thể bạn viết email mới.
2. Tiếp theo, nhấp mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải cửa sổ Tin Nhắn Mới -> Phản Hồi Có Sẵn -> Phản Hồi Mới (New canned response).
3. Gõ tên bạn sẽ nhớ cho chữ ký vào hộp văn bản xuất hiện, sau đó nhấp OK.
4. Tiếp theo, vào Phản Hồi Có Sẵn trong cửa sổ Tin Nhắn Mới lại, và nhấp tên chữ ký của bạn dưới tiêu đề con "Chèn" (Insert). Tên bạn chọn cho chữ ký sẽ xuất hiện ở dòng "Chủ Đề" (Subject) của email.
5. Bây giờ chỉ cần gõ những gì bạn muốn cho chữ ký vào phần "Thân" (body) của email (khu vực bạn thường gõ tin nhắn).
Làm Cho Chữ Ký Trông Đẹp
Tôi thích đặt hai gạch ngang trước chữ ký, tách nó gọn gàng khỏi phần còn lại của email. Sau đó viết tên ở dòng đầu, chức danh ở dòng sau, rồi logo công ty hoặc các công ty tôi làm việc/viết cho ở dòng thứ ba. Tất nhiên, nếu bạn muốn nhập Twitter handle, số điện thoại, v.v., bạn cũng làm được – đó là chữ ký của bạn!
Nếu bạn muốn dùng logo trang web hoặc công ty, thường có thể lấy được bằng cách chuột phải vào logo trên trang web, rồi nhấp "Lưu Hình Ảnh Dưới Dạng..." (Save image as...). Nếu không, bạn có thể dùng Công cụ Chụp Màn Hình (Snipping Tool) của Windows (Tìm trong menu Start) để cắt logo và lưu thành hình ảnh.
Khi đã lưu logo, kéo thả nó từ vị trí đã lưu vào cửa sổ Gmail nơi bạn đang tạo chữ ký. Logo sẽ xuất hiện trong chữ ký với kích thước "Phù Hợp Nhất" (Best fit) mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi kích thước bằng cách kéo góc logo.
Khi đã nhập xong chữ ký, đã đến lúc lưu để dùng sau. Nhấp mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở góc dưới bên phải -> Phản Hồi Có Sẵn, sau đó chọn tên chữ ký của bạn dưới tiêu đề con "Lưu" (Save).
Bạn đã tạo xong chữ ký đầu tiên! Mỗi lần muốn dùng nó trong email, chỉ cần soạn email, rồi khi muốn chèn chữ ký, nhấp mũi tên góc dưới bên phải -> Phản Hồi Có Sẵn. Sau đó chọn chữ ký dưới tiêu đề con "Chèn".
Bạn có thể tạo một danh sách chữ ký bằng phương pháp trên, sẵn sàng chọn lựa riêng cho từng email bạn gửi. Nếu muốn chỉnh sửa chữ ký, nhấp "Soạn Thảo" trong Gmail, chèn nó bằng phương pháp đoạn cuối, sau đó chỉnh sửa theo ý thích.
Khi xong chỉnh sửa, lưu chữ ký bằng cách nhấp mũi tên bên cạnh thùng rác góc dưới bên phải -> Phản Hồi Có Sẵn, sau đó chọn nó dưới tiêu đề con "Lưu".
Vấn đề duy nhất với phương pháp Chữ Ký Phản Hồi Có Sẵn này là nó chủ yếu áp dụng cho máy tính để bàn. Nếu bạn dùng ứng dụng Gmail di động, bạn sẽ không có truy cập nhanh đến phản hồi có sẵn, khiến phương pháp này vô dụng.
Kết Luận
Tôi luôn vật vã với tùy chọn chữ ký mặc định của Gmail và ngạc nhiên khi phát hiện tính năng ẩn này, thường dùng cho phản hồi tự động, lại hoàn hảo cho việc tạo và quản lý bộ sưu tập chữ ký riêng. Điều này cho thấy đôi khi một tính năng hoặc ứng dụng có thể dùng cho mục đích hoàn toàn khác với những gì nó dường như dành cho.